Совершенствование информационно - документационного обеспечения деятельности организации на основе информационных технологий на приме

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ

 ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«НИЖЕГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИМ. Р.Е. АЛЕКСЕЕВА»

(НГТУ)

 

 

 

 

ФАКУЛЬТЕТ КОММУНИКАТИВНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

 

Кафедра

 

 

 

 

 

«Совершенствование информационно - документационного обеспечения  деятельности организации на основе информационных технологий

 на примере ООО «ВолгаСтальПроект»

 

 

Дипломная работа

Студента    4    курса    заочного   отделения

 

 

 

 

 

 

 

Допущен к защите на ГАК
Зав.кафедрой				Научный руководитель
(ученое звание, инициалы, фамилия)				(должность, ученое звание и ученая степень,
(личная подпись)				инициалы, фамилия)

 

 

 

 

Нижний Новгород

2012

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

Введение…………………………………………………………………………................

 

1. Общая характеристика компании ООО «ВолгаСтальПроект»………………….

 

1. Документационное обеспечение деятельности ООО «ВолгаСтальПроект»…

 

2. Организация работы с документами……………………………………………..

 

3. Средства информационных технологий ООО «ВолгаСтальПроект»…………

2. Совершенствование документационного обеспечения  управления  на основе информационных технологий  ООО «ВолгаСтальПроект»…………………………

 

Заключение………………………………………………………………………………….

 

Список источников и  литературы…………………………………………………………

 

Приложения…………………………………………………….…………………………..

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация.

Исходя из этого, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

К сожалению, в настоящее  время для большинства российских государственных организаций и  коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства.

Организация работы с  документами является важной составной  частью процессов управления и принятия управленческих решений. Она существенно  влияет на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения.

Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений, а  так же числу неверных решений. Эффективность управления зависит от качества, достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.[67]

Главная особенность  современного управления документами  заключается в том, что оно  строится на принципах, сходных с  принципами систем менеджмента качества. Используется известный цикл постоянного улучшения Деминга – «Планируй – Сделай – Проверь – Действуй»:

• на первом этапе разрабатывается политика, подробно регламентируются все процессы;
• на втором этапе управление документами ведется в строгом соответствии с законодательно-нормативными требованиями и  внутренними нормативными документами организации. Собираются документальные подтверждения исполнения требований;
• на третьем этапе анализируется эффективность системы управления документами, выбираются меры по корректировке и улучшению этой системы. Результаты анализа документируются;
• на четвертом этапе в систему вносятся намеченные на третьем этапе улучшения и исправления (которые также документируются).

В течение всего цикла  регулярно проводится обучение и повышение квалификации всех сотрудников организации по вопросам управления документами.

Такой подход позволяет не только постоянно повышать эффективность  управления документами, но и легко  интегрировать систему управления документами и разнообразные системы менеджмента (качества, информационной безопасности, окружающей среды, охраны труда и т.д.).

Современный подход к  управлению документами предусматривает  единообразное управление различными видами документов, т.е. не только организационно-распорядительной документацией, но и, например, бухгалтерскими и налоговыми документами или документами по качеству.

Принципы управления документами в равной степени  применимы к документам на различных  носителях, независимо от способа доставки документов. Это особенно важно, т.к. в России наблюдается переход от традиционного бумажного документооборота идет не к электронному, а к смешанному документообороту [69].

В связи с внедрением в делопроизводство новых технологий очень важны  знания об организации безбумажного делопроизводства, организация которого требует не только применения современных технических средств (компьютеров, компьютерных сетей и программ), но и приобретения дополнительных знаний о создании, использовании, хранении и информационной защите документов на машинных носителях. Самое главное – это повышение всеобщей культуры и выработка всеобщих моральных норм работы в коллективной сети. .[57]

Многие вопросы, относящиеся  к управлению как электронными, так  и неэлектронными документами, в  настоящее время рассматриваются как неотъемлемые элементы информационной безопасности организации [59].

Таким образом, для любой  организации жизненно важно постоянно  совершенствовать документационное обеспечение  управления, так как это прямо  влияет на качество принятия управленческих решений. А так же постоянно повышать квалификацию, осваивать знания смежных дисциплин, в первую очередь юриспруденции и информационных технологий специалистам в области управления документацией [59].

При написании данной  квалификационной работы использовались опубликованные и неопубликованные источники, а также литература.

К опубликованным источникам относятся законодательные, нормативные, нормативно-правовые акты, нормативно-методические и организационные документы.

Фундаментом законодательства в сфере информации и информатизации являются:

- Конституция Российской Федерации [1], принятая всенародным голосованием в декабре 1993 г. Конституция определила основные права и обязанности субъектов в сфере информационных отношений, базирующиеся на свободе личности и презумпции открытости информации. Это, в частности, норма, обязывающая органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностных лиц обеспечить каждому возможность ознакомиться с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом[5], а также норма, возлагающая на должностных лиц ответственность в соответствии с федеральным законом за сокрытие фактов и обстоятельств, создающих угрозу для жизни и здоровья людей[1].

• Гражданский кодекс РФ (1994 - 1995 гг.). [2] Он устанавливает виды и разновидности определенных документов, например, документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица; в ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению, Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.
• Уголовный Кодекс РФ[3] определяет ответственность за подделку документов.

Развитие рыночных отношений в информационной деятельности, внедрение автоматизированных информационных систем и новых технологий, формирование информационного общества в России, единого информационного пространства поставило вопрос о защите информации как объекта интеллектуальной собственности и имущественных прав на нее.

В Российской Федерации  принят ряд законов, указов, постановлений, программ, регулирующих эту сферу, таких  как:

• Федеральный закон «О языках народов Российской Федерации» (в редакции от 24 июля 1998 г.) (ст. 16) определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском языке. [5]
• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [6] - основополагающий акт в работе с документами, закон даёт определение понятий: информация, документированная информация, информационные технологии, информационная система и пр. Важной для регулирования делопроизводства и документооборота является статья 11, посвящённая документированию информации. Закон определяет недопустимость установления каких-либо преимуществ применения одних информационных технологий перед другими. Кроме того, закон устанавливает равенство между бумажным и электронным документооборотом. Закон ограничивает доступ к некоторым видам информации.
• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» – закон регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных[] – информации, относящейся к определенному физическому лицу, в том числе его фамилия имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения и другая информация о физическом лице.
• Федеральный закон «Об акционерных обществах» и Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значительное внимание уделяют порядку документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документов. Статья 89 закона «Об акционерных обществах» и ст. 50 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению документов. Закон установил обязательность хранения документов обществ хождения их исполнительных органов. Общества отвечают упорядоченность документов, должны проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации. Эта норма тесно связана с требованиями Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, которые установили, что в Архивный фонд Российской Федерации входят документы, находящиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались. Поэтому многие документы учреждений, организаций и предприятий по истечении определенного срока должны передаваться на хранения в государственные архивы в порядке, определенном нормативными документами.

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (последние изменения вступили в силу с 1 января 2011 г.)[8]

Законом регулируются отношения в сфере организации  хранения, комплектования, учета и  использования документов Архивного  фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Кроме того, существует и  действует Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах  и ведомствах Российской Федерации, утвержденная Росархивом 06.06.1992. [24]

   Основные стандарты  в области делопроизводства:

• ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"[]. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). Эти виды документов постоянно составляются и оформляются в кадровых службах. Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов. Несмотря на то, что данные требования являются рекомендуемыми, ГОСТ играет очень важную роль в грамотном оформлении документов.
• ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"[14];
• ГОСТ Р 50922-2006 "Защита информации Основные термины и определения" (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 27 декабря 2006 г. N 373-ст) [15].
• Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 9001-2008 система менеджмента качества. Требования, 2009г.[13] Настоящие стандарты устанавливают термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящими стандартами, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.
• Постановление от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на организации, независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации; по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда - на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений