Диаграммы в среде Excel

2. Изменение значений, приведённых  на диаграмме

      Процесс создания диаграмм начинается  с указания диапазона данных на рабочем листе, которые будут отображаться на диаграмме. Обычно выделяют числовые данные, подписи категорий и имена рядов (если они существуют).

      При создании диаграммы с помощью  мастера диаграмм можно выделить тип диаграммы и в области предварительного просмотра увидеть, как выделенные данные выглядят в диаграмме заданного типа, как показано на рисунке 1.9.

Рисунок 1.9 – Использование предварительного просмотра при формировании диаграммы  с помощью Мастера диаграмм

      По  умолчанию Excel пытается самостоятельно определить ориентацию путем применения следующего простого правила: если строк больше, чем столбцов, то каждому ряду приписывается один столбец. И наоборот: если столбцов больше, чем строк, то предполагается, что ряды находятся в строках. Следовательно, по умолчанию в диаграмме категорий больше, чем рядов.

      Довольно  часто подписи категорий являются числами. Например, в диаграмме, изображающей объемы продаж в разные годы, подписями оси категорий являются годы числа. Если в подписи категорий включен заголовок, Excel ошибочно интерпретирует его как ряды данных (см. приведенную на рисунке 1.10 слева).

Рисунок 1.10  —  Ошибочная и правильная интерпретация рядов данных

      Для исправления диаграммы можно, конечно, воспользоваться диалоговым окном Исходные данные. Однако более эффективный способ — просто удалить текстовый заголовок подписей категорий перед созданием диаграммы. На рисунке 1.10 справа показана диаграмма, созданная при удаленном заголовке столбца категорий.

      Предложенную  программой Excel ориентацию довольно просто переопредели в диалоговом окне второго шага мастера диаграмм. Можно также изменить ориентацию после создания диаграммы. Для этого следует активировать диаграмму, затем выбрать команду Диаграмма→Исходные данные, на вкладке Диапазон данных, в группе Ряды установить нужный переключатель: строках или столбцах.

      В окне предварительного просмотра можно  наблюдать вид диаграммы при  выбранной ориентации. Если панель инструментов Диаграммы в данный момент выведена, то для быстрого изменения ориентации диаграммы можно щелкнуть на кнопке По строкам или По столбцам.

      Выбор ориентации определяет количество рядов  данных диаграммы и влияет на ее внешний вид и разборчивость. На рисунке 1.10 показаны две диаграммы, выводящие одни и те же данные. На левой диаграмме выведены три ряда, расположенные в столбцах, на правой  —  5 рядов, расположенных в строках.

      В большинстве случаев Мастер диаграмм осуществляет правильный выбор разметки диаграммы, однако в некоторых ситуациях необходимо модифицировать диапазоны, используемые в диаграмме. В частности, может оказаться необходимым следующее:

• добавление в диаграмму новых рядов;
• удаление из диаграммы рядов;
• расширение диапазона, ассоциированного с рядом (для показа дополнительных данных);
• сокращение диапазона, ассоциированного с рядом;
• добавление или изменение имен рядов.

1. Добавление  рядов в имеющуюся диаграмму

      Добавить  в имеющуюся диаграмму новый  ряд можно одним из перечисленных ниже способов:

• выбрать для нового ряда диапазон данных и перетащить его в диаграмму.
• скопировать диапазон в буфер обмена. Затем с помощью команды Правка→Специальная вставка вставить диапазон в диаграмму.
• с помощью диалогового окна Исходные данные.
• с помощью диалогового окна Добавить данные.

      Добавление нового ряда путем перетаскивания позволяет без особых усилий добавить в диаграмму новый ряд, перетащив его с помощью мыши. Для этого необходимо открыть лист с внедрённой диаграммой затем указать диапазон, содержащий данные нового ряда, потом щелкнуть на границе выделенного диапазона, перетащить выделенный диапазон в диаграмму.

      В случае если перетащить данные невозможно, следует выбрать команду Сервис→Параметры и активизировать вкладку Правка. Флажок Перетаскивание ячеек должен быть установлен, как показано на рисунке 1.11.

Рисунок 1.11 – Вкладка Правка диалогового  окна Параметры

      Перетаскивание  фактически эквивалентно указанию диапазона  данных., затем выбору команды Правка→Копировать, активации диаграммы, после чего следует команда Правка→Вставить.

      Эти команды можно использовать как для внедрённых диаграмм, так и диаграмму, расположенную в отдельном листе диаграмм.

      Добавление  нового ряда с помощью  специальной вставки  предполагает указание диапазона, содержащего данные добавляемого ряда, после чего происходит копирование, активация диаграммы и вставка происходит через команду Правка→Специальная вставка; активизируется диалоговое окно Специальная вставка.

      На  рисунке 1.12 показан новый ряд  данных (расположенный в столбце  Е), добавленный таким образом в график.

      

Рисунок 1.12  —  Добавление в диаграмму  нового ряда с помощью диалогового  окна Специальная вставка

      Важно сказать о том, что в диалоговом окне Специальная вставка должен быть установлен переключатель новые ряды. Программа Excel самостоятельно устанавливает переключатель группы Значения (Y). Следует убедиться, что переключатели в строках и в столбцах установлены правильно, и при необходимости нужно изменить их установку. Если копируемый диапазон содержит ячейку с именем ряда, следует убедиться, что включен флажок Имена рядов в первой строке. Если первый столбец выделенного диапазона содержит подписи категорий, то должен быть установлен флажок Категории (подписи оси X) в первом столбце. Если нужно заменить существующие подписи категорий, следует установить флажок Заменить существующие категории.

2. Добавление  нового ряда с помощью окна

      Исходные  данные диалогового окна Исходные данные предоставляет еще один способ добавления в диаграмму нового ряда, для это следует активизировать диаграмму, выбрать команду Диаграмма→Исходные данные, активировать вкладку Ряд. (см. рис. 1.10), щелкнуть на кнопке Добавить и в открывшемся диалоговом окне установить необходимые параметры в полях Имя, Значения и Подписи оси X (рисунок 1.11), в завершении щелкнуть на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно, или на кнопке Добавить, чтобы добавить ряд в диаграмму.

    

а) через  контекстное меню б) через меню Диаграмма

Рисунок 1.13  —  Основные способы входа  в меню Исходные данные

      

Рисунок 1.14  —  Добавление в диаграмму  нового ряда с использованием диалогового окна Исходные данные

      Добавление  нового ряда с помощью  окна Новые данные предполагает активацию диаграммы, применение команды Диаграмма→Добавить данные→ Новые данные (рисунок 1.15), указание диапазон нового ряда данных и нажатие кнопке ОК.

      

Рисунок 1.15  —  Добавление ряда с помощью  окна Новые данные

3. Удаление  ряда данных из диаграммы

      Удалить из диаграммы ряд можно выделив  его и нажать клавишу <Del>. Удаление из диаграммы единственного ряда не приводит к удалению диаграммы, просто диаграмма становится пустой. Чтобы удалить диаграмму, нужно еще раз нажать клавишу <Del>.

      Удалить ряд можно также с помощью  вкладки Ряд диалогового окна Исходные данные, как показано на рисунке 1.16.

      

      Рисунок 1.16  — Использование кнопки Удалить  — для удаления ряда

      Для этого в списке Ряд следует выделить имя ряда и щелкнуть на кнопке Удалить. Удалить ряд можно также с помощью легенды диаграммы. Следует выбрать легенду, затем выбрать ключ легенды (щелкнув на маркере возле заголовка ряда) и нажмите клавишу <Del>.

4. Изменение диапазона ряда данных образующих диаграмму

      После создания диаграммы может потребоваться  изменить диапазон данных, например расширить или полностью заменить его. Программа Excel предоставляет несколько способов выполнения этих операций:

• перетаскивание выделения диапазона.
• с помощью диалогового окна Исходные данные.
• путем редактирования формулы РЯД.

      Рассмотрим  каждый из этих способов.

      Использование указаний диапазона  предполагает, что выделенный диапазон обозначается одной или несколькими цветными линиями вокруг входящих в диапазон ячеек. На рисунке 1.17 показан пример диаграммы с выделенным рядом данных (Месяц). Программа Excel выделяет в рабочем листе следующие диапазоны: B1:D1 (имя ряда), A2:A5 (подписи категорий) и В2:D5 (значения).

      

      Рисунок 1.17  — Выделение ряда в диаграмме влечет за собой выделение диапазонов, ассоциированных с рядом данных

      В углах выделенных диапазонов есть небольшие  черные квадратики. С их помощью  над деленными данными можно  выполнять следующие операции:

• расширение или сокращение диапазона данных. Щелкнуть на одном из квадратиков и перетащить его в сторону расширения или сокращения объема данных. Когда указатель мыши находится над квадратиком, он изменяется и приобретает вид небольшого крестика.
• задание совершенно другого диапазона данных возможно если щелкнуть на точно границе выделенного диапазона и перетащить его в другое место. Когда будет выделен нужный диапазон, отпустить кнопку мыши.

      На  рисунке 1.18 показана эта же диаграмма после изменения диапазона данных. В результате альтернативного выделения данных из диаграммы исключены данные за март месяц (D1:D5). Диапазон подписей категорий (А2:А5) не изменялся.

      

      Рисунок 1.18  — Диапазоны измененных данных

      Изменение исходных данных диаграммы с помощью  выделений рядов представляет собой один из простейших способов, который применяется для внедренных диаграмм, но не для листов диаграмм.

 

      

3. Данные  и текст, отображаемые на диаграмме

     В диаграммах Excel, как правило, используется пять различных видов заголовков:

• заголовок диаграммы;
• заголовок оси категорий;
• заголовок оси значений;
• заголовок вспомогательной оси категорий;
• заголовок вспомогательной оси значений.

     Количество  заголовков зависит от типа диаграммы. Например, в круговой диаграмме допустим только заголовок диаграммы, поскольку в ней нет осей.

     Иногда  вертикально ориентированные заголовки  осей выводятся программой Excel некорректно – часть символов урезается. Чтобы исправить ошибку, нужно ввести заголовки заново.

     Для добавления в диаграмму заголовков следует активировать диаграмму и выбрать команду Диаграмма → параметры диаграммы, в котором следует открыть вкладку Заголовки и введите текст в поля заголовков. Excel самостоятельно выбирает место размещения заголовков. После размещения их можно свободно перемещать путем перетаскивания. Заголовки вертикальных осей повернуты на угол 90° против часовой стрелки.