Подготовка и проведение выставки

Подготовка пресс –  конференции на выставке предполагает определение места и времени  ее проведения, рассылку пригласительных  билетов, составление текста выступлений, внесение в него дополнений и поправок, подготовку комплектов рекламных и  прочих материалов, составление сметы  расходов, подготовку пресс-релиза, проверку подготовленности зала.

На подготовительном этапе  организации выставки необходимо разработать  ее рекламную концепцию на основе результатов мониторинга СМИ, учитывающего различные целевые аудитории, и  задач, поставленных организатором. На этой стадии происходит формирование системы информационной поддержки  выставки. Информационными партнерами должны стать центральные и специализированные газеты и журналы, информационные агентства, рейтинговые радиостанции, специализированные ТВ-программы, то есть СМИ , имеющие обширную географию распространения, большой тираж, создающие наибольший общественный резонанс, привлекающие внимание широкой общественности.[10]

Компания-организатор выставки сотрудничает со средствами массовой информации, используя различные  схемы:

1. прямая продажа выставочных площадей, покупка рекламных площадей
2. бартерные отношения (обмен выставочной площади на рекламную)
3. информационное спонсорство
4. партнерство в организации выставочного проекта

Заключение

В ходе проделанной работы я рассмотрела ключевые понятия  и специфику выставки, изучила  ее историю. Определила цели выставки и основные этапы подготовки к  проведению данного мероприятия.

Во время проведения выставок конкретизация отдельных мероприятий  зависит прежде всего от маркетинговой стратегии. На высокую эффективность выставок производитель может рассчитывать лишь в том случае, если: они, во-первых, подготовлены и проведены на основе предварительных исследований с учетом динамичной природы рынка; во-вторых, создана обоснованная, запоминающаяся и должным образом воздействующая на заранее выбранную потребительскую аудиторию рекламная продукция; в-третьих, направленность кампаний обеспечена достаточно широкой по объему публикацией в наиболее целесообразных для решения поставленных задач и учитывающих специфику рекламной аудитории средствах распространения рекламы; в-четвертых, мероприятия в разных местах и на разных уровнях сбытовой деятельности скоординированы. Этот комплекс условий возникает вне зависимости от того, рекламируется ли товар массового спроса или промышленного назначения.

Кроме того, я выяснила, что, независимо от сроков проведения, каждая выставка включает в себя три основных этапа: подготовительный, кульминационный и заключительный. Основным является подготовительный, так как от него зависят остальные два этапа, а также успех выставки в целом. Подготовительный этап включает в себя планирование выставки. Планирование учитывает ситуацию, складывающуюся вокруг товара на рынке, и предопределяет расходы на рекламу.

Немаловажный этап это  определение эффективности выставки. Большинство специалистов считает, что затраты на рекламу должны рассматриваться как неизбежные расходы, подобно расходам на исследования, обучение, оборудование, т.е. для достижения запланированного объема реализации необходимо поддерживать определенный, выработанный рыночной практикой процент отчислений на рекламу, зависящий от этого объема.

Тем неменее относительную эффективность выставки установить можно: во-первых, соотношением объемов продаж или прибыли до и после проведения выставки и затраченной на нее суммы, а во-вторых, изменением процента информированности заданной рекламной аудитории о рекламодателе, его товарном знаке, продукции и услугах. В последнем случае эффективность оценивается тем, насколько она выполняет свою информационную функцию.

Целью данной курсовой работы являлось исследование организации международной выставочной деятельности. Подводя итог проделанной работе, можно сделать вывод, что задачи, поставленные в данной курсовой работе, были выполнены.

Список использованных  источников

Монография

1. Герчикова И.Н. Международное коммерческое дело. - Москва: ЮНИТИ. - 2001. – 62 с.
2. Стровский Л.Е. Основы выставочно-ярмарочной деятельности. – Москва: БЕК. - 2005. – 15 с.
3. Назаренко Л.Ф. Выставка как инструмент маркетинга.-Москва:Олвуд. – 2007. – 36 с.

Учебники и  учебные пособия

4. МантгомериВ. Выставки: планирование и дизайн. – Новосибирск:Информационно-издательский центр. - 1991. – 24 с.
5. Исмаев Д.К. Работа стендистов Интуриста на зарубежных выставках и ярмарках - М.: ВКШ. - 1990. – 112 с.
6. Фридман С. Как показать товар лицом: Выставки и презентации - М.: КОНСЭКО. - 1994. – 44 с.

Ресурсы сети Интернет

7. Международная ярмарка [Электронный ресурс]. – Электрон. Дан. – Режим доступа: http://www. khabexpo.ru,  дата 10.12.2012.
8. Искусство [Электронный ресурс]. – Электрон. Дан. – Режим доступа:http://www.artnow.ru,  дата  10.12.2012.
9. Культура [Электронный ресурс]. – Электрон. Дан. – Режим доступа:http://www.kakprosto.ru,  дата 12.12.2012.
10. Организация художественной выставки  [Электронный ресурс]. – Электрон. Дан. – Режим доступа:http://www.silverage.ru,  дата  16.12.2012.
11. Конвенция о международных выставках [Электронный ресурс]. – Электрон. Дан. – Режим доступа:http://www.conventions.ru, дата 16.12.2012