Совершенствование информационно - документационного обеспечения деятельности организации на основе информационных технологий на приме

Также при исследовании темы дипломной работы использовалась специализированная научная литература.

Документационное обеспечение  управления широко рассмотрено в  литературе и  представлено материалами  специалистов – практиков в области  делопроизводства, в частности Басакова М. И., Кузнецовой Т. В.  Гуляева В. Г., Кирсановой М. В., Смирновой Е.П.,  Ерёминой Н.Л., Захаровой Т.И и многими другими. В  книгах этих авторов подробно и доступно изложены: правила составления, оформления, унификации, хранения различных видов документов; советы по организации рабочего места, планированию времени; правила ведения телефонных переговоров и организации мероприятий; приемы эффективной коммуникации и др. В большинстве книг даются приложения,  где представлены образцы документов с примерами заполнения.  Хотелось бы отметить практическое пособие Корнева Л.В. «Новейший справочник офис-менеджера» [], структура данной книги охватывает все основные моменты работы офис-менеджера с различными документами и программами.

При рассмотрении вопроса  совершенствования системы документационного  обеспечения управления на основе информационных технологий нельзя не затронуть тему обеспечения конфиденциальности и защиты информации.

Этот вопрос достаточно широко освещен  в коллективной работе «Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот» авторов - Куняева Н.Н., Дёмушкина А.С., Фабричнова А.Г. [38]

В учебнике раскрыты сущность и особенности конфиденциального делопроизводства. Освещены вопросы документирования конфиденциальной информации, оформления конфиденциальных документов, их учета, организации конфиденциального документооборота, классификации и систематизации конфиденциальных документов, обеспечения разрешительной системы доступа и режима конфиденциальной информации, подготовки конфиденциальных документов для передачи в архив и уничтожения. Дан анализ современных нормативных правовых актов в сфере информации ограниченного доступа и конфиденциальной документированной информации: персональных данных; служебной, профессиональной, коммерческой тайн; секретов производства и др.

При написании дипломной  работы автором кроме книг  использовались профессиональные журналы -  «Секретарское дело», «Кадровое делопроизводство», «Секретарь-референт», «Делопроизводство».

Проблемы рассматриваемые в статья Н.А. Храмцовской в журнале «Делопроизводство» №5 2008г.[58] актуальны и по сей день – автор обозначает основные проблемы делопроизводства связанные с появлением информационных технологий, среди них отметим следующие:

• обеспечение юридической силы электронных документов,
• защита  целостности и аутентичности документов,
• оперативное использование электронных документов,
• понятие «электронного документа»,
• использование электронных подписей и иных средств криптографии,
• стандарты в области делопроизводства и документооборота.

В статье

 «Методы совершенствования  ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической  базы ДОУ» - Л.А. Стрельцовой (журнал «Секретарское дело» №6, 2008г.)[56] рассматриваются вопросы создания нормативно-методического обеспечения делопроизводства. Эти вопросы наиболее существенны при внедрении информационных технологий, а так же при создании методологической основы для организации работы с бумажными документами и проведения последующих мероприятий по совершенствованию ДОУ. Неизбежное сосуществование электронного и бумажного документооборота сегодня требует тщательного подхода к методологии организации и оптимизации документооборота – разработке и внедрению корпоративных стандартов, инструкций и регламентов.  

В статье говориться о  значимости законодательной основы корпоративного регулирования ДОУ, определяется состав  корпоративной нормативно-методической базы ДОУ.  Рассматриваются такие документы как корпоративный стандарт и  инструкция по делопроизводству, положение о службе ДОУ и должностная инструкция. Так же эта статья дает четкий ответ на вопрос - «Кто должен разрабатывать в компании нормативно – методические документы в области документационного обеспечения и архивного дела?» - документовед, как специалист в области документационного обеспечения управления, в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения, унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации, а также разрабатывает и внедряет технологические процессы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники.

Автор статьи обозначает и характеризует основные этапы  создания корпоративной нормативно-методической базы ДОУ.

Так же статья примечательна  приложениями:

• Примерный перечень законодательных актов и нормативно-методических документов, регулирующих сферу информации и документации, документационного обеспечения управления, управления документами и архивного дела
• Примерный перечень корпоративных нормативных документов в области

Статья "Ошибки в документировании – серьезное препятствие при создании СЭД" от Андреева В.И. [37] дает ответы на такие вопросы как - «что нужно сделать, прежде чем внедрять в организации систему электронного документооборота?»,  «каких ошибок важно избежать».

Рассмотренная литература дает полное описание системы и статьи позволяют получать самую свежую информацию, учитывая последние изменения  в законодательстве.

Объектом является компания ООО «ВолгаСтальПроект».

Предметом выступает процесс информационно-документационного обеспечения управления на основе  информационных технологий ООО «ВолгаСтальПроект».

Цель дипломной работы - разработать рекомендации по совершенствованию информационно-документационного обеспечения управления на основе информационных технологий ООО «ВолгаСтальПроект».

Поставленная цель достигается  путем решения следующих задач:

1. Изучить и проанализировать нормативно-правовые документы и нормативно-методические документы, определяющие организацию и технологию делопроизводства  в ООО «ВолгаСтальПроект» (уставы, положения, правила, инструкции, регламенты и т.п.);
2. Проанализировать систему документационного обеспечения управления на основе информационных технологий ООО «ВолгаСтальПроект»;
3. Проследить процесс прохождения документов всех стадий их движения (первичная обработка документов в экспедиции, работа с документами в канцелярии, регистрация, контроль, исполнение документов в структурных подразделениях, их отправка, организация хранения, подготовка документов к сдаче в архив и т.д.)
4. Систематизировать собранную информацию, проанализировать ее, отметить необходимые тенденции, сделать соответствующие выводы;
5. На основе собранной информации разработать рекомендации и предложить

 проект совершенствования  информационно-документационного обеспечения  управления на примере информационных  технологий ООО «ВолгаСтальПроект».

Разрабатываемые рекомендации в рамках данной квалификационной работы предназначены для совершенствования документационного обеспечения управления на основе информационных технологий, осуществляемого внутри фирмы.

При внедрении проекта по предварительным оценкам произойдут следующие изменения:

1. сокращение объема документации;
2. сокращение времени на работу с информацией и ее поиск, что приведет к повышению эффективности работы фирмы в целом.

В ходе написания дипломной работы использовались следующие методы исследования: анализа, опроса, сравнения, наблюдения, систематизации, графический.

Метод анализа был использован при изучении внутренней и внешней структуры документов текущего делопроизводства, а также процессов документационного обеспечения.

Методы опроса и наблюдения использовались при выяснении вопросов оснащенности рабочих мест, определения  структуры предприятия.

Метод сравнения был  применен для сопоставления существующей ситуации с документацией ООО  «ВолгаСтальПроект» с требованиями законодательных и нормативно-методических документов.

Метод систематизации был  реализован путем классификации  собранных данных.

Графический метод использовался  при составлении структурной  схемы предприятия и ее изучении.

1. ОБЩАЯ  ХАРАКТЕРИСТИКА ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСВЕННОСТЬЮ «ВОЛГАСТАЛЬПРОЕКТ»

1. История и структура организации

Общество  с ограниченной ответственностью «ВолгаСтальПроект» зарегистрировано 09.09.2005 года Инспекцией Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по Нижегородскому району города Нижнего Новгорода за № 1055238116218; ИНН 5260156231/КПП 525901001.

Учредители Общества - физические лица, граждане Российской Федерации.

Юридический адрес Общества: 603035, г. Нижний Новгород, ул. Чаадаева 1 (территория завода ОАО НАЗ «Сокол»).

В соответствии с Уставом [30] главная цель ООО «ВолгаСтальПроект»  предпринимательская деятельность.

 Основными видами деятельности Общества являются:

• Оптовая торговля металлами и металлическими рудами;
• Оптовая торговля лесоматериалами, строительными материалами и санитарно-техническим оборуд<span class="dash0410_0431_04