Технологии автоматизированной обработки данных в условиях АРМ

 

Однако следует отметить, что  не всегда каждый первичный документ регистрируется непосредственно в  книге журнал-Главная. При большом  количестве первичных документов сначала  составляются накопительные и группировочные ведомости, затем на их основе составляются мемориальные ордера, которые в свою очередь регистрируются в книге журнал-Главная (рис. 5.8).

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета (рис. 5.9) имеет следующие учетные  регистры:

■    журналы-ордера;

■    вспомогательные ведомости;

■    Главная книга.

Форма бухгалтерского учета определяет организацию документооборота в бухгалтерии предприятия.

Согласно п. 15 Положения по ведению  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, первичные учетные документы оформляются и передаются в бухгалтерию для отражения в бухучете в соответствии с утвержденным на предприятии графиком документооборота. Этот график разрабатывается под руководством главного бухгалтера и утверждается руководителем предприятия.

График документооборота составляется в виде схемы или таблицы, в  которой указываются ответственные  за оформление, исполнение, обработку  и проверку каждого документа, а  также устанавливаются срок исполнения по нему и порядок передачи в архив.

Отсутствие графика документооборота не влечет за собой административной или финансовой ответственности, но усложняет работу руководства и  бухгалтерии.

Наличие же правильно составленного графика документооборота и его соблюдение позволяют рационально распределить должностные обязанности между работниками, вести точный учет и своевременно составлять отчетность. График документооборота отражает взаимосвязи между структурными подразделениями по поводу создания и сроков представления документов.

Современные информационные системы  управления предприятием включают в  себя подсистему документооборота. Модель документооборота зависит от уровня автоматизации функций управления. В корпоративных информационных системах предпочтение отдается модели полного документооборота, в которой документ представляет собой полноправную информационную единицу. При этом в рамках системы автоматизации управления четко устанавливаются информационные связи подразделений и прослеживается движение отдельных документов и их взаимосвязи. В бухгалтерских информационных системах реализуются следующие модели документооборота:

• «проводка,-> первичный документ»;
• «первичный документ —> проводка»;
• «первичный документ —» хозяйственная операция —> проводка».

Модель документооборота «проводка—> первичный документ» не рассматривает документ как основу для фиксации хозяйственной операции. Первичный документ трактуется лишь как выходная форма, которая является дополнением к хозяйственной операции. Информационной основой учета становится проводка. Heдостаток этой модели состоит в том, что введенная запись о хозяйственной операции сразу же становится актуальной и определяемые ею проводки участвуют в расчетах оборотов и сальдо. На практике между выпиской первичного документа и совершением на его основании самой хозяйственной операции существует промежуток времени, в пределах которого могут произойти события, отменяющие или откладывающие хозяйственную операцию. Поэтому бухгалтеру приходится проводить дополнительный контроль, состоялась ли хозяйственная операция и является ли проводка реальной.

Модель документооборота «первичный документ —» проводка» ближе к  практике ведения бухгалтерского учета. В ней первичному документу отводится  важная роль как основе для отражения хозяйственной операции в учете. Однако и в этой модели подготовка первичного документа и отражение хозяйственной операции не разнесены во времени.

Наиболее приемлемой считается  модель документооборота «первичный документ —> хозяйственная операция — проводка». Основным достоинством этой модели является отделение действий по регистрации документов в базе данных от их преобразования в Записи массива информации о хозяйственных операциях. В ходе реализации этой модели документооборота бухгалтер заполняет экранную форму первичного документа, документ формируется, печатается, регистрируется в реестре документов и сохраняется в электронном архиве. После совершения хозяйственной операции бухгалтер вновь обращается к документу через реестр и дает программе команду сформировать по документу проводки, которые регистрируются в информационном массиве хозяйственных операций. При этом соблюдается естественная последовательность работы с документами за счет разделения моментов формирования самого первичного документа и соответствующих ему проводок. Данная модель обработки документов реализована в бухгалтерских информационных системах фирм «Парус», «Интеллект-Сервис», «Авер», «Олникс», «Контур» и др.

Модель документооборота «первичный документ —> хозяйственная операция -> проводка» позволяет в дальнейшем перейти к модели полного документооборота всего предприятия.

На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом.

Программа «1С: Электронный документооборот» предназначена для автоматизации  движения потоков документов, их обработки  и хранения. Ею предусмотрены шаблоны документов и правил их заполнения пользователем и маршруты прохождения документов. В состав пакета входит дизайнер форм, который является средством визуального проектирования. Схема поиска системы позволяет формировать простые и сложные запросы и сохранять результаты поиска на период работы.

В программе «Галактика» модуль «Управление документооборотом» предназначен для учета, хранения и обработки  документов (договоров, писем, приказов, протоколов совещаний и т. п.) в  электронном виде. Документы могут быть получены в результате сканирования, по электронной почте или подготовлены в текстовом редакторе. Модуль «Управление документооборотом» обеспечивает создание и ведение перечня дел фирмы, продвижение документов по маршруту обработки, контроль исполнения документов, поиск документов, массовую рассылку в подразделения.

Программа «Кодекс: Документооборот» предусматривает комплексное решение  проблем, связанных с организацией электронного делопроизводства в органах  государственной власти и коммерческих организациях, и ориентирована на выполнение следующих задач:

• обеспечение полного компьютерного учета основных документов, обращающихся в организации;
• регистрацию информации о ходе рассмотрения и исполнения документов;
• полный электронный обмен информацией о документах, исключающий необходимость их повторной ручной регистрации;
• организацию оперативного доступа ко всем банкам и базам документов на основе технологии Internet/Intranet, что обеспечивает информационную поддержку при принятии управленческих решений.

Система «Кодекс: Документооборот» имеет  модульную структуру и включает в себя следующие функциональные подсистемы: Служебную корреспонденцию, Контроль положения документов, Письма и обращения граждан, Электронную  протокольную службу и др. Система «Кодекс: Документооборот» внедрена в администрации Санкт-Петербурга, на ее основе организовано 150 рабочих мест, предполагается расширение до 500 рабочих мест.

Система автоматизации документооборота «БОСС-референт» (фирма «АйТи») выполнена  на базе Lotus Notes. Система Lotus Notes — это сетевая платформа типа клиент-сервер для разработки и размещения прикладных программ, обеспечивающих совместную работу людей над общими проектами, выполнение общих функций.

Рабочее пространство Notes представляет собой графическую пользовательскую панель с пиктограммами баз документов. База документов сочетает в себе свойства базы данных и приложения. Она содержит разноформатные документы, бланки документов, макросы и средства просмотра содержимого базы и ее документов. База документов, как правило, находится в коллективном использовании и располагается на одном или нескольких серверах, но может быть и локальной, например, для размещения незавершенной разработки или копии коллективной базы данных при удаленной работе. Документ является базовым понятием системы Notes. Его структура определяется бланком и может содержать числовые, текстовые и «расширенные» поля. Последние составляют основу документов и обеспечивают их разнообразие. Они могут содержать текст, таблицы, графику, звук, видео, а также объекты, вложенные средствами OLE (Windows), в том числе и мультимедиа-продукты.

В  системе Lotus Notes является устойчивой и безопасной средой разработки приложений, посредством которой разработчики могут быстро создавать кросс-платформные приложения в архитектуре клиент-сервер. Эти приложения совместного использования информации позволяют многим пользователям обрабатывать сложные документы, обмениваться информацией и осуществлять автоматизацию бизнес-процессов для географически рассредоточенных объектов.

Наряду с объектно-ориентированным  интерфейсом, документной структурой данных и сетевой организацией ценность Lotus Notes как среды разработки систем автоматизации документооборота обеспечивается такими ее особенностями, как:

• функция полнотекстового поиска документов по словам, фразам, числам и датам с использованием обобщающих символов, логических операторов и других средств;
• контекстный поиск по заданным документам и полям;
• поддержка версий документов (хранение и обработка нескольких редакций одного документа);
• встроенная почтовая система со средствами уведомления, автоматической маршрутизации и циркулярной рассылки документов;
• механизм репликации баз документов по времени и факту установления связи;
• полная система защиты (ограничения доступа, шифрования, электронной подписи) баз, документов и отдельных полей;
• развитая система разработки приложений, включающая средства проектирования бланков, настройки средств просмотра баз и документов, использования макросов и функций;
• средства поддержания открытости системы в виде версий для различных платформ, поддержки различных коммуникационных протоколов и внешних баз данных;
• широкая инфраструктура фирмы Lotus и третьих фирм, обеспечивающая поддержку пользователей и разработчиков консультациями, интеграцией, многочисленными дополняющими продуктами и готовыми приложениями

Фирма «АйТи» разрабатывает системы  автоматизации документооборота для  конкретного заказчика на базе Lotus Notes. Возможна интеграция созданной системы с другими продуктами, например с системами управления базами данных.

Среди клиентов компании «АйТи» —  государственные структуры и  ведомства, крупнейшие промышленные, торговые, строительные предприятия, предприятия  связи, финансовые учреждения.

Одним из крупнейших заказчиков и  пользователей системы «БОСС-референт» является Магнитогорский металлургический комбинат (ММК). На комбинате работает более 50 тыс. человек. Система объединяет в единую инфраструктуру документооборота более 40 подразделений предприятия, создано 160 рабочих мест системы электронного документооборота «БОСС-референт», в перспективе Планируется оснастить системой еще 50 — 60 рабочих мест. Масштаб документооборота на предприятии колоссален — около 10 тыс. документов в день, причем укрупнение структуры ММК, усложнение происходящих внутри и вне предприятия технологических и бизнес-процессов влечет за собой еще большее увеличение документооборота. Руководство ММК планирует завершить полномасштабное внедрение системы электронного документооборота, для эффективного развития системы внешнего документооборота внедрить в систему средства криптозащиты и электронно-цифровой подписи.

Помимо перечисленных выше фирм, активное участие в разработке систем электронного документооборота принимают  такие российские компании, как  Documentum, «Оптима», «Ланит», ABBYY, «Весть — Метатехнология», «ТерраЛинк», НПЦ «ИРМ» и др.

Совершенствование средств связи  и обработки, использование вычислительных сетей и электронной почты  оказывают большое влияние на организацию документооборота и  его автоматизацию. Электронный документооборот способствует повышению оперативности и качества решения всех задач в системе управления предприятием, в том числе бухгалтерского учета.

 

Рис. 1. Концептуальная модель обработки  данных в АИС-БУ.

 

Рис. 2. Структура простой проводки.

 

Рис. 3. Структура расширенной проводки.

 

 

 

Рис. 4. Двухуровневая структура  бухгалтерской операции.