Информационная система

Содержание

 

1. Цели и задачи бизнеса компании.

2. Цели автоматизации компании.

3. Способ автоматизации компании.

4. Ограничения, которые необходимо учитывать при выборе стратегии автоматизации компании.

5. Внутренняя ситуация в компании.

6. Анализ требований к ИС.

7. Этапы внедрения ИС.

 

1. Цели и задачи бизнеса компании.

 

Основной целью своей  деятельности «Рассвет» ставит обеспечение  потребителя качественными товарами по доступным ценам.

Целью торговой компании является расширение бизнеса и достижение конкурентных преимуществ перед компаниями подобного типа.

Для достижения этих целей  необходимо:

1. повышение прибыли за счет увеличения объемов продаж или сокращения расходов;
2. повышение контроля над выполняемыми операциями;
3. изучение и максимальное удовлетворение потребностей покупателей;
4. управление финансами;
5. планирование и анализ финансово-хозяйственной деятельности и т.д.

 

2. Цели автоматизации компании.

 

Функции, которые необходимо автоматизировать для решения проблемы компании:

1. Бухгалтерские функции – ведение бухгалтерского учета (фиксация, сбор и обработка информации); формирование бухгалтерской отчетности; 
   предоставление бухгалтерской отчетности в сроки и адреса, предусмотренные законодательством, учредительными документами.
2. Функции по работе с персоналом – контроль соблюдения порядка документооборота; составление и корректировка штатного расписания (проекты, штатная расстановка, хранение архивов); прием на работу (учет вакансий, анкетные данные сотрудников, личные карточки, приказы); книга приказов по кадрам, формирование и регистрация текущих приказов (движение по службе, учет командировок, отпусков и пр.).

 

3. Способ  автоматизации компании.

 

В 1998 году в торговой компании «Рассвет» были установлены кассы, компьютеры (Pentium), проложены сети и самостоятельно разработана система ведения бухгалтерского учета, которая автоматизирует следующие функции: операции по банку и кассе; взаиморасчеты с организациями, дебиторам и кредиторами; расчеты по зарплате; расчеты с бюджетом; учет товаров.

В 1999 году была самостоятельно разработана система ведения товарного учета, которая автоматизирует: ведение учета складских запасов и их движения; оформление счетов поставщикам; формирование необходимых первичных документов.

По мере развития компании разработанные системы устанавливались в новых открываемых магазинах. Поддержка систем ведения бухгалтерского и товарного учета в настоящее время осуществляется департаментом информационных технологий компании. Кроме того, в каждом магазине есть системный администратор для поддержки работоспособности системы.

На данный момент в компании существует способ автоматизации по участкам.

Разработанные компанией  системы на данный момент не удовлетворяют  предъявляемым требованиям своей  функциональностью и скоростью  обработки данных, поэтому необходимы расширение функциональных возможностей информационной системы компании и увеличение скорости обработки информации.

Для данной конкретной компании подходит комплексная автоматизация.

Преимущества комплексной автоматизации:

1. Обеспечение данными о деятельности любого сотрудника компании в реальном времени в любом разрезе (то есть развернутого управленческого учета).
2. Значительное повышение эффективности работы компании, ее прозрачности, а также рост финансовой и производственной дисциплины работников.
3. Составление бухгалтерской и управленческой отчетности на основе одной и той же первичной информации.
4. Встроенные функции контроля за учётными операциями.

Недостатки комплексной автоматизации:

1. Необходимость в реорганизации большинства бизнес-процессов.
2. Высокая стоимость внедрения.
3. Длительные сроки внедрения.

 

4. Ограничения, которые необходимо учитывать при выборе стратегии автоматизации компании.

 

В центральном офисе  компании в результате анализа сложившихся  проблем было решено внедрить необходимые информационные технологии и установлен срок автоматизации до начала 2005 года с бюджетом $500000.

Следовательно, величина инвестиций, которые компания способна сделать в развитие автоматизации составляет $500000, а временные ограничения – 5 лет, до 2005 года.

Возможные ограничения, связанные с влиянием человеческого фактора: отношение персонала компании к автоматизации; новые процедуры работы, которые могут потребоваться после автоматизации; увеличение нагрузки на персонал в первое время работы ИС; необходимость обучения персонала; прием дополнительного персонала после автоматизации; перестановки персонала после автоматизации.

Возможные технические ограничения: низкая скоростью обработки данных; нет единого сервера по приему, консолидации и обработки информации; все компьютеры должны поддерживать данную программу автоматизации.

 

5. Внутренняя  ситуация в компании.

 

Схема «Организационная структура компании».

 

Управление магазинами сети осуществляется центральным офисом.

Функции ИТ-службы компании: разработка, поддержка систем ведения бухгалтерского и товарного учета в настоящее время осуществляется департаментом информационных технологий компании. Кроме того, в каждом магазине есть системный администратор для поддержки работоспособности системы.

 

Таблица «Существующие  в компании ИС».

 

№ п/п	Наименование системы	Разработчик	Автоматизируемые функции	Год установки системы
1	Система ведения бухгалтерского учета	Торговая компания «Рассвет»	Операции по банку и кассе; взаиморасчеты с организациями, дебитором и кредиторами; расчеты по зарплате; расчеты с бюджетом; учет товаров.	1998
2	Система ведения товарного  учета	Торговая компания «Рассвет»	Ведение учета складских  запасов и их движения; оформление счетов поставщикам; формирование необходимых первичных документов.	1999

Используемые технические средства: кассы, компьютеры (Pentium), программное обеспечение.

 

6. Анализ требований к ИС.

 

ИС которые необходимо внедрить: "1С:Комплексная автоматизация 8" и "1С:Предприятие 8. Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)".

 

6.1. "1С:Комплексная автоматизация 8".

"1С:Комплексная автоматизация  8" – прикладное решение, решающее  задачи комплексной автоматизации  управления и учета для широкого  круга коммерческих предприятий.

В единой информационной базе ведется управленческий, бухгалтерский  и налоговый учет как одной, так  и нескольких организаций. Это существенно  снижает трудоемкость ведения учета  за счет использования общих массивов информации. Управленческий учет по предприятию может вестись в любой выбранной валюте, бухгалтерский и налоговый учет ведется в национальной валюте. Регламентированная отчетность для каждой организации формируется раздельно.

Прикладное решение "1С:Комплексная  автоматизация 8" позволяет организовать на предприятии единую информационную систему, охватывающую основные задачи управления и учета:

• управление продажами, запасами и закупками;
• управление отношениями с клиентами (CRM);
• ценообразование;
• оперативное ресурсное планирование;
• управление денежными средствами и взаиморасчетами;
• упрощенный производственный учет;
• управление основными средствами и оборудованием;
• бухгалтерский и налоговый учет, регламентированная отчетность;
• расчет зарплаты и управление персоналом;
• мониторинг и анализ эффективности для руководителей.

Прикладное решение "1С:Комплексная  автоматизация 8" создано на технологической  платформе "1С:Предприятие 8", которая  обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений.

Перечень  основных функциональных возможностей "1С:Комплексная автоматизация 8".

В прикладное решение "1С:Комплексная  автоматизация 8" включены наиболее востребованные функции - с учетом реальных потребностей широкого круга организаций.

1. Управление продажами, запасами и закупками.

Прикладное решение  позволяет автоматизировать задачи учета, контроля, анализа и управления на предприятиях, которые ведут оптовую, розничную, комиссионную торговлю (включая  субкомиссию), осуществляют прием товаров на комиссию, продажу в кредит, торговлю по заказам.

Программа обеспечивает решение  следующих задач:

• планирование продаж и закупок;
• управление поставками и запасами;
• управление взаиморасчетами с контрагентами.

Функционал управления заказами позволяет оптимальным образом размещать заказы покупателей и отражать их в планах подразделений в соответствии с принятой в компании стратегией исполнения заказов и схемами работы (работа со склада, под заказ). При регистрации заказа необходимые товары будут автоматически зарезервированы на складах предприятия, а при отсутствии нужного количества товаров - может быть сформирован заказ поставщику.

Для розничной торговли поддерживаются технологии работы как  с автоматизированными, так и  не автоматизированными торговыми точками. Автоматизировано отражение возвратов товаров (от покупателя, поставщику). Ведется учет возвратной многооборотной тары как особого вида товарно-материальных ценностей.

2. Управление отношениями с клиентами (CRM).

Управление отношениями  с клиентами является неотъемлемой функциональной областью современной комплексной информационной системы предприятия. В прикладном решении реализован основной функционал, обеспечивающий персонифицированный подход в отношении каждого контрагента - покупателя, поставщика, смежника и др.

• регистрация и хранение информации о контрагентах, истории взаимодействия;
• оповещение о событиях и запланированных действиях;
• анализ и планирование контактов и сделок;
• интегрированный анализ отношений с клиентами;
• оценка эффективности рекламных и маркетинговых акций.

3. Ценообразование.

Развитые механизмы  ценообразования позволяют предприятию  определять и реализовывать ценовую  политику в соответствии с имеющимися аналитическими данными о спросе и предложении на рынке и себестоимостью реализуемой продукции. В прикладном решении реализованы следующие возможности:

• построение различных схем формирования цен и скидок;
• контроль за соблюдением сотрудниками установленной ценовой политики;
• сопоставление отпускных цен предприятия с ценами поставщиков и конкурентов;
• учет накопительных скидок по дисконтным картам.

4. Оперативное ресурсное планирование.

Программа предусматривает  планирование по следующим направлениям деятельности: продажи, производство, закупки. На основании планов продаж, производства и закупок составляются планы для отдельных участков деятельности и отдельных объектов планирования.

Состав плана может  быть детализирован в рамках основного  периода плана - на год, полугодие, квартал, месяц, декаду, неделю, день. Каждая позиция плана может быть детализирована по контрагентам, договорам и заказам.

Для ускорения процесса подготовки планов предусмотрен специальный  инструмент - "Помощник планирования".

5. Управление денежными средствами и взаиморасчетами.