Система автоматизации делопроизводства органов государственного управления

4. Комплексная автоматизация.

Комплексная автоматизация  документооборота предполагает распространение  СЭД на все функции управления и все бизнес-процессы учреждении за счёт системной интеграции при  внедрении. Практическим результатом  перехода к единой системе документооборота становится общий для всего учреждении стандарт на способы взаимодействия пользователей с системой (использование  одних и тех же процедур обработки  документов, требуемых для подготовки различных управленческих решений). Можно отменить следующие особенности  комплексного подхода к автоматизации  документооборота предприятием: повышенная экономическая эффективность этого  подхода по сравнению с другими (по участкам и по направлениям); высокие  требования к качеству управления процессом  внедрения системы. Выбор одной  или комбинации из стратегий автоматизации  документооборота определяется результатом  анализа текущего и планируемого состояния учреждении на определённый период. При этом конкретизируется набор функций системы автоматизации  документооборота, который будет содержать выбранное решение, для удовлетворения потребностей учреждении. Набор функций позволяет перейти к выбору способа приобретения СЭД¹⁷.

В основе электронного документооборота лежат технологии управления потоками информации (документов) docflow и технология потоков управления работами workflow.

Технология docflow обеспечивает движение документа по маршруту, определяет условия и возможности его  перемещения. Технология workflow обеспечивает порядок работ по обработке документа. Она управляет заданиями по обработке  документа и ролевой моделью  управления правами доступа к  документу.

Кроме выше перечисленных, в  СЭД применяются различные технологии, связанные с необходимостью обработки  и преобразования документов.

1. Технология поточного сканирования

Поточное сканирование это  массовое сканирование документов с  последующим помещением отсканированных  образов в базу данных системы  учёта (архивного хранения, документооборота). Для обеспечения данной технологии нужно специальное оборудование - поточные сканеры. При поточном сканировании возможно (в зависимости от используемого  оборудования) автоматическое нанесение  штрих-кода на сканируемый документ, а так же создание регистрационных  карточек. Если карточки создаются  в системе документооборота, то возможна их автоматическая регистрация (присвоение номера и записи даты регистрации) с  последующим направлением карточки по заданному маршруту.

2. Технология оптического распознавания текстов документов

Оптическое распознавание  документа это процесс преобразования электронного образа документа в  текстовый формат. Электронный образ  документа получается при сканировании или фотографировании документа, а  так же в случае специального преобразования текстового документа в графический  формат, например jpeg. Процедура преобразует  графический образ документа  в редактируемый текст. Для оптического  распознавания используются специальные  программные средства. Они могут  быть самостоятельными приложениями или  интегрированными в систему документооборота. ESCOM.BPM содержит встроенный модуль. Его  возможностей достаточно для распознавания  документов, набранных распространнёнными шрифтами¹⁸. Самостоятельные приложения для оптического распознавания имеют более мощные возможности и позволяют распознавать даже рукописный текст.

3. Технология штрих-кодирования документов

Штрих-кодирование документов, это комплекс процедур по формированию и нанесение на документ графического изображения уникального штрих-кода. При формировании штрих-кода необходимо, чтобы созданный штрих код  был абсолютно уникальным. Для  этого необходимо использовать идентификаторы (GUID). В системе ESCOM.BPM уникальный гуид формируется для каждого документа. Каждый GUID формируется с учётом уникального  гуида сервера системы. Тем самым  достигается уникальность штрих-кодов  документов, созданных в разных системах ESCOM.

Штрих-кодирование обеспечивает однозначную идентификацию документа  и применяется:

При регистрации входящих документов. Для документа создаётся  электронная регистрационная карточка. На бумажный документ наносится штрих-код, соответствующий идентификатору, указанному в регистрационной карточке. Для нанесения штрих-кода используются самоклеящиеся этикетки, на которых печатается штрих-код. Этикетки могут быть подготовлены заранее (используется при большом количестве регистрируемых документов) или этикетка печатается в момент регистрации.

Для поиска электронного документа  в базе данных. Использование поиска по штрих-коду позволяет быстро найти  в базе документооборота карточку документа. Поиск происходит автоматически  после считывания с документа  штрих-кода.

Для учёта мест хранения оригиналов документов. При считывании штрих-кода происходит автоматическое занесение в в раздел "Места  хранения" карточки документа информации о текущем времени и пользователе, выполнившем сканирование. Данная операция может использоваться: при большом  объёме документопотоков, для регистрации  поступивших в подразделение  документов и в архиве, для регистрации  поступивших или выдаваемых документов.

4. Технология подписания документов ЭЦП

Подписание электронно цифровой подписью документа позволяет удостовериться в неизменности электронного документа  с момента его подписания, а  так же удостовериться в корректности подписи.¹⁹ Подписание происходит в системе документооборота или другой программе с использованием специального программного обеспечения, называемого криптопровайдером и электронно цифровой подписи - программного ключа, называемом сертификатом. Сертификат ЭЦП - это файл в специальном формате. Сертификат создаётся одним из удостоверяющих центров - организаций, имеющих соответствующие лицензии. Для выполнения процедуры подписания необходимо наличие на компьютере сертификата ЭЦП и программного обеспечения криптопровайдера.

Для обеспечения сохранности  сертификата ЭЦП от его хищения  злоумышленниками необходимо использовать специальные аппаратно-программные  комплексы, такие как смарт-карты  или ключи типа I-Token. Они имеют  специальное защищённое хранилище  и позволяют использовать PIN коды при обращении к сертификату. В случае, если PIN код будет несколько  раз введён неправильно, то сертификат будет заблокирован и использовать его будет не возможно.

5. Технология полнотекстового и атрибутного поиска

Атрибутный поиск это  поиск по одному или нескольким значениям  в полях карточек документов. Для  выполнения атрибутного поиска используют специальные формы, содержащие поля для ввода критериев поиска. Каждое поле критерия относиться к конкретному  полю карточки документа. Например, критерий поиска по регистрационному номеру обеспечивает поиск в поле "Регистрационный  номер", а критерий "Контрагент", обеспечивает поиск в поле "Отправитель" или "Получатель" и т.д. При выполнении поиска система сравнивает значения критериев со значениями в карточках  и заносит в результаты отбора те карточки, у которых значения совпали. При атрибутном поиске возможно задание условий И ИЛИ НЕ. Возможен так же поиск с учётом либо точного  совпадения значений, либо частичного совпадения.

Идеальная система электронного документооборота должна обеспечивать все функции бумажного документооборота, поддерживать технологии электронного документооборота:

• контроль взаимодействия клиентов и партнеров;
• выполнение долгосрочного хранения электронных документов;
• поддерживать современный набор функций для работы с электронными документами;
• преобразование бумажных документов в электронные;
• организация защиты и разграничения доступа;
• маршрутизация;
• механизмы обсуждения и согласования документов;
• публикации;
• подписка на рассылку извещений об изменениях в документах;
• механизмы контекстного поиска;
• взаимодействие с системами электронной почты;
• использование современных web-технологий документальных порталов и многое другое.

В мае 2012 года компания Cognitive Technologies провела исследование рынка  систем электронного документооборота в государственном секторе.

Согласно полученным данным, общий объем средств, выделенных на приобретение электронного документооборота госорганами в 2011 году составил более 5 млрд. рублей²⁰. Из этой суммы порядка 45% приходится на расходы силовых ведомств. Исследование основывалось на информации, размещенной на сайте zakupki.gov.ru (всего было проанализировано 465 закупок от 457 заказчиков), а также данных, полученных непосредственно от заказчиков компании. По данным Cognitive Technologies в 2012 году затраты на внедрение систем автоматизации процессов и документооборота в госсекторе увеличатся на 40%.

Российский рынок систем электронного документооборота в денежном выражении в настоящее время  оценивается экспертами в 170 млн. долларов и отличается высокими темпами роста  — от 25 до 40 процентов в год, по различным оценкам. Это делает его  очень привлекательным, в том  числе для мощных зарубежных компаний, поэтому положение в отрасли  легко может измениться. Конечно, с одной стороны на ненасыщенном рынке все поставщики, проявив  достаточную активность, в принципе имеют большие возможности для развития. Но, с другой стороны, сейчас уже можно говорить, что пул основных игроков практически сформировался.

В настоящее время на отечественном  рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных  для автоматизации документационного  обслуживания управления. На сегодняшний  момент среди ведущих компаний-разработчиков  СЭД и ЕСМ-систем по количеству внедрений  по России Электронные Офисные Системы (ЭОС) занимают 1 место и 28% рынка (у  ближайшего конкурента 22%).

Рис. 2. Распределение реализованных  проектов внедрения между тиражными  ЕСМ-продуктами на территории России по итогам 2011г.²¹

«Тиражный ECM-продукт «ДЕЛО» по-прежнему безоговорочный лидер российского  рынка, как по показателю количества реализованных проектов, так и  по показателю АРМ», - отметили аналитики DSS Consulting.

Рис. 3. Динамика распределения  реализованных проектов внедрения  между тиражными ЕСМ-продуктами на территории РФ по итогам 2011г.²²

Лидирующая компания «ЭОС»  занимает лидирующие позиции по внедрениям в сегменте небольших проектов, а  также в корпоративном сегменте. Причем в последнем доля в 2011 году увеличилась на 20% и достигла 44% (у  ближайшего конкурента 19%).

Также можно отметить, что  данная компания продолжает увеличение доли рынка системы «ДЕЛО» в госсекторе, ставшей практически основным инструментом при построении электронного документооборота в государственных учреждениях. В относительном выражении доля рынка выросла по итогам 2011 года и достигла 61%.

Рис. 4. Распределения реализованных  проектов внедрения между тиражными  ЕСМ-продуктами в государственном  секторе по итогам 2011г.²³

Таким образом, можно сказать, что в настоящее время наибольшую популярность среди ведущих компаний-разработчиков  являются автоматизированные программы  по организации делопроизводства: «ДЕЛО», Directum, Босс-референт и др.

Рассмотрим более подробно некоторые из них.

1. «ДЕЛО» – ЗАО «Электронные офисные системы». Сегодня «ДЕЛО» используют более 2500 компаний и органов власти России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 220000. Семнадцать регионов РФ выбрали "ДЕЛО" как основу построения единой системы документооборота органов власти различных уровней.²⁴
2. DIRECTUM – система класса ECM (Enterprise Content Management), обеспечивающая прозрачность управления компанией и повышающая эффективность работы всех ее сотрудников.

Разработка готовых к  применению бизнес-решений, опора на российские стандарты в сфере  делопроизводства, постоянное совершенствование технологий гарантируют максимальный эффект от внедрения системы электронного документооборота²⁵.

Преимущества данной системы  и ее позиции на российском рынке  СЭД подтверждаются высокими оценками от ведущих экспертных организаций  и СМИ.

3. БОСС-Референт. Система электронного документооборота «БОСС-Референт» – отличный пример того, как высококвалифицированные специалисты подходят к выполнению поставленных перед ними задач. Она разработана компанией БОСС-Референт для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году, на сегодняшний день СЭД БОСС-Референт является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). Из всех установленных в 2011 году рабочих мест СЭД, 25%, то есть каждое 4-е, реализовано на системе БОСС-Референт (согласно данным обзора рынка СЭД, выпущенного DSS Consulting)²⁶.

Приведенные выше факты достаточно полно объясняют, почему при поиске в Интернете сочетания слов «босс  референт» почти сразу после  описания профессии референта или  секретаря-референта и истории  происхождения слова «босс» наряду со статьями, как с этими самыми боссами взаимодействовать в  профессиональной деятельности, можно  обнаружить ссылки на наш продукт.

Особое внимание при автоматизации  документационных процессов нужно  уделить тем процессам, в которых  юридически требуется наличие документа  на бумажном носителе. Основной ошибкой  является дублирование бумажного документооборота и электронного. Это значительно  усложняет работу сотрудников и  вызывает негативное отношение к автоматизированному документообороту. Тем более что за выполнение двойной работы им не доплачивают. Необходимо так выстроить процессы автоматизированного документооборота, что бы избежать дублирующих функций.