Теория построения Автоматизированных Рабочих Мест

За каждым менеджером по продажам закреплен конкретный регион, который  он должен знать, как свои пять пальцев. Он ведет клиентскую базу по своему направлению, нередко ездит в  командировки и, конечно, лично знаком с основными игроками местного рынка.

На менеджера по продажам возложена  задача проведения предварительных  переговоров с будущим деловым  партнером, оптовым покупателем, и  организация встречи руководителя отдела продаж с сотрудником такого же ранга и выше в оптовой фирме.

В обязанности менеджера по продажам входит ведение переговоров с  сотрудником своего уровня в компании, которая, заключив договор, не переводит  деньги за оказанные услуги. Если же ему не удается договориться, к улаживанию конфликта подключается руководитель отдела продаж и маркетинга. Правда, сегодня многие сферы бизнеса обрели уже устойчивую форму и менеджеру по продажам, остается только четко следить за приходом денег от клиента, актов выполненных работ и вовремя напоминать ему о необходимости провести платеж или вернуть акт.

В компании ООО «Альтс-Систем» в отделе продаж и маркетинга наблюдается совмещение функций менеджера по продажам и маркетолога, то есть менеджер по продажам решает порой сложные вопросы в конфликтных ситуациях и участвует в разработке программы продвижения продукции.

2.2. Схема работы менеджера по продажам

Менеджер по продажам занимается поиском  клиентов и работы с ними, а также  ведение всей документации в течение  срока работы с этим клиентом.

Рассмотрим схему работы менеджера  по продажам:

1. Менеджер анализирует рынок  и организует поиск клиентов;

2. Ведет телефонные переговоры  с клиентом;

3. Регистрирует переговоры в  собственной клиентской базе;

4. Готовит презентационные документы:  коммерческое предложение на  основании первичной информации, образец договора, прайс-листы; 

5. Менеджер просит инженера собрать Демо-стенд для демонстрации возможностей оборудования;

6. Организует встречи с клиентом;

7. Согласует договор с клиентом;

8. Регистрирует договор в реестре  договоров; 

9. Заключает договор; 

10. Выставляет: счет-фактура, счет  на оплату и акт выполненных  работ; 

11. Регистрирует акт выполненных  работ от клиента в реестре  актов; 

12. Менеджер формирует отчет  о проделанной работе;

Такая схема используется с начала работы фирмы.

2.3. Описание процесса работы менеджера по продажам

Менеджер по продажам находит клиента. Звонит ему и договаривается о  встрече. Заносит данные о клиенте, о контактных лицах, о содержании разговора в файл (*.xls).

Затем менеджер готовит презентационные  документы для встречи с клиентом и при необходимости просит инженерно-технический отдел собрать демо-стенд для демонстрации возможностей оборудования клиенту.

Менеджер встречается с клиентом, проводит переговоры по следующим пунктам: стоимость работ, качество и сроки  выполнения, график платежей, гарантийные  обязательства. Создается файл Word, куда вносится вся необходимая информация о клиенте, выбранном оборудовании, сроках оплаты и т.д.

После согласования менеджером всех разногласий с клиентом заключается  договор, выписывается счет на оплату, счет-фактура (если требует клиент) (организует сбор подписей руководителей  исполнителя и клиента). Затем, информация из договора, но в более сокращенном  виде, заносится менеджерами в  реестры договоров (файлы Excel).

В конце месяца менеджером выписывается акт выполненных работ. Затем  менеджер регистрирует отправку акта выполненных работ в реестре  актов.

Реестр актов пополняется по мере поступления актов выполненных  работ от клиентов. Поступают акты выполненных работ от клиентов письмами; информация о поступивших письмах  записывается в журнал «Входящая  корреспонденция»; из данного журнала  и берется информация о поступивших  актах выполненных работ и  заносится в реестр актов.

По окончании  месяца менеджером по продажам формируется  отчет о проделанной работе по данным реестров, журналов и собственным  записям. В отчете отмечаются договора, заключенные менеджером по продажам и сумма вознаграждения.

2.4. Описание функциональной модели деятельности объекта (модель «как есть»)

Функциональная модель предназначена  для описания существующих бизнес-процессов  на предприятии, так называемая модель «AS-IS» и идеального положения  вещей - того, к чему нужно стремиться – модель «TO-BE».

В первую очередь, строится контекстная диаграмма, которая является вершиной древовидной структуры диаграмм и представляет собой самое общее описание системы. Перед построением контекстной диаграммы необходимо проанализировать внешние события (внешние объекты), оказывающие влияние на функционирование системы. Эти объекты взаимодействуют с ИС путем информационного обмена с ней.

При выполнении заданий сотрудники ООО «Альтс-Систем» руководствуются должностными инструкциями, а также нормативными документами (различные регламенты и так далее). Результатом работы является выполненные заявки.

После описания системы в целом  проводится разбиение ее на крупные  фрагменты. Этот процесс называется функциональной декомпозицией.

2.5. Описание объекта автоматизации и информационных потоков

Объектом автоматизации являются процессы хранения, создания, изменения заявок, а также процесс контроля выполнения поступивших заявок.

Функциональная модель «как есть»  приведена в Приложениях Б  и В .

В функциональной модели «как есть»  отсутствует какая-либо автоматизированная система для контроля выполнения заданий, сам процесс создания задания  заключается в фиксировании задания  либо на листке бумаги, либо в какой-либо локальном файле, либо не фиксируется вообще исполнителем, оставаясь в его памяти.

Процесс хранения, соответственно, зависит  от процесса создания, то есть информация о заявке хранится либо в ненадежном месте, с точки зрения надежности хранения информации, либо недоступна для руководителя.

Контроль выполнения заявок выполняется в процессе их выполнения, а также в процессе завершения выполнения заявок.

 

3. Обоснование необходимости автоматизации работы менеджера по продажам

В результате анализа обязанностей, схемы работы, очередности обработки  информации выделены следующие недостатки:

• большие затраты внимания менеджера по продажам на выполнение рутинных операций и составление реестров, журналов и отчетов;

• неполное и неэффективное использование технических средств, имеющихся в наличии;

• низкая оперативность, снижающая качество работы;

Очевидно, что работа менеджера  довольно рутинна, в данном представлении, что сильно влияет на результаты деятельности: работа замедляется, возникает большой  количество ошибок, документы могут  быть оформлены некорректно. Из-за этого  начальнику отдела продаж и маркетинга приходится проверять и перепроверять  созданные документы и правильность суммы оплаты. Вся эта работа является очень трудоемкой и требующей  больших затрат времени и внимания, она сужает возможности оперативного получения информации.

Таким образом, на основании приведенных  выше недостатков возникла необходимость  автоматизации работы менеджера  по продажам, что позволит надежно  хранить, обрабатывать информацию и  при этом резко снизить трудоемкость и повысить достоверность, оперативность  получения результатной информации и итоговых документов.

 

4. Постановка задачи

 В процессе ознакомления с деятельностью компании ООО «Альтс-Систем» была поставлена задача автоматизации деятельности менеджера по продажам для повышения эффективности работы фирмы, скорости обработки информации о клиентах, контроля сроков оплаты, сокращения сроков формирования: отчетов работы менеджера по продажам за месяц, актов выполненных работ, подготовки пакета документов с данными клиента.

Рассмотрим назначение АРМ и  основные функции, которые должна выполнять:

• Добавление и редактирование информации о клиентах;

• Учет информации о контактах с клиентами;

• Оперативное получение информации о клиентах с использованием функции поиска;

• Добавление и редактирование данных договоров;

• Ведение реестра договоров;

• Ведения реестра отправки и возврата актов выполненных работ;

• Информационная система должна контролировать оплату клиентов по договорам;

• Выдача и формирование отчета в соответствии с требуемым шаблоном;

• Информационная система должна предоставлять возможность печати необходимых документов: пакета договора, акта выполненных работ, отчета о проделанной работе менеджера по продажам за месяц, что позволит отказаться от рутинной работы менеджера по заполнения пакета договора в ручную, по ручной корректировке данных и приведет к эффективности работы компании;

С помощью автоматизации деятельности менеджера по продажам можно будет  определить текущее положение компании, вести историю взаимоотношений  с клиентами, получить аналитическую информацию за необходимый период времени. Все это позволит принимать верные управленческие решения, снизить издержки, уменьшить временные затраты, тем самым увеличить прибыль организации.

Входная информация. При решении задачи используется следующая входная информация:

• информация о входящих актах выполненных работ;

- дата поступления;

- компания, от которой поступил акт;

• информация о клиенте и этапе переговоров с ним.

Формы перечисленных документов приведены  в приложении Б.

Выходная информация. В результате выполнения задачи формируется информация:

• отчет о выполненных работах за месяц (отчет формируется один раз в конце месяца менеджером по продажам);

• реестр актов выполненных работ (реестр пополняется по мере поступления актов выполненных работ от клиентов. Поступают акты выполненных работ от клиентов письмами; информация о поступивших письмах записывается в журнал «Входящая корреспонденция»; из данного журнала и берется информация о поступивших актах выполненных работ и заносится в реестр);

• договор (договор формируется при заключении с клиентомсделки);

• реестр договоров (пополняется по мере заключения менеджером договоров);

• акт выполненных работ (формируется один раз в месяц в течение всего периода действия договора с клиентом);

• счет на оплату (выставляется клиенту в момент заключения договора один раз);

• счет-фактура (выставляется клиенту при заключении договора один раз либо один раз в месяц в течение периода действия договора). 

5. Требования к разрабатываемому проекту

АРМ менеджера  по продажам предназначен для автоматизации  деятельности менеджера по продажам.

Целями создания системы были не только целевое использование имеющегося оборудования, автоматизации деятельности менеджера по продажам, но и повышение  эффективности деятельности менеджера  по продажам, экономия затрачиваемого времени сотрудников, создание единого  информационного пространства.

Целью создания АРМ менеджера по продажам является:

• снижение ручной обработки информации менеджером по продажам;

• создание базы данных по клиентам;

• обеспечение оперативного получения данных о клиентах, договорах, оплатах поступивших от клиентов по договорам;

• исключение не корректного ввода информации;

• формирование отчетности о продажах, о контактах с клиентами, о состоянии клиентской базы;

• контроль дебиторской задолженности клиентов;

• контроль своевременного получения актов выполненных работ от клиентов;

• контроль платежей за выполненные работы;

• увеличить скорость доступа к информации.

Объектом автоматизации является деятельность менеджера по продажам.

АРМ менеджера по продажам используется менеджерами по продажам, начальником  отдела продаж и маркетинга, генеральным  директором. Обмен информацией между  компонентами системы и пользователями должен производиться путем передачи электронных документов и иной информации.

АРМ менеджера по продажам выполняет  следующие функции:

• добавление и редактирование информации о клиентах;

• учет информации о контактах с клиентами;

• оперативное получение информации о клиентах и договорах заключенных с ними с использованием функции поиска;

• добавление и редактирование данных договоров;

• ведение реестра договоров;

• печать необходимых документов: пакета договора, акта выполненных работ, отчета о проделанной работе менеджера по продажам за месяц;

• выдача и формирование отчета в соответствии с требуемым шаблоном;

• ведения реестра отправки и возврата актов выполненных работ;