Проектирование информационной среды

 

ВВЕДЕНИЕ

Для успешной работы торговых предприятий в условиях сложившейся  нестабильной экономической ситуации в нашей стране необходимо, прежде всего, грамотное ведение оперативного торгового учета, позволяющее быстро ориентироваться в сложных рыночных ситуациях и принимать обоснованные управленческие решения, снижающие  «коммерческий риск» . Естественно, что принятие подобных решений невозможно без достоверных сведений о состоянии  и движении товарных запасов. Важно, чтобы в магазине всегда поддерживался  определенный ассортимент, и чтобы  покупатель приходил в магазин и  всегда находил нужный товар.

Если товар заканчивается, надо, чтобы его вовремя подвозили. Контроль за товаропотоками, трудоемок, но игнорирование этой стороны торговой деятельности зачастую может обернуться значительными убытками для предприятия.

Безусловно, в поле зрения руководителя предприятия всегда должны находиться и финансовые потоки —  операции по кассе и банку, расчеты  товаров, с подотчетными лицами и  проч. Происшедшие социально-экономические  преобразования явились причиной резкого  возрастания неопределенности внешней  для торговли среды. Сегодня нет  гарантированных поставок, нет финансовой и правовой стабильности, сложнее  прогнозировать платежеспособный спрос.

Перспективой логистического совершенствования торговых систем является их интеграция с системами, обеспечивающими движение продукции  с целью оптимизации всей логистической  цепочки от первичного поставщика сырья  до конечного потребителя.

Цель рационализации торговли - создание высокоэффективных товаропроводящих систем, способных обеспечить наличие  нужного товара, в нужном месте, в  нужное время, в нужном количестве, с минимальными затратами и по приемлемой цене. Эти системы должны иметь высокую способность адаптироваться к изменениям окружающей среды.

Соответствующие изменения  в логистической стратегии воздействуют на финансовые результаты деятельности фирм и вносят свою лепту в обеспечение  их долгосрочной жизнеспособности.

Целью курсовой работы является создание системы управления закупками на конкретном торговом предприятии.

Актуальность проблемы заключается в том, что каждую систему управления торгового запаса необходимо привязывать к конкретной категории потребителей и реализуемого товара в:

1)механизм функционирования  закупочной логистики и логистики  складирования. 

2)коммерческая деятельность  предприятия. 

3) управления товарными  запасами.

Торговля является одной  из важнейших сфер деятельности, в  которой пересекаются интересы многих отраслей, предприятий и населения.

Сегодня предприятия осуществляют свою деятельность в разных сферах и отраслях хозяйства (промышленности, сельском хозяйстве, торговле и др.) они могут заниматься как одним  видом деятельности, так и несколькими. Именно предприятия производят, реализуют  товары, осуществляют работы и услуги или иные виды коммерческой деятельности. Все это говорит о том, что  предприятие является первичным, основным звеном общественного производства.

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1.СУЩНОСТЬ УПРАВЛЕЕНИЯ ЗАКУПКАМИ В ТОРГОВОЙ ФИРМE

1.1Задачи и функции закупочной логистики

Закупочная логистика  есть процесс обеспечения предприятий  материальными ресурсами, размещения ресурсов на складах предприятия, их хранения и выдачи в производство.

Целью логистики закупок  является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально  возможной «экономической эффективностью» . При этом решаются задачи:

Выдерживание обоснованных сроков закупки сырья, материалов и  комплектующих изделий.

Обеспечение точного соответствия количества поставок потребностям в  них.

Соблюдение требований производства по качеству сырья, материалов и комплектующих  изделий.

Без закупочной логистики  невозможна нормальная деятельность предприятия. Она является связующим звеном между  разными товаропроизводителями  и координаторами их работы.

Логистика закупок выполняет  следующие функции:

-формирование стратегии  приобретения материальных ресурсов  и прогнозирование потребности  в них; 

-получение и оценка  предложений от потенциальных  поставщиков; 

-выбор поставщиков; 

-определение потребностей  в материальных ресурсах и  расчет количества заказываемых  материалов и изделий; 

-согласование цены заказываемых  ресурсов и заключение договоров  на поставку;

-контроль за сроками  поставки материалов;

-входной контроль качества  материальных ресурсов и их  размещение на складе;

-доведение материальных  ресурсов до производственных  подразделений; 

-поддержание на нормативном  уровне запасов материальных  ресурсов на складах. 

Охарактеризованные функции  реализуются службой материально-технического снабжения (отдел закупок) в тесной взаимосвязи с другими подразделениями  предприятия: отделом маркетинга, производством, службой подготовки производства, бухгалтерией, финансовым и юридическим отделами.

Переход к рыночной экономике  определяет роль и возрастающее значение закупочной логистики в общественном производстве. Рыночные условия вызвали  к жизни ряд существенных изменений  в сфере материально-технического обеспечения производства. Среди  них особенно важными оказались:

-давление быстро растущего  ассортимента продукции, запрашиваемой  рынком;

-сокращение времени внедрения  в производство новой продукции,  ускоряющей расширение ассортимента;

-сокращение длительности  производственного цикла; 

-обострение конкуренции  между производителями на фоне  насыщения рынка нужными товарами.

Все эти изменения привели  к тому, что различные виды деятельности предприятия – производство, экономика, финансовая деятельность стали все  больше зависеть от состояния материально-технического снабжения. Выяснилось, что в системе  снабжения есть обширные зоны неэффективности, рационализация которых может дать большую экономию. Возникла необходимость  реализации новых подходов к организации  процессов материального обеспечения  производства и управления им.

 

 

 

1.2. Процесс приобретения  материалов и его основные  стадии

Процесс приобретения материалов включает в себя ряд логически  взаимосвязанных видов работ. Выделяются следующие «стадии процесса приобретения материалов» :

-составление заявок (подробнее),

-анализ заявок (подробнее),

-выбор поставщиков (подробнее),

-размещение заказов (подробнее),

-контроль за выполнением  заказов (подробнее),

-завершение процесса  приобретения (подробнее).

Составление заявок. Заявки на приобретение материалов подготавливаются соответствующими сотрудниками функциональных подразделений предприятия. Они  содержат информацию о том, какие  виды и какое количество материалов требуется предприятию, когда они  должны быть получены и кто составил заявку. Заявки составляются таким  образом, чтобы ожидаемые к поступлению  количества материалов опережали фактические  потребности в них.

Время между размещением  заявок и получением материалов называется временем опережения. Работники, ответственные  за составление заявок, должны устанавливать  сроки поставки материалов с минимальным  опережением, учитывая возможности  поставщика и потребности потребителя  материалов.

Анализ заявок. Заявки на потребление материалов подвергаются анализу в службе материально-технического снабжения с участием специалистов из других подразделений. Цель анализа  – обеспечение минимальных издержек по каждому виду материалов, конкретные потребительные свойства которых предполагается использовать в производстве продукции. Методами исследования являются «функционально-стоимостный  анализ и конструирование стоимости» .

В процессе анализа должны быть получены ответы на следующие  вопросы:

Могут ли более дешевые  материалы удовлетворить потребности  производства? Оправданы ли эти потребности? Могут ли другие виды материалов удовлетворить  означенные потребности? Можно ли упростить  конструкцию производимого изделия?

В состоянии ли поставщик  снизить цены на материалы, участвуя вместе с потребителем в разработке изделия или анализируя полученные спецификации?

Служба снабжения не имеет  права заменять материалы, указанные  в заявках. Работники отдела должны анализировать поступающие заявки и предлагать такие варианты приобретения материалов, которые могут привести к снижению стоимости заказов.

Выбор поставщиков. При выборе поставщиков основными критериями являются: надежность поставщика, способность  поставлять необходимые ресурсы  должного качества и в нужные сроки, поставка материальных ресурсов по возможно минимальным ценам, удаленность  поставщика от потребителя, наличие  у поставщика свободных мощностей  и т.д.

Основными источниками сведений о поставщиках и материалах являются личные контакты с «продавцами», объявления в рекламных изданиях, описания товаров, которые даются в каталогах и  проспектах, посещение предприятий  и изучение практики поставки продукции, информация, получаемая от банков, торговых ассоциаций, государственных учреждений и т.д.

Из списка поставщиков, имеющих  «прочную репутацию» , выбираются те, кто  предлагает наиболее выгодные условия  с точки зрения цены и сроков поставки. Крупные заказы целесообразно распределять между двумя и большим количеством  поставщиков с тем, чтобы проверить  конкурентоспособность основного  поставщика и оградить себя от возможных  неожиданностей.

Размещение заказов. Приобретение материалов осуществляется разными  методами в зависимости от вида материалов и комплектующих изделий. Основными  методами закупок являются:

-оптовые закупки (одна  большая партия за один раз);

-регулярные закупки материалов (покупатель заказывает необходимое  количество материалов, которые  поставляются ему мелкими партиями  в течение определенного периода);

-ежедневные (ежемесячные)  закупки (используется при закупках  дешевых и быстро используемых  материалов);

-получение материала  по мере необходимости; 

-единичные закупки (материал  заказывается в том случае, если  он требуется и вывозится со  складов поставщиков в случаях,  когда невозможно получать материал  по мере необходимости).

Документально заказ оформляется  посредством заключения контракта  между поставщиком и потребителем материала.

Основные элементы контракта.

Предложение и принятие предложения. Контракт составляется в случае, если одна сторона предлагает какую-то партию товаров по назначенной цене, а  другая сторона принимает это  предложение.

 

1.3 Технология  закупочной деятельности в торговой  фирме

Специфическая особенность  организации деятельности торгового  предприятия состоит в том, что  здесь не только осуществляется процесс  движения товаров из сферы производства в сферу потребления, но и происходит смена форм стоимости. Поэтому в  торговле необходима грамотная организация  как торгового, так и технологического процесса.

Технологический процесс  включает в себя совокупность последовательно  взаимосвязанных способов, приемов  и трудовых операций, направленных на сохранение потребительских свойств  товаров и ускорения доведения  товаров до торговой сети и потребителей. Технологический процесс обеспечивает обработку потоков, начиная с поступления товаров в магазин и кончая полной подготовкой их к продаже. Технологический процесс включает такие операции, как приемка товаров по количеству и качеству, хранение, фасовка и упаковка товаров, их перемещение и выкладка в торговых залах магазинов и др.

Торговый процесс обеспечивает смену форм стоимости. Особенность  этого процесса заключается в  том, что предметом труда здесь  являются не только товары, но и покупатели. Работники магазинов осуществляют продажу товаров и обслуживание покупателей, а покупатели участвуют  в торговом процессе. Обеспечивая  непосредственное доведение товаров  до потребителей, торговый процесс  включает в себя и такие виды организации  коммерческой деятельности, как изучение спроса населения, формирования ассортимента и рекламу товаров, оказание покупателям  дополнительных услуг, текущее пополнение товаров и др.

Основными принципами организации  этих процессов в торговых предприятиях являются:

• Обеспечение комплексного подхода к выработке оптимальных вариантов продажи товаров.