Повседневный деловой телефонный этикет

1.2.

Телефонный этикет. Этикет общения по телефону 
 
Более пятидесяти процентов всех деловых проблем решаются по телефону. По тому, как вы умеете вести телефонный разговор, судят о вашей организации. Поэтому телефон накладывает на пользователя определенные требования. Поскольку визуальный контакт отсутствует, решающую роль приобретают невербальные факторы: момент паузы и ее длительность, молчание, интонация. Немаловажное значение имеет то, как быстро человек снимает трубку, - это позволяет судить о степени его занятости, о том, насколько он заинтересован, чтобы ему позвонили.  
Этикет телефонного разговора - нужно постоянно иметь в виду: для звонка вы выбираете момент, удобный вам, однако он может не быть таковым для вашего собеседника. Поэтому, если приходиться звонить человеку, распорядок дня которого вам незнаком, начните разговор вежливым вопросом: `Есть ли у вас время для разговора со мной?`  
Серьезные нарушения этикета телефонных переговоров - это не назвать себя и свою организацию, когда вы отвечаете на чей-либо звонок. Скверно будет выглядеть, если вы называете себя, но так быстро, что ваш абонент ничего не успевает разобрать. Еще один порок - когда человек называет себя и тут же говорит: `Прошу вас подождать`, не поинтересовавшись у позвонившего, есть ли у того время ждать.  
Следующая ошибка - заставить долго ждать, вместо того чтобы, вернувшись к трубке, спросить человека, может ли он еще подождать. Самой же грубой ошибкой считается навязывание по телефону клиенту покупки, не поинтересовавшись, интересен ли ему хоть сколько-нибудь этот товар.  
Приведем теперь ряд полезных рекомендаций в форме коротких советов, которыми следует пользоваться при ведении телефонных переговоров.  
* Речь должна быть профессиональной. Общения и выражения вроде `моя дорогая`, `ага`, `о`кей` и т.п. в деловых разговорах неуместны. Говорите `да` и `конечно`.  
* Говорите прямо в трубку, внятно и четко.  
* Говорите энергично. Держите под рукой зеркало: перед тем, как ответить на звонок, улыбнитесь - тогда и в голосе будет звучать улыбка.  
* Внимательно слушайте собеседника.  
* Отвечайте так быстро, как только возможно.  
* Если набран неверный номер или вы услышали грубость, сдерживайтесь и будьте корректны.  
* Не обсуждайте проблему с эмоционально расстроенным человеком. Дайте ему успокоиться.  
* Если вас разъединили, перезванивает позвонивший.  
* Разговор заканчивает позвонивший, - исключая случай, когда он забалтывается сверх всех приличий.  
* Если вы находитесь в кабинете коллеги и в это время ему звонят, покажите, что вы идете, например, за кофе и негромко извинитесь. Если он предлагает вам остаться, постарайтесь не обращать внимания на говорящего и разговор.  
* Никогда не говорите по телефону с набитым ртом, не жуйте и не пейте. Следующие советы касаются ситуаций, когда вы звоните.  
* Если там, куда вы звоните, вас не знают, секретарь должен попросить вас представиться и поинтересоваться, по какому поводу вы звоните. Назовите себя и кратко изложите причину звонка. 
* Грубым нарушением этикета и наглостью считается выдавать себя за друга того человека, которому вы позвонили, с тем, чтобы вас быстрее с ним соединили.  
* Если нужный вам человек отсутствует, не спрашивайте, где он находится.  
* Этикет телефонного разговора - не звоните без надобности по личным делам, а уж если очень надо - говорите очень коротко.  
* Не звоните еще раз в тот же день, если вы оставили свои координаты. Так можно поступить только в случае крайней необходимости.  
* Если вы оставляете свое сообщение на автоответчике, назовите дату, время звонка, свое имя, название фирмы и краткое сообщение.  
* Очень грубое нарушение делового этикета - не перезвонить, когда вашего звонка ждут. Перезвонить необходимо при первой возможности и не позднее, чем в течение суток.  
* Звоня по личному вопросу своему деловому партнеру, учитывайте время дня. Разговор должен быть предельно коротким.  
* Деловьм партнерам домой звоните только в случае крайней необходимости.  
* Если вы не застали нужного человека, поинтересуйтесь, когда будет удобнее перезвонить.  
* Если вас попросили подождать и не отвечают в течение двух минут, повесьте трубку и перезвоните. Не теряйте при этом самообладания.  
* Если вам кажется, что разговор может затянуться, начните с вопроса: `Есть ли у вас сейчас время для разговора?`.  
* При общении с очень занятыми людьми договоритесь о `телефонном дне` и строго следуйте ему. Когда на звонок отвечаете вы, то следует знать правила хорошего `поведения`.  
* Отвечайте быстро и называйте свое полное имя.  
* Если звонят не через коммутатор и не через вашего секретаря, назовите свою фирму, отдел и свое полное имя.  
* Если кто-то из партнеров звонит вам домой, и трубку поднимает один из членов семьи, можно попросить последнего, чтобы вам перезвонили в офис  
* Если вам позвонили в тот момент, когда в вашем кабинете находятся коллеги, вы можете в вежливой форме сказать им, что хотели бы поговорить конфиденциально, предложив вернуться в свои кабинеты, выпить чашечку кофе или подождать за дверью. По окончании разговора пригласите коллег обратно.  
* Но можно на важный звонок ответить из соседней комнаты.  
* Если у вас посетители, лучше воздерживаться от ответа на звонки.  
* Для того чтобы завязать разговор, можно использовать общую тему, но свести ее к минимуму.  
* Добивайтесь того, чтобы на вашу просьбу отвечали `да` или хотя бы `нет`, - но не `возможно`.

 

2.

Поведение женщины в деловой среде

 

Половая принадлежность работника как фактор его успешности сейчас активно обсуждается в деловом мире, теории и практике управления. Основываясь на опыте работы и общения со специалистами из различных профессиональных сфер (банковской, образовательной, производительной, туристической, транспортной, сферы власти и т. п.), можно сказать, что в последние годы в России выделяются четыре позиции относительно данного вопроса:

1. мужчина эффективнее  женщины как в управлении, так и в исполнительской деятельности;

2. женщина эффективнее  мужчины;

3. мужчина и женщина  равным образом эффективны в  профессиональной деятельности, но  имеют разный деловой стиль, и  их эффективность зависит от  многих других условий;

4. половая принадлежность  работника не имеет никакого  влияния на эффективность труда.

Рассмотрим вторую позицию «женщина эффективнее мужчины».

За последние десятилетия представительницы слабого пола значительно расширили сферы своего влияния в бизнесе, политике, науке, потеснив своих условных «противников» -- мужчин. Мир будоражат идеи феминизма, истинного и ложного равноправия полов. Все это вызывает изменения в области делового этикета. Что же происходит на самом деле, каким образом трансформируются и правила поведения в отношении женщин в бизнесе?

Называют два необходимых и взаимоисключающих друг друга условия для того, чтобы женщина вышла вперед.

Во-первых, женщина может стать эффективнее мужчины, если она в своей работе сможет развить и использовать сугубо женские качества, которые не так ярко присутствуют у мужчин и которые связаны с межличностным общением:

· интуицию;

· способность к изощренной политике в деловых отношениях;

· женское обаяние;

· умение тонко подстраиваться в коммуникативных взаимодействиях.

Кроме того, как показал кризис августа 1998 г., в неопределенных и нестабильных условиях для сохранения своего места работы женщина способна проявить большую гибкость и уступчивость, нежели мужчина. Она легче и без особых эмоциональных проблем переходила на более низкий должностной статус, уходила в другую профессиональную сферу, обращалась за помощью в трудоустройстве, нежели мужчина. В результате она чаще сохраняла возможность работы и заработка, а мужчина чаще оставался без работы и средств к существованию.

Во-вторых, утверждается, что женщина может стать успешнее мужчины, если она, наоборот, откажется от женского стиля в деловом общении, разовьет у себя и начнет использовать сугубо мужские качества: решительность, стрессоустойчивость, объективность, дисциплинированность, преданность делу, трудоголизм. Следует заметить, что, формируя в себе мужские черты характера, женщина часто проявляет мужской стиль делового общения и поведения даже более ярко и напряженно, нежели мужчина. Она становится более решительной, эмоционально устойчивой к стрессу, объективной, дисциплинированной, преданной своему делу и отдающей большую часть своего жизненного времени работе, нежели ее коллега-мужчина.

Особенно это характерно для эмансипированных деловых женщин, имеющих выраженную конкурентную установку относительно мужчин. Энергию, азарт и мотивацию, ведущие их к успеху, они черпают в противопоставлении себя мужчинам, стремлении доказать им, что они -- умнее и сильнее мужчин.

Чтобы женщину воспринимали как личность, надо, прежде всего, ею быть. Человек, обладающий цельностью: интеллектом, собственным стилем, собственной позицией, непременно будет воспринят как личность.

Любые формальные отношения предполагают большую сдержанность. Существует ряд правил, выполнение которых позволяет настроить собеседника (независимо от его/ее пола) на деловой стиль общения.

Поза

Во время деловых переговоров и встреч поза должна быть одновременно достаточно свободной и сдержанно-подтянутой. Съежившаяся на краешке стула женщина, судорожно вцепившаяся в свою сумочку, всем своим видом показывает скованность, стеснение, неуверенность в себе. Слишком свободная поза может быть воспринята как свидетельство вашей развязности. Лучше сидеть прямо и свободно жестикулировать в пределах так называемой интимной зоны радиусом около 45 сантиметров вокруг вашего тела. Сумку лучше не держать на коленях, а положить или поставить рядом с собой.

Взгляд

Необходимо доброжелательно и внимательно смотреть в лицо своему собеседнику, показывая, что вам интересно то, что он говорит. При этом, если у вас с собеседником деловые отношения, то свой взгляд направьте в верхнюю часть лица, чуть выше бровей, а для обозначения внимания - эпизодически смотрите в глаза (долгий пристальный взгляд в глаза, может вызвать у собеседника чувство дискомфорта). При эмоциональном общении взгляд автоматически перемещается от глаз в нижнюю часть лица - это сразу чувствуется.

Голос

Особенности в голоса тоже имеют значение в общении. Если у вас высокий голос, постарайтесь хотя бы, чтобы он не был визгливым, так как в этом случае вы можете вызвать у собеседника непреодолимое желание зажмуриться и заткнуть уши. Высокий тембр голоса очень раздражает и утомляет, он ассоциируется с напряжением или с зависимостью. Поэтому постарайтесь сделать свой голос грудным и приятным, понизив его насколько это возможно. Но не говорите слишком тихо и неуверенно. Также плох слишком громкий, оглушающий собеседника голос.

Темп речи

Лучше всего воспринимается размеренный темп речи, когда вы позволяете себе делать небольшие паузы, показывая, что прежде чем что-то ответить, обдумываете услышанное. Сразу появляется ощущение, что вы «человек разумный». Нежелательно говорить слишком быстро, захлестывая собеседника потоками информации. Он может не сразу понять, о каком грандиозном проекте вы ему сообщаете, и может быть прервет вас и попросит повторить все сначала. Из-за этого вы потеряете время, а самое главное, - дадите понять, что вы человек мелкий, зависимый и стараетесь как можно быстрее успеть все сказать, пока вас не выгнали. Повышенный темп речи всегда ассоциируется с зависимостью и несерьезностью. А если будете говорить слишком медленно, то утомите вашего собеседника: ему уже все понятно, а вы еще заканчиваете фразу.

РУКОПОЖАТИЕ

В деловых и политических кругах принято здороваться за руку. Рукопожатие - традиционно мужской способ приветствия. У большинства женщин он вызывает легкий дискомфорт, поскольку ей неизвестно заранее, будут ли ее руку энергично трясти как товарищу по партии или попытаются поцеловать. Во избежание путаницы и неловкости, лучше подать руку ни в вертикальной плоскости (как для пожатия), ни в горизонтальной (как для поцелуя), а в промежуточном положении под углом к плоскости: хотите целуйте, хотите жмите. Рукопожатие должно быть лаконичным, и достаточно энергичным.

Жестикуляция

Здесь, как и во многом другом, хороша золотая середина. Жестикуляция должна быть соразмерна ритму речи и примерно соответствовать тому, о чем вы говорите. Чем более формально общение, тем более сдержанной должна быть жестикуляция. Но в то же время полное ее отсутствие воспринимается как скованность. Избегайте невротических жестов, свидетельствующих о вашем стеснении и нервозности: поправления на себе одежды, прически. Большинство людей даже не подозревают о том, какое огромное значение в беседе имеют жесты. Жест может сообщить о нас гораздо больше информации, чем мы того хотим. Жесты слишком часто выдают нас и неразумное использование некоторых жестов порой приводит к нежелательному результату. Поэтому, чтобы расположить к себе собеседника, используйте в разговоре предлагающие жесты, позволяющие видеть ваши ладони. Это является свидетельством вашей открытости. А вот негативных, давящих жестов следует избегать. Решительно разрубая ладонью воздух, можно вызвать у собеседника неприятное чувство, что с ним не желают ни в чем соглашаться. Не сжимайте кулаков во время разговора и не тыкайте в собеседника пальцем.

Вывод: женщинам сложнее, чем мужчинам добиться уважения и успеха в деловой среде, потому что их не всегда воспринимают всерьёз. В связи с этим им необходимо более серьезно подходить к созданию своего имиджа и соблюдению правил делового этикета.

1.3 Поведение мужчины  в деловой среде

Мнение о том, что мужчина в деле более эффективен, нежели женщина, является довольно распространенным, причем придерживаются его не только мужчины, но и женщины. Аргументы в поддержку данной позиции называются следующие:

· мужчина имеет более логичное и дисциплинированное мышление, нежели женщина;

· мужчина строит деловые отношения на основе объективных критериев (полезности, сотрудничества, необходимости), а женщина -- на основе субъективных критериев (симпатии, интуиции, настроения);

· мужчина имеет более высокую стрессоустойчивость, нежели женщина, способен сохранять самообладание и принимать решения в напряженных, неопределенных и опасных ситуациях;

· мужчина имеет большую эмоциональную и физическую выносливость, нежели женщина, может более длительное время эффективно работать;

· мужчина имеет значительно больше времени, которое он может посвятить работе и карьере, нежели женщина, поскольку он не отвлекается на длительный срок в связи с материнством и семейными обязанностями.

Особенно критично оцениваются такие черты женского характера, как эмоциональная неустойчивость, субъективность в оценке и непрогнозируемостъ поведения, а в отношении женщин-руководителей -- склонность либо к гиперопекающему, материнскому стилю управления, либо к излишне авторитарному, жесткому стилю, направленному на подавление и тотальный контроль за деятельностью подчиненных.

Следует заметить, что позиция, согласно которой мужчина в работе оценивается как более эффективный, нежели женщина, разделяется и многими мужчинами-психологами. Например, анализируя проблему эффективности управленческого труда, Р.Л. Кричевский приводит такие факты наблюдений, отраженные в зарубежной литературе:

· наличие у мужчин лидерского потенциала и его отсутствие у женщин;

· проявление у мужчин большей активности, амбициозности и стремления к доминированию, нежели у женщин.

Руководитель-женщина становиться непростым условием работы для большинства мужчин. Некоторые характерные особенности мужской речи являются настолько неприемлемыми для женщин, что мужчины теряют шанс быть выслушанными, несмотря на то, что им есть что сказать. Это не просто теоретическое умозаключение. Женщины в сегодняшнем обществе начинают конкурировать с мужчинами на рабочих и руководящих должностях, и поэтому мужчинам приходится менять свой стиль общения, чтобы приспособиться к женщинам. Каждый человек в большей или меньшей степени воспринимает существующие различия между мужчиной и женщиной. Все меньше остается тех, кто совсем не признает (или не осознает) этих различий, они все же являются реальностью, потому что переговоры приходится вести и с мужчинами, и с женщинами, а они ведут себя по-разному. Следующие пункты содержат четыре очень важных момента, которые должны учитывать мужчины при общении с женщинами.

Правило первое: уважай партнера и сохраняй собственное достоинство

При деловых контактах, мужчины должны дать почувствовать женщине уважение к ней, как партнеру по бизнесу. Сомнение в способности женщины вести дела на высоком уровне может обернуться для мужчины плачевно. Женщины иногда любят поговорить "о своем, о женском". Если вам случится оказаться при таком разговоре, не пытайтесь подлаживаться под его тон, не касайтесь женских тем, не злоупотребляйте уменьшительными словечками. Женщинам это можно простить. Для мужчины разговаривать в таком духе совершенно недопустимо. Оставьте это для дома и для семейных отношений.