Автоматизация задач обработки информации. Учёт спонсорской помощи

Государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

«Приамурский государственный университет имени Шолом-Алейхема»

 

Кафедра информационных систем и прикладной информатики

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему: Автоматизация задач обработки информации.

Учёт спонсорской помощи

 

 

 

 

Автор курсовой работы

 

Специальность  080801.65 «Прикладная информатика (в экономике)»

 

Руководитель курсовой работы:

________________________________      ________________________________

  (уч. степень, уч. звание)           (подпись, дата, инициалы, фамилия)

                  

 

 

 

 

Биробиджан, 2012

 

Оглавление

 

Введение

Региональное отделение ВПП «ЕДИНАЯ РОССИЯ» в ряду прочих своих функций производит спонсорскую помощь организациям. Такой вид деятельности как учёт спонсорской помощи не является распространенным, а так как, что данная организация – отделение политической партии, он имеет очень специфический характер. На рынке программного обеспечения нет программ, которые подошли бы для автоматизации это задачи.

Таким образом, исследование и рационализация информационных процессов в системе  учёта спонсорской помощи является задачей новой и актуальной, как  в научном так и в практическом отношении.

Целью данной курсовой работы является разработка проекта информационной системы, автоматизирующей процесс учёта спонсорской помощи в организации данного типа.

Объектом  исследования курсовой работы является учёт спонсорской помощи в Региональном отделении ВПП «ЕДИНАЯ РОССИЯ».

Предмет исследования  - проект информационной системы учёта спонсорской помощи в организации.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить предметную область;

2. Разработать логическую и физическую структуры разрабатываемой информационной системы;
3. Разработать структуру базы данных;

Методы и средства решения поставленной задачи:

1. Изучение научно-технической и методической литературы;
2. Изучение правового аспекта данной процедуры;
3. Проектирование бизнес-процессов с помощью Case-средства BPWin;
4. Проектирование функциональных задач информационной системы с помощью Case-средства Rational Rose;
5. Проектирование физической модели базы данных с помощью СУБД Microsoft Office Access;

Основным практическим результатом является проект автоматизированной информационной системы «Учёт спонсорской помощи» и её проект.

 

1. Задачи обработки информации, решаемые на предприятии

Основные задачи обработки  информации регионального отделения  ВВП «ЕДИНАЯ РОССИЯ»:

1. Составление отчетов и информационных материалов по работе отдела.
2. Ведение социальных программ (учет и отчетность по этим программам).
3. Учёт членских взносов.
4. Оказание спонсорской помощи организациям.
5. Ведение делопроизводства отдела.

2.  Программное  обеспечение предприятия

Региональное отделение  ВВП «ЕДИНАЯ РОССИЯ»  не имеет специально разработанного ПО, так как отдел не предусматривает работу с специфическими задачами, для реализации которых нужно иметь специальное ПО. В отделе ведется печать документов, набор электронных таблиц в Excel. Используются ОС Windows XP, MS Office.

3. Структура  информационной системы предприятия

В региональном отделении  ВВП «ЕДИНАЯ РОССИЯ не используются СУБД. Для хранения объемных данных, например, информация о членских взносах, используются таблицы Excel.

4. Используемые  технологии защиты компьютеров

Сотрудники отдела имеют  свое рабочее место, рабочее место  оснащено компьютером и оргтехникой. Пользователи компьютера имеют свою учетную запись и свой пароль.

Для защиты от вирусов  установлена антивирусная программа Kaspersky; антиспамовская защита отсутствует, т.к. на предприятии отсутствует сеть, используемая для передачи фалов между отделами.

5. Анализ функций направления

Разберем функционирование отдела на основе выполнения основных задач.

 

Рис.1 Контекстная диаграмма

Работа данного направления показана выполнением основных этапов обработки информации (Рис.2):

1. Рассмотрение заявки от организации, которой требуется помощь
2. Принятие решения об оказании помощи
3. Принятие решения о виде помощи
4. Внесение мероприятия в план работ

Рассмотрение заявки и принятие решения выполняет руководитель регионального отделения ВПП «ЕДИНАЯ РОССИЯ». Сотрудник, выполняющий данную операцию, решает какого вида оказать помощь (финансовую, материальную) и согласовывает своё решение со своим руководителем, а так же с организацией, которой будет оказана помощь. Сотрудник вносит данную операцию в план работ, а так же передаёт информацию о ней в бухгалтерию.

По факту выполненных  работы могут быть составлены отчеты, на основе этих отчетов составляются периодические сводные отчеты по работе отдела.

 

Рис. 2 Диаграмма декомпозиции

Заявка от организации  рассматривается в порядке, указанном на рисунке 3.

Рис. 3 Диаграмма потоков данных

Сотрудник проводит правовой и финансовый анализ заявки. Если нет результат положительный, то он передаёт заявку начальству. Если начальство даёт положительный ответ, то происходит поиск источников финансирования и заявка переходит на следующий уровень исполнения.

6. Анализ уровня  автоматизации предприятия

Каждое рабочее место  оснащено компьютером и оргтехникой, телефонной связью, на предприятии  имеется факс.

Для оформления и распечатки документов используется программа MS Word, для хранения однотипной информации в виде таблиц используются средства программы MS Excel, для работы с правовыми документами работники отдела используют справочно–правовую систему «Консультант Плюс».

Процесс обработки информации в отделе плохо автоматизирован. Документооборот в основном ведется в бумажном виде, документы хранятся в папках. Информация табличного характера хранится на компьютере специалиста в виде книг Excel и дублируется в бумажном виде.

7. Автоматизация  задач обработки информации, которые   в настоящее время  решаются в отделе «вручную»

В настоящее время  практически все задачи обработки  информации решаются «вручную», не создано  специализированной БД для хранения и обработки необходимой информации для работы отдела. Все данные хранятся в электронном виде в файлах Excel и дублируются в бумажном виде и хранятся в папках, затем в зависимости от вида информации, по истечении установленного срока, передаются в архив.

8. Выявление  недостатков информационных систем  организации и  предложения  по их устранению

Моей задачей является работа с такой функцией отдела как  учёт спонсорской помощи.

Спонсорство – осуществление  организацией (спонсором) вклада (в  идее предоставления имущества, результатов  интеллектуальной деятельности, оказания услуг, проведения работ) в деятельность другого юридического или физического лица (спонсируемого) на условиях распространения спонсируемым рекламы о спонсоре, его деятельности.

В данный момент этот процесс  представляет собой следующие процедуры:

Сотрудник регионального  отделения ВПП «ЕДИНАЯ РОССИЯ», выполняющий данную операцию, принимает заявку от претендента письмо-просьбу. Так же основанием для спонсорской помощи может служить план работ. Сотрудник выясняет, в чем конкретно нуждается претендент, затем заявка рассматривается начальством и по ней выносится решение. Далее, в случает положительного решения определяются сроки и сотрудник заносит данные о заявке в электронную таблицу Excel. У регионального отделения ВПП «ЕДИНАЯ РОССИЯ» по ЕАО имеются постоянные претенденты на спонсорскую помощь, в основном это местные и районные школы, детские сады, детские дома, а так же постоянные источники финансирования, предоставляющие средства для оказания помощи. Сложность заключается в том, что в электронной таблице Excel всё приходится заполнять вручную, так же с её помощью сложно делать выборки и отчёты.

9. Разработка проекта будущей ИС

Рис.4 Физическая модель БД

Внесение новых записей  в БД осуществляется по данным писем-просьб или плана. Для удобства заполнения БД существуют справочники источников финансирования, основания для помощи, категорий организаций-претендентов. Таблица, в которую заносятся данные об организации-претендете, заполняется отдельно. Выполняет эту работу сотрудник регионального отделения ВПП «ЕДИНАЯ РОССИЯ». В случае изменений сведений об организации-претенденте либо о виде оказываемой помощи сотрудник вносит в БД соответствующие изменения. При необходимости получения конкретной информации из БД, например, выборок, информации для составления сводных отчётов по работе отдела, информации для бухгалтерии, сотрудник формирует запрос в БД и после обработки запроса приложением получают требуемые данные.

На  данной диаграмме показаны варианты взаимодействия пользователя и проектируемой  системы:

Рис.5 Диаграмма вариантов использования

Работу в системе осуществляет в основном сотрудник, а начальство принимает решения.

На рисунке 6 изображена сетевая конфигурация информационной системы.

Рис.6 Диаграмма размещений

Такая конфигурация позволяет оперативно обмениваться информацией, и как следствие, быстро принимать решения.

Данный порядок работы является очень удобным, он позволяет быстро вносить данные в систему, создавать отчёты и запросы. База данных смоделирована таким образом, чтоб её можно было легко изменить или настроить.

 

 

 

 

 

 

Заключение

В ходе данной работы была изучена предметная область на основе Case-систем и разработана информационная система для учёта спонсорской помощи. Автоматизация данного процесса необходима, так ранее он осуществлялся вручную, был неоправданно трудоёмок и очень неудобен.

Таким образом, автоматизация  процесса учёта спонсорской помощи позволит организации работать быстрее, легче и, следовательно, эффективней.

 

Использованные источники

1. УСТАВ Всероссийской политической партии «ЕДИНАЯ РОССИЯ»
2. Единая Россия ЕАО, региональное отделение партии а Еврейской автономной области - http://www.er79.ru/glavnaya
3. Сурменко С.Л., Проектирование информационных систем с помощью CASE-средств: Методическое пособие С. Л. Сурменко.
4. Сурменко С.Л., Методические рекомендации по написанию выпускных квалификационных работ для направления «080800 Прикладная информатика» и специальности «080801 Прикладная информатика (в экономике)»/ С.Л. Сурменко, Р.И. Баженов. – Биробиджан, 2007.