Удосконалення комунікацій як засіб підвищення ефективності управління підприємством

• організацію ефектного зв'язку між відділами підприємства;
• організацію ефектною зв'язку між підрозділами заводу і мобільними групами;
• забезпечення координованої розподіленої обробки всієї документації.

  Для аналізу комунікаційних систем у сфері управління ПП «Сигнал», було проведено анкетування працівників інженерно-технічного відділу. У ньому брало участь 5 осіб, яким було запропоновано відповісти на 13 запитань, які впливають на їх професійну діяльність: заступника директора, головного бухгалтера, секретаря, оператора ЕОМ та товарознавця. 
 Проаналізувавши отримані відповіді, можна зробити висновки: що більше навантаження лягає на головного бухгалтера, якому доводиться виконувати великий обсяг робіт, (згідно анкеті) вона виконує 5 пунктів із 6, коли в її обов'язки входить тільки 3 пункти (відповідь на 1-ий питання анкети). Для поліпшення забезпечення інформацією у відділі, було висловлено бажання підключення до Інтернету (12-е питання анкети).  
Товарознавець висловила бажання, щоб у кваліфікованих працівників не було багато відволікань. Для цього потрібно створити спеціальний підрозділ, яке б виконувало всі допоміжні функції. Для повного забезпечення інформацією товарознавець висловила побажання про додаткову виписку торгівельних журналів. Оператор ЕОМ побажав призначити у відділ друкарку, і поскаржився на неправильний режим робочого дня, а так само він висловив побажання підключиться до Інтернету.  
Заступник директора так само згоден, що потрібно створити спеціальний підрозділ, щоб звільнити кваліфікованих працівників від занять, які не входять в їх обов'язковості. Він зазначив, що інформація, яка надходить до них, недостатня, а саме:

• відсутня інформація та добірки з конкретних тем;
• недолік літератури по вітчизняному і зарубіжному досвіду;
• несучасне надходження інформації;

        Для поліпшення забезпечення інформацією необхідне придбання літератури. Головний бухгалтер вказала, що її дуже часто відволікають від роботи (більше трьох разів на день) з причини: наради / позапланові /; виклик до керівника.

  Аналіз  даних, отриманих в результаті проведеного  анкетування на ПП «Сигнал» для виявлення стану організаційних комунікацій і шляхів їх удосконалення показав, що інженерно-технічні працівники багато зайняті побічною, не властивою їх кваліфікації роботі, і троє з п'яти фахівців висловили побажання звільнити їх від зайвих робіт, шляхом передачі їх спеціальному підрозділу. І, що найголовніше, майже всі співробітники вказали на недостатньо забезпечення інформацією.  
 У результаті проведених спостережень за комунікаціями на приватному підприємстві «Сигнал», виявлено, що переважаючими бар'єрами у встановленні контактів між суб'єктами організації при передачі і сприйнятті інформації є наступні:

1. Неуважність,  причиною якої є втома, і  часте занурення у свої думки  працівників через рутинний характер діяльності (75%).  
2. Втрати в процесі передачі або зберігання, пов'язані з недостатньою присутністю необхідного етапу комунікацій - зворотного зв'язку (20%).  
3. Відсутність передачі і нероз'ясненне припущення, що полягає в тому, що керівник, на думку персоналу, не завжди вважає за потрібне інформувати колектив про ті чи інші рішення або причини, що спонукали його приймати їх (4%).

4. Страх, який, швидше за все, пов'язаний не з особистими якостями керівника, а з тимчасовим психологічним самопочуттям комунікатора і реципієнта.  
 
 

РОЗДІЛ  ІІІ

ШЛЯХИ УДОСКОНАЛЕННЯ  КОМУНІКАЦІЙ 

3.1. Удосконалення комунікацій як засіб підвищення ефективності управління підприємством. 

      Різке ускладнення системи виробництва  і збуту (по наявних підрахунках, складність господарських зв’язків зросла за останні 30 років у 150-200 разів), інформаційний вибух (кількість інформації, необхідної для вирішення об’єктивно виникаючих завдань, зростає по експоненті з періодом подвоєння біля 5 років), — вимагають вирішення проблеми переходу до нових технологій управління, буз яких неможливо забезпечити реалізацію іноваційних процесів, підвищення конкурентоздатності.[20, 116с.]

      В останні десятиліття в діловому світі по-справжньому осмислено  значення технологічних сторін управління — як головної зв’язкової ланки між цілями, принципами керівництва і економічним механізмом. Без технологічного забезпечення, котре внаслідок впровадження комп’ютеризації повинно бути радикально змінено, не можуть суттєво впроваджуватись в життя ефективні рішення. Звідси рішуче відкидається погляд на процедури, регламенти, документи як на “дрібницю”, що не заслуговує уваги науки і технології.

      На  базі розвитку індустрії інформатики, а також використання традиційних  технічних засобів в поєднанні з найновішими комп’ютерними комплексами все ширше розгортається робота по автоматизації управлінської діяльності.            За кордоном, як і в нашій країні, спостерігається суттєвий розрив між рівнем автоматизації виробництва і рівнем управлінської діяльності. У результаті темпи росту продуктивності праці в управлінні на два десяткових порядки відстають від темпів росту продуктивності праці в сфері виробництва. У зв’язку з цим особливу актуальність отримує проблема прискореного розвитку нових засобів автоматизації менеджменту, а також відповідної сучасної технології обробки даних.

      Тому  на приватоному підприємстві «Сигнал» було б доцільним створення організаційної автоматизованої системи управління — це шлях до загального впровадження нової інформаційної технології. Однією з головних задач поряд з розробкою основ економіко-організаційного моделювання апарату управління є раціоналізація організаційних зв’язків і приведення структури апарату управління у відповідність з реальними виробничими умовами.[11,17]

      Повна інтегрована автоматизація менеджменту  передбачає охоплення наступних  інформаційно-управлінських процесів: зв’язок, збір, зберігання і доступ до необхідної інформації, аналіз інформації, підготовка тексту, підтримка індивідуальної діяльності, програмування і вирішення спеціальних задач.

      Для створення інформаційного середовища необхідне поєднання всіх шести  функцій системи автоматизації  як в управлінському апараті центру, так і на кожному робочому місці, а також на підприємствах.

      Сучасний  менеджмент неможливо уявити без  засобів, що дозволяють оперативно опрацьовувати  інформацію, необхідну для обґрунтування  та прийняття управлінських рішень. Висока складність та надзвичайна мінливість зовнішнього середовища потребують відповідної швидкості обробки інформаційних сигналів. Для цього власник підприємства «Сигнал» застосовує певні технічні засоби, які допомагають скоротити витрати часу на технічні операції обробки інформації і тим самим збільшити його ресурси на творчі процеси, зробити управлінську працю більш інтенсивною і результативною.

      За  своїм призначенням технічні засоби управління поділяються на такі, що дозволяють:

- механізувати окремі операції;

- механізувати групи операцій і процедур управління;

- створити  систему комплексної механізації і автоматизації процесів реалізації всіх функцій управління.

      Механізації, на думку директора підприємства, в першу чергу підлягає бухгалтерський облік, оперативне управління, планові розрахунки, діловодство, облік кадрів тощо. Тому є доцільним використання технічних засобів, що дозволяють механізувати певні операції та процедури. За своїм призначенням поділяються на такі групи:

1. Засоби  виготовлення документів (друкарські  машинки, засоби комп’ютеризованого  набору, диктофони тощо).

2. Засоби копіювання та розмноження документів (копіювальна техніка, мікрофільмування, комп’ютерні засоби обробки та зберігання інформації).

3. Засоби  обробки інформації (засоби автоматизації  збору і аналізу даних –  комп’ютерні системи та спеціалізовані АСУ).

4. Засоби зберігання, групування і пошуку документів (стелажі, папки, каталоги, комп’ютерні системи –масиви, бази даних).

5. Засоби  передачі інформації (радіо- і  телефонні засоби, автовідповідачі,  селектори і комп’ютеризовані  засоби інформації – комп’ютерні мережі).

6. Засоби  обчислювальної техніки (механічні  та електронні обчислювальні  машини та системи різного  рівня складності).

      Можливе також запровадження на підприємстві найпростіших засобів організаційної техніки, призначені для роботи з паперовим документообігом, застосовуються досить широко (копіювальна техніка, різних видів папки і файли, степлери, каталоги і т.д.). Однак збереження паперової системи документообігу як у великій установі, так і в установах середнього та малого розміру не принесе відчутного зменшення витрат на управління і майже не вплине на його ефективність. Звісно, що деяка частина паперової системи документообігу є необхідною (зовнішній документообіг: платіжні доручення, договори, контракти, акти і т.ін.). Але використання технічних засобів тільки з метою прискорення роботи з паперовими носіями інформації – це використання лише двох з шести вище перерахованих функцій. Раціонально організована структура технічних засобів управління має допомогти звільнитися від паперового документообігу всередині організації. Тому останнім часом, поряд із простими пристроями, що полегшують управлінську працю, та засобами оргтехніки, які використовуються для складання документів, їх розмноження, обробки, зберігання, пошуку та передачі, особливої популярності набули електронні комунікаційні системи і технології. Для їх створення використовуються комп'ютери, комп'ютерні мережі, телефони та інше устаткування, а також засоби програмного забезпечення, які дозволяють автоматизувати більшість рутинних операцій.

      Створення системи комплексної механізації  і автоматизації процесів реалізації всіх функцій управління може здійснюватися  у двох напрямках:

а) впровадження електронно-обчислювальних систем, розробка економіко-математичних методів і  моделей і використання їх на основі АСУ;

б) застосування організаційної техніки та розроблених  на її основі організаційних проектів і систем комплексної механізації  і автоматизації управлінської  праці.

      Слід  зауважити, що застосування технічних  засобів управління вимагає комплексного підходу, врахування глибокого аналізу техніко-економічних показників керованої системи. Проблеми ефективного використання технічних засобів в управлінні в наш час викликані наступними чинниками:

- апарат  управління недостатньо використовує  організаційну техніку, що призводить до надмірної кількості управлінських працівників;

- придбання  невиправдано потужної техніки  призводить до значного збільшення  умовно-постійних витрат і негативно  відображається на собівартості  товару;

- недостатня  кваліфікація персоналу або відсутність комплексного підходу заважають використовувати придбані технічні засоби управління на повну потужність та за своїм призначенням.

      Отже, завдання полягає в тому, щоб створити таку модель інформаційного забезпечення управлінської діяльності в організації, яка б, з одного боку, зменшила витрати часу менеджерів на здійснення рутинних операцій, а з іншого – відповідала вимогам економічної доцільності, тобто оптимізувала співвідношення “результати/витрати”.

      Для задоволення потреб різних організаційних рівнів і функціональних сфер менеджменту існують такі головні типи інформаційних систем: 1) операційно-виконавчі; 2) офісні автоматизовані, 3) управлінські інформаційні системи; 4) системи підтримки рішення; 5) системи підтримки виконання рішень; 6) Інтернет-мережі.

      Операційно-виконавча  система – це комп'ютерна інформаційна система, що виконує рутинні поточні операції, потрібні для розвитку бізнесу і забезпечує пряму підтримку організації на операційному рівні. Ця система — головне джерело інформації, яка використовується іншими типами комп'ютерних систем організацій. Прикладом такої системи є автоматичні сканери у торговельних мережах фірми, які дають інформацію про обсяги і асортимент проданої продукції.