Системы электронного документооборота

Содержание:

Введение .............................................................................................. 1

 

1. Электронный документооборот в экономике:

 

1. Автоматизация учета в торговле.................................................. 2
2. Автоматизация фондовой торговли в России............................. 3

 

2. Системы электронного  документооборота:

 

2.1  Документооборот в мире  безбумажных технологий................. 5

2. Делопроизводство и документооборот в управлении                         предприятием................................................................................. 5
3. Системы управления электронным документооборотом.......... 8
4. Корпоративный электронный архив............................................11
5. Информационно – поисковые технологии для электронного делопроизводства...........................................................................13

 

3.  Защита информации:

 

3.1 Безопасность  электронной почты..................................................16

3.2 Защита  электронного обмена данными.........................................17

3.3 Семейство  продуктов PALINDROME...........................................17

3.4 Сетевое резервное копирование.....................................................19

3.5 Зеркальные  серверы........................................................................ 24

 

4. Электронная цифровая подпись в электронном      документообороте:

 

4.1 Что такое ЭЦП?................................................................................25

4.2 Шифрование.....................................................................................26

4.3 Управление ключевой  системой.....................................................27

4.4 Пакет документов.............................................................................28

4.5 Центр удостоверения открытых  ключей........................................28

 

5.Приложение........................................................................................31

 

6. Литература:

 

6.1 Список выявленной литературы.....................................................35

6.2 Список использованной литературы..............................................37

 

 

Введение

 

Основной целью данной работы является раскрытие понятия «системы электронного документооборота». Основой этой системы  является документ. Документ – определенным образом упорядоченная информация. В свою очередь, система  - это  совокупность элементов, упорядоченно взаимодействующих друг с другом и с элементами подсистемы, предназначенная для выполнения определенных функций и обладающая определенными свойствами, сводящимся к свойствам элементов, точнее к их сумме. Этими элементами в системе электронного документооборота и являются документы.

Трудно представить  нашу жизнь без документов: гражданина–  без паспорта, водителя – без  водительских прав, туриста – без  туристической визы, студента –  без студенческого билета и зачетной книжки и т.д. Особенно это затрагивает практически все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую деятельность. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без документа и, следовательно, без документооборота. Оборот документов является обязательной частью деятельности любой из выше перечисленных сфер экономики и организаций.

С развитием информационных технологий для документооборота открылись  огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети Интернет и его важным атрибутом  - электронной  почтой, проблема расстояния перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документ приходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы, появилась другая – защита информации, которую содержит электронный документ. Безопасность информации особенно важна в наше время, поэтому настоящая работа содержит некоторые возможности ее обеспечения.

  Электронный документ, в отличие от обычного (бумажного), невозможно закрепить печатью  или подписью. Поэтому в нем  их функции выполняет электронная цифровая подпись (ЭЦП). ЭЦП также рассматривается в данной работе.

 

 

 

 

 

 

 

1.1 Автоматизация учета в торговле

 

Так как  основой для торговой фирмы служит движение товаров и  денег, автоматизация торговой деятельности предусматривает многовариантность  организации закупок и торговых схем, гибкую и прозрачную схему складского и секционного учета, многокассовый, многобанковский учет денежных средств и контроль взаиморасчетов с поставщиками и покупателями.

В основу ряда комплексов положены схемы документооборота и основные принципы, аналогичные описанным выше. Например, в системе «Эйс» главными являются:

1. комплексный охват деятельности фирмы;
2. отслеживание движения товара на протяжении всего пути с момента его закупки до реализации по всем промежуточным операциям;
3. учет товаров в разрезе партий в учетных ценах;
4. получение текущей информации по состоянию складов, магазинов и прочих подразделений фирмы, а также взаимоотношение с покупателями и поставщиками;
5. организация различных видов торговой деятельности: опт, розница, консигнация, комиссия, и др.;
6. проведение маркетинговых исследований и финансового анализа по результатам деятельности фирмы за любой период времени;
7. ведение независимого учета по нескольким фирмам с возможностью объединения отчетов об их деятельности и автоматизации корпоративной структуры;
8. ведение многовалютного учета;
9. представление данных в российском или международном стандарте;
10. возможность выборки необходимой информации по сложному критерию и представление ее в любом удобном виде: в виде печатной формы, таблицы, экспорта в файл, передачи по электронной почте;
11. максимальная гибкость в настройке комплекса и в распределении прав доступа;
12. работа в сетях с большими объемами данных; распределенный характер системы;
13. максимальная открытость комплекса, в том числе возможность экспорта в популярные программные среды;
14. легкость в освоении и адаптируемость к задачам клиента;
15. возможность стыковки и интеграции с другими программными продуктами.

Рассмотрим более подробно управление складской деятельностью  торговой фирмы (на складах и в торговых точках). При этом учитываются следующие факторы:

• товар может иметь несколько независимых единиц измерения, например количество товара, количество упаковок, вес, стоимость;
• товар может оцениваться в различных валютах;
• товар может иметь несколько цен в зависимости от объемов и группы покупателей и поставщиков, а также состояния товара в процессе его хранения и реализуемости на рынке;
• товар может иметь различный статус, например статус резервирования.

Особое значение имеет  взаимосвязь с подсистемами торговых секций (напрямую или через внутренний склад последных), бухгалтерий и представлением аналитической и управленческой отчетности. В частности, анализ функционирования склада предусматривает получение полной картины о состоянии складов, магазинов и прочих подразделений фирмы, о закупках и продажах с формированием любых отчетных документов.

 

1.2 Автоматизация фондовой торговли  в России

 

Информационные системы  предназначены для повышения  прозрачности рынка наиболее добротных  ценных бумаг и увеличения оборота средств.

Для внебиржевой торговли ценными бумагами инвестиционными  институтами, в том числе банками, создаются специализированные учреждения или подразделения, в том числе  так называемые фондовые магазины. Для автоматизации их работы разрабатываются специальные системы, одна из которых – «Фондовый магазин» - представлена на рис. 3 (приложение).

Система предназначена для переуступки  прав собственности по ценным бумагам, выпущенным в безбланковой форме. Она  взаимодействует с системой учета прав собственности, обеспечивая гарантированную поставку безналичных ценных бумаг. Основными особенностями являются:

• прием заявок на продажу и покупку ценных бумаг;
• сведение заявок в режиме биржи и в режиме прямого указания;
• гарантированное исполнение заключенных сделок за счет блокировки выставленных на продажу ценных бумаг в депозитариях и обязательного депонирования сумм, обеспечивающих покупку заявленного количества ценных бумаг;
• проведение необходимых денежных расчетов, взимание налогов на доход от продажи ценных бумаг и налогов на операции с ценными бумагами;
• учет движения денежных средств;
• организация обмена с неограниченным количеством депозитариев.

С каждым днем электронный  документооборот нарастает, особенно в связи с развитием Интернет - торговли на фондовом рынке. Безопасность торговли ценными бумагами через Сеть обеспечивается принципиально иными способами, чем при проведении торгов с использованием традиционных удаленных терминалов. Несанкционированный доступ к терминалам предотвращается путем их изоляции от внешнего мира: они устанавливаются в специальном помещении с особым режимом контроля и подключаются к торговой системе биржи с помощью выделенных каналов связи. Такая система достаточно надежна, но дорога, и потому круг ее пользователей существенно ограничен.

Интернет - трейдинг (онлайновая торговля ценными бумагами) в России начал активно развиваться после создания на Московской межбанковской валютной бирже универсального двунаправленного аппаратно-программного интерфейса (шлюза), позволяющего подключать к торговой системе биржи брокерские системы сбора клиентских заявок (приказов на покупку/продажу ценных бумаг), которые заполняются самими клиентами в электронной форме и передаются по компьютерным сетям.

Компьютерная обработка  электронных заявок выполняется  быстрее, чем ручная обработка бумажных заявок. Электронные приказы проходят входной контроль с помощью специального программного обеспечения. Один из этапов такого контроля — проверка авторства и подлинности заявки. Необходимо убедиться, что: а) заявка не была искажена в процессе доставки по компьютерной сети от отправителя к получателю; б) заявку направило именно то физическое/юридическое лицо, от чьего имени она пришла. Технология проверки должна быть настолько убедительной, чтобы в случае судебного разбирательства судьи согласились использовать ее результаты для вынесения решения по спорному вопросу. Именно для этих целей применяется электронно-цифровая подпись.

 

 

 

 

2.1 Документооборот  в мире безбумажных технологий

 

Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.

Концепция безбумажной  технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это же время сегодня  можно говорить лишь о частичной  реализации этой идеи. Здесь ряд  причин:

1. Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном виде требует привычки;
2. Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки: соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов;
3. Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки (например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор, заверенный электронной подписью и т.п.).

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации  и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

 

2.2 Делопроизводство и документооборот  в управлении предприятием

 

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко  отслеживаемый и управляемые  процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток.

Для любой  организации можно выделить три  основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые  и определяют документопотоки.

Функции ведения  делопроизводства состоят из обработки  входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.

В советские  времена делопроизводство регламентировалось Единой государственной системой документационного  обеспечения управления (ЕГСДОУ). Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов.

Форма документа	Документопоток
	входящей  информации	внутренних  документов	исходящей информации
Электрон -  ные документы	Сообщения электронной  почты       Факсимильная  информация	Сообщения в  корпоративной сети     Факсы	Ответы и  письма по электронной почте   Факсимильная  информация
Бумажные  документы	Письма Договоры  и контракты   Законодательные акты   Нормативные документы   Периодические издания   Книги Реклама Анкеты	Приказы Инструкции. Отчеты Служебные записки Командировочные документы Бухгалтерские документы	Письма Договоры  и контракты Пресс – релизы