Электронная таблица Mіcrosoft Excel

·  удаление и вставка строк, столбцов, ячеек и листов;

·  копирование и перемещение ячеек и блоков ячеек;

·  редактирование текста и чисел в ячейках

К операциям  форматирования относятся:

·  изменение числовых форматов или формы представления чисел;

·  изменение ширины столбцов;

·  выравнивание текста и чисел в ячейках;

·  изменение шрифта и цвета;

·  Выбор типа и цвета границы

·  Заливка ячеек

3. Ввод чисел и текста

Любую информацию, которая обрабатывается на компьютере, можно представить в виде чисел  или текста. Числа и текст по умолчанию Excel вводит в формате Общий.

3.1 Ввод текста

Текст - это любая последовательность введенных  в ячейку символов, которая не может  быть интерпретирована Excel как число, формула, дата, время суток. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.

Чтобы ввести текст, выделите ячейку и наберите текст с клавиатуры. Ячейка может вмещать до 255 символов. Если требуется ввести некоторые числа как текст, то для этого выделите ячейки, а затем выберите команду Формат / Ячейки. Далее выберите вкладку “Число” и в появившемся списке форматов выберите Текстовый. Еще один способ ввода числа как текста – это ввести перед числом символа апострофа.

Если  текст не помещается в ячейку, то необходимо увеличить ширину столбца  или разрешить перенос по словам (Формат / Ячейки, вкладка Выравнивание).

3.2 Ввод чисел

Числовые  данные – это числовые константы: 0 - 9, +, -, /,*, Е, %, точка и запятая. При  работе с числами необходимо уметь  изменять вид вводимых чисел: число  знаков после запятой, вид целой  части, порядок и знак числа.

Excel самостоятельно определяет относится ли введенная информация к числу. Если введенные в ячейку символы относятся к тексту, то после подтверждения ввода в ячейку они выравниваются по левому краю ячейки, а если символы образуют число – то по правому краю ячейки.

Числа в  Excel отображаются в категориях Числовой, Экспоненциальный, Финансовый, Денежный, Процентный, Дробный.

3.3 Ввод последовательных рядов  данных

Под рядами данных подразумеваются данные, отличающиеся друг от друга на фиксированный шаг. При этом данные не обязательно должны быть числовыми.

Для создания рядов данных необходимо выполнить  следующее:

1.  Ввести в ячейку первый член ряда.

2.  Выделить область, где будет расположен ряд. Для этого нужно подвести указатель мыши к маркеру заполнения, и в этот момент, когда белый крестик переходит в черный, нажать левую кнопку мыши. Далее, удерживая нажатой кнопку мыши, надо выделить нужную часть строки или столбца. После того как вы отпустите кнопку мыши, выделенная область заполнится данными.

Можно построить  ряд данных и другим способом, если указать шаг построения. Для этого  нужно ввести вручную второй член ряда, выделить обе ячейки и продолжить выделение до нужной области. Две  первых ячейки, введенные вручную, задают шаг ряда данных.

4. Формат данных

Данные  в MS Excel выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию информация выводится в формате Общий. Можно изменить формат представления информации в выделенных ячейках. Для этого выполните команду Формат / Ячейки.

Появится  окно диалога “Формат ячеек”, в  котором нужно выбрать вкладку  “Число”. В левой части окна диалога  “Формат ячеек” в списке “Числовые  форматы” приведены названия всех используемых в Excel форматов.

Для формата  каждой категории приводится список его кодов. В правом окне “Тип”  вы можете просмотреть все форматные  коды, которые используются для представления  на экране информации. Для представления  данных вы можете использовать встроенные форматные коды MS Excel или ввести свой (пользовательский) код формата. Для ввода форматного кода выберите строку (все форматы) и введите символы форматного кода в поле ввода “Тип”.

Стиль представления  данных

Одним из способов упорядочения данных в Excel является введение стиля. Для создания стиля используется команда Формат / Стиль. Выполнение этой команды открывает окно диалога “Стиль”.

5. Технология создания электронной  таблицы 

Рассмотрим  технологию создания электронной таблицы  на примере проектирования таблицы  Учет товаров на складе.

1. Для создания таблицы надо выполнить команду Файл / Создать и щелкнуть в области задач на пиктограмме Чистая книга.
2. 2. Сначала необходимо осуществить разметку таблицы. Например, таблица Учет товаров имеет семь колонок, которые закрепим  за столбцами от A до  G. Далее надо сформировать заголовки таблицы. Затем нужно ввести общий заголовок таблицы, а потом названия полей. Они должны находиться в одной строке и следовать друг за другом. Заголовок можно расположить в одну или две строки, выровнять по центру, правому, левому, нижнему или верхнему краю ячейки.

3. Для  ввода заголовка таблицы необходимо  установить курсор в ячейку A2 и ввести название таблицы  «Остатки товаров на складе».

4. Выделить  ячейки A2:G2 и выполнить команду  Формат/Ячейки, на вкладке Выравнивание  выбрать способ выравнивания  по центру и установить флажок  объединение ячеек. Нажать ОК.

 

5. Создание  «шапки» таблицы. Ввести названия  полей, например, № склада, Поставщик  и т.д. 

6. Для  расположения текста в ячейках  "шапки" в две строки необходимо  выделить эту ячейку и выполнить  команду Формат/Ячейки, на вкладке  Выравнивание установить флажок  переносить по словам.

7. Вставка  различных шрифтов. Выделить текст  и выбрать команду Формат/Ячейки, вкладка Шрифт. Установить гарнитуру  шрифта, например, Times New Roman, его размер (кегль) и начертание.

8. Осуществить  выравнивание текста в «шапке»  таблицы (выделить текст и щелкнуть  на кнопке По центру на панели инструментов форматирования).

9. При  необходимости изменить ширину  столбцов с помощью команды  Формат / Столбец / Ширина.

10. Изменить  высоты строки можно командой  Формат / Строка / Высота.

11. Добавление  рамки и заливки ячеек можно  осуществить командой Формат / Ячейка  на вкладках Граница и Вид  соответственно. Выделите ячейку  или ячейки и на вкладке  Граница выберите тип линии  и с помощью мыши укажите,  к какой части выделенного  диапазона он относится. На  вкладке Вид выберите цвет  заливки выделенных ячеек.

12. Перед  вводом данных в таблицу можно  осуществить форматирование ячеек  столбцов под «шапкой» таблицы  при помощи команды Формат/Ячейки, вкладка Число. Например, выделите  вертикальный блок ячеек под  ячейкой "№ склада" и выберите  команду Формат/Ячейки на вкладке  Число выделите Числовой и  щелкните ОК

6. Обучение работе с формулами,  функциями и диаграммами в  Excel

6.1 Формулы

Формулы – это выражение, начинающееся со знака равенства и состоящее  из числовых величин, адресов ячеек, функций, имен, которые соединены  знаками арифметических операций. К  знакам  арифметических операций, которые используются в Excel относятся:сложение; вычитание; умножение; деление; возведение в степень.

Некоторые операции в формуле имеют более  высокий приоритет и выполняются  в такой последовательности:

·  возведение в степень и выражения в скобках;

·  умножение и деление;

·  сложение и вычитание.

Результатом выполнения формулы является значение, которое выводится в  ячейке, а сама формула отображается в строке формул. Если значения в  ячейках, на которые есть ссылки в  формулах, изменяются, то результат  изменится автоматически.

Внесение изменений в формулу

Для внесения изменений в формулу щелкните мышью на строке формул или клавишу F2. Затем внесите изменения и  нажмите кнопку Ввода в строке формул или клавишу Enter. Если вы хотите внести изменения в формулу непосредственно в ячейке, где она записана, то дважды щелкните мышью на ячейке с этой формулой. Для отмены изменений нажмите кнопку Отмена в строке формул или клавишу Esc.

Использование ссылок

Ссылка  однозначно определяет ячейку или группу ячеек рабочего листа. С помощью  ссылок можно использовать в формуле  данные, находящиеся в различных  местах рабочего листа, а также значение одной и той же ячейки в нескольких формулах. Можно также ссылаться  на ячейки, находящиеся на других листах рабочей книги, в другой рабочей  книге, или даже на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других рабочих книг называются внешними. Ссылки на данные в других приложениях называются удаленными.

 

Перемещение и копирование формул

После того как формула введена в ячейку, вы можете ее перенести, скопировать  или распространить на блок ячеек. При  перемещении формулы в новое  место таблицы ссылки в формуле  не изменяются, а ячейка, где раньше была формула, становится свободной. При  копировании формула перемещается в другое место таблицы, при этом абсолютные ссылки не изменяются, а  относительные ссылки изменяются.

При копировании  формул можно управлять изменением адресов ячеек или ссылок. Если перед всеми атрибутами адреса ячейки поставить символ “$” (например, $A$1), то это будет абсолютная ссылка, которая при копировании формулы  не изменится. Изменятся только те атрибуты адреса ячейки, перед которыми не стоит  символ “$”, т.е. относительные ссылки. Для быстрой установки символов “$” в ссылке ее необходимо выделить в формуле и нажать клавишу F4.

Для перемещения  формулы подведите указатель  мыши к тому месту границы ячейки, где изображение указателя мыши изменяется с белого крестика на белую  стрелку. Затем нажмите левую  кнопку мыши и, удерживая ее, перемещайте  ячейку в нужное место таблицы. Завершив перемещение, отпустите кнопку мыши. Если в записи формулы есть адреса ячеек, они при перемещении формулы  не изменяются.

Для копирования  формулы подведите указатель  мыши к тому месту границы ячейки или блока, где изображение указателя  изменяется с белого крестика на белую  стрелку. Затем нажмите клавишу  Ctrl и левую кнопку мыши и перемещайте ячейку в нужное место таблицы. Для завершения копирования отпустите кнопку мыши и клавишу Ctrl. Если в записи формулы есть относительные адреса ячеек, при копировании формулы они изменятся.

 

Распространение формул

Помимо  копирования и перемещения формулу  можно распространить на часть строки или столбца. При этом происходит изменение относительных ссылок. Для распространения формулы  необходимо выполнить следующие  действия:

1. Установите  курсор в ячейку с формулой.

2. Подведите  указатель мыши к маркеру заполнения. Изображение указателя изменяется  на черный крестик.

3. Нажмите  левую кнопку мыши и, удерживая  ее нажатой, перемещайте курсор  до нужного места. Для завершения  распространения формулы отпустите  кнопку.

Необходимо отметить, что Excel выводит в ячейку значение ошибки, когда формула для этой ячейки не может быть правильно вычислена. Если формула содержит ссылку на ячейку, которая содержит значение ошибки, то эта формула также будет выводить значение ошибки.

6.2 Функции Excel

Функции Excel — это специальные, заранее созданные формулы для сложных вычислений, в которые пользователь должен ввести только аргументы.

Функции состоят из двух частей: имени  функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции описывает  операцию, которую эта функция  выполняет, например, СУММ.

Аргументы функции Excel - задают значения или ячейки, используемые функцией, они всегда заключены в круглые скобки. Открывающая скобка ставится без пробела сразу после имени функции. Например, в формуле «=СУММ(A2;A9)», СУММ — это имя функции, а A2 и A9  — ее аргументы.

Эта формула суммирует числа  в ячейках A2, и A9. Даже если функция  не имеет аргументов, она все равно  должна содержать круглые скобки, например функция ПИ(). При использовании в функции нескольких аргументов они отделяются один от другого точкой с запятой. В функции можно использовать до 30 аргументов.

Ввод функций в рабочем листе

Вы можете вводить функции в  рабочем листе прямо с клавиатуры или с помощью команды Функция  меню Вставка. Если вы выделите ячейку и выберете команду Вставка/Функция, Excel выведет окно диалога Мастер функций – шаг 1 из 2. Открыть это окно можно также с помощью кнопки Вставка функции на строке ввода формул.