Разработка автоматизированной информационной системы по планированию себестоимости производства растениеводческой продукции (на приме

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа - это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз.

Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения. Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.

2. Основные  СЭД

1.2.1. Классификация  систем электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) - программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправку уведомлений.

В более широком  смысле под СЭД понимается современная  организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные  и нормативно-правовые аспекты.

ECM (Enterprise Content Management) - в переводе этот термин звучит как "управление корпоративными информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом)". Это понятие несколько шире, чем СЭД. Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем потребителям внутри организации. Например, для того чтобы стать ECM-системой, СЭД должна содержать средства сканирования документов, гарантировать сохранность документов, поддерживать правила хранения документов.

В соответствии с набором реализуемых функций  и областей применения в СЭД можно выделить следующие направления:

1. системы делопроизводства:
• ориентированные на бизнес-процессы (Documentum, Panagon и Watermark):
• системы учёта поставки материалов и комплектующих в производственный процесс;
• системы планирования коммерческой деятельности предприятия;
• системы управления логистикой поставок;
• системы управления отношениями с клиентами;
• системы сбалансированных показателей;
• системы управления офисными документами;
• системы управления корпоративными электронными записями.
• корпоративные СЭД (Context, Domino.Doc, LiveLink).
2. электронные архивы;
• поисковоориентированные системы;
• системы, ориентированные на эффективную организацию хранения электронных документов (1С Архив).
3. workflow-системы - рассчитаны на обеспечение движения документов по заранее задаваемым маршрутам (OptimaWorkflow, Domino/Notes и Domino Workflow).
4. Collaboration - системы, ориентированные на поддержку совместной работы сотрудников (Lotes Notes и Microsoft Exchange).
5. комплексные, или ECM-системы.

Из всех вышеперечисленных систем можно выделить 3 группы СЭД:

1. платные: 1C:Документооборот, bb workspace, CompanyMedia, DIRECTUM, FossDoc, Globus Professional, LanDocs, Lotsia PDM Plus, PayDox, ProjectMate, T-FLEX DOCs, БОСС-Референт, ЕВФРАТ-Документооборот, DocsVision, EOS for SharePoint, Дело, ПК Заявки, Канцлер, Клиент-Коммуникатор, Кодекс: Документооборот, Мотив, СЭД ЭТЛАС;
2. бесплатные:
• NauDoc Free;
• ЦУП Laconix;
• все решения, распространяющиеся по принципу Open Source;
3. ограниченно бесплатные:
• Directum (чистое решение (без схемы) - бесплатно);
• "Бизнес - инженер" (описание, анализ и оптимизация бизнес-процессов и организационной структуры);
• Fossdoc (для малого бизнеса до 5 пользователей - бесплатна).

Информационным агентством РБК  впервые в России был составлен  рейтинг систем электронного документооборота (СЭД). Методика исследования учитывала  потребительские предпочтения.

Для составления рейтинга было проведено  исследование степени важности для  пользователей различных функций  СЭД. Был составлен набор функций, наиболее важный для пользователей  подобных систем, по которым и проводилось  их дальнейшее сравнение. Баллы всех систем были пронормированы по 100 бальной  шкале, согласно методике построения рейтинга (Таблица 1. Рейтинг систем СЭД).

Таблица 1. Рейтинг систем СЭД

Кроме представленных в таблице 1 СЭД существует и множество  других. Например, СЭД NauDoc, СЭД МОТИВ, СЭД DocsVision, СЭД NaumenDMS, СЭД ЛЕТОГРАФ, СЭД DIRECTUM, СЭД Кодекс: Документооборот, EMC Documentum, СЭД LanDocs, СЭД PAYDOX, СЭД ECOD, СЭД КОМПАС: Документооборот, СЭД БОСС-Референт, СЭД ИНТАЛЕВ: Документооборот, СЭД CompanyMedia, СЭД ПитерСофт: Управление процессами, СЭД ЦУП-Документооборот, СЭД UMS Docs, СЭД SELDO, СЭД 1С:Архив, СЭД POLARIS NAVIGATOR, Livelink ECM - eDOCS, СЭД Регистрация документов организации, СЭД Ориент, СЭД BPCord, СЭД Globus Professional, СЭД Управление делами, CORPORATE BUSINESS, СЭД ISIDA, СЭД OPTiMA-WorkFlow.

1.2.2. Система «Дело»

Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах (Рисунок 1).

Рисунок 1. Рабочий интерфейс СЭД «ДЕЛО»

Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году. Сегодня «ДЕЛО» используют более 1200 компаний, учреждений, организаций  России и стран СНГ, а общее  число установленных рабочих  мест превышает 150 000. Двенадцать субъектов  Федерации реализуют программы  автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО» (http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo).

Система «ДЕЛО» - масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест.

Система «ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию  классического делопроизводства, так  и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать  решение для комплексной автоматизации  любого уровня, а также плавно и  без риска осуществлять переход  к современным технологиям управления.

В зависимости  от потребностей заказчика на основе системы можно реализовать:

• Автоматизацию традиционного (бумажного) делопроизводства;
• Полностью электронный документооборот (внедрение безбумажных технологий);
• Смешанный бумажно-электронный документооборот.

Кроме того, одной из важнейших особенностей является поддержка принятых правил и методов работы с документами, сложившихся в отечественной  практике. Например, стандартная бизнес-логика системы без дополнительных доработок  предусматривает возможности работы с различными видами поручений, механизмы  последовательного и параллельного  согласования, разграничение прав доступа  к документу, делегирование и  передачу полномочий.

1. Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов.
2. Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах.
3. Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».
4. Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность.
5. Позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно - через Интернет («ДЕЛО-WEB»).
6. Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.

Стоимость СЭД «ДЕЛО» представлена ниже (Рисунок 2).

Рисунок 2. Прейскурант на программное обеспечение, опции, услуги СЭД «ДЕЛО»

Масштабируемость: система «ДЕЛО» обладает практически неограниченной масштабируемостью - возможностью «увеличения охвата» и включения новых пользователей. В ней могут одновременно работать от единиц до нескольких тысяч пользователей. Система позволяет решать задачи автоматизации документооборота любого уровня сложности.

Работа в  Интернет сетях: Для предоставления доступа к документам в системе реализован web-интерфейс, обеспечивающий простой и эффективный доступ к документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet.

Поддержка распределенного  электронного документооборота: система позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически значимыми электронными документами между организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все законодательные и делопроизводственные нормы, а конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются сертифицированными средствами криптозащиты информации.

Работа с  большими объемами документов: система хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими массивами документов. Реальные, практически подтвержденные возможности - свыше 4000000 документов, свыше 500 одновременно работающих пользователей. При этом существует однопользовательская версия системы, работающая с условно-бесплатной СУБД.

1.2.3. ЕВФРАТ

Система электронного документооборота и автоматизации  бизнес-процессов ЕВФРАТ предназначена для построения полноценной системы управления бизнес-процессами и документами организации (http//www.evfrat.ru).

В системе  ЕВФРАТ используется большое количество уникальных технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies:

1. встроенный модуль просмотра и печати;
2. технология Drag&Recog (распознавание «на лету»);
3. встроенный генератор отчетов;
4. технология морфологического анализа текста;
5. механизм работы с иерархическими словарями и справочниками;
6. встроенные средства взаимодействия удаленных серверов;
7. встроенный «Монитор безопасности»;
8. подсистема «Работа с шаблонами»;
9. подсистема «Автоматическая обработка документов и событий»;
10. подсистема «Автоимпорт документов»;
11. подсистема «Понимания документов».