Общая характеристика информационных технологий

Архитектура системы — это совокупность свойств системы, имеющих существенное значение для пользователя.

Одними из основных принципов организации систем являются принципы централизации и децентрализации.

В централизованной системе сравнительно легко обеспечить согласованную деятельность подсистем, направленную на достижение единой цели. Централизованная система обладает большой живучестью за счет оперативного перераспределения функций и ресурсов. Однако централизованные системы большой размерности обладают и недостатками:

• задержки передачи информации между уровнями вызывают снижение оперативности принятия и реализации управленческих решений;
• противоречия в работе системы, связанные с естественным стремлением подсистем к самостоятельности, что не согласуется с принципом централизации.

Поэтому в многоуровневых централизованных организационно-административных системах управления, как правило, присутствуют элементы децентрализации.

В децентрализованных одноуровневых системах сбор информации о состоянии системы, оценка текущей ситуации, реализация управленческих решений осуществляются более оперативно.

Рациональное сочетание элементов централизации и децентрализации предполагает организацию информационных потоков таким образом, чтобы информация использовалась в основном на том уровне, где она создается, т. е. необходимо стремиться к уменьшению числа передач информации между уровнями системы.

 

4.2. Этапы развития  информационных систем управления  в России

1. 1946 год — начало эры электронно-вычислительных машин (ЭВМ). Создан способ записи и долговременного хранения формализованных знаний, при этом знания могли непосредственно влиять на режим работы оборудования. Запись формализованных знаний в форме, готовой для непосредственного воздействия на машины и механизмы, получила название программирования на ЭВМ.
2. Конец 1950-х — начало 1960-х — ЭВМ применяется для решения расчетных задач.
3. 1960-е — начало 1970-х — с помощью ЭВМ решаются задачи электронной обработки плановой и текущей информации, хранения в памяти ЭВМ нормативно-справочных данных, выдача машинограмм на бумажных носителях и др.
4. 1970-е — применяются ЭВМ третьего поколения для обработки информации на всех этапах управления деятельностью организации, осуществляется переход к разработке автоматизированных систем управления (АСУ).
5. Конец 1970-х — появляются персональные компьютеры (ПК), доступные для обычного пользователя, позволившие автоматизировать многие трудно формализуемые аспекты человеческой деятельности и открывшие эру новых информационных технологий, отличительной чертой которой является диалоговый режим работы в режиме реального времени.
6. 1980 год — формируется тенденция к децентрализации обработки данных, решению задач в многопользовательском режиме и широкое применение автоматизированных систем управления технологическими процессами (АСУТП), систем автоматизированного проектирования (САПР), производственных, отраслевых и общегосударственных АСУ.
7. Конец 1980-х характеризуется следующими направлениями использования ЭВМ:

• комплексным решением экономических задач;

• объектно-ориентированным подходом к проектированию систем;
• широким спектром приложений;
• бурным развитием глобальных компьютерных сетей и распространением локальных компьютерных сетей;
• преобладанием интерактивного взаимодействия пользователя в ходе эксплуатации вычислительной техники;
• реализацией интеллектуального человеко-машинного интерфейса;
• реализацией систем поддержки принятия решений и информационно-советующих систем;
• широким распространением систем обработки мультимедийной информации.

Определение автоматизированной информационной технологии с точки зрения системного подхода.

Автоматизированная информационная технология (АИТ) — это система методов и способов передачи, обработки, хранения и предоставления информации на основе применения технических средств. Любая ИТ основывается на следующих составляющих:

• комплексе технических средств, реализующих информационный процесс;
• средствах управления техническим комплексом (ПО);
• организационно-методическом обеспечении, согласовывающем использование технических средств, средств управления техническим комплексом и деятельность персонала.

 

4.3. Понятие электронного офиса

К офисным задачам можно отнести следующие:

• делопроизводство;
• контроль исполнения документов;
• составление отчетов;
• поиск информации;
• ввод и обновление информации;
• составление расписаний;
• обмен информацией между отделами предприятия.

В перечисленных задачах выполняется ряд стандартных типовых процедур:

• обработка входящей и исходящей информации;
• сбор и последующий анализ данных;
• хранение информации.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

• персональные компьютеры, объединенные в сеть;
• печатающие устройства;
• средства копирования документов;
• сканер; 
• проекционное оборудование для проведения презентаций.

В последнее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных предприятия в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов.

Информационные технологии виртуальных офисов основываются:

• на возможности круглосуточного доступа к локальной сети офиса через глобальную компьютерную сеть;
• на мобильных компьютерных технологиях (ноутбуки, карманные компьютеры, смартфоны).

В виртуальном офисе сотрудники организации, независимо от того, где они находятся, могут обмениваться информацией в режиме реального времени, выполнять свои должностные обязанности, решать офисные задачи.

Выполняются в офисах и экономические, бухгалтерские расчеты, решаются задачи анализа финансового состояния фирм.

Для реализации указанных выше задач целесообразно воспользоваться не отдельными программами, а интегрированными программными пакетами. В интегрированный пакет для электронного офиса входят программные продукты, взаимодействующие между собой на уровне обмена данными.

Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же приемы работы с различными приложениями пакета. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная стоимость отдельных приложений .

Назначение интегрированных офисных пакетов — обеспечить сотрудников офиса и предприятия широким набором средств для повседневной совместной работы, автоматизировать выполнение рутинных операций, помочь в комплексном решении задач предприятия.

 

4.4. Пример интегрированного  офисного пакета (Microsoft Office).

Примером интегрированного офисного пакета может служить пакет Microsoft Office, который поставляется в нескольких вариантах, включающих разное число приложений. К основным приложениям пакета относятся:

• Word — текстовый процессор;
• Excel — табличный процессор;
• Access — система управления базами данных;
• PowerPoint — система подготовки презентаций;
• Outlook — менеджер персональной информации;
• FrontPage — редактор, предназначенный для создания веб-страниц;
• PhotoDraw — графический редактор для создания деловой графики;
• Publisher — настольная издательская система;
• Small Business Tools — специализированный инструментарий для осуществления бизнес-анализа;
• Internet Explorer — браузер (обозреватель веб-страниц).

Microsoft Word — это мощный текстовый процессор, являющийся удобным инструментом для создания сложных текстовых документов, включающих математические формулы, таблицы, рисунки, диаграммы, а также объекты, подготовленные в других приложениях пакета Microsoft Office.

Microsoft Excel — табличный процессор, предоставляющий мощные средства для создания сложных электронных таблиц и реализующий широкий спектр вычислений. Содержит развитые средства математической и логической обработки данных.

К функциям табличного процессора относятся:

• создание и редактирование электронных таблиц;
• создание взаимосвязанных табличных документов;
• ввод формул, выполняющих математические и логические операции над данными, находящимися в ячейках электронных таблиц;
• структуризация и организация списков данных в электронных таблицах (по сути, реализация некоторых функций СУБД);
• построение диаграмм и графиков различных видов;
• создание сводных электронных таблиц, в том числе и с привлечением информации из внешних баз данных;
• разработка макрокоманд управления электронными таблицами;
• оформление электронных таблиц, их печать, импорт и экспорт файлов электронных таблиц и др.

С помощью табличного процессора в электронных таблицах можно выполнять различные инженерные, статистические, экономические, бухгалтерские, финансовые расчёты, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать различные ситуации.

Microsoft Access — система управления базами данных. На сегодняшний день является одним из самых популярных настольных приложений для работы с базами данных.

Microsoft Outlook - менеджер персональной информации, предоставляющий следующие возможности:

• обработка сообщений электронной почты;
• планирование встреч и собраний;
• управление контактами и задачами;
• доступ к документам, хранящимся в личных папках, и документам, размещенным, на локальных и сетевых дисках.

Microsoft PowerPoint — система подготовки презентаций. Презентации могут использоваться в процессе обучения, проведения семинаров, конференций и т. д.

 

4.5. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов

Системы подготовки текстовых документов можно разбить по функциональному наполнению на следующие классы:

• текстовые редакторы;
• текстовые процессоры;
• настольные издательские системы.

Текстовые редакторы обеспечивают ввод, изменение и сохранение символьного текста, не требующего форматирования, т. е. изменения шрифта, цвета текста и т. д. Результатом работы текстового редактора является текстовый ASCII-файл (ASCII — American Standard Code for Information Interchange — Американский стандартный код для обмена информацией).

Текстовые редакторы позволяют:

♦ набирать текст, удалять одну или несколько строк, копировать их или перемещать в другое место текста;

• вставлять группы строк из других текстов, обнаруживать все вхождения определенной группы символов;
• сохранять набранный текст, печатать текст на разных тинах принтеров стандартными программами печати одним шрифтом в пределах документа.

К этой же категории относятся Турбо-редакторы, которые предоставляют удобные инструментальные средства для создания, компиляции, отладки и выполнения программ на языках программирования (например, Паскале).

Текстовый процессор — это система подготовки сложных текстовых документов, которая во внутреннем представлении снабжает текст специальными кодами — разметкой.

С точки зрения удобства для пользователя одним из важнейших свойств текстовых процессоров является полное соответствие твердой копии документа его образу на экране.

Среди функций текстовых процессоров можно выделить:

• форматирование текста, при этом изменения, вносимые пользователем, сразу находят отражение в документе;
• возможность предварительного описания структуры будущего документа, в этом описании задаются такие параметры, как величина абзацных отступов, гарнитура и размер шрифта, расположение заголовков, междустрочные интервалы, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т. д.;
• возможность автоматической проверки орфографии и получения подсказки при выборе синонимов;
• возможность ввода и редактирования таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;
• возможность объединения документов в процессе подготовки текста к печати;
• возможность автоматического составления оглавления и указателя.