Этикет делового письма

Министерство образования  и науки Российской Федерации

 

Уральский государственный  экономический университет

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа по Культуре речи

 

«Этикет делового письма»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Исполнитель: Крумина Елена Владимировна ЭПБп-13 Ирб

 

Преподаватель: Чудинова Светлана Германовна

 

 

 

 

 

 

Дата сдачи на проверку:11.11.2013

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ирбит

 

2013

 

Введение

 

Во все времена деловое  общение было одним из важнейших  составляющих любого бизнеса, главным  средством взаимодействия в его  рамках и мощным рычагом воздействия  одних его субъектов на других. Именно правильно проведенные деловые  переговоры, грамотно оформленное соглашение или умелое обоснование того или  иного предложения в конечном итоге определяют успешность предпринимательской  деятельности.

Цель данной контрольной  работы – изучить структуру современного делового письма.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

изучить функции делового письма;

рассмотреть общие требования;

проанализировать этикетные  ритуалы;

определить основные виды деловых писем.

Общие функции документа:

• информационная: любой документ создается для сохранения информации;
• социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;
• коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

 

Специальные функции документа:

• управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;
• правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время.
• функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества .

 

В современной практике сложились общие требования, которые применимы к текстам большинства документов, деловых бумаг.

Традиционно деловые тексты состоят из двух смысловых блоков:

вводного, содержащего основания  или мотивы составления документа;

основного, в котором излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Это устоявшийся порядок  составления документа. Вместе с  тем возможна другая последовательность изложения текста: вначале освещается существо вопроса: предложения, просьбы  и т. п., а затем указывается, что  явилось основанием составления  документа.

При подготовке текста должны соблюдаться следующие основные принципы, достоверность и объективность содержания, логические, а не

эмоционально-экспрессивные  средства оценки ситуаций и фактов, полнота информации и вместе с тем отсутствие рассуждений.

Тон изложения должен быть нейтральным, деловым и при этом корректным, т. е. уважительным и доброжелательным.

 

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи и т. д.), которые называются реквизитами. Каждый вид документа имеет определенный набор реквизитов. К наиболее часто употребляемым в современной практике реквизитам документов относятся:

    эмблема организации

    наименование организации

    юридический адрес организации

    название вида документа

    дата

    индекс документа

    адресат

    заголовок к тексту

    текст

    отметка о наличии приложений

    подпись

    печать

В соответствии с правилами оформления документа его содержание        можно разделить на три основные части:

заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

 

Рассмотрим каждый из обозначенных реквизитов.

 

Реквизит «эмблема организации»

Эмблема организации — условные (символические) графические изображения, зарегистрированные в установленном порядке.

Эмблема располагается в левом  верхнем углу либо в середине верхней  части листа (в зависимости от расположения других реквизитов).

 

Реквизит «наименование организации»

Наименование организации пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в установленном порядке.

Реквизит «наименование организации» располагается под реквизитом «эмблема организации».

    

        Реквизит «юридический адрес организации»

Юридическим адресом организации является совокупность следующих данных: индекс предприятия связи, почтовый адрес, теле-факс; ИНН, номер расчетного счета в банке, БИК, ОКОНХ, ОКПО.

Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитом «наименование организации» или на нижнем поле документа (если наименование организации размещается в середине верхней

части листа).

       

          Реквизит «название вида документа»

Реквизит «название вида документа» располагают в заголовочной части документа после реквизита «наименование организации» и юридического адреса. Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов, если они носят полуофициальный характер (письмо-приглашение, письмо-благодарность и т. п.).

 

Реквизит «дата»

Дата — один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Все даты в документе — в заголовочной части, в тексте — оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака). Например: 10.11.13

 

Реквизит «индекс (№) документа»

Индексом является условное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации (например, порядковый номер).

Индекс (№) документа проставляется  на исходящих, входящих и внутренних документах учреждения рядом с реквизитом «дата». контрактов, заключенных между двумя организациями, имеют двойную нумерацию, например № 7/13, где 7 - порядковый номер документа в одной фирме, а 13 — порядковый номер этого документа в фирме-контрагенте.

 

Реквизит «адресат»

Этот реквизит широко используется при составлении различных деловых бумаг и содержит указание на получателя (адресата)- должность, фамилия и инициалы в дательном падеже.

В служебной переписке данный реквизит реализуется максимальным набором составляющих его частей:

наименование организации (фирмы, предприятия) в именительном падеже;

структурные подразделения в именительном падеже;

должность, фамилия и инициалы в  дательном падеже;

юридический адрес организации (самостоятельный  реквизит становится составной частью реквизита «адресат»).

пример: ОАО «Поехали»

Отдел рекламы Начальнику отдела г-ну Сомову Е. Ф.

623850, г.Ирбит, ул.Советская, 12.

Слова «господину», «госпоже» употребляются  в адресе сокращенно: «г-ну», «г-же».

Если документ направляется постоянным адресатам (заявление, докладная записка  и т. п.), почтовый адрес не указывается.

 

Реквизит «заголовок»

Заголовок — краткое изложение основного смысла текста составляемого документа.

Заголовок располагается слева после реквизитов «дата» и «индекс документа» и не должен превышать двух строк, например:

О поставке товара по договору № 132/13

Наличие заголовка избавляет  от необходимости чтения документа полностью при его регистрации.

 

Реквизит «отметка о наличии приложений»

Если к документу имеются  приложения, то в документе ставится отметка о их наличии. Этот реквизит располагают после текста перед подписью.

Приложение: на 2 л. в 2 экз.

 

Реквизит «подпись»

Подпись — обязательный реквизит любого документа.

В состав реквизита «подпись»  входят:

наименование должности  лица, подписавшего документ;

личная подпись;

расшифровка подписи.

Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке, например:

 

Директор ОАО «Поехали»________В.А.Новопашин

(подпись)

При подписании документа несколькими  должностными лицами, составные части  реквизита «подпись» располагают  последовательно друг за другом в  соответствии с занимаемой должностью, например:

Директор В.А.Новопашин

(подпись)

 

Главный бухгалтер Н.В.Ковина

(подпись)

 

     Реквизит «печать»

На документах, удостоверяющих права  учреждения или должностных лиц, а также фиксирующих факт расходования денежных

средств и материальных ценностей, подпись соответствующего лица должна быть заверена печатью.

Оттиск печати проставляется таким  образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи и был хорошо читаемым.

 

Этикет делового письма —  это не только этикетные формулы. Он начинается с адресования и включает весь содержательный аспект письма. В письменной речи, в отличие от устной, необходимость использования этикетных средств остается неизменной. В значительной степени они определяются жанром послания (письма-приглашения,

письма-поздравления, письма-соболезнования), социальным статусом адресата и т. д.

По структурным признакам  деловые письма делятся на

регламентированные и нерегламентированные.

Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т. д.) в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций. В них решаются вопросы экономико-правовых ситуаций.

К стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие на:

  причину обращения («По причине задержки оплаты...»;

«В связи с неполучением счета-фактуры...»; «Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям...»; «Вследствие изменения цен на энергоносители...»; «Учитывая социальную значимость объекта...»; «При данных обстоятельствах...»);

обоснование обращения («Ссылаясь на Ваше письмо от...»; «В соответствии с достигнутой договоренностью...»; «На основании распоряжения о...»; «Согласно протоколу о взаимных поставках...»);

цель обращения («В целях скорейшего решения вопроса...»; «Для согласования спорных вопросов...»; «Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в средствах массовой информации...»; «В целях безопасности прохождения груза...»; «В ответ на Ваш запрос...»; «Во избежание конфликтных ситуаций...»; «С целью ознакомления с... высылаем Вам...»).

К числу стандартных относятся этикетные фразы типа: «Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество»; «Надеемся на скорейший ответ (решение нашего вопроса)...»; «Примите наши поздравления...».

Регламентированные письма имеют четкую структуру и, как  правило, состоят из двух частей: в  первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления, осуществляются речевые действия, представляющие вторую, основную часть письма.

 

Нерегламентированные  письма представляют собой авторский текст. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма — речевое действие.

К речевым актам относятся:

этикетные ритуалы («благодарю», «выражаю надежду», «желаем успехов», «приносим извинения» и т. п.);

сообщения («сообщаем», «ставим Вас в известность», «уведомляем» и т. п.);

подтверждения («подтверждаем»);

заявления («заявляем», «объявляем»);

требования, просьбы («приказываю», «постановляю», «настаиваем», «прошу», «обращаемся к Вам с просьбой»);

обещания («гарантируем», «заверяем, обязуемся»);

напоминания («напоминаем»);

предложения («предлагаем»).

В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.

 

К этикетным ритуалам относят  и выражение надежды, уверенности, благодарности в конце письма: «Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения...»; «Надеемся на скорейшее принятие решения...»; «Желаем успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество».

Вежливая форма именования адресата в деловой переписке  предполагает использование местоимений  «Вы», «Ваш» с прописной буквы: «Согласно Вашей просьбе высылаем Вам последние каталоги нашей продукции»; «В конце этого месяца мы с удовольствием воспользуемся Вашими услугами». Универсальным принципом использования этикетных средств является принцип вежливости.

 

 Письмо помогает сторонам выявить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном письме существуют основные виды деловых писем.

 

Письмо-напоминание направляют тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: