Понятие информационных технологий

– построение и развитие единого образовательного информационного  пространства.

         Важным и эффективным условием прогресса любого общества являлось и является создание и расширение единого интерактивного информационного пространства. Именно единые информационные пространства исторически в значительной степени способствовали ускорению развития всего человечества в целом, являлись решающим фактором совершенствования цивилизации во всех сферах (духовной, профессиональной, телесной, культурной и других). Обмен знаниями, объединение усилий по дальнейшему познанию природы, по развитию науки, техники, культуры — всё это способствует эффективному повышению материального уровня. Поэтому создание единого интерактивного информационного пространства можно считать стратегической целью внедрения современных и перспективных информационных технологий во все сферы человеческой деятельности.[3]

          Основные цели построения единого информационного пространства в образовании связаны с предоставлением принципиально новых возможностей для познавательной творческой деятельности человека. Это может быть достигнуто благодаря современному информационному и техническому оснащению основных видов деятельности в образовании: учебной, педагогической, научно-исследовательской, организационно-управленческой, экспертной и др.

         Построение единого информационного пространства в образовании позволит добиться:

– повышения эффективности  и качества процесса обучения;  
– интенсификации процесса научных исследований в образовательных учреждениях;  
– сокращения времени и улучшения условий для дополнительного образования и образования взрослых;

– повышения оперативности  и эффективности управления отдельными образовательными учреждениями и системой образования в целом;  
– интеграции национальных информационных образовательных систем в мировую сеть, что значительно облегчит доступ к международным информационным ресурсам в области образования, науки, культуры и в других сферах.

        Специалисты так формулируют основные направления и проблемы создания и развития единого информационного образовательного пространства:

1. Техническое оснащение учебных заведений. Является одной из первоочередных задач, решение которой сдерживается в основном организационно-экономическими факторами, связанными с тем, что "малая" информатизация оказывается неэффективной, а "большая" — чрезмерно дорогостоящей, не дающей сиюминутной отдачи. Все более актуальной становится проблема реализации образовательных информационных технологий в инвариантных средах и стандартах.

2. Организация подготовки специалистов. Нехватка специалистов в области новых информационных технологий (особенно — сетевых технологий) усугубляется процессами их "вымывания" из сферы образования в коммерческие и другие структуры, что особенно характерно для стран с переходной экономикой.

3. Организационные мероприятия. Создание единой системы информационных ресурсов невозможно без постоянного координирующего участия и контроля со стороны педагогической и научной общественности, выраженного в той или иной форме.

4. Перевод информационных  ресурсов общества на электронные  носители. Только перевод большей части накопленной человечеством информации на воспринимаемые компьютерами носители позволит создать реальные возможности доступа к этой информации всех членов общества. Совершенствование существующих технологий такого перевода остается одной их актуальных проблем развития информационных технологий.

5. Интеграция национальных  информационных ресурсов в мировую  информационную среду. Еще одним перспективным направлением развития системы образования является широкое внедрение методов дистанционного обучения и самообразования на основе использования информационных и телекоммуникационных технологий и средств удаленного доступа к распределенным базам данных и знаний. Разработка соответствующих рекомендаций составляет первое направление необходимых исследований.

        Второе направление исследований заключается в необходимости разработки психолого-педагогического сопровождения применения ИКТ на всех уровнях образования [5].

        Вместе с тем новые информационные технологии в образовании оказывают в ряде аспектов очевидные негативные влияния:

-  различный, но неравноправный доступ;

-  неоправданно высокие ожидания;

-  утрата личного общения;

-  эквивалентность диплома работе;

-  движение к международной стандартизации [4].

        Неравномерное вложение средств и заинтересованность в участии в электронном обучении окажут заметное влияние на положение дел в высшем образовании. Помимо элитарных вузов, политическое влияние которых достаточно прочно (за счет богатых выпускников и солидных фондов), остальные учреждения высшего образования окажутся в очень уязвимой позиции. Только те вузы, которые планомерно инвестируют в электронное обучение, постоянно создают программы и вступают в партнерские отношения, успешно переживут это десятилетие.[1]

        Перспективная система образования должна учитывать основные вызовы XXI века и связанные с ними важнейшие проблемы человека в современном и наступающем информационном обществе. К важнейшим направлениям перехода к новой образовательной концепции, которая станет основой необходимой для условий XXI века перспективной системы образования, относятся, в частности, фундаментализация образования на всех его уровнях; реализация концепции опережающего образования; широкое использование методов инновационного и развивающего образования на основе применения перспективных информационных технологий; повышение доступности качественного образования путем развития системы дистанционного обучения и средств информационной поддержки учебного процесса современными информационными и телекоммуникационными технологиями.

2.2 Интерактивные ИТ в муниципальной сфере

        Автоматизация делопроизводства и электронного документооборота в Министерстве труда и социальной защиты населения Ставропольского края

Руководством Министерства труда и социальной защиты населения Ставропольского края было принято решение о приобретении и внедрении системы электронного документооборота «Дело», для автоматизации всех сотрудников от министра до конечного исполнителя. Так же было принято решение о том,  что система будет применяться для полного перехода на электронный документооборот.[6]

Для лучшего понимания  необходимости в проекте рассмотрим цели, задачи и ожидаемые эффекты  от проекта.

К целям данного проекта относятся:

• упорядочивание процессов регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
• упорядочивание процессов подготовки, согласования, утверждения (подписания) нормативно-распорядительных документов, техническая поддержка регламента подготовки и оформления приказов и распоряжений министерства труда и социальной защиты населения Ставропольского края с использованием ЭЦП;
• упорядочивание процессов контроля исполнительской дисциплины в процессе согласования проектов документов и в процессе исполнения утвержденных (подписанных) документов, техническая поддержка контроля исполнения поручений;
• снижение трудозатрат (материальных, временных) на подготовку, согласование и утверждение ОРД министерства труда и социальной защиты населения Ставропольского края, высвобождение ресурсов;
• повышение прозрачности и управляемости процессов документооборота за счет представления средств контроля и отчетности.[7]

Основной задачей проекта  является организация единой, взаимосвязанной  системы электронного документооборота министерства труда и социальной защиты населения Ставропольского  края.

Задачами проекта являются:

• автоматизация технологического процесса регистрации входящих, исходящих и внутренних документов в соответствии с требованиями государственной системы документационного обеспечения управления и рекомендациями ВНИИДАД;
• автоматизация технологического процесса подготовки ОРД министерства труда и социальной защиты населения Ставропольского края, включая хранение версий проектов документов;
• автоматизация технологического процесса согласования и утверждения ОРД министерства труда и социальной защиты населения Ставропольского края (с использованием средств электронной цифровой подписи);
• обеспечение поиска документов как по атрибутам РК, так и по тексту их прикрепленных электронных образов в формате TXT, DOC, RTF, XLS, PDF;
• обеспечение разграничения прав доступа пользователей к документам;
• автоматизация технологического процесса контроля исполнения ОРД министерства труда и социальной защиты населения Ставропольского края;
• автоматизация процессов получения отчетности по работе с документами;
• организация подготовки и проведения совещаний в части формирования и рассылки повестки и протокола совещаний, контроль исполнения решений совещания;
• обеспечение использования в рамках внедряемой системы существующего массива электронных образов документов министерства труда и социальной защиты населения Ставропольского края.

Разработка и внедрение СЭД позволит обеспечить:

• объединение в единый цикл процессов регистрации, исполнения, контроля исполнения и хранения (далее – обработки) ОРД структурных подразделений министерства труда и социальной защиты населения Ставропольского края;
• эффективный контроль над ходом исполнения ОРД и поручений, что обеспечит сокращение сроков прохождения документов и улучшение исполнительской дисциплины;
• упрощение маршрутов прохождения ОРД, повышение оперативности и качества работы исполнителей с ОРД;
• возможность коллективной работы с ОРД при достижении высокой степени ее независимости от личных качеств персонала;
• сокращение временных и материальных затрат в ходе исполнения и прохождения ОРД;
• достоверность и подлинность ОРД, передаваемых в электронном виде, оперативность доведения их до исполнителя;
• повышение оперативности подготовки аналитических справок и отчетов о ходе исполнения документов и поручений, совещаний, получения отчетности по работе с документами.

Проект длился с 07.11.2008г. по 18.03.2009г., календарный план проекта, он представлен в таблице 3.1, составлялся  с учетом типовой методикой внедрения СЭД, разработанной фирмой «Электронные Офисные Системы» (Приложение 4).

Таблица 3.1 – Календарный  план проекта

Система была внедрена за период менее чем 5 месяцев, установлено 180 рабочих мест. За это время был  проведен анализ процессов делопроизводства и документооборота, была произведена  доработка системы с учетом специфики  работы министерства. С момента ввода системы электронного документооборота в эксплуатацию в нее были вовлечены сотрудники министерства всех уровней. Полностью автоматизированы бизнес-процессы документационного обеспечения управления. Организовано поточное сканирование всей входящей корреспонденции.

Этапы внедрения системы  автоматизации делопроизводства и  электронного документооборота «Дело»:

1. Предпроектное обследование.
2. Анализ результатов обследования и разработка предложений по совершенствованию делопроизводства и документооборота на основе САДД:
3. Решение вопроса об уровне автоматизации организации;
4. Подготовка и описание схемы технологического процесса;
5. Согласование предлагаемого варианта  с заказчиком.
6. Осуществление подготовительных мероприятий:

• Создание рабочей группы по внедрению системы;
• Подготовка и согласование Плана - графика внедрения системы;

7. Установка оборудования и программного обеспечения;

8. Подготовка таблиц заполнения справочников;
9. Настройка системы;
10. Разработка временного регламента и инструкций пользователей;
11. Подготовка и проведение обучения пользователей.
12. Проведение опытной эксплуатации.
13. Ввод системы в постоянную эксплуатацию.

В ходе проведения обследования делопроизводственных процессов и  средств их автоматизации в организации  выполняются следующее работы:

1. Изучение организационной структуры организации Заказчика;
2. Изучение и анализ нормативно-распорядительной, методической и справочной базы организации Заказчика в части регламентации работ по делопроизводству и документообороту, архивному делу;
3. Выявление ключевых подразделений (должностных лиц) в части прохождение документопотоков;
4. Интервьюирование и/или анкетирование сотрудников ключевых подразделений;
5. Сбор информации о существующей в организации Заказчика технологии работы с документами, исследование документопотоков, изучение и анализ существующих в организации технологических процессов по направлениям:
• Регистрация документов;
• Обработка документов;
• Оперативное хранение и учет документов;
• Архивное хранение документов;
• Обмен информацией;
• Обеспечение доступа к информации и защита информации;
• Администрирование используемых систем;
• Поддержка и обновление программных средств, обеспечивающих функционирование информационных ресурсов.
6. Сбор информации об имеющейся в организации Заказчика информационно-вычислительной, инженерной и сетевой инфраструктуре. Изучение и анализ состава используемых в организации программно-технических средств и систем для сбора, обработки и хранения информации;
7. Анализ используемых в Организации информационных технологий с учетом следующих основных критериев:
• Эффективность реализованных технологий разработки, прохождения, исполнения, контроля исполнения, учета и хранения документов;
• Эффективность информационного обмена и взаимодействия подразделений в рамках выполняемых делопроизводственных процессов;
• Полнота обеспечения функциональных потребностей пользователей;
• Информационная и технологическая совместимость;
• Возможности и способы обмена информацией с внешней средой;
• Централизация управления и обслуживания (администрирования) систем.
8. Выявление ключевых и проблемных моментов в технологической цепочке регистрации, обработки, передачи, учета и последующего хранения документов.
9. Систематизация и аналитическая обработка собранной информации, подготовка аналитического отчета по результатам обследования.