Эффективность использования информационных технологий в управлении

Мощь информационных систем менеджмента используется многими  западными компаниями. Например, корпорация XEROX использует свои ИСМ для посылки  и получения электронной почты, обзорных отчетов, финансовых документов, для изучения информации по потребителям и рынкам сбыта, а также для  получения самых последних новостей. В компании 3М информационные системы  менеджмента используются для капитализации  сэкономленных на издержках средств  и внедрения инновационных технологий. ИСМ позволяют 3М пользоваться децентрализованной системой управления, обеспечивающей наибольшую гибкость в принятии решений. Это достигается за счет увязки ИСМ в региональных представительствах компании в одну большую сеть, регулирующую критические аспекты деятельности фирмы в целом. Данные по финансам, управлению персоналом и инженерными проектами могут быть легко пересланы из одного представительства в другие, а также консолидированы в штаб-квартире компании с целью получения общей картины деятельности фирмы. Подобная интеграция децентрализованных усилий позволяет значительно экономить время и средства.

Для разработки конкретных ИСМ необходимо прежде всего установить цели ее создания, определить возможные ограничения, определить источники получения информации и каналы ее редистрибуции, и только затем приступать к конкретному планированию. В процессе разработки необходимо обеспечить тесные контакты между разработчиками и собственно конечными пользователями. Следует помнить, что целью создания информационных систем является обеспечение информационной поддержки менеджеров при принятии ими решений. Эта поддержка заключается в следующем:

Своевременное предупреждение менеджеров о возможных  проблемах в будущем.

Получение информации, используемой при принятии решений Автоматическое принятие системой мелких решений, не требующих вмешательства менеджера.

Автоматизация рутинных операций. Ограничения при разработке информационных систем менеджмента могут быть обусловлены как внешними, так и внутренними причинами. Внешние ограничения включают в себя правовые вопросы, запросы потребителей и нужды поставщиков. К внутренним ограничениям относятся издержки по разработке ИМС, доступность рабочей силы к использованию в качестве персонала, направления политики фирмы и технические характеристики компьютера, на основе которого разрабатывается ИМС.

Следующим шагом  после определения целей создания информационной системы является ясное  определение целей использования  информации. Конкретные цели зависят  от менеджера, который этой информацией  будет пользоваться. Некоторым нужна  сложная компьютеризированная система, для других ИМС должна быть как  можно более простой. Одним нужны  только факты, другим – информация, конкретно необходимая в текущей  ситуации. По определении целей использования информации можно определить и источники ее получения.

Затем необходимо собственно «собрать» систему. Для  этого надо сначала обозначить все  потоки информации, как то, например, отчеты по маркетинговой деятельности и продажам, определить способ хранения информации, метод ее ввода в систему, а также оборудование, которое  для этого будет использоваться. Так как для решения одной  задачи можно теоретически разработать  множество различных систем, то необходимо также учитывать конечную стоимость  информационной системы, ее технические  характеристики и приемлемость для конкретного пользователя.

При введении системы в действие нужно научить  всех потенциальных пользователей  работе с ней, объяснить принцип  ее действия, а также показать, какие  именно выгоды несет использование  системы. В дальнейшем для улучшения  работы ИМС полезно также производить  опросы о ее работе среди сотрудников организации¹⁸.

 

 

 

3.2. Реализация основных функций  управления на основе использования  информационных технологий управления.

 

 

 

Функции управления – это относительно самостоятельный специализированный и обособленный участок управленческой деятельности.

Основными элементами функции  управления являются: планирование, организация, мотивация, контроль.

Функция мотивации  — одна из основных функций управления — заключается в побуждении персонала к эффективной, добросовестной деятельности для достижения целей организации, т. е. в определении потребностей персонала, разработке систем вознаграждения за выполняемую работу, использовании различных форм оплаты труда, применении стимулов к эффективному взаимодействию субъектов совместной деятельности. Менеджер должен понимать, что ни прекрасно составленные планы, ни совершенная структура организации сами по себе не побуждают людей к работе. Функция мотивации призвана обеспечить высококачественное и добросовестное выполнение членами организации своих обязанностей.

Функция планирования заключается в определении целей  организации и разработке мер  по их достижению. С помощью планирования руководство обеспечивает единое направление  усилий всех членов организации. В рамках планирования осуществляются распределение  ограниченных ресурсов фирмы, приспособление к внешней среде, координация  действий подразделений, использование  их сильных сторон и компенсация  слабых, учет прошлого опыта деятельности фирмы. Процесс выработки и постановки целей как важный элемент планирования способствует тому, чтобы действия работников были осмысленными и мотивированными. Для этого важно ставить перед  персоналом цели: напряженные, но реальные, достижимые, конкретные, выгодные, безопасные и справедливые. Привлечение подчиненных к процессу выработки целей побуждает их к более добросовестной работе.

Функция организации  направлена на формирование стройной системы совместной деятельности людей. У этой функции два аспекта:

• создание (проектирование) организационной структуры фирмы;
• организация эффективного взаимодействия элементов фирмы.

Функция контроля и оценки состоит в сопоставлении реально  достигнутых результатов с запланированными, наблюдении за происходящими в управляемом  объекте процессами, сравнении его  параметров с заданной программой функционирования, выявлении отклонений и выполнении корректирующих действий¹⁹. Существуют специальные информационные системы управления предприятием (ИСУП).

ИСУП – это операционная среда, которая способна предоставить менеджерам и специалистам актуальную и достоверную информацию о всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа. Другими словами, современная ИСУП - это система, несущая в себе описание полного рыночного цикла – от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия. Реально часто начинают с частичной компьютеризации информационных процессов, например, в рамках бухгалтерии или складского хозяйства.

Частные задачи, решаемые ИСУП, во многом определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями  конкретных предприятий. Основные задачи реализуемые ИСУП приведены в приложении 6.  ИСУП решают различные задачи на следующих уровнях: руководство предприятия, финансово-бухгалтерские службы, управление производством, службы маркетинга, службы сбыта и снабжения, службы складского учета.

Таким образом, реализация основных функций управления на основе использования информационных технологий управления, играет важную роль в системе управления предприятием. ИСУП обеспечивает не только компьютерную поддержку, она предоставляет менеджерам и специалистам актуальную и достоверную информацию обо всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа. Кроме того  ИСУП несет в себе информацию о полном рыночном цикле – от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия²⁰.

 

 

 

3.3. Оценка экономической эффективности внесенных предложений.

 

 

 

В ходе проведенного анализа были выявлены следующие  недостатки финансового состояния  предприятия, отраженные в бухгалтерской  отчетности за анализируемый период:

1. Высокий уровень расходов на топливо
2. Высокий уровень расходов на канцелярские принадлежности
3. Расходы на содержание бухгалтера
4. Уделяется недостаточное внимание маркетинговой сфере
5. Увеличение неликвида и запасов на складах
6. Нерентабельное использование складских помещений

На предприятии  нет четкой системы отслеживания оперативной информации об изменении  цен на рынке товаров и услуг. Недостаточность исследований рынка, на котором действует предприятие, так же влияет на возникновение негативных последствий, отраженных в финансовой отчетности. В целях минимизации расходов и издержек были разработаны следующие мероприятия:

1. Высокий уровень расходов на топливо обуславливается тем, что производственные помещения предприятия находятся на расстоянии 40 км от основного офиса. Каждый день водитель доставляет различную документацию из основного офиса на производство. Данные издержки можно сократить, используя информационную систему управления предприятием.  В случае использования информационной системы управления предприятием надобность в транспортировке документации отпадает, так как документация будет передавать посредством интернета.
2. При использовании информационной системы управления предприятием значительно снижаются расходы на различные канцелярские принадлежности, так как вся документация может храниться в электронном виде.
3. При использовании информационных технологий максимально сокращаются расходы на содержание бухгалтера. Надобность в бухгалтере вообще отпадает, так как информационные системы управления предприятием могут автоматически формировать бухгалтерскую отчетность, прогнозировать расходы/доходы, и выполнять различные экономические операции.
4. Благодаря использованию информационных технологий можно максимально использовать маркетинговый потенциал интернета, продвигая продукцию и услуги в интернете, а так же анализировать ситуацию на рынке.
5. Стабильный рост неликвида обусловлен недостаточным продвижением продукции. Благодаря использованию маркетингового потенциала интернета, вся произведенная продукция будет полностью реализована, так как после продвижения продукции в сети интернет спрос будет значительно превышать предложение.
6. Так как вся продукция будет реализована в зимний и весенний сезон можно сдавать в аренду свободные складские помещения. 

Расчёт экономического эффекта  от внесенных предложений.

1. Снижение расходов на топливо.

      В 2010 году расходы на топливо составили 333,27 тыс. рублей, из них 213 тыс. рублей связаны с транспортировкой различной документации. Благодаря внедрению информационных систем, издержки связанные с топливом значительно снижаются.

2. Снижение расходов на канцелярские товары

      В 2010 году расходы на канцелярские товары составили 48 тыс. рублей. Благодаря внедрению информационных систем, издержки связанные с расходами на канцелярские товары снижаются примерно на 80% или на 38,4 тыс. рублей.

3. Снижение расходов на содержание бухгалтера

      В 2010 году расходы на содержание бухгалтера составили 108 тыс. рублей. Благодаря внедрению информационных систем, издержки связанные с расходами на содержание бухгалтера исчезают полностью

4. Доходы от реализации неликвида.

      В 2010 году неликвид составил 47 тонн. Благодаря продвижению продукции и реализации неликвида мы получаем 364 тыс. рублей.

5. Доходы от использования складских помещений

      Благодаря полной реализации продукции в осенний период складские помещения остаются незанятыми в период с сентября по июнь. От сдачи в аренду мы имеем прибыль в размере: 334 тыс. рублей

Затраты на внедрение  ИСУП:

1. Покупка и настройка ИСУП – 146 тыс. рублей
2. Покупка компьютерной техники - 80 тыс. рублей
3. Затраты на обслуживание компьютерной техники – 20 тыс. рублей
4. Расходы на оплату интернета – 12 тыс. рублей
5. Обучение персонала – 132 тыс. рублей
6. Затраты на содержание сайта и продвижения продукции – 154 тыс. рублей

Прибыль от использования  информационных технологий – 1057 тыс. рублей

Затраты на внедрение  информационных технологий – 544 тыс. рублей

Чистая прибыль  – 513 тыс. рублей

Коэффициент экономической эффективности

Абсолютная  экономическая эффективность внедрения  ИТ-системы рассчитывается как отношение  полученной прибыли к затратам²¹.

 

Коэффициент экономической эффективности можно  охарактеризовать как достаточно высокий.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В процессе исследования эффективности  использования информационных технологий в управлении были реализованы следующие  цели и задачи:

Цель: разработка предложений по совершенствованию использования информационных технологий для повышения эффективности управленческого труда в ООО «Светлое»

Задачи:

• Теоретически обосновать подходы использования информационных технологий в управлении;
• Провести анализ социально-экономического развития ООО «Светлое»;
• Определить эффективность использования информационных технологий в управленческом труде;
• Разработать направления использования информационных технологий для повышения эффективности управленческого труда в ООО «Светлое».