Отчет по практике в ООО «Каскад»

Конфигурация реализована  на основе КИС «Галактика-Старт», следовательно:

• имеет невысокую стоимость и при этом обладает широким функционалом;
• поддерживает все нормативные документы;
• функциональные возможности системы позволяют автоматизировать основные учетные задачи предприятия - от управления снабжением и сбытом до расчета заработной платы;
• при дальнейшем развитии, предприятие получает возможность перейти на КИС «Галактика» без проблем переноса БД;
• головное предприятие, выбравшее КИС «Галактика», организует межофисный обмен с сетью своих магазинов, используя лишь накладные и прайс-листы.
• «Галактика-Магазин» применяется и в том случае, если для небольших магазинов используется один ПК и для работы торгового зала, и для ведения бухгалтерии (причём выключение ПК не влияет на работу кассира).

Основные функциональные особенности системы включают:

• учет остатков товаров на складах предприятия и в торговых залах;
• контроль сроков реализации товаров;
• контроль минимальных остатков товаров на складах;
• анализ скорости продаж товаров и групп товаров;
• контроль за работой продавцов-кассиров;
• контроль суммового выражения остатков в отделе продаж;
• ведение взаиморасчетов с поставщиками;
• автоматический учет торговой деятельности на реализации;
• возможность постепенного внедрения системы на предприятии розничной торговли;
• поддержка работы с широким спектром торгового оборудования;
• возможность использования единой базы данных на распределенных предприятиях розничной торговли.

Все это позволяет  увеличить скорость обслуживания покупателей, гарантирует отсутствие ошибок при вводе данных на ККМ, оперативно отслеживать наличие и движение товарно-материальных ценностей и делать своевременные заказы.

Использование решения  «Галактика-Магазин» позволяет идентифицировать поступившие на предприятие товарно-материальные ценности по штрих-коду, передавать сведения об имеющихся товарно-материальных ценностях в память контрольно-кассовых машин и считывать из них сведения о продажах, формировать документы на их реализацию покупателям, производить инвентаризацию, формировать отчеты по итогам продаж. С системой «Галактика-Магазин» предприятие сможет работать в едином информационном пространстве, что поможет оптимизировать управление всем предприятием и повысить его конкурентоспособность.

Подсистема  «Сбыт и торговля» информационной системы «Флагман»

Подсистема «Сбыт и  торговля» корпоративной информационной системы «Флагман» предназначена  для автоматизации работы сбытовых служб производственных предприятий  и предприятий сферы торговли. Основные функции - формирование портфеля заказов на поставку продукции и услуг, учет отгрузки и реализации продукции и услуг, резервирование товаров.

К основным задачам подсистемы относят:

• учет остатков и движения готовой продукции и товаров;
• учет реализации продукции, товаров и услуг.

В системе учитываются допустимые сроки хранения и реализации продукции. Поддерживаются операции с наличными запасами, с оптимальными объемами запасов, осуществляется расчет дефицитных и сверхнормативных позиций. В рамках подсистемы поддерживаются операции резервирования товаров, осуществляются текущие операции по сбыту и реализации продукции. Ведется история цен.

В подсистеме реализованы  различные цепочки бизнес-логики: от формирования портфеля заказов до выпуска и отгрузки продукции  по этим заказам. Подсистема предоставляет  возможность ведения договоров, графиков отгрузки продукции и поступления оплаты. На основании договоров, заявок формируется портфель заказов, производится выписка счетов, распоряжений на отгрузку. Подсистема «Сбыт и торговля» может работать совместно с подсистемами «Маркетинг», «Технико-экономическое планирование», «Календарное планирование», «Бухгалтерский учет» и «Складской учет». В состав подсистемы частично включены функции подсистем «Договоры и взаиморасчеты» и «Складской учет». В качестве самостоятельного программного блока реализуются функции розничной торговли, с возможностью применения кассовых аппаратов.

1.4 Постановка задачи

Объектом исследования данной дипломной  работы является общество с ограниченной ответственностью «Каскад». ООО «Каскад» является юридическим лицом, создано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» и осуществляет свою деятельность на основании устава и действующего законодательства Российской Федерации. Компания создана на неограниченный срок деятельности.

Адрес: г. Харьков, ул. Гвардейцев Широнинцев, д.105.

Основным видом деятельности ООО «Каскад» является оптовая и  розничная продажа товаров народного  потребления – рыболовных, охотничьих и хозяйственных товаров

ООО «Каскад» является эксклюзивным дилером на территории торговых марок Aiko, Zemex, Metsui, ХСН, Псков-полимер, а также  представляет ряд популярных у охотников  и рыболовов брендов. Прямое сотрудничество с крупнейшими поставщиками продукции обеспечивает стабильные поставки и регулярные поступления новинок, что является основным преимуществом, которое позволяет компании предложить своим клиентам лучшие товары по доступным ценам без дополнительных расходов. Все товары при поступлении на склад проходят тщательный контроль.

В ООО «Каскад» была предложена задача по разработке ЭИС для автоматизации бизнес-процесса работы с клиентами и учета продаж, выполняемого менеджером отдела продаж.

Актуальность выбора такой задачи автоматизации, как  работа с клиентами, связана с тем, что данный бизнес-процесс является основным в деятельности любого коммерческого предприятия, непосредственно влияющий на финансовое состояние предприятия (выручка от продаж, прибыль и т.п.). Автоматизация данного процесса связана с повышением качества обслуживания клиентов и, соответственно, требует своевременного и регулярного обслуживания клиентов.

В целом, бизнес-процесс  управления продажами включает в  себя несколько этапов.

1. Подготовка и оформление  заявки на продажу.

Заказчик (клиент), обращающийся в ООО «Каскад», должен представить общую информацию о заказе, в которой указываются реквизиты клиента (наименование, номер счета, месторасположение, ОКПО, ИНН и т.п.), перечень необходимых товаров. Клиента информируют об основных условиях выполнения договора, после чего заявка клиента проходит следующий этап. При этом менеджер отдела продаж должен получить максимально полную необходимую информацию о полученном заказе.

2. Резервирование заказываемой  продукции.

На данном этапе происходит уточнение данных по заявке и проверки наличия продукции в наличие на складе. В случае наличия продукции менеджер отдела продаж резервирует указанную в заявке клиента продукцию.

3. Оформление документов.

Данный этап представляет собой составление и заключение договора на покупку. Обязательным реквизитом данного документа является адрес доставки продукции для клиента.

4. Контроль выполнения  оплаты условий заказчиком (клиентом).

На основе полученной информации и сформированного договора происходит перевод денежных средств со счета заказчика на счета ООО «Каскад» - оплата продукции. Данный этап выполняет менеджер отдела продаж. После завершения процесса получения оплаты менеджер отдела продаж выполняет отправку товара.

5. Оформление отправки  товара.

На основании оформленной заявки и получения оплаты выполняется отправка товара (продукции) на указанный адрес заказчика.

6. Контроль выполнения  условий договора.

Этап включает оформление документов, сопровождающих исследуемый  бизнес-процесс продаж в ООО «Каскад». К результатным документам относятся:

1. Отчет;
2. Закрывающие документы.

Таким образом, цель дипломной  работы заключается в разработке информационной системы для улучшения  качества обслуживания клиентов и оптимизации  временных затрат по бизнес-процессу управления продажами в ООО «Каскад» путем автоматизации следующих пунктов процесса:

1. Формирование товарных чеков покупателю, накладных на доставку продукции.
2. Контроль выполнения условий договора на покупку (доставки продукции, контроль оплаты).
3. Оформление результатных документов (отчет, закрывающие документы, книга продаж).

Исходя из поставленной цели, можно сформулировать требования к будущей информационной системе. Разрабатываемая система должна обеспечивать выполнение следующих задач:

• интеграцию с самым распространенным программным комплексом по формированию документов MS Office;
• повышение качества контроля над документооборотом, исключение потери отдельных документов и обеспечение контроля исполнения документов на каждом уровне исполнения;
• создание единой базы данных по зарегистрированным документам с возможностью поиска и построения отчетов, что существенно снижает риски потери информации о зарегистрированных документах и сокращает время поиска документов по запросам сотрудников агентства недвижимости и клиентов;
• сокращение временных затрат на обработку документов и подготовку установленной отчетности за заданные периоды времени.

Учитывая специфику  задачи, состоящей во внедрении ЭИС для менеджера отдела продаж ООО «Каскад» в процесс работы с клиентами, к первичной информации, которая должна обрабатываться разрабатываемой системой относятся:

• информация о клиентах (список организаций-клиентов) – выявление требований для формирования заявки на покупку продукции (товаров);
• информация о продукции (товарах) – справочник товаров, определение стоимости, наличия для резервирования и т.п.
• регистрация оплаты по договору покупки.

В результате использования  предлагаемой системы будут разработаны:

• справочник заключенных договоров на покупку, текущий долг по оплате, закрытие договора;
• заключение нового договора на покупку, формирование графика оплаты по нему (возможность вывода в MS Excel и печати);
• отчеты и диаграммы, с возможностью запроса у пользователя диапазона дат, по которому следует формировать отчет или строить диаграмму.

Автоматизация поставленной задачи обеспечит:

• ввод, редактирование, хранение и просмотр данных об организациях-клиентах, продукции и данных о поставщиках товаров;
• заключение нового договора, регистрация его в базе данных и последующее хранение, а также формирование типового печатного договора;
• учет оплаты по договорам, определение должников;
• формирование и вывод на печать отчетов по доходности договоров, о наличии товаров, организациях-поставщиках.

Общим требованием системы  является создание дружественного интерфейса, с помощью которого менеджер отдела продаж мог бы легко и быстро занести информацию в базу данных, по вышеперечисленным требованиям.

Необходимо отметить, что разрабатываемая ЭИС является системой, которую можно легко  настроить на автоматизацию других функций предприятия, например, бизнес-процесс работы с поставщиками.

Взаимодействие с другими  информационными системами, способность  настройки и изменения содержаний выбранных функций возможно в  случае использования механизмов миграции данных, осуществляющих взаимодействие различных СУБД. Механизм адаптации реализуется с помощью механизма миграции данных, который может быть легко реализован с помощью большого числа существующих программных приложений, относящихся к типу Open Source.

Таким образом, формально постановку задачи можно представить в следующем виде:

где – программный продукт для менеджера отдела продаж ООО «Каскад»

 – входная информация;

 – заявка клиента в неформализованном  виде;

 – база данных, которая  содержит:

 – информацию о клиентах;

 – информацию об заказанных  товарах;

 – адреса доставки товаров.