Программная реализация и экономическая эффективность автоматизации процесса обработки заявок на образовательные курсы

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Разрабатываемая автоматизация бизнес-процесса обработки заявок на образовательные курсы ООО «ИНДУСТРИЯ» в рамках выпускной квалификационной работы предназначена для менеджера учебной части. Автоматизация предназначена для решения задач:

• обмена данными в электронном виде между отделами;
• обработка заявок;
• формирование отчетов по оказанным услугам

Для программно-технической  реализации автоматизации выбран продукты Microsoft Office SharePoint Server.

Заказчиком  было проведено исследование рынка  для поиска оптимального продукта, позволяющего автоматизировать рабочее место диспетчера в кротчайшие сроки с минимальными затратами. Выбор пал на продукт корпорации Microsoft MS Office SharePoint Server, т.к. данный продукт внедряется достаточно быстро, имеет интуитивно понятный интерфейс и пункты меню, позволяет организовать документооборот компании между сотрудниками и рабочими группами, работу с корпоративной информацией, используя средства объединения, организации, поиска данных и маршрутизации, а также предоставляется корпорацией Microsoft бесплатно по программе BizSpark.

С помощью MS Office SharePoint Server  можно создавать, поддерживать и анализировать бизнес-процессы, что позволяет упорядочить совместную работу. Собирать важные метаданные, определенные библиотекой служб Windows SharePoint Services через информационную панель документов. К метаданным могут относиться такие данные как состояние бизнес-процесса, срок использования информации, данные маршрутизации и другие свойства, относящиеся к жизненному циклу документа. Можно создавать настраиваемые информационные панели документов со всеми функциями форм InfoPath, включая подключения к внешним данным, проверку данных, условное форматирование, бизнес-логику и другие элементы. Можно начинать бизнес-процессы или устанавливать состояние бизнес-процесса непосредственно из приложений Microsoft Office.

 

ГЛАВА 1.  АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «ИНДУСТРИЯ» И ЗАДАЧИ ИНФОРМАТИЗАЦИИ АВТОМАТИЗАЦИИ ПРОЦЕССА ОБРАБОТКИ ЗАЯВОК НА ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫЕ КУРСЫ

1. Анализ деятельности ООО «Индустрия»

Общество с  ограниченной ответственностью «ИНДУСТРИЯ» была создана весной 2009 года как компания, специализирующаяся на разработке программного обеспечения и работающая по договорам субконтрактинга. Применение механизма субконтрактинга позволяет компании оптимизировать процесс разработки и существенно повысить конкурентоспособность, как на уровне предприятия, так и на уровне Северо-Западного региона. Компания полагает, что традиционные способы решения не обязательно являются самыми эффективными, и поэтому она прилагает усилия к поиску новых, более удачных вариантов.

Новым направлением в развитии деятельности компании с  начала августа 2009 года стало обучение работе с продуктами Microsoft, программированию на PHP, а также таким продуктам как Adobe Photoshop, CorelDraw и 3DMax.

ООО «ИНДУСТРИЯ»  является сертифицированным партнером Microsoft Corp. Преимущественно все специалисты компании являются сертифицированными Microsoft тренерами. Компания в октябре 2009 года получила статус Small Business Specialist.

Основные преимущества компании, владеющей статусом Microsoft Small Business Specialist:

• Право использования логотипа Microsoft Small Business Specialist;
• Приоритетная позиция вашей компании в списках рекомендованных партнеров на сайте Microsoft;
• Предпродажная техническая поддержка по программным продуктам и технологиям Microsoft;
• Участие в специальных предложениях Microsoft;
• Доступ к системе заказа маркетинговых материалов Microsoft

Для успешного  старта ООО «Индустрия» воспользовалась  возможностью, которую предоставляет Microsoft начинающим компаниям, программой BizSpark.

BizSpark — это  глобальная инновационная программа,  предназначенная для объединения  начинающих компаний и необходимых  им ресурсов в единое сообщество. Программа BizSpark призвана помочь  начинающим компаниям в разработке программного обеспечения за счет предоставления им таких преимуществ, как программное обеспечение, поддержка и продвижение.

Программа BizSpark предоставляет быстрый и удобный доступ к средствам и технологиям Microsoft, которые можно использовать при проектировании, разработке, тестировании, демонстрации, а также создании и развертывании размещаемых приложений.

Внедряя программу BizSpark, Microsoft преследует следующие цели:

1. Помочь молодым инновационным компаниям — разработчикам ПО приобрести ценный опыт работы с технологиями Майкрософт без предварительных затрат. Таким образом, компании получают доступ к необходимым технологиям именно тогда, когда они не могут себе этого позволить.
2. Помочь начинающим компаниям наладить связи в местной и глобальной ИТ-экосистеме — с венчурными инвесторами, спонсорами, организациями по подготовке специалистов, предпринимательскими ассоциациями и т. д., то есть с теми, кто непосредственно участвует в разработке инновационного ПО и инвестирует деньги в этот бизнес.
3. Стимулировать молодые региональные экосистемы ПО, продвигая инновации и расширяя возможности взаимодействия.
4. Наладить сотрудничество с начинающими ИТ-компаниями в рамках сети Microsoft BizSpark, создать максимально широкую аудиторию начинающих компаний, отвечая при этом требованиям самих компаний и поддерживающих их сетевых организаций.

2. Программа  Microsoft BizSpark предлагает начинающим  компаниям следующие возможности: 

1. Получение ПО. Быстрый и удобный доступ к полнофункциональным версиям новейших средств разработки Microsoft. Доступ к технологиям платформ и лицензирование размещения/производства для быстрой разработки и вывода на рынок инновационных и функционально совместимых решений. За регистрацию в программе BizSpark плата не взимается.
2. Получение поддержки. Профессиональная поддержка Microsoft и взаимодействие с партнерами Network Partner BizSpark по всему миру, предоставляющими обширный диапазон технических ресурсов для начинающих ИТ-компаний. Партнеры Network Partner — это «инкубаторы», инвесторы, консультанты, правительственные учреждения и поставщики услуг размещения, давно зарекомендовавшие себя в сфере инноваций и ИТ-предпринимательства.
3. Продвижение. Начинающие компании получают возможность заявить о себе перед широкой аудиторией, включающей потенциальных инвесторов, клиентов и партнеров, создав свой профиль в сетевом каталоге начинающих компаний (BizSparkDB) на веб-сайте Microsoft StartupZone. Начинающая компания может быть также особо выделена в базе данных BizSparkDB в качестве рекомендуемой компании и может стать «Компанией недели» на веб-сайте Microsoft StartupZone.

Программа BizSpark открывает для ООО «ИНДУСТРИЯ» большие возможности для дальнейшего развития и выхода на лидирующие позиции в области разработки программных продуктов с использованием средств корпорации Microsoft.

Схема организационной структуры компании представлена на рис.1.1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1.1. Схема организационной структуры ООО «ИНДУСТРИЯ»

 

 

 

ООО «ИНДУСТРИЯ»  состоит из пяти основных отделов, которые подчиняются генеральному директору.

Генеральный директор организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, направляет их деятельность на развитие и совершенствование предприятия с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы предприятия и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности предоставляемых услуг, в целях завоевания отечественного рынка и удовлетворения потребностей населения.

Бухгалтерия ведет учет основных средств компании, расчет заработной платы сотрудниками, расчеты с поставщиками и т.д.

Отдел кадров ведет учёт кадров в компании. Осуществляет работу по комплектованию компании кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации; организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения 
работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями,  инструкциями и приказами руководителя предприятия;

Отдел разработок занимается основной деятельностью компании –  разработкой программного обеспечения. Отдел выполняет следующие функции:

• Разработка программного обеспечения для работы риелторов.
• Работа по договору субконтрактинга

Общий отдел обеспечивает чистоту на рабочих местах, а также охрану компании.

Учебная часть  занимается повышением квалификации специалистов компании, а также организует образовательные курсы по работе с продуктами Microsoft, программированию на PHP, а также такими продуктами как Adobe Photoshop, CorelDraw и 3DMax для новичков и продвинутых пользователей. Менеджер учебной части проводит регистрацию заявок на образовательные курсы, формирует учебные группы и составляет расписание занятий. Преподавателями учебной части являются специалисты отдела разработок компании.

Всего в компании работает 16 человек: генеральный директор, один главный бухгалтер, бухгалтер, начальник отдела кадров,  специалист отдела кадров, три программиста, два тестировщика, два менеджера учебной части, уборщица и два охранника.

 

2. Описание информационной системы, технического и программного обеспечения ООО «ИНДУСТРИЯ»

Техническое обеспечение  компании  соответствует современным  требованиям для ведения хозяйственной деятельности.

Локально-вычислительная сеть построена на базе протокола TCP/IP. Работоспособность сети обеспечивают один сервер, работающие под управление операционных систем MS Windows 2003 Server SP3. Скорость обмена данными между рабочими станциями и сервером составляет 100 Mbit/сек. Общее количество рабочих станций составляет 12 штук. Структура сети отражена на рис.1.2.

Рис 1.2. Структура ЛВС  ООО «ИНДУСТРИЯ»

Сеть предприятия состоит  из персональных компьютеров различной  конфигурации.

Сервер построен на базе процессора Intel Core 2 Duo c тактовой частотой 3.0 GHz. Объем оперативной памяти - 3072 Mb. На сервере установлено 2 жестких диска, объемом по 250 Gb. На обоих серверах стоят серверные сетевые карты, обеспечивающие скорость передачи до 1Gb\сек.

Типичной рабочей  станцией можно назвать компьютер  со следующей конфигурацией – Intel Core 2 Duo 2.0 GHz, 1024 Mb оперативной памяти, жесткий диск 120 Gb, DVD-ROM.

Сервер работает под управлением операционной системы Microsoft Windows 2003 Server SP3, рабочие станции – под управлением MS Windows XP SP3. На каждой рабочей станции установлен стандартный пакет  офисных программ MS Office 2007 с необходимыми пакетами обновления.

Стандартный пакет программ, установленный на рабочей станции, представлен в таблице 1.2.

Таблица 1.2.

Стандартный пакет программ, установленный на рабочей станции

Название  программного продукта	Назначение
MS Office для малого бизнеса 2007   В комплекте: Excel, PowerPoint и Word  Дополнительно: Outlook с диспетчером контактов и Publisher	Стандартные процессоры Word и Excel используются для создания и редактирования текстовых документов, внутренних документов и написания отчетов, и для обработки табличный данных, выполнения сложных вычислений, формирования базы данных заказчиков, слушателей и т.п. Power Point используется для подготовки электронных презентаций во время ежемесячной отчетности работы отделов перед генеральным директором, а также представления плана работ на следующий отчетный период. Outlook — менеджер персональной информации компании, предназначен для обеспечения унифицированного доступа к корпоративной информации. Publisher почти не используется. Работой во всех процессорах и системах MS Office компания обучает на образовательных курсах.
Nero Burning ROM	Компания использует для прожига CD, DVD дисков для создания библиотеки образовательных курсов, включающей мультимедийные уроки, конспекты, софт, и других случаев, требующих наличие носителя.
Adobe® Photoshop® CS4	Используется  в качестве базы практики для образовательных  курсов компании.
Adobe® Acrobat®  9 Standard	Используется  в качестве базы практики для образовательных  курсов компании.
Internet Explorer 8	Используется  в качестве основного браузера компании.
CorelDRAW Graphics Suite X4	Используется  в качестве базы практики для образовательных  курсов компании.
ESET NOD32 Smart Security Business Edition	Используется  в качестве основной антивирусной системы, защищающей рабочие станции от вредоносных вирусов, атак троянов и тп.

 

3. Схема принятого в компании документооборота при заказе курсов

Бизнес-процесс  обработки заявок на образовательные  курсы происходит в отделе обучения. Данный процесс состоит из следующих этапов:

• Заполнение личных данных слушателя и занесения их в базу данных;
• Выбор образовательного курса;
• Выбор способа платежа;
• Формирование акта выполненных работ и договора.