Использование информационных технологий для организации кадроого делопроизаодства

     Организационно  предписывающая документация закрепляет трудовые правоотношения граждан с  учреждениями, предприятиями. Условно  ее можно разделить на те же разновидности, которые применяются в общем  делопроизводстве.

     Первичная учетная кадровая документация обеспечивает функцию учета работников и является накопителем данных, которые поставляет первичная регистрация, и следующее  обновление необходимых сведений о  составе и перемещении кадров.

     Классификация документов из личного состава.

     Исходя  из технологии регистрации и накопления информации из кадров, группу первичной  учетной кадровой документации разделяют  на две взаимоувязанные подгруппы:

     исходные (начальные) учетные документы; производные (повторные) учетные документы.

     Исходные  учетные документы заполняют  в соответствии с личными документами  граждан. Это: личный листок с учета  кадров, дополнения до личного листка, личная карточка и другие специализированные учетные документы.

     Производные учетные документы имеют второстепенный характер. Основное их назначение - обеспечить полную, достоверную информацию из всех направлений справочной, справочно  контрольной и отчетной работы. К  этой подгруппе учетных документов принадлежат: специализированы карточки персонального учета специалистов, журнальные (книжные) формы регистрации  учетных сведений (указательные списки, книги учета и тому подобное). Указана подгруппа документов наибольшей по объему и разделяется на документы: 1) из учета принятия, перевода и освобождения работников; 2) что фиксируют заработную плату; 3) относительно служебной аттестации и присвоения званий, категорий и  тому подобное; 4) какие отображают уровень  образования работников; 5) относительно зачисления к резерву кадров; 6) документы  из пенсионного обеспечения; 7) о  награждении, присуждении государственных  премий и тому подобное.

Заключение

     Информационные  технологии, внедряемые в сферу делопроизводства, можно условно разделить на три  класса или уровня. Системы первого  уровня (их можно определить как  автоматизированные системы управления бумажным документооборотом) обращаются не с документами как таковыми, а с сопроводительной документацией, представляя собой электронный  аналог журналов входящей и исходящей  документации, регистрационных карточек и т. п. Как правило, реквизиты  бумажного документа заносятся  в базу данных. Они позволяют определить место, где должен храниться сам  документ, установить, в распоряжение какого должностного лица он поступил, проконтролировать сроки его  исполнения и т. п. В принципе системы  такого уровня иногда позволяют разнести по рубрикам и словарям весь текст  документа, однако это остается очень  трудоемким и медлительным процессом.

     На  сегодняшний день этот уровень автоматизации  делопроизводства в государственных  учреждениях можно считать пройденным. Системы управления бумажным документооборотом  активно функционируют в ряде ведомств, но их ограничения уже  отчетливо осознаются. Организации, в свое время не внедрившие у себя такие системы, в сегодняшних  условиях стремятся миновать их и  начинать сразу со второго уровня.

     Ключевым  признаком этого второго уровня является наличие в системе полной электронной версии каждого документа, что позволяет вести полнотекстовый поиск по его содержанию, передавать документ по локальной вычислительной сети с одного рабочего места на другое, а также обмениваться документами  с внешним миром посредством  электронной почты. Нередко к  системе подключаются и справочные базы данных, информация которых используется в управленческой деятельности. Такие  системы имеют богатые возможности  поиска и средства разграничения  доступа к информации, часто включают в себя подсистемы сканирования и  распознавания текста (для создания электронных версий бумажных документов). Возможности управлять документооборотом с их помощью резко возрастают, но и стоимость их довольно высока – порядка сотен, а то и тысяч долларов на каждое рабочее место.

Список  литературы

1. Леонов  В. Кадровое делопроизводство на компьютере / Василий Леонов. – М.: Эскимо, 2011 – 386 с. + 1CD. (Компьютерные книги для практических задач).
2. Ловчева М.В. Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно-практическое пособие / под ред. А.Я. Кибанова. – Москва  : Проспект, 2012. – 80 с.
3. Журнал "Справочник кадровика", номер 4-2000