Организация внедрения информационной системы частного магазина одежды

В приложении А представлены диаграммы, реализованные на основе данных пунктов, а также построена диаграмма дерева функций AS-IS.(Рисунок А.1- А.9)

 

 

2 Функциональная структура проекта внедряемой информационной системы

 

 

1. Информационная система будет включать в себя только директора предприятия. С учетом требований Заказчика (директор магазина), а также необходимых элементов для функционирования системы, в состав ИС, которая будет внедрена на предприятии, произведены следующие изменения, устраняющие недостатки организации и текущего документооборота:

• Директор занимается работой, которую способны выполнить другие сотрудники предприятия (Заключение договоров, работа с поставщиками и пр.). Весь подбор осуществляется по данным от разных поставщиков. Клиенту предлагается ассортимент товаров. В настоящее время эта процедура выполняется вручную, тогда как применение средств автоматизации позволит ее ускорить. Возрастет качество и скорость обслуживания заказчиков;

• Неэффективно осуществляется ведение учета операций;

2. Состав всех групп кроме второй не изменится. В состав работы “Проведение работы с клиентом” будут входить следующие функции:

• Расчет количества каждого вида необходимого товара;
• Индивидуальный заказ;
• Заключение договора с клиентом;
• Проведение расчетов с клиентами;
• Ведение истории о взаимоотношениях с клиентом.

   3.В состав “Правила работы с поставщиками” будут входить следующие функции:

• Организация оптовых закупок;
• Анализ рынка предложений;
• Составленные заявки поставщикам;
• Расчеты с поставщиками;
• Ведение истории о взаимоотношениях с поставщиком

 

Произведенные в модели изменения и диаграмма дерева функций «TO BE» отражены в приложении Б. (Рисунок Б.1- Б.4)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Построение иерархической структуры работ по этапам для осуществления внедрения ИС

 

 

Данные характеристик этапов внедрения по методологии OneMethodology отражены в таблице 1.

Таблица 1. Характеристика этапов внедрения по методологии OneMethodology

Этап проекта	Цели этапа	Выполняемые работы (пакеты работ)
Рамки внедрения	Определение целей и рамок проекта	Определение функциональных целей: определение целей внедрения системы и преимуществ, которые получит малое предприятие ООО «MensFormat» в результате внедрения, предварительная оценка эффективности внедрения системы; определение и описание автоматизируемых бизнес-процессов и последовательности автоматизации; определение организационных рамок проекта (подразделения, которые будут участвовать в автоматизируемых бизнес-процессах), формирование проектной группы малого предприятия ООО «MensFormat» и описание его задач.
		Разработка технологической архитектуры: архитектуры приложения, конфигурации оборудования.
		Конвертация данных: определение перечня данных, которые должны быть в системе, определение формата ввода этих данных.
		Интерфейсы с внешними программами: определение состава программ, с которыми будет производиться обмен данными, определение механизмов взаимодействия.
Модель	Проектирование будущей системы и будущих бизнес-процессов	Общий обзор и планирование: описание текущего состояния компании с ее бизнес-процессами и планирование мероприятий по моделированию будущих бизнес-процессов, сбору и подготовке исходных данных.

 

Продолжение таблицы 1

		Моделирование бизнес-процессов: описание бизнес-процессов и согласование разработанных моделей, определение требований бизнес-процессов к информационной системе.
		Анализ недостающей функциональности: анализ соответствия приложений потребностям бизнеса, определение набора требований, которые необходимо реализовать с помощью дополнительной разработки либо вообще невозможно реализовать.
		Планирование доработок ПО: составляется план разработки дополнительного программного обеспечения, оценивается объем и длительность этих работ, затраты; анализ альтернативных вариантов
Конфигурирование	Выполнение пилотного проекта и развертывание системы	Обучение проектной группы: Обучение участников проектной команды малого предприятия ООО «MensFormat» функциям и процедурам информационной системы и базовым навыкам работы с ней.
		Прогонка по системе (Solution Walk-trough): настройка пилотного проекта, тестирование на ограниченном массиве исходных данных малого предприятия ООО «MensFormat».
		Ввод исходных данных: ввод исходных данных по подразделениям компании согласно выбранным бизнес-процессам.
		Конфигурирование программного обеспечения: развертывание информационной системы для всех пользователей.
		Разработка пользовательской документации: формирование инструкций пользователей и описаний системы.
		Формирование прав доступа: настройка прав доступа групп пользователей к информации и обеспечение безопасности данных системы
		Интеграция: объединение модулей пилотного проекта с внешними программами, которые мы определили на этапе планирования
Запуск в эксплуатацию	Запуск системы в опытную эксплуатацию	Тестирование рабочей конфигурации: тестирование настроенной версии с введенными в нее данными и сравнение их с данными текущих систем.

 

Продолжение таблицы 1

		Тренинг (обучение) конечных пользователей.
		Запуск системы в опытную эксплуатацию
Развитие	Оптимизация, совершенствование системы	Оценка работоспособности недостающей функциональности (Gap analysis workshop): оценка работоспособности доработанного функционала и соответствия достижению целей, поставленных перед проектом.
		Оптимизация бизнес-процессов: изменение бизнес-процессов для обеспечения достижения поставленных целей.
		Передача системы: передача ИС в промышленную эксплуатацию

 

1. Диаграмма дерева функций, отражающая данную иерархию работ представлена на рисунке 2.

 

 

Рисунок 2 – Диаграмма дерева функций

 

 

 

 

 

 

2. Содержимое работ проекта по каждому этапу:

Рамки внедрения - Определение функциональных целей:

• Определение целей внедрения системы и преимуществ, которые получит малое предприятие ООО «MensFormat» в результате внедрения:
• Ведение текущего списка товаров;
• Электронное хранение проведений расчета с клиентами;
• Электронное хранение ведения истории о взаимоотношениях с клиентами;
• Электронное хранение проведений расчета с поставщиками;
• Электронное хранение ведения истории о взаимоотношениях с поставщиками;
• Электронное хранение отчетной документации;
• Электронное хранение данных о наличии товара на складе;
• Формирование таких выходных документов, как заключенный договор с клиентом и заказы поставщикам;
• Определение организационных рамок проекта: кабинет директора (организатора закупки);
• Формирование проектной группы малого предприятия ООО «MensFormat» и описание ее задач;

Разработка технологической архитектуры:

• Архитектура приложения (функциональные модули):
• Товар;
• Корректировка заказов;
• Условие оплаты;
• Количество;
• Требование к товару;
• Обоснование корректировки;
• Год и период закупки;
• Конфигурация оборудования: персональные компьютеры, локальная вычислительная сеть, сервер.
• Конвертация данных:
• Определение перечня данных, которые должны быть в системе;
• Определение формата ввода этих данных: ввод данных в текстовое поле, выбор из выпадающего списка.
• Интерфейсы с внешними программами:
• Определение состава программ, с которыми будет производиться обмен данными: Microsoft Excel; Microsoft Access, Microsoft Word.

 

Модель - Общий обзор и планирование:

• Описание текущего состояния компании с ее бизнес-процессами:

Малое предприятие ООО «MensFormat» предназначена для оптовой и розничной торговли одеждой.   Мероприятия по моделированию будущих бизнес-процессов, сбору и подготовке исходных данных: создание модели существующих бизнес-процессов (модель AS IS), создание функциональной модели АИС (модель TO BE).

• Моделирование бизнес-процессов:

АИС организации деятельности малого предприятия ООО «MensFormat» включает в себя следующие группы функций: учет поступающих товаров, учет поступающих заказов, выдача товара, обслуживание клиентов магазина, формирование и корректировка плана закупки товара.

• Анализ недостающей функциональности:

Приложение соответствует поставленным задачам, включает в себя следующие функциональные модули: «Товар», «Корректировка плана на закупку», «Условие оплаты», «Количество», «Требование к товару», «Обоснование корректировки», «Год и период закупки». Анализ соответствия приложений поставленным задачам не выявил недостатков.

• Планирование доработок ПО: дополнительного программного обеспечения не требуется.

 

 

Конфигурирование – Выполнение пилотного проекта и развертывание системы:

• Обучение проектной группы – в течении недели
• Прогонка по системе: разработка фрагмента базы данных, разработка частичного интерфейса, проведение тестирования на ограниченном массиве исходных данных. 
• Ввод исходных данных:
• Товар;
• Количество товара на складе;
• Текущие заказы.
• Конфигурирование программного обеспечения: создание базы данных с помощью Microsoft Access, установка бд на рабочие места.

• Разработка пользовательской документации:

• Руководство пользователя(оператора);
• Инструкция пользователя по защите информации при работе с базами данных.
• Формирование прав доступа:
• Персональный логин и пароль у каждого для авторизации в программе;
• Определение прав и привилегии для просмотра и редактирования отдельных таблиц базы данных группам и пользователям;

 

Запуск в опытную эксплуатацию: 

• Тестирование рабочей конфигурации: тестирование настроенной версии с введенными в нее данными в течение 2 месяцев.
• Обучение конечных пользователей.
• Запуск системы в опытную эксплуатацию будет произведён 26.06.2015.

 

Развитие:

• Оценка работоспособности недостающей функциональности:

В течение эксплуатации выполняется доработка автоматизированной информационной системы. Выполняется проверка доработанного функционала на ограниченном массиве исходных данных (используется тестовая база данных), после оценивается работоспособность и соответствие достижению целей, поставленных перед проектом.

• Оптимизация бизнес-процессов:

В процессе эксплуатации могут изменяться требования к функциям, выполняемым автоматизированной информационной системой (например, добавление новых функций). В таком случае изменяется функциональная модель, выполняется доработка АИС. После доработки выполняется передача новой версии системы в эксплуатацию.

• Передача системы: передача ИС в промышленную эксплуатацию в мае – июне 2015 года.

 

4 Определение состава участников проекта и их задачи

 

Взаимосвязь данных лиц представлена в виде схемы Исполнителя и Заказчика (рисунок 2).

 

 

Куратор проекта

Директор предприятия ООО «MensFormat» Епифанцев К.Л.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2 – Организационная структура проекта внедрения

 

 

 

 

 

 

5 Стоимостная оценка проекта и формирование выводов о сроках окупаемости внедрения

 

Разработанная система предназначается для использования директором данного предприятия.

Основными задачами стоимостной оценки являются расчет периода окупаемости затрат на внедрение, разработку автоматизированной системы и оценка экономического эффекта, ожидаемого в результате внедрения разработанного проекта.

Результатом внедрения автоматизированной системы может быть прямой или косвенный экономический эффект. Под прямым экономическим эффектом понимается положительный результат от внедрения, выраженный в получении прибыли (реальных денег), чаще достигаемый за счет фактического сокращения персонала, т. к. комплекс работ, выполняемый на ЭВМ, позволяет отказаться от дополнительного увеличения штата сотрудников.