Проектирование информационно-аналитической системы управления закупочной логистикой ОАО «Межрегиональная распределительная сетевая к

Выходной информацией  является:

• Анализ исполнения ГКПЗ;
• Накладная на сопровождение ТМЦ;
• Годовая комплексная программа закупок (ГКПЗ);
• Протокол торгов;
• Отчет БДР по объектам;
• Отчет ДПН по лотам;
• Проект ГКПЗ;
• Факт списания за отчетный период ЦО;
• Остатки на складе (Макет 112).

Ресурсами, необходимым для проведения работ, то есть механизмами функционирования, являются подразделения организации и корпоративная информационная система, описание которых приведено в 
пункте 1.1.4.

Все процессы на предприятии происходят под управлением следующей информации:

• Законодательство;
• Регламент процедуры закупок ОАО «МордовЭнерго»;
• Положение об аварийном резерве ОАО «МРСК Волги»;
• Положение о порядке ведения договорной работы.

Диаграмма декомпозиции состоит из пяти основных блоков, представляющих собой основные этапы процесса управления логистикой:

• Сформировать, утвердить, скорректировать комплексные потребности предприятия;
• Провести торги, оформить документацию;
• Утвердить, скорректировать фактическое распределение ТМЦ;
• Проконтролировать хранение и отпуск ТМЦ;
• Проанализировать динамику движения, использование и списание ТМЦ.

Процесс формирования, утверждения  и корректировки комплексных  потребностей предприятия описывается  пятью последовательными действия (Приложение 4):

• Сконсолидировать потребности;
• Сформировать ГКПЗ;
• Сформировать фактический БДР по объектам;
• Сформировать фактический ДПН по лотам;
• Скорректировать, утвердить ГКПЗ.

Процесс проведения торгов, оформления документации в ОАО «МордовЭнерго» описывается четырьмя последовательными действиями (Приложение 5):

• Провести процедуру закупки;
• Импортировать данные из КИСУ "ИКАР" в УПП;
• Создать новую номенклатуру по заявке;
• Заключить договор по результатам конкурсных процедур;
• Зарегистрировать договор;
• Подтвердить, скорректировать срок поставки по результатам торгов.

Процесс утверждения и  корректировки фактического распределения  ТМЦ представлен четырьмя последовательными действиями (Приложение 6):

• Распределить поставки по подразделениям;
• Подтвердить получение/сдачу товара;
• Ввести заявку на платеж, оплатить;
• Проконтролировать поступление ТМЦ, принять на склад.

1.2. Обоснование выбора системы управления

В настоящее время управление процессом «Логистика» в организации  не автоматизировано, необходимая информация собирается вручную и обрабатывается в Microsoft Office Excel. Процесс управления закупками, который непосредственно связан с закупочной логистикой организации, осуществляется с помощью использования программного обеспечения КИСУ «ИКАР».

Процессы в подсистеме логистика непосредственно связаны  с подсистемами «Управление договорами», «Бюджетирование», «Спецодежда и спецоснастка», «Бухгалтерский учет» и др., которые реализованы в информационно-аналитической системе «1С: Предприятие 8.2. Управление производственным предприятием».

Взаимоотношения с поставщиками фиксируются при помощи документов «Регистрация договора», здесь же определяются объемы поставок, номенклатура поставок, центры ответственности, для которых  планировались закупки и прочие характеристики.

Основные ограничения  деятельности центров ответственности, например по затратам формируются в  подсистеме «Бюджетирование», кроме того на основании планируемых данных из «Логистики» (планы по закупкам, плановые цены) формируется бюджет годовой комплексной программы закупок, бюджеты БДР и ДПН.

Поэтому для того, чтобы  обосновать выбор системы управления, необходимо описать, что собой представляет закупочная деятельность, раскрыть ее функциональную роль, рассмотреть методы закупок (преимущества и недостатки каждого из них), а также сформировать возможные варианты корректного выбора определенного метода или группы методов для эффективной работы предприятия, и, самое главное,  проанализировать степень использования логистики и информационного обеспечения в управлении материальными потоками.

Закупочная логистика  – управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия  материальными ресурсами. В более широком смысле закупочная деятельность – это процесс, выполняемый организационной единицей, которая в качестве функций отвечает за получение материалов требуемого качества, в требуемом количестве, в требуемое время и по требуемой цене, и за управление поставщиками, тем самым внося свой вклад в конкурентное преимущество предприятия и реализацию корпоративной стратегии.

Стандартное определение  общих целей функции закупок  таково, что предприятие должно получать необходимое по качеству и количеству сырье в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно отвечающего по свои обязательствам, с хорошим сервисом и по выгодной цене.

В соответствии с этим можно  выделить следующие функции закупок:

• Необходимость обеспечения непрерывного потока сырья, поставок комплектующих и предоставления услуг, необходимых для работы предприятия. Дефицит сырья и комплектующих может привести к остановке производства и соответственно к большим накладным расходам.
• Сведение расходов, связанных с запасами, к минимуму. Одним из путей обеспечения непрерывного потока материальных ресурсов и готовой продукции является создание и хранение крупных запасов этих ресурсов и продукции.
• Поддержание и повышение качества. Производство продукции или предоставление услуг должно отвечать принятым требованиям, что ведет к росту производственных расходов до значительного уровня.
• Поиск компетентных и надежных поставщиков. Успех функции закупок зависит от способности находить поставщиков и развивать отношения с ними, анализировать их возможности, выбирать соответствующего поставщика.
• Соблюдение принципа «цена-качество» в процессе закупки. Деятельность по закупке предполагает использование большого объема оборотных средств, поэтому необходимы товары и услуги с наименьшей общей стоимостью с сохранением должного уровня качества, количества, условий доставки и сервиса.
• Повышение конкурентоспособности. Компания будет конкурентоспособной, если сможет контролировать все расходы, связанные с закупками, и временные параметры с тем, чтобы избежать неприбыльной деятельности, либо деятельности, требующей дополнительного времени и т. д. Для этого необходима оптимизация размеров затрат, изменения в программе распределения, внедрение достижений технического прогресса и т. п.
• Достижение гармоничных отношений, эффективного сотрудничества с другими функциональными подразделениями компании. Закупочная деятельность не может быть эффективной без сотрудничества с другими отделами и сотрудниками компании. Если рассматривать всю цепочку поставок как целое и правильно описывать роли участников, не упрощая их при этом, то в результате получается весьма сложный организм, который должен быть очень грамотно спроектирован и оптимизирован. Без этого даже при условии, что каждое звено ответственно относится к своей задаче, работа цепочки все равно будет давать очень серьезные сбои, как бы менеджеры ни уверяли своих непосредственных клиентов, что всё доставят в срок и с должным качеством.
• Снижение административных расходов. Если деятельность по закупкам нерациональна, административные расходы отдела закупок будут слишком высокими.

Основные вопросы, на которые  следует ответить в процессе обеспечения  предприятия предметами труда, традиционны  и определяются логистикой снабжения:

• что закупить;
• сколько закупить;
• у кого закупить;
• на каких условиях закупить.

Кроме того, необходимо выполнить  работы:

• заключить договор;
• проконтролировать исполнение договора;
• организовать доставку;
• организовать складирование.

Обозначенный круг вопросов закупочной логистики определяет состав решаемых в данной функциональной области  задач и характер выполняемых  работ.

Можно рассмотреть задачи и работы, относящиеся к закупочной логистике:

• Определение потребности в материальных ресурсах. В процессе определения потребности в материальных ресурсах необходимо идентифицировать внутрифирменных потребителей материальных ресурсов. Затем выполнять расчет потребности в материальных ресурсах. Далее разрабатываются планы-графики и спецификации на каждую позицию номенклатуры и/или номенклатурные группы.
• Исследование рынка закупок. Исследование рынка закупок начинают с анализа поведения рынка поставщиков. Далее следует предварительная оценка всех возможных источников закупаемых материальных ресурсов, а также анализ рисков, связанных с выходом на конкретный рынок.
• Выбор поставщиков. Включает поиск информации о поставщиках, создание банка данных о поставщиках и т.д.
• Осуществление закупок. Реализация данной функции начинается с проведения переговоров, которые должны завершиться оформлением договорных отношений, т.е. заключением контракта. Осуществление закупок включает в себя выбор метода закупок, разработку условий поставки и оплаты, а также организацию транспортировки материальных ресурсов. Завершаются закупки организацией приемного контроля.
• Контроль поставок. Одной из самых значимых задач контроля поставок является контроль поставки, т.е. учет количества рекламаций и брака.
• Подготовка бюджета закупок. Существенной частью закупочной деятельности являются экономические расчеты, так как необходимо точно знать, во что обходятся те или иные работы и решения.
• Координация и системная взаимосвязь закупок с производством, сбытом, складированием и транспортированием, а также с поставщиками. Это специфическая задача закупочной логистики, реш</spa