Іс жүргізудегі ақпараттық жүйе

Сонымен, электрондық құжаттары  бар және қызмет барысында оларды жасап жатқан ұйымдарда тап қазір  не істеуге болады?

Ең әуелі нені, қайда  және қандай көлемде сақтау керек  екенін білу қажет. Яғни ақпараттық ресурстар  есебін алуды ретке келтіріп алу  шарт.

Электронды құжаттарды жүйеден  алып тастау (папкілерді, файлдарды  немесе мәліметтер базасының жазбаларын) және ақпараттық ресурстардың құрылымын  өзгерту ұйым басшысының өкімдік  актісі негізінде жүзеге асырылады. Электронды құжаттар санының есебін алу ісі картотека бойынша  немесе құжат айналымының ақпараттық жүйесіндегі мәліметтер базасы бойынша  жүргізіледі. Есептеу бірлігі ретінде  құжаттың өзі алынады. Мұнда оның қосымша нұсқалары есепке алынбайды. Электронды құжаттар санының есебі  электронды құжаттар айналымының көлемі туралы анықтамаларда көрсетіледі. Электрондық құжаттары бар папкілер мен файлдар есебін алу мақсатында электрондық құжаттар тізіліміне олардың (папкілер мен файлдардың) аттары, саны және кеңейтіліп, толықтырылғандығы  жөніндегі мәліметтер енгізіледі.

Ұйымға келіп түскен электрондық  негіздердің бәрі де есепке алынады. Олардың келіп түсуі мен шығуы  арнайы журналда тіркеліп отырады. Нөмірлеу жалпы ретпен жүргізіледі. Ақпараттық ресурстарды электрондық құжаттардың  резервтегі нұсқалары көмегімен  қалпына келтіру мәліметтері  жазылатын журнал қандай да бір себептермен  жойылып кеткен ақпараттық ресурстарды  орнына келтіру жөніндегі операциялар  есебін жүргізуге арналған. Бұл журналды ұйымның ақпараттық жүйелерді жедел  сақтау және резервтік көшірмелерін жасау ісіне жауапты салалық  бөлімше (ақпараттық технологиялар  қызметі, автоматтандыру бөлімі, ақпараттық қамтамасыз ету бөлімі, ақпараттық есептеу орталығы т.б.) жүргізеді.

2.1 Дербес компьютерді пайдаланып құжат айналымын ұйымдастыру

 

Іс қағаздарын жүргізуде  компьютерді қолданудың арқасында  құжаттармен жұмыс жүргізуді  ұйымдастырудың тиімділігі мен жылдамдығы артты.

Құжаттарды қабылдау-жіберу рәсімдері де елеулі өзгерістерге ұшырады. Бұған дейін бұл үшін почта  және фелъдъегер байланысы пайдаланылып келсе, бүгінгі күні факсимильді  байланысы немесе компьютері мен  модемі бар кез-келген адресатқа  құжат сол сәтінде жіберілетін  болды. Құжаттар жергілікті желі арқылы, сондай-ақ электрондық почта мен  Интернет желісі арқылы да компьютерден компьютерге электронды түрде беріледі.

Компьютер желісі біртектес  құжаттарды өңдейтін бірнеше компьютерді  тиімді пайдалану үшін керек.

Басқару қызметінде икемді, ықшам және әртүрлі жұмысқа оңай бейімделетін ақпараттық технологияларды  пайдалану басқару қызметінің тиімділігін  арттырудың қолайлы тәсілі болып  табылады. Басқару қызметінің құрамдас бөлігі болып табылатын іс қағаздарын жүргізудің тиімділігі іс құжаттарын компьютерлік өңдеуге ауысуға орай едәуір артады.

1. Бірінші кезекте бұл  іс құжаттарын мәтін редакторы  арқылы жасауға және ресімдеуге  қатысты. Мәтін редакторлары құжатты  ресімдеудің жылдамдығын арттырып  қана қоймайды, сонымен бірге  оның сапасын да елеулі арттырады. 

2. Ақпараттық технологиялар  құжаттарды ыңғайлы сақтауға  да мүмкіндік береді, бұл компьютердің  қатты дискісінде көп құрылымды  тармақтар түрінде іске асырылады.  Windows операциялық жүйесінде бұл міндет Жолбасшы (Проводник) бағдарламасы арқылы орындалуы мүмкін.

3. Іс қағаздарын жүргізудің  маңызды міндеттерінің бірі –  құжаттарды тіркеуді (есепке алуды), сондай-ақ олардың орындалу мерзімін  бақылауды ұйымдастыру. Оның үстіне  құжаттарды есепке алу мен  сақтауды кез келген құжатты  іздеуге жылдам және тиімді  болатындай етіп ұйымдастыру  керек. Бұл міндетті кесте редакторы  арқылы шешуге болады.

4. Егер кәсіпорынның әрбір  бөлімшесінде жергілікті желіге  қосылған компьютер орналастыратын  болса, іс қағаздарын жүргізуді  автоматтандыру деңгейі едәуір  жоғарылайды. Мұндай жүйенің қызмет  етуі үшін құжаттардың көшірмелері  қағаз түрінде емес, электронды  құжаттар ағыны файл түрінде  болуы керек. Мұндай құжаттармен  жұмыс жүргізу Басқаруды құжаттамалық  қамтамасыз етудің бірыңғай мемлекеттік  жүйесіне сәйкес бірегейлендірілген  нысанда жүреді. Мұндағы айырмашылық  ұйымның құрылымдық бөлімшелеріндегі  құжаттар қолдан-қолға емес, компьютерден  компьютерге беріледі. Бұл құжаттардың  жүру жылдамдығын арттырады, келіп  түскен құжаттарды мәтін редакторы,  деректер базасы, электронды кестелер  арқылы өңдеуге мүмкіндік тудырады. Іс қағаздарын былайша жүргізу  тәсілі қағазсыз технология әдісі  деп аталады. 

5. Электронды почта арнасы  арқылы түскен немесе «электронды  кеңседе» осындай нысанда жасалған  құжаттар компьютерлік өңдеуге  бірден жіберіле беруге дайын.  Бұл ретте ұйымға қағаз түрінде  келіп түскен құжаттар бірқатар  қиындықтар туғызуы мүмкін. Мұндай  құжаттарды сканерден өткізіп,  арнайы бағдарлама арқылы оқуға,  өзгертуге мүмкін болатындай  қалыпқа келтіруге болады.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                        Қорытынды

Жалпы қорыта айтқанда, ақпараттарды құжатта сақтауға байланысты кез-келген басқарушылық қызмет және кез-келген басқарушылық шешім міндетті түрде құжаттық нысанада тіркеледі. Егер құжатты жасау әдетте құрылымдық бөлімшелердің басшылары мен мамандарының функциялары болып табылса, онда оларды рәсімдеу, тәртіп бойынша, хатшыға немесе басқарманың құжаттық қызмет ету (БҚА) қызметіне тапсырылады. Бүгінде компьютер құжаттарды жасаудың және сараптаудың негізгі құралы б.т. 

Қызметтік құжаттарды рәсімдеу стандарттармен тәртіпке келтірілген  жасалу тәсіліне тәуелсіз. Барлық қызметтік құжаттар белгіленген реквизиттерді пайдалана отырып, стандарттық үлгілердегі қағазда  рәсімделеді. 

Құжатты компьютерде жасау  және рәсімдеу осы құжат әзірленген базадағы нысанды шақыра отырып басталады. Бұл сіздің ұйымда әзірленген, бірегейленірілген  құжаттың белгіленген нысаны, ұйымның  бланкасы немесе таза парақ болуы   мүмкін. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                  Қолданылған әдебиеттер тізімі

1. Дүйсембекова Л. Іс  қағаздарын қазақша жүргізу: Үшінші  басылым /Л. Дүйсембекова. - Алматы: Ана тілі, 2004. - 208 б. 

2. Қазақстан Республикасында  іс қағаздарын жүргізу (мемлекеттік  және ресми тілдерде іс қағаздарын жүргізу үлгілері) = Делопроизводство в Республи-ке Казахстан/(С образцами формуляров на государственном и официальном языках): сборник. 3-ші басылымы, қайта өңделген.-Алматы: LEM, 2005. - 304 б.

3. Қазақстан Республикасында  іс қағаздарын жүргізу (мемлекеттік  және ресми тілдерде іс қағаздарын  жүргізудің үлгілері). - Алматы: LEM, 2001.-216 б.

4. Іс жүргізу=Делопроизводство: Сөздiк-анықтамалық. - Алматы: Атамұра-Қазақстан, 1994. - 224 б.

5. «Мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізу» пәні бойынша электронды оқулық // Зияткерлік меншік туралы куәлік №224  26.04.2007.

6. Тихонов В.И. Обеспечение сохранности электронных документов // Вестник архивиста. 2005. № 5–6. С. 205-227.

7. Ресми іс қағаздары: Мемлекеттік қызметшілерге арн.анықтамалық / А. Алдашева, З. Ахметжанова, Қ. Қадашева, Э. Сүлейменова. - Алматы: Сөздік-Словарь, 2002. - 216 б.

8. Документоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов. Аналитический обзор. М.: ВНИИДАД, 1999. СИФ ВНИИДАД, № 10438.