Внутренние и внешние коммуникации таможенных органов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………...3

Глава 1. Общие положения о коммуникациях………………………….5

1.1 Понятие коммуникации: виды, принципы, задачи………………....5

1.2 Коммуникативный процесс  и препятствия в коммуникациях……..8

1.3 Таможенные коммуникации………………………………………...11

Глава 2. Практика построения коммуникаций  в таможенных

органах……………………………………………………………………14

2.1 Характеристика деятельности  ФТС………………………………..14

2.2 Состояние внутренних и внешних таможенных коммуникаций…16

Глава 3. Направления развития внутренних и внешних коммуникаций   

в Российской Федерации………………………………………………..23

3.1 Перспективы развития внутренних и внешних таможенных

коммуникаций……………………………………………………………23

3.2  Повышение эффективности  внутренних коммуникаций на

примере таможни………………………………………………………...26

Заключение………………………………………………………………32

Список используемой литературы……………………………………...33

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Под коммуникациями принято понимать общение, когда информация передается от человека к человеку; взаимодействие людей в процессе их деятельности. В расширенном смысле коммуникация понимается как средство связи объектов материального и духовного мира, общение — обмен информацией между людьми, передача и обмен информацией в социуме, участие в процессах массовой информации.

Данная курсовая работа посвящена внутренним и внешним коммуникациям. Тому, в чем человек принимает участие ежедневно, но лишь единицы делают это достаточно согласовано. Практически невозможно переоценить значимость коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, что бы облегчить предприятию достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если у людей не будет возможности обмениваться информацией, тогда они не смогут работать вместе, формулировать цели и достигать их. Коммуникации является сложный процессом, состоящим из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов необходим для того, чтобы сделать наши мысли ясными другому лицу. Каждый шаг является пунктом, в котором, если мы будем небрежны, и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть потерян.

Цель данной курсовой работы - ознакомиться со всеми сложностями коммуникаций. Уделяя особое внимание коммуникации таможенных органов, динамике их развития, а также тому, что необходимо предпринять для более результативного взаимодействия как на уровне структурных подразделений Федеральной таможенной службы (ФТС).

Для достижения поставленной цели предполагается решение следующих задач:

- осмысление и понятие процесса коммуникации

-рассмотрение системы внутренних и внешних таможенных коммуникаций в их современном состоянии и перспектив их развития

-выработка предложений  по совершенствованию внутренних  коммуникаций.

Актуальность данной работы заключается в том, что на современном этапе развития таможенных органов, необходима срочная разработка и внедрение новейших коммуникационных моделей, от этого в дальнейшем, во многом, будет зависеть вся эффективность деятельности таможенных органов, их репутация в глазах участников ВЭД и обычных людей, которая на нынешний день, судя по последним опросам общественного мнения, является, к сожалению, ничтожно малой.

Объектом настоящего исследования является ФТС РФ.

Предметом являются внешние и внутренние коммуникации ФТС РФ.

Методы исследование: метод сравнений и аналогий; метод экспертных оценок; статистический метод; метод обобщения и др.

Практическая значимость состоит в ориентированности на совершенствование управления коммуникациями в ФТС РФ.

Структура курсовой работы - состоит из трех глав, введения, заключения и списка литературы. Первая глава посвящена общим положениям о коммуникациях, вторая – практике построения коммуникации в таможенных органах и третья глава- направлениям развития коммуникаций в РФ.

 

 

 

ГЛАВА I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ О КОММУНИКАЦИЯХ

1. Понятие коммуникации: виды, принципы, задачи

На данный момент в нашем мире существует множество определений понятия коммуникаций. Исследователи(Н.Блинов и С.Съедин) определили, что понятие коммуникации имеет четыре значения:

1) Это - путь сообщения (воздушные  или водные коммуникации)

2) Это - форма связи (радио)

3) Это - процесс сообщения  информации с помощью технических  средств - средств массовой информации (печати, радио, телевидения и т.д.)

4) Это - акт общения, связь  между двумя и более индивидами, сообщение информации одним лицом  другому.

Ими было установлено , что к проблемам управления ближе всего четвертое значение термина ,так как управленческое воздействие содержит в себе информационный характер. Исходя из этого исследователи определили коммуникацию как "передачу информации от одного лица, ее домысливание другим лицом с тем, чтобы информацию можно было осуществить".

Также существуют основные задачи, которые каждая из них решает:

-внутренняя внешняя таможенная коммуникация;

-объединение отдельных индивидов в социальные группы и общности, а последние в единую и целостную систему общества;

-внутренняя дифференциация общества, составляющих его групп, общностей, социальных организаций и институтов;

-отъединение и обособление общества и различных групп, общностей друг от друга в процессе их и взаимодействия, что может привести к более глубокому пониманию ими своей специфики и к более действенному выполнению функций, которые им присущи;

-создание предпосылок и основных компонентов для подготовки, принятия, и осуществления управленческого решения.

Руководитель того или иного предприятия обычно работает с информацией - сведениями, которые отражают состояние внутренней и внешней среды организации. Информация удовлетворяет потребности субъекта управления в знаниях обо всех факторах, элементах и переменных, которые необходимы ему для осуществления управления. По данным американских ученых можно сделать вывод ,что руководитель 50-90% своего времени затрачивает на обмен информацией( на коммуникацию), осуществляя свои роли: источника и приемника информации - в межличностных отношениях, передатчика какой-либо информации - в информационном обмене, переработчика информации - в процессе принятия решений и реализации функций управления - планирования, организации, мотивации и контроля. Посредством коммуникации связываются субъекты и объекты управления, подразделения организации между собой, организация и все элементы ее внешней среды. Информационные потоки объединяют все процессы внутри организации и ее контакты с внешним миром, также они объединяют функции управления и в целом являются сущностью управления. Без информации не может быть управления. В связи с этим коммуникация- это связующий процесс.

Понятие "коммуникация" выходит за рамки простого общения людей и передачи информации от человека к человеку. Хоть понятия информация и коммуникации тесно связаны между собой, они не равнозначны друг другу. Информация –это отражение в сознании человека окружающего мира, которая закреплена каким - либо способом и поэтому она располагает свойством воспроизводимости. А коммуникации - это связи, на основе которых лежат интересы и ценности человека.

Увеличение эффективности коммуникаций необходимо. Увеличение возможно осуществить в результате применения нескольких принципов коммуникации:

1. ясности. Сообщение обладает ясностью в том случае, если оно выражено ясным языком и представлено таким образом, что может быть понято получателем;
2. целостности. Цель управленческих сообщений - содействовать установлению понимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей организации;

3) стратегического использования неформальной организации (наиболее эффективной коммуникация возможно в случае, если руководители используют неформальную организацию в дополнение к каналам коммуникации формальной организации.)

По признакам места осуществления коммуникации подразделяются на внутренние и внешние. Внутри каждой организации виды коммуникаций бывают межличностные и организационные. Вербальное общение сопровождается невербальными формами (тональность голоса, мимика т.п.). В организации могут встречаться также неформальные коммуникации (общение людей с друзьями, знакомыми, когда они рассказывают о своих делах, комментируют различные издания СМИ). В результате введения внутренних компьютерных сетей и электронной почты внутренние коммуникации испытывают значительные изменения.

1.2 Коммуникативный  процесс и препятствия в коммуникациях

            Коммуникативный процесс.

            Под коммуникативным процессом представляется  необходимая предпосылку становления, формирования и функционирования всех соц.систем. Коммуникативный процесс обеспечивает связь между людьми и общностями, делает допустимой связь между поколениями, накопление и передачу социального опыта между людьми, его обогащение, разделение труда и обмен продуктами, организацию коллективной деятельности, трансляцию культуры.

Коммуникационный процесс представляется сложным и многофакторным. Коммуникационный процесс возможно представить в виде следующей схемы (рис.1):

Рис.1 Структура коммуникационного процесса.

Основными элементами коммуникативного процесса являются:

1) Субъект коммуникативного  процесса - отправитель и получатель  информации (коммуникатор и реципиент);

2) Средства коммуникации - код, который применяется для передачи информации в знаковой форме (слова, картины, графики), а также каналы, по которым может передаваться сообщение от коммуникатора к реципиенту (письмо, телефон, компьютер);

3) Предмет коммуникации (какое - то явление, событие) и отображающее его сообщение (какая-либо статья, телесюжет);

4) Эффекты коммуникации, которые  выраженны в изменении внутреннего состояния субъектов коммуникационного процесса, в их взаимоотношениях или в их действиях последствия коммуникации.

Основной целью коммуникативного процесса является обеспечение обмена с осмыслением информации, установление двусторонних или многосторонних информационных связей.

 

Преграды в коммуникациях.

Исследования, которые проводились в США, указывают на то, что 73% американских, 63% английских, 85% японских руководителей полагают, что несовершенные коммуникации являются главной помехой на пути достижения эффективности их организации. При планировании, принятии решений, мотивации, организации деятельности и контроле необходимо обладать постоянным обменом качественной информацией, то есть эффективные коммуникации. Но достигнуть этого довольно непросто. Обмен информацией  - это одна из самых трудных задач как для рыночных, так и для государственных структур. Неэффективность коммуникации является одной из главных сфер возникновения проблем.

Рис.2 Процесс передачи информации с препятствиями в виде шума.

 

Преградами на пути передачи информации могут стать разнообразные факторы, например: преграды определенные восприятием, , невербальные преграды, плохая обратная связь, неумение слушать. Всех их можно коротко охарактеризовать как - шум. (Рис.2)

Преграды, которые определенны восприятием, появляются по причине конфликта, происходящего между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя. Люди могут истолковывать одну и ту же информацию по-разному в зависимости от их накопленного опыта. Расхождение между основами суждений может стать причиной избирательного восприятия информации в зависимости от круга интересов, увлечений, потребностей, эмоционального состояния и внешнего окружения людей. Еще одна причина трудностей восприятия в процессе коммуникаций состоит в существовании препятствий, которые  обусловлены социальными установками людей. Плохая обратная связь – один из видов преград на пути к полноценным коммуникациям, так как она дает возможность установить, в самом деле, ли ваше сообщение, принятое получателем истолковано в том значении, который вы изначально ему придали. Неумение слушать- как бы это необычно не звучало, но это является одной из важнейших и самых распространенных в наше время препятствий в коммуникациях. Большинство управляющих полагают, что самое важное это лишь вести себя спокойно и предоставить возможность другому человеку говорить. Но ошибка состоит в том, что руководитель слушает только информацию, не стараясь при этом анализировать чувственного состояния говорящего.