Информационные технологии в управлении гостиничным хозяйством

4. Доступ в номерной  фонд и управление номерами.

Принципиально новым решением является система электронных замков KEI-Biser (система контроля доступа  в номерной фонд реального времени), интегрированная в комплекс KEI-Hotel и разработанная специально для  гостиниц. Это означает, что управление электронным замком номерного фонда  осуществляется непосредственно из системы управления гостиницей без  дополнительного интерфейса. Такая  технология позволяет поднять на новый качественный уровень учет и контроль за использованием номерного  фонда гостиницы, повысить эффективность  работы службы безопасности, этажной  службы, обслуживание в номерах. Кроме  того, контролируются такие события, как факт входа или выхода из номера, время открытия и закрытия двери, плохо закрытая дверь, попытка открытия «чужой» картой и т.д. В каждом таком случае сигнал поступает службе безопасности.                       В зависимости от пожелания заказчика система поставляется с различными видами ключа (идентификатора доступа), которым может выступать магнитная, штрих кодовая или проксимити (бесконтактная) карта. Возможно использование идентификаторов Dallas, которые применяется в качестве ключа от домофона.                                                                                       Существует ряд функционально законченных устройств системы KEI-Biser для управления сервисом в номерах разного уровня:

• контроль состояния дверей номерного фонда (KEI-Biser-Light);
• электронные замки серии KEI-S450Nх;
• интеллектуальное устройство управления номером KEI-S450Rх;
• устройство учета материалов и рабочего времени персонала KEI-S450WT

Следует отметить, что система  позволяет гибко сочетать комбинации этих устройств исходя из возможностей и запросов гостиницы.                    Дополнительные возможности: Система имеет возможность изменения функций без замены оборудования методом изменения программы контроллеров с центрального сервера системы управления гостиницей по запросу администрации гостиницы на изменение сервисов и функций контроллеров. Для повышения качества технической поддержки в систему внедрена фирменная технология "nonstop in system download". Эта технология позволяет изменять программу управления, находящуюся в микроконтроллере без остановки работы системы и какого либо механического вмешательства KEI-Biser, кроме того позволяет:

• автоматически блокировать просроченные карты и предотвращать доступ в гостиницу лиц с просроченными гостевыми картами
• дистанционно открывать помещения при возникновении экстремальных ситуаций
• управлять электрооборудованием номера по сценарию заселен/не заселен/готов к заселению
• извещать сотрудника службы безопасности о сдаче помещения под охрану
• получать различные отчёты по событиям за произвольный период времени
• формировать резервные карты для нештатных ситуаций

При помощи дополнительных терминалов сбора данных, подключённых к системе управления гостиницей, можно организовать систему оказания дополнительных платных услуг с  автоматическим включением их в лицевой  счет клиента.

Уборка номера:

Система отслеживает ситуацию "гость выехал из гостиницы" и  может выдавать списки комнат, в  которых необходимо произвести уборку сразу же после их освобождения. Это позволяет менеджерам спланировать уборку номеров и организовать контроль времени уборки номера. После завершения уборки, горничная при открытой двери  номера активизирует свою карточку-ключ, тем самым оповещает портье о  готовности номера к заселению. Система  автоматически меняет статус номера в состояние убран и готов  к заселению.

5. Служба безопасности

Использование возможностей системы контроля доступа в помещение  реального времени KEI-Biser позволяет  значительно повысить эффективность  работы службы безопасности. Это достигается  за счет оперативного получения информации о состоянии номерного фонда, автоматического отслеживания и  оповещения о нештатных ситуациях, таких, например, как попытка не санкционированного проникновения в номер, незакрытую дверь, блокирование замка номера и  т.д. В частности, сигнал тревоги  включается в номере и в службе безопасности и активируется камера видеонаблюдения расположенная  в непосредственной близости от охраняемого  помещения, в случаях:

• Попытка открытия двери с помощью инструмента или другого ключа
• Открывание окна или появление в номере людей в отсутствии клиента
• Забытая карточка-ключ в считывателе
• Не закрытая или плохо закрытая дверь

Сотрудник службы безопасности имеет возможность дистанционного открытия любой двери или группы дверей в экстремальной ситуации, например при пожаре. С применением  системы в служебных помещениях снимаются вопросы поиска сотрудника на территории предприятия и учет рабочего времени.

6. Аналитические  средства.                                                                                                  Аналитические средства комплекса KEI-Hotel позволяют расширить возможности администрации и руководителей служб по управлению гостиничным хозяйством. При этом есть возможность оперативного получения аналитических данных и информации о состоянии номерного фонда, в том числе и удаленно, через Internet или непосредственно на мобильный телефон.                                                                                       Раздел «БУХГАЛТЕРИЯ» позволяет руководству гостиницы и бухгалтерии получать финансовый результат и аналитические отчеты по результатам финансовой деятельности. Кассовые отчёты по видам оплаты анализ доходов по выбранной услуге, анализ доходов по услуге «Проживание», анализ доходов по услугам с возможностью анализа счетов на оплату и предполагаемые доходы, получение информации о гостях, которые не оплатили услуги, внесённые в лицевой счёт, экспорт данных в бухгалтерские системы 1С, Парус, БЭСТ.                                                                                 Раздел «КЛИЕНТЫ» позволяет руководству гостиницы и службе маркетинга получать следующие данные:

• справку по клиентам гостиницы, которая выполняет анализ постоянных клиентов с группировкой по количеству приездов и срокам проживания
• расширенная информация о проживании и полученных средствах постоянного клиента справку о доходах, поступивших от клиентов гостиницы
• статистический учёт по организациям, в котором выполняется расчёт количества гостей, количество приездов, сроков проживания и сумма полученных доходов.

Все данные предназначены  для анализа информации о постоянных клиентах и установления с ними индивидуальных ценовых отношений.                                 Раздел «ПЛАНОВЫЙ ОТДЕЛ» позволяет руководству гостиницы и экономистам получать следующие данные:

• полный расчёт по проживающим гостям с учётом тарифов и местностью размещения, который можно выдать в нескольких вариантах, в зависимости от необходимой детализации
• аналитические данные о проживании по странам статистический учёт по организациям, в котором выполняется расчёт количества гостей, количество приездов , сроков проживания и сумма полученных доходов
• итоговая отчётность по результатам работы гостиницы, для передачи в Федеральное Государственное Статистическое Наблюдение.

Раздел «АНАЛИТИЧЕСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ» - руководство гостиницы получает:

• полный автоматизированный учет действий персонала по бронированию, размещению, использованию и состоянию номерного фонда
• возможность быстрого получения отчетов, максимально отражающих потребности руководителей служб
• уменьшение бумажного документооборота

Все отчёты системы KEI-Hotel могут  формироваться за произвольный период, как по датам, так и по времени.

7. Модуль Администрирование

• Данный модуль позволяет изменять настройки системы:
• Добавлять и удалять новых пользователей системы, присваивать им различные права доступа
• Создавать и редактировать разветвленную систему календарных и сезонных скидок
• Добавлять и редактировать справочники
• Редактировать формы документов для бухгалтерской отчетности

8. Некоторые подробности  отличные от других систем

Интерактивный, интуитивно-понятный дружественный интерфейс, выполненный  в виде Интернет приложения и вытекающие из этого преимущества в обслуживании, эксплуатации и сопровождении.        Немаловажным является прозрачность системы, как для персонала обслуживающего гостей, так и для управленческого звена в совокупности с аналитическим модулем позволяющим удаленно управлять гостиницей, выводит на качественно-новый рубеж возможности управления из любой точки мира, в том числе с мобильного телефона или средствами интернет.

III. Технико-экономическое обоснование внедрения и использования информационных технологий.

3.1 Технико-экономическое обоснование внедрения компьютерной системы управления.

Для обеспечения высокого уровня обслуживания клиентов комплекса  необходимо обеспечить автоматизированную систему управления отелем, а также  рестораном и развлекательным комплексом.                               Система должна обеспечить решение следующих задач:              

• Обеспечить быстрое и удобное решение повседневных задач при работе с клиентами: бронирование номеров, оформление гостей, предварительный заказ столиков и обработка заказов в ресторане;                                  
• Обеспечить контроль в реальном времени за состоянием складов, деятельностью персонала и движением финансов в рамках всего комплекса;
• Обеспечить индивидуальный подход к каждому клиенту, с учетом его предпочтений и категории;                                                                   
• Обеспечить ведение статистики и инструмента прогнозирования работы комплекса, включая возможность обмена данными системы автоматизации с программами бухгалтерского и финансового учета;                               
• Обеспечить клиентов гостиницы современными средствами связи, вкл<span class="List_0020Paragraph__Char" style="