Совершенствования внутренних и внешних коммуникаций в ООО «Volga marketing family»

В горизонтальной форме коммуникации происходят по давно уже известным схемам, в первую очередь используется внутренний   телефон, по  которому сотрудники  могут общаться друг с другом, не отходя  от  своего  рабочего  места, а также система сотовой связи. Электронная почта (e-mail) является тоже одним из самых удобных  средств коммуникации.  Стоит выделить то, что электронной почтой пользуются   как сотрудники в общении между собой, так и в общении с клиентами.

 Не остаются без внимания  и личные встречи.  Ведь иногда, для передачи  информации требуется личное присутствие человека, чтобы показать серьезность  сообщения или какого то  указания

Внешние коммуникационные потоки реализуются через проведение мероприятий по продвижению услуг рекламно-маркетинговой группы ООО «Volga marketing family» (маркетинговые коммуникации, информационно-коммуникативные технологии рекламы и PR).

В целом данные коммуникационные потоки можно считать удовлетворительными, поскольку они решают задачи управления организацией, развития бизнеса и создания широкой известности, благоприятного имиджа и деловой репутации фирмы.

Руководство ООО «Volga marketing family» проводит определенную  работу по функционированию внешних коммуникационных потоков, сформулировав и доведя до своего целевого рынка и общественности философию, миссию, цели и ценности организации.

При анализе коммуникационного процесса в организации ООО «Volga marketing family» был выявлен ряд проблем:

-  ошибочный перевод информации  на различных этапах передачи  сотрудниками организации;

- встречаются недостаточно точно сформулированные сообщения, в которых имеется неточность формулировок, их расплывчатость, отсутствие последовательности, плохое изложение мыслей.

-  искажение сообщений в процессе движения информации внутри организации вверх и вниз; сообщения искажаются непреднамеренно в силу затруднений в межличностных коммуникациях; искажение сообщений происходит и в процессе обработки информации, когда всевозможные преграды в межличностных контактах могут подталкивать их к отсеиванию одних и акцентированию других сообщений);

-  психологический настрой сотрудников, который мешает развитию формальных  и неформальных отношений между  работниками организации;

- несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления;

-  низкая эффективность коммуникаций ООО «Volga marketing family» во внешней среде.

Анализ горизонтальных коммуникационных потоков показал, что недостатком в работе руководства ООО «Volga marketing family» является отсутствие программы корпоративной культуры.  В кризисных и конфликтных ситуациях именно неформальная коммуникация играет важнейшую роль.

 

Глава 3. Направления совершенствования внутренних и внешних

коммуникаций в ООО «Volga marketing family»

3.1.Рекомендации по коммуникации внутри организации

ООО «Volga marketing family»

 

Совершенствование внутренних и внешних коммуникаций ООО «Volga marketing family» направлено на преодоление недостатков в управлении коммуникационными потоками.

Следует провести мероприятия по следующим направлениям:

- разработка сайта ООО «Volga marketing family» для использования его ресурса в проведении внутренних и внешних коммуникаций;

- проведение коммуникационных  мероприятий по продвижению имиджа  и услуг ООО «Volga marketing family» во внешней среде;

- проведение мероприятий по  корпоративной культуре для активизации  неформальных коммуникационных потоков внутри организации.

В целом необходимо обеспечить управление информационными потоками в организации, т.е. четко представлять потребности в информации всех уровней управления и организовать потоки информации в соответствии с этими потребностями, а также использовать при передаче сообщений параллельно несколько каналов связи (например, письменная и устная речь).

 Сайт ООО «Volga marketing family» не имеет настроек, которые позволили бы активнее работать с заказчиками, быстрее информировать их о своей работе. Требуется расширение функций сайта за счет создания новых настроек:

- расширение информации о рекламно-маркетинговой организации и его услугах, основных и дополнительных;

- организация системы заказов;

- размещение на сайте информации о ООО «Volga marketing family» проводимых акциях и мероприятиях, постоянное обновление контента;

- проведение маркетинговых исследований  клиентов, выявление неудовлетворенного  спроса;

- дополнительные сервисы, полезная  информация (новое в рекламно-маркетинговых технологиях).

Совершенствование сайта ООО «Volga marketing family» усилит конкурентные позиции и повысит эффективность продвижения имиджа организации и ее услуг.

Исходя из новой концепции использования корпоративного сайта, можно предложить внести следующие изменения в работу сайта. На главной странице, следует помещать анонсы новостей, оповещать о новых услугах и акциях. Подобная информация будет полезной для повторных или постоянных посетителей: если их каждый раз встречает что-то новое, это хороший стимул возвращаться на сайт вновь. К тому же такая мобильность - показатель динамичного развития компании и сайта.

Как и любое другое средство продвижения, сайт должен удерживать внимание посетителя, во всяком случае, до того момента, пока он не познакомится с размещенной информацией достаточно подробно. Для этого сайт должен отличаться привлекательностью, в то же время должен быть простым и ориентированным на то, что необходимо клиентам. Информация должна легко читаться. 

Так же в качестве средств продвижения  могут быть использованы рекламные баннеры на тематических сайтах («Услуги проведения рекламных кампаний», «Проведение исследований», «Разработка программы продвижения», «Услуги маркетолога»);  рассылки;  регистрация в социальных сетях.

Основные функции   деятельности ООО «Volga marketing family» в области внутренних коммуникаций:

- создание желаемой атмосферы, укрепление коллектива;

- организация всех корпоративных  мероприятий и внутренних акций,

способствующих сохранению и развитию атмосферы сотрудничества и доверия в коллективе;

- отслеживание и подготовка  материалов для доски объявлений;

- организация стенда с основными  событиями (дни рождения, повышение, премиальные, праздничные фотографии, поздравительные открытки, открытые  вакансии);

- работа со слухами. В любой  организации время от времени  рождаются слухи - какая-то стихийная информация, которая можетбыть как правдой, так и ложью, как негативной, так и позитивной. Задача менеджера -  выяснить источники происхождения слуха и развенчать слух негативный;

- разрешение организационных конфликтов;

- развитие персонала и разного  рода поощрения.

Важной частью корпоративной культуры являются корпоративные праздники, благодаря которым в коллективе устанавливается дружеская атмосфера.

Руководство должно разработать программу развития корпоративной культуры.  Практика мотивации сотрудников с помощью подарков получила широкое распространение, но при условии, что подарки соответствуют своему назначению. Поводов для вручения подарков может быть множество:  День рождения сотрудника; подарок, приуроченный к празднику;   уход на пенсию;  подарок в связи с рождением ребенка или подарок на Новый год ребенку, так как на предприятии у большинства сотрудников имеются дети.

 

3.2. Роль внешних коммуникаций в управлении

ООО «Volga marketing family»

 

Функции в  области внешних коммуникаций:

- формирование (сохранение или  изменение) желаемого имиджа организации;

 - информирование об общественной значимости деятельности рекламно-маркетинговой группы;

- подготовка текстов выступлений, материалов (в том числе слайдов, фильмов) для пресс-конференций, пресс-релизов и т.д.;

- установление, поддержание и расширение  контактов с целевой аудиторией;

- мероприятия, направленные на  расширение сферы влияния компании средствами, адекватными поставленной цели и не противоречащими социальной этике;

- работа со СМИ;

- деятельность по сбору и  анализу информации, отслеживание отзывов и комментариев, касающиеся деятельности ООО «Volga marketing family»;

- подготовка ответов на критические публикации в СМИ.

Продвижению услуг ООО «Volga marketing family» может осуществляться с помощью следующих средств: телевидение, радио, журналы, Интернет.

Решение задач в области продвижения направлено на то, чтобы дать необходимую информацию существующим и потенциальным заказчикам о перечне продукции и услуг, условиях, ценах, стимулировании, поддержать лояльность существующих клиентов, повысить имидж предприятия, информировать потребителей о проводимых акциях, специальных предложениях и других маркетинговых изменениях.

 

 

Заключение

 

Цель курсовой работы достигнута. Анализ коммуникационного процесса в ООО «Volga marketing family» и разработка рекомендаций по его совершенствованию выполнен.

В курсовой  рассмотрены теоретические основы коммуникации  и коммуникационного процесса.

Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает её содержание адекватно тому смыслу, который в нее вкладывает отправитель, т. е. менеджер. В противном случае имеет место безуспешная коммуникация.

Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей.

В ходе работы было проведено исследование коммуникационного процесса в управлении организацией ООО «Volga marketing family».

Исследование коммуникационного процесса в управлении ООО «Смарт групп» проводится по направлениям анализа вертикальной коммуникации, горизонтальной коммуникации, оценки основных видов коммуникации, выявления проблем и недостатков в области коммуникационного процесса.

 Вертикальная коммуникация  реализуется в ООО «Volga marketing family» как двухуровневая структура управления. Руководство текущей деятельностью осуществляет генеральный директор. В структуре управления ООО «Volga marketing family» ярко прослеживаются вертикальные коммуникационные потоки, которые идут от генерального директора к руководителям подразделений, от руководителей подразделений – их подчиненным.

Управление ООО «Volga marketing family» осуществляется на  базе  линейно-функциональной  организационной структуры.

Горизонтальные коммуникационные потоки   имеются между равными по рангу членами организации -  руководителями подразделений коммерческого, финансового и производственного блоков. Они реализуются на производственных совещаниях, при обсуждении вопросов привлечения новых клиентов в организацию, проведении акций по мотивации и стимулированию потребителей, проведении специальных событий.

В ООО «Volga marketing family» отработана и хорошо функционирует система электронного документооборота, внедряется система управления и оценки по ключевым показателям эффективности, проведена большая работа по делегированию полномочий на разных уровнях ответственности.

При анализе коммуникационного процесса в организации ООО «Volga marketing family» был выявлен ряд проблем:

-  ошибочный перевод информации  на различных этапах передачи  сотрудниками организации;

- встречаются недостаточно точно сформулированные сообщения, в которых имеется неточность формулировок, плохое изложение мыслей.

-  искажение сообщений в процессе движения информации внутри организации вверх и вниз;

- несвоевременное донесение  информации к сотрудникам и  аппарату управления;

-  неправильный настрой сотрудников, который мешает развитию формальных и неформальных отношений между работниками организации.

В процессе работы были разработаны направления совершенствования внутренних и внешних коммуникаций ООО «Volga marketing family» направленные на преодоление недостатков в управлении коммуникационными потоками.

Предложено провести мероприятия по следующим направлениям:

- проведение коммуникационных  мероприятий по продвижению имиджа  и услуг ООО «Volga marketing family» во внешней среде;

- разработка сайта ООО «Volga marketing family» для использования его ресурса в проведении внутренних и внешних коммуникаций;

- проведение мероприятий по  корпоративной культуре для активизации  неформальных коммуникационных  потоков внутри организации.

В конце своей работы, можно сделать вывод о том, что проведение данных мероприятий позволит получить необходимый экономический эффект и достигнуть целей, поставленных перед предприятием.

 

 

 Литература

1. Трудовой кодекс РФ. – М.: ВИТРЭМ, 2012.
2. Алавердов Р.А. Управление персоналом: Учебное пособие. – М.: Маркет ДС, 2012  - 304 с.
3. Аксентьев А.В. Теория систем менеджмента и эффективность организации. -  М.: Издательство БЕК, 2011. - 453 с.
4. Альтшулер,  И. Стратегическое управление на основе маркетингового анализа.        Инструменты, проблемы, ситуации / И.Альтшулер. – М.: Издательство «Вершина», 2013. – 232с.
5. Веснин В.Р. Стратегическое управление. - М.: ТК Велби / Проспект, 2011. – 328с.
6. Винокуров,  В.А. Управление развитием рыночных возможностей предприятия (качество управления, системная организация, стратегическое планирование) / В.А.Винокуров. – М.: Издательство «Благовест-В», 2013. – 200с.
7. Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент. - М.: Экономистъ, 2011 - 528 с.
8. Гапоненко,  А.Н., Панкрухин,  А.П. Стратегическое управление/  А.Н.Гапоненко, П.П.Панкрухин .– М.: Издательство «Омега- Л», 2010. – 464 с.
9. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2010. – 480 с.
10. Глущенко В.В., Глущенко И.И.  Исследование систем управления: социологические, экономические, прогнозные, плановые, экспериментальные исследования: Учеб. Пособие для вузов. - г. Железнодорожный, 2011.
11. Егоршин А.П. Основы менеджмента: Электронный учебник. – Н. Новгород: НИМБ, 2012. – 98 с.
12. Коротков Э.М. Концепция российского менеджмента: Учебное пособие.- М.:ДеКа, 2010.
13. Курс менеджмента. // под ред. Д. Д. Вачугова. -- Ростов-на-Дону: Изд-во «Феникс», 2010. – 512 с.
14. Летуновский В. Наука побеждать: Менеджмент по Суворову. – М.: Альпина Паблишерз, 2010. — 184 с.
15. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 2010. -700 с.
16. Савченко И.П. Системный анализ в менеджменте. –М.:Кнорус, 2010.- 560 с.