Автоматизированные системы обработки экономической информации

Автоматизированные системы  обработки экономической информации

СОДЕРЖАНИЕ

 
ВВЕДЕНИЕ …………………………………………………………………….3 
ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ ……………………….4 
ПРИКЛАДНОЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ…………………………5 
БАЗЫ ДАННЫХ …………………………………………………………………6 
ПРОГРАММА «1С: БУХГАЛТЕРИЯ» ………………………………………..7 
ЗАКЛЮЧЕНИЕ …………………………………………………………………9 
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ……………………………10

ВВЕДЕНИЕ

Проблемы повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала, создание оптимальной структуры  управления волнуют любого руководителя. Ему приходится принимать решения  в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно  держать под контролем различные  аспекты финансово - хозяйственной  деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная  она является в определенной степени  гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных  данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

Внедрение бухгалтерских  пакетов и программ позволяет  автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и навести порядок в складском учете, в снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.

Из-за небрежности в бухгалтерском  учете предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах. Примеров тому и очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений. 
При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

В данной работе будут рассмотрены  основные системы автоматизации  обработки экономической информации.

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ  АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

В качестве технической базы (технического обеспечения) рабочего места  специалиста, обрабатывающего экономическую  информацию вполне можно выбрать  типовой компьютер, предлагаемый многими  продавцами компьютерной техники, а  неправильный выбор программного обеспечения  может привести к большим потерям  времени, денег и тяжелым психологическим  последствиям. Достаточно лишь представить, как при отсутствии преемственности  при переходе на новый программный  продукт придется заново переучивать  весь персонал, заново ввести базу данных, созданную и накопленную в течение нескольких лет и т.д.

Главным назначением АРМ, конечно, является решение задач  профессиональной направленности (задач  бухучета, анализа хозяйственной  деятельности, планирования и прогнозирования  и т.п.). Однако персональный компьютер  непосредственно не может взаимодействовать  с программами профессионального  назначения, необходима операционная система, с помощью которой все  остальные программы-приложения и  будут работать. Компьютер и операционная система будут как бы являться вычислительной платформой, на которой  базируются все прикладные программы.

ПРИКЛАДНОЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Прикладное программное  обеспечение (ППП - пакеты прикладных программ) можно разделить на две группы:

1. Базовое (общесистемное)  программное обеспечение, которое  практически не привязано (или  слабо привязано) к решению  конкретных узко профильных задач,  к области узкой профессиональной  деятельности пользователя, которые  можно разделить, в свою очередь,  натри крупных подгруппы: функциональные  ППП; многофункциональные и интегрированные  ППП; проблемно - ориентированные  ППП общесистемного назначения.

2. Проблемно-ориентированные ППП профессионального назначения, которые можно разделить, в свою очередь, на две подгруппы: типовые ППП управления, учета и анализа (например, автоматизированная система бухучета «1C: Бухгалтерия», которая будет рассмотрена в отдельной главе); локальные (индивидуальные) ППП управления, учета и анализа. 
Функциональные ппп

ППП первоначально разрабатывались  именно как прикладные программы  для решения определенной группы задач - для реализации одной функции  прикладного программного обеспечения: текстовые редакторы, табличные  процессоры (электронные таблицы), графические  редакторы, системы управления базами данных и т.п. Конечно, сейчас эти  основные функции реализованы в  многофункциональных пакетах и  интегрированных пакетах типа Office, однако они стоят значительно дороже и требуют значительно больших ресурсов компьютера (хотя в полном комплекте, может быть, и не нужны), поэтому функциональные пакеты имеют очень широкое распространение. Очень часто эти программные продукты можно найти в свободном, общедоступном распространении (shareware) на сайте фирмы-разработчика, на BBS, на CD-ROM и т.д. Их можно бесплатно установить на свой компьютер и проверить в работе, оценить возможности, однако при коммерческом использовании необходимо зарегистрироваться у разработчика и заплатить ему некоторую сумму, чаще всего небольшую.

БАЗЫ ДАННЫХ

Современные СУБД в основном являются приложениями Windows, так как данная среда позволяет более полно использовать возможности персональной ЭВМ, нежели среда DOS. Снижение стоимости высокопроизводительных ПК обусловил не только широкий переход к среде Windows, где разработчик программного обеспечения может в меньше степени заботиться о распределении ресурсов, но также сделал программное обеспечение ПК в целом и СУБД в частности менее критичными к аппаратным ресурсам ЭВМ. 
Среди наиболее ярких представителей систем управления базами данных можно отметить: Lotus Approach, Microsoft Access, Borland d Base, Borland Paradox, Microsoft Visual FoxPro, Microsoft Visual Basic, а также баз данных 
Microsoft SQL Server и Oracle, используемые в приложениях, построенных по технологии «клиент-сервер». Фактически, у любой современной СУБД существует аналог, выпускаемый другой компанией, имеющий аналогичную область применения и возможности, любое приложение способно работать со многими форматами представления данных, осуществлять экспорт и импорт данных благодаря наличию большого числа конвертеров. Общепринятыми, также, являются технологи, позволяющие использовать возможности других приложений, например, текстовых процессоров, пакетов построения графиков и т.п., и встроенные версии языков высокого уровня (чаще – диалекты SQL и/или VBA) и средства визуального программирования интерфейсов разрабатываемых приложений.

ПРОГРАММА «1С: БУХГАЛТЕРИЯ»

Программа «1С: Бухгалтерия» - универсальная бухгалтерская программа, являющаяся самой распространенной (по данным «Финансовой газеты», газеты «Софт-Маркет» и др.) бухгалтерской программой в России. «1С: Бухгалтерия» может быть настроена самим бухгалтером на особенности бухгалтерского учета на своем предприятии, на любые изменения законодательства и форм отчетности. Один раз освоив универсальные возможности программы, бухгалтер сможет автоматизировать различные разделы учета: кассу, банк, материалы, товары, основные средства, расчеты с организациями, зарплату и т.д.

 «1С:Бухгалтерия» успешно используется на малых предприятиях, в торговле, в бюджетных организациях, в СП, на заводах и т.д. 
В базовый комплект поставки входят одна или две дискеты, руководство пользователя и регистрационная анкета. Для установки и эксплуатации программы компьютер должен иметь:

-операционную систему  Windows

-процессор Intel-80386DX или выше

-оперативную память не менее 4 Мбайт

-жесткий диск (используется около 4 Мбайт)

-накопитель на гибких  магнитных дисках

-принтер, дисплей

Для предотвращения возможности  незаконного тиражирования «1С: Бухгалтерия» предоставляется пользователям в защищенном от копирования виде (ключевая дискета, аппаратный ключ и др.)

Основные особенности  «1С: Бухгалтерия»:

-ведение синтетического  и аналитического учета применительно  к потребностям предприятия

-возможности ведение  количественного и многовалютного учета

-получение всей необходимой  отчетности и разнообразных документов  по синтетическому и аналитическому учету

-полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, настройки аналитического учета, формы первичных документов, формы отчетности;

-возможность автоматической  печати выходных первичных документов. 
Исходными данными для программы являются проводки, вносимые в журнал хозяйственных операций. В программу следует вводить все проводки, отражающие хозяйственную деятельность предприятия. Программа рассчитана на хранение большого числа проводок – десятков и сотен тысяч, однако среди них всегда можно найти нужные по дате, счетам дебета и кредита, сумме или содержанию. Кроме этого можно ограничить «видимость» проводок за год, полгода, квартал и т.д.

Документы могут содержать  сведения за месяц, квартал, год или  любой другой период времени.

Кроме журнала операций программа  поддерживает несколько списков  справочной информации (справочников): план счетов; список видов объектов аналитического учета; списки объектов аналитического учета (субконто); констант и т.д.

В программе существует режим  формирования произвольных отчетов, позволяющий  на некотором бухгалтерском языке  описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты  по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые  в налоговые органы, кроме этого  данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа  финансовой деятельности организации в произвольной форме.

При самом простом использовании  «1С: Бухгалтерии» можно ограничиться только простым ведением синтетического учета. При этом можно вводить  проводки и на их основе получать оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов, главную книгу, вести кассу, обрабатывать банковские документы, печатать платежные документы и выдавать отчеты для налоговых органов. 
Полностью возможности программы «1С: Бухгалтерия» раскрываются при ведении аналитического учета. В этом случае программа позволит отслеживать расчеты с конкретными покупателями и поставщиками, учитывать наличие и движение товаров и основных средств, выполнение договоров. Расчеты по зарплате и с подотчетными лицами и т.д.

Кроме этого программа  имеет функции сохранения резервной  копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов. 
Вместе с продуктом предлагается широкий перечень заполняемых форм первичных документов, но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он может изменить его печатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь внутренним макроязыком, можно описать практически любой документ. 
Реализованные в базовом комплекте алгоритмы переоценки валюты и начисления амортизации требуют от пользователя строгого соблюдения правил отражения информации на счетах. Система формирует всю отчетность, предоставляемую в налоговые инспекции. Для этого используется генератор отчетов, в котором при помощи внутреннего макроязыка создаются собственные отчетные документы.

Чтобы расширить функциональное наполнение САБУ, можно разработать  собственные алгоритмы переоценки валютных пассивов и активов в  зависимости от действующего законодательства, начисления амортизации по нематериальным активам, формирования учетных регистров. 
Помимо описанного продукта, существуют следующие автоматизированные системы: “АУБИ”, СуперМенеджер, ИНФО–Бухгалтер, ФОЛИО, Инфин – Бухгалтерия,БОСС, БЭСТ, АККОРД.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Кроме энергии и сырья, на любом предприятии используется также информация - жизненно важный продукт, необходимый для того, чтобы быть в курсе всей деятельности предприятия и руководить ею. При наличии или отсутствии автоматизации, с компьютерной техникой или без нее, информация существует и циркулирует внутри предприятия, составляя его информационную систему (ИС).

При этом автоматизация, даже частичная, внедряемая искусственным  путем в естественные информационные потоки, будет эффективна только тогда, когда произойдет успешная интеграция автоматизированной информационной системы (АИС) в структуру предприятия.

Внедрение автоматизированных систем обработки экономической  информации позволяет существенно  уменьшить затраты, связанные с  обработкой данных, повысить производительность труда экономических работников (не тратиться время на бумажную работу), улучшить связь между разными  подразделениями предприятия (общая  база данных).

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. «1С: Бухгалтерия», Настольная книга пользователя М.: 1999 г.

2.  Брага В.В. «Компьютеризация бухгалтерского учета М.: Финстатинформ 1996 г.

3. Банк В.Р., Зверев В.С. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учеб./АГТУ.-Астрахань: Изд-во АГТУ, 2000.-260 с.