Іс жүргізудегі ақпараттық жүйе

- есептеу техникалары  құралдарын қолданудың тәртібі  (ақпараттарды алу, өңдеу, сақтау, шығару, тарату);

- кәсіпорынның өз ішіндегі  және сырттағы әріптестермен  мәлімет алмасу тәртібі;

- мәліметтерді жіктеу  және жария етудің уақытқа  сәйкестігі мен дұрыстығы;

- көрмелер, конференциялар, симпозиумдар т.б. ұйымдастырып, өткізу;

- ұйымдық-әдістемелік құжаттар  әзірлеу ісінің сапасы, жұмыс  жоспары мен ақпараттарды қорғау  жөніндегі арнайы шаралардың  орындалуы;

- кәсіпорын басшылығы  талаптарының орындалу деңгейі  (оның қаншалықты толық орындалғандығы);

- қызметкерлер арасында  жүргізілетін профилактикалық жұмыстардың  жай-күйі;

- бөлімшелер арасындағы  өзара әрекеттестікті ұйымдық-әдістемелік  тұрғыдан қамтамасыз ету деңгейі;

- ақпаратты іздестіру  мен орындаушыларға жеткізу уақытының  мөлшері;

Талдаулар ақпараттың шетке  шығып кетуіне мүмкіндік беретін  әртүрлі арналарды жетілдіру  бағытындағы жұмыстарды да қамтиды. Атап айтқанда:

● жабық ақпараттарды санкциясыз алудың мүмкін болатын әдістері мен  тәсілдері.

Шетелдік фирмалар жіктелген, яғни құпияланған ақпараттардың  шетке шығып кетуіне мүмкіндікті  неғұрлым көбірек ашатын арналарға  мыналарды жатқызады:

● өзге фирмалармен бірігіп  жұмыс жүргізу, келіссөздерге қатысу;

● фирмаларда әртүрлі лауазымдық қызметтер бойынша жұмыс жүргізуге  болатындығы туралы сырттан келген жалған сұраныстар;

● өзгелердің фирмада болуы, экскурсиялар жасауы;

● фирмалар сауда өкілдерінің  шығарылған бұйым сипаттарына байланысты қарым-қатынас жасауы;

● шектен тыс жарнамалау; 

● арадағы адамдар арқылы жабдықтау;

● шеттен келген мамандардың  кеңес  беруі, жұмыс барысында  олардың фирма қондырғылары мен  құжаттарына рұқсат алуы;

● баспасөзде мақалалар  жариялау, баяндамалар жасау;

● кеңестер, конференциялар, симпозиумдер т.б.;

● жұмыс орнынан тыс  жерлердегі әңгімелер;

● фирма басшылығына көңілі толмайтын, қысым көрген қызметкерлері.

Коммерциялық құпияны  қорғау ісін ұйымдастыру кезінде  бәсекелестер мәлімет жинаудың мынадай  әдістері мен тәсілдерін қолдануы мүмкін екендігін ескеру қажет:

● жеке кездесуде зерттелетін  фирма қызметкерінен пікір тарту;

● білгісі келетін мәселелер  бойынша пікірталастар ұйымдастыруға  көндіру;

● кәсіпорындарға және жекелеген  қызметкерлерге сауалнамалар мен анкеталар  тарату;

● ғылыми орталықтардың  және ғалымдардың мамандармен жеке қатынас хаттар жазысуы.

Бәсекелестер тарапының  өкілдері   мәліметтер жинау үшін бірқатар жағдайларда ынтымақтастық  көкжиегін анықтау, бірлескен кәсіпорын  құру жөніндегі келіссөздер жүргізу  жолын пайдалануы мүмкін.

Ынтымақтастықтың мұндай түрлері өзге ұйымдар өкілдерінің  құжаттар бойынша жұмыс жүргізу  процестеріне тікелей араласуына, жұмыс  орындарында болуына жол береді, құжаттардың көшірмелерін алуға, материалдардың әрқилы үлгілерін, сынамаларын алуға  байланысты мүмкіндіктерін молайта  түседі. Мұнымен қоса дамыған елдер  тәжірибесінен байқалатындай, экономикалық бәскелестер заңға қайшы әрекеттерге, өндірістік шпионажға баруы да мүмкін.

Қажетті ақпараттарды қолға  түсірудің мүмкіндігі неғұрлым жоғары тәсілдері:

● көзбен байқап, қадағалау;

● тың тыңдау (біреудің сөздерін білдірмей тыңдау);

● техникалық өзгерістерді бақылау;

● тікелей сұрақ-жауап  арқылы, барлау арқылы білу;

● материалдарды, құжаттарды, бұйымдарды қарап, шолып тексеру  т.б.;

● ашық құжаттар мен ақпараттық өзге де дерккөздерді жинау;

● құжаттар мен ақпараттық өзге де дереккөздерді ұрлау;

● қажетті мәліметтердің  бөлшектері кездесетін ақпараттық дереккөздерді  мүмкіндігінше көптеп зерттеу.

Талдама зерттеулер, мүмкін болатын қауіп түрлерін моделдеу ісі қажет болған жағдайда қосымша  қорғаныс шараларын жасауға мүмкіндік  береді. Осымен бірге олардың орындалу мүмкіндігіне, әдістемелік материалдарының  болуына, материалдық қамтамасыз етілуіне, қызметкердің оларды атқаруға әзірлігі жағдайларына баға беру қажет. Жоспарлау  кезінде коммерциялық құпияның сақталуын  қамтамасыз етудегі кәсіпорында  орын алып отырған кемшіліктер есепке алынуы тиіс.

Қорғаныс жүйесін ұйымдастыру  жағдайы фирмадағы жалпы жағдаймен  астасады. Осыған байланысты ондағы болып  жатқан және болады деп күтілетін  өзгерістерді есепке алып отыру аса  маңызды жәйт.

Осының бәрінен шығатын  қорытынды, коммерциялық құпиялар мен  жіктелген (құпияланған немесе қорғауға жататын) ақпараттардың қорғалуын  ұйымдастыру жүйесі белгілі бір мерзімге алдын-ала әзірленген кешенді режимдік және ұйымдық-техникалық шаралар жиынтығы болып табылады. Бұл кешенді шаралар жиыны ақпараттардың қорғалуын қамтамасыз етуді жетілдіруге бағытталған барлық қызмет түрлерін қамтиды және ішкі, сыртқы жағдайлардың, сондай-ақ, жауапкершілігі нақты тұлғаға немесе бөлімшеге жүктелген іс-әрекеттің белгілі бір тәртібіндегі өзгерістер де есепке алынып отырады.

 

    2  Іс  жүргізудегі ақпараттық-компьютерлік  технологиялар 

 

Кәсіпорын жұмысының табысты  болуы көбінесе оның басқару процесін автоматтандыру деңгейіне де байланысты. Компьютер іс қағаздарын жүргізуді  ұйымдастыруда айрықша қажетті  құралға айналып кетті. Ол құжаттарды жасауда, сондай-ақ жалпы ұйым жұмысын  тиімді ұйымдастыруда таптырмас  және ажырамас құрал.

Қазіргі кезде құжаттарды жасау үшін қолданылатын компьютер  бағдарламалары жеткілікті (мысалы, Word 2006 Word 2004). Бұндай бағдарламалар мәтіндік редакторлар деп аталады.

Электрондық құжаттың ақпараттық табиғатына тән бір ерекшелік  – ол қағаз құжаттарға қарағанда  әлдеқайда ұзақ сақталады және одан гөрі сенімдірек. Мұнда ақпарат сақталатын негізге емес, сол ақпараттың өзіне  баса назар аударылады. Оның материалдық  негізін сақтауға байланысты жұмыстар қосалқы мәнге ие болады. Әйтсе  де, бұл құжаттарға қатысты нәрселердің  бәрін: ақпаратты (мазмұнды), материалдық  негізді, деректемелер мен құжат  түзу технологиясын және оны қолдану  тәсілдерін тұтас бірлікте алып қарау  қажет. Ақпарат жазылатын қандай да бір негіз болмаса, құжат та болмайды. Электрондық құжат та сол  сияқты. Электрондық құжаттарды сәйкестендірудің, ең бастысы түпнұсқаландырудың мәні зор. Электрондық құжаттарды сәйкестендіру  мен түпнұсқаландырудың үйлесімді  әдістемесін жасау – алыс болашақта  да олардың түпнұсқалық қасиетін сақтауға кепіл бола алады. Әйтсе  де бірыңғай баламалы технологияларды  қолданбайынша электронды құжат  өз негізіндегі файл күйінде қала береді. Мұндай электрондық құжаттарды мәтіні өшіп қалған қағаз құжаттармен  салыстыруға болады: құжат бар  болғанымен, іс жүзінде жоққа тән. Яғни электрондық құжатты файлдан  шығарып, ақпаратын монитор экранынан  оқуға болатын жағдайға келтіргеннен кейін ғана «құжат» деп есептеуге  болады.

Қазір электрондық құжаттар бойынша жұмыс жүргізу ісінде мынадай проблемалар бар:

- электрондық құжаттар  бойынша жүргізілетін жұмыстарды  нормативтік-әдістемелік құралдармен  қамтамасыз ету деңгейі ақпараттық-технологиялық  тұрғыда қамтамасыз ету деңгейінен  артта қалып келеді.

- атқарушы билік органдарындағы  электрондық құжаттар бойынша  жүргізілетін жұмыстарға қолданылатын  техникалық жабдықтардың әр тектілігі.

- басқару органдарындағы  құжаттаманы басқару ісін автоматтандыру  жөнінде қолданылатын бағдарламалық  құралдардың әр түрлілігі.

- құжаттарды басқарудың  автоматтандырылған жүйесі мен  құжаттарды мұрағаттық сақтау  ісінің ұштаспауы.

Электрондық құжат айналымының  құқықтық базасын қалыптастыру –  істің жартысы ғана. Енді алда келесі кезең – электронды құжаттарды ұзақ мерзімдік сақтаудың сенімді  жүйесін жасау кезеңі тұр. Бұл  технологиялық шараларды да, ұйымдастыру  шараларын да қамтиды.

Электрондық құжаттар мұрағаты – бұл іс қағаздарын жүргізу қызметі  мен құжат айналымын автоматтандыруды арнайы бағдарламалармен жабдықтаушылар ойлайтындай жай ғана дербес сервер, компьютер немесе ақпаратты дерек  көздерін сақтайтын орын ғана емес; бұл және пайдаланушыға керекті  электрондық ақпаратты тауып  беруге арналған іздестіру жүйесі де ғана емес. Жалпы, мақсат, міндеті жағынан  электронды құжаттар мұрағаты (соның  ішінде әсіресе мемлекеттік мұрағат) кәдімгі дәстүрлі мұрағаттан ешқандай айырмашылығы жоқ. Бұл, ең әуелі, құжаттардың  құндылығын сараптаудан бастап, оларды пайдалануға дейінгі мұрағаттық сақтау ісінің бүкіл циклін қамтамасыз ететін технологиялар мен өндірістік процестер болып табылады. Ол құжаттардың  есебін алу, сипаттау, сақталуын қамтамасыз ету және ғылыми-анықтамалық аппараттарын жетілдіру секілді іс-шаралар  арқылы жүзеге асырылады.

Мұрағаттар атқарылған құжаттар мен жабық істерді қайта пайдалану  ісін ұйымдастыру үшін құрылады. Мұндай мүмкіндікке ие болу үшін мынадай  бірнеше шарттың орындалуы қажет:

- ұзақ мерзімге арналған  құжаттамалық саясатты айқындау  және соған сәйкес құжаттарды  топтап, олардың сақталу мерзімдерін  белгілеу;

- мұрағаттық сақтауға  арналған құжаттарды белгіленген  саясатқа сәйкес іріктеу;

- осы құжаттар бойынша  тиімді анықтамалық-іздестіру жүйесінің  болуы;

- құжаттардың бүкіл мұрағаттық  мерзімде сақталуын қамтамасыз  ету, яғни белгіленген уақытқа  сәйкес жүйелі түрде олардың  есебін алып отыру (түгендеу).

- құжаттарды пайдалану  кезінде олардың жоғалу қаупін  мейлінше азайтатын жұмыс тәсілдерін  ендіру.

Электрондық құжаттарды сақтаудың  ұзақ мерзімдік саясаты әзірге жоқ. Іс номенклатурасына электрондық құжаттар мен мәліметтер базасы енбейді. Электрондық  құжаттар есебі ұйымдарда не бүтіндей жүргізілмейді не жеткіліксіз дәрежеде ғана жүргізіледі. Электрондық құжаттар бойынша іздестіру жүйесін жасау  – ұйымда электрондық мұрағат  құрудың негізгі мәні болып табылады. Әйтсе де мұрағат негізі – электрондық құжаттардың есебін жүргізу. Электрондық құжаттардың сақталу жайы туралы айту үшін ең алдымен олар жөнінде нақты мәліметтер болуы шарт. Егер электрондық құжаттар сыртта сақталатын негіздерге жазылған болса, онда олардың есебін ретке келтіру оңай.

Электрондық құжатқа байланысты мынадай терминдер мен анықтамалар  қолданылады.

Электрондық құжат дегеніміз ақпараты электрондық-цифрлық  нысанда (формада) беріліп, электрондық цифрлық қолтаңба арқылы куәландырылған құжат. Электрондық құжат жеке файлдың бір немесе бірнеше бөлімдерінен, бүтін бір файлдан немесе жеке-жеке бірнеше файлдан тұруы мүмкін. Мұның бәрінде де файлдардағы құжаттың түпнұсқалық сипатын куәландырып, тұтастығына кепілдік беретін деректемелер ортақ болады. Электрондық құжат деректемелері электрондық-цифрлық  нысанда да (электрондық-цифрлық қолтаңба, түпнұсқаландырудың электрондық кодтары т.б.), қағаз құжаттағы куәландырылған парақ түрінде де болуы мүмкін.

Ақпараттық ресурс – қор жасаушының ақпараттық жүйесіндегі  мәні  мен технологиялық белгілеріне сәйкес топталған (басқару, ғылыми-техникалық, жеке құрам бойынша, мерзімді басылымдар, интернет-басылымдар т.б.) электрондық құжаттар кешені. Бағдарламалық ортаның (ОС, СУБД, қолданбалы бағдарлама немесе оның қосымшалары) өзіндік сипаттары, мәліметтер базасының немесе ақпарат жүйесінің өзіндік құрылымы, олардағы техникалық құжаттаманың саны – ақпараттық ресурстың технологиялық белгілері болып табылады. 

Электрондық құжаттарды сақтау бірлігі – мұрағатта есептік нөмірі бар дербес электрондық негіз.

Электрондық құжаттарды есепке алу бірлігі – мұрағатта есептік нөмірі бар дербес көріністі файлдық обьект, реляциялық немесе өзге де компьютерлік деректер (компьютерлік папка, компьютерлік файл, мәліметтер базасының кестесі, электрондық кесте парағы).

Электрондық құжаттардың  көшірмеленуі – электрондық құжаттарды бір технологиялық платформадан екіншісіне ауыстыру; көшірмелеу процесінде компьтерлік файлдар форматы өзгереді, яғни қайта форматталады. Кейде мәліметтер құрылымы не формат үлгісі өзгеріске түседі (мәтіндік құжаттар графикалық құжатқа немесе керісінше ауысады).

Электрондық құжаттың қолданысқа арналған данасы – бұл құжат пайдалануды ұйымдастыру кезінде сақтау бірлігі берілген электрондық құжаттың бір данасы. 

Электрондық құжаттың резервтегі данасы – құжаттың қолданысқа арналған жаңа сақтау бірлігіндегі данасын жасау үшін немесе оны қалпына келтіру үшін әзірленген данасы.

Сақтық форматындағы электрондық  құжат – бағдарламалық тұрғыдан тәуелсіз форматта немесе кең таралған компьютерлік форматта сақтаулы электрондық құжат.

Тұтыну форматындағы электрондық  құжат – ағымдағы мұрағаттық ақпарат жүйесінің немесе оқу залының, болмаса аулақтағы тұтынушының қолдауында тұрған форматтағы электрондық құжат.