Правовые основы закупок

Схемы планирования и способы их регулирования

“КОНКОРД” допускает  применение нескольких различных схем планирования, позволяющих оптимизировать процесс закупок в соответствии с интересующими пользователя критериями.

Можно выделить следующие  основные схемы управления планированием  формирования предложений на закупку:

• по потребностям;
• сводное по периодам;
• минимум/максимум;
• по потребностям с учетом минимума закупки;
• по потребностям с учетом минимума числа предложений.

Параметризация  расчетов

Схемы планирования определяются с помощью набора большого числа параметров, позволяющих тонко  управлять порядком расчета. Основными  регуляторами являются:

• общие параметры, задаваемые в карточке товара;
• параметры, определяющие расчет потребностей на уровне отдельного склада;
• глобальные параметры управления расчетом потребностей.

Автоматический  расчёт потребностей и формирование предложений на закупку

На основании  выбранной схемы планирования и  уточняющих ее параметров в системе  “КОНКОРД” производится автоматический расчёт потребностей в товарах. Эта  функция реализована как на уровне отдельного товара, так и в качестве периодической операции для диапазона  товаров и дат. Благодаря этому  можно гибко регулировать порядок  формирования предложений на закупку  для каждого конкретного случая.

Анализ  результатов планирования

Для просмотра и  анализа результатов планирования в системе “КОНКОРД” предусмотрен большой набор специализированных форм и отчётов, представляющих информацию для различных аспектов планирования. Формы позволяют просматривать  на экране компьютера по отдельности  различные версии сформированных предложений. Они снабжены фильтрами, позволяющими отображать строки, отобранные по необходимым  пользователю критериям.

• Форма “Действия” сводит обзорный список закупок, предложений и производств, по которым предложены какие-либо действия при последнем расчете потребностей.
• Форма “Фьючерсы” позволяет просмотреть список движений товаров, по которым сформированы фьючерсы.
• Форма “Критический уровень запасов” предназначена для просмотра критического уровня запасов, который выявлен в результате проведения расчёта потребностей.

Помимо указанных  форм в системе поддерживаются и  другие, позволяющие проводить многоаспектный анализ товародвижения.

Адаптация системы при нестандартной организации  бизнес-процессов

Как следует из приведенного выше материала, в системе “КОНКОРД”  реализован весьма гибкий и мощный механизм планирования закупочной деятельности, позволяющий организовать многовариантые схемы расчетов, основанные на разных предположениях и критериях оптимизации. Однако важной и весьма привлекательной чертой системы “КОНКОРД” является наличие в ней развитых инструментальных средств, включая встроенный язык программирования XAL уровня 4GL, благодаря которым она может быть адаптирована к самым экзотическим и нетрадиционным схемам организации бизнес-процессов, которые встречаются на предприятиях, так или иначе связанных с оптовыми поставками товаров или продукции собственного производства.

§5. Технология проведения бизнес процесса закупок 

            Технология проведения бизнес  процесса закупки состоит из  следующих стадий:

1. Подготовка и оформление заявки на материал:

1.1  Определение потребности в материале

На данном этапе  происходит определение потребности  в материале, исходя из ППМ (Планирования Потребности в Материале). Определяются базовые характеристики требуемого материала, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на материал.

1.2  Подготовка и оформление заявки на материал

Заявка на материал представляет собой внутреннее сообщение  отделу закупки о потребности  в материале. В определенной позиции  указывается вид заявки на материал. Вид заявки на материал определяет предназначение материала. Заявки бывают следующих видов:

• Обычная консигнация;
• Производство;
• Поставка третьему лицу;
• Перемещение запасов.

В заявке на материал функциональный отдел сообщает базовые  характеристики необходимого материала, возможные от них отступления  в виде идентификатора материала  или группы материалов, требуемое  количество и сроки поставки. В  позициях, кроме идентификатора, может  присутствовать краткое описание материала  или группы материалов.

1.3  Согласование заявки на материал

На данном этапе  исполнитель, подготавливавший и оформлявший заявку на материал согласует её содержание с руководителем функционального отдела. Такое согласование может проводиться в помощью проставления реквизита "визы" в определенном месте бланка заявки. Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, в таком случае исполнитель проводит повторную подготовку, оформление и согласование заявки на материал.

1. Выбор поставщиков:

2.1  Подготовка списка возможных поставщиков

На данном этапе, на основании полученной заявки на материал, сотрудник отдела закупок  составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, возможно, новых, выявленных с помощью различных  информационных каналов, в том числе  в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.

2.2  Отправка запроса, в соответствии с заявкой на материал:

2.2.1        Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками

На данном этапе  с возможными поставщиками организовывается или возобновляется переписка при  помощи выбранного средства связи, которым  может быть:

• Традиционная почта;
• Средства факсимильной связи;
• Электронная почта;
• Личная доставка представителем Исполнителя (Заказчика)

2.2.2        Подготовка и оформление запроса в соответствии с заявкой на материал

В соответствии с  данной заявкой на материал Отделом  Закупок подготавливается запрос на материал, который представляет собой  просьбу к поставщику на поставку материала, идентификатор, требуемое  количество и сроки поставки которого указаны в соответствующих позициях формы запроса. Подготовленный и  оформленный соответствующим образом  запрос согласовывает