Развитие экспертизы документов

Изменились связи управления: большее развитие получили горизонтальные связи, вертикальные - менее централизованы; расширились связи с поставщиками и потребителями продукции, которые  превратились в организации-партнеры или посредников. Как результат - изменение характера и объема традиционных функций, возникновение  новых, например, маркетинга, который  объединил прогнозирование, планирование, снабжение, сбыт продукции. Основные функции  управления все больше переходят  к самим госпредприятиям и  осуществляются только самими предприятиями  негосударственной формы собственности.

Все это приводит к изменению  системы документирования деятельности учреждений, организаций, предприятий, а следовательно, и оценки документов, образующихся в результате данной деятельности. Отсюда изменение ставших в архивоведении  классическими представлений о  главных и неглавных функциях, задачах учреждений, организаций, предприятий, т.е. их значении.

Органы управления по-прежнему представляют собой центры концентрации основных функций руководства, контроля, координации, что соответствует  их функционально-целевому назначению. Применительно к другим учреждениям, организациям, предприятиям прежний  подход с делением их на основные, вспомогательные, обслуживающие в чистом виде неприменим, а в ряде случаев - невозможен совсем. Многопрофильность - одна из черт современной  деятельности организаций и предприятий - приводит зачастую к сочетанию  всех задач в одном объекте - организации, предприятии. Преобладание того или  иного направления деятельности имеет место (закреплено в уставе, положении), но может не быть постоянным. Жесткая централизация управления и деятельности учреждений, организаций, предприятий делала возможным прием документов, отражающих основные задачи, и отказ или частичный прием документов, отражающих обслуживающие и вспомогательные функции в силу их однородности и повторяемости в ряде объектов. В настоящее время говорить о достаточно полном поглощении информации о деятельности вспомогательных или обслуживающих предприятий не приходится. Возникает необходимость приема на хранение документов, отражающих типичные (однородные, повторяющиеся) функции организаций и предприятий.

Сохранение документов, отражающих особенности деятельности тех или  иных организаций и предприятий, остается задачей архивистов. Такими особенностями могут быть: уникальность деятельности, новизна продукции, товаров, услуг, конкурентоспособность, участие  в международных и региональных программах, трудовые, общественные традиции, стабильность существования, работа в  экстремальных условиях, особо важная роль в развитии определенной сферы  деятельности в стране или на конкретной территории, преемственность указанных  факторов для вновь созданных  или преобразованных организаций.

Современные организации  и предприятия оцениваются также  с точки зрения масштаба деятельности (многопрофильность, объемы работ и  уставного фонда, состав учредителей  и участников, число работающих, межрегиональный характер деятельности); вида организации, предприятия, определяемого  его организационно-правовой формой. При этом учитывается - представляет ли оно объединение, созданное для  решения определенных задач, участвуют  ли в его деятельности иностранные  партнеры, обладает ли уникальной или  типичной структурой.

Следует подчеркнуть влияние  на применение критерия функционально-целевого назначения такого фактора, как форма  собственности, хотя современное архивное законодательство относит ценные документы (комплексы документов) негосударственных  организаций к составу Архивного  фонда России.

Критерий значения имеющейся  в документе информации в настоящее  время рассматривается с точки  зрения отбора уникальной и типичной информации, т.е. единичного и общего. Архивисты признают, что данный критерий не определяется через систему четких признаков, так как можно перечислить  сколько угодно тем, сторон жизни  общества. В 80-е годы были названы  общие (приемлемые и сейчас) признаки данного критерия: функция документа, значимость отраженных в нем событий, явлений, уникальность, оригинальность или повторяемость информации, языковая ценность.

Функция документа - отражение  тех или иных функций учреждения, организации, предприятия - непосредственно  связана с видом документа  и его содержанием. Документирование определенной функции управления (сбор информации, ее анализ, принятие и информирование о решении) осуществляется документами  определенных видов, по которым можно  судить о стадии рассмотрения вопроса  и полноте информации о нем. При  этом пометы, визы_, резолюции являются элементами содержания, характеризуя порядок подготовки, рассмотрения и исполнения документа. Ранее значение информации документа связывали со значением функций учреждения, организации, предприятия. В указанной выше интерпретации данное положение сохраняется, но можно рассматривать и самостоятельный критерий значения документируемой функции организации.

Логика подсказывает, что  наиболее значимые факты должны быть представлены большим кругом документов в архивах. Известно, что общество оценивает событие в ходе своего развития. Однако значимость отдельных  событий можно определить сразу (например, Чернобыль, выборы первого  президента России и др.), как и  явлений однородных, типичных, соединяющих  в одно целое общее и индивидуальное. В управлении это проявляется  в документировании ряда типовых  функций, в результате которых создаются  типовые документы, обладающие повторяемостью информации. Рассмотрение уникальности, оригинальности или повторяемости информации позволило выделить следующие признаки ее ценности: значимость событий, отраженных в первичном и вторичном документах, соответствие информации основным или вспомогательным функциям организации, степень отраженности информации о деятельности других организаций, подлинность документа. Дополнительные критерии оценки информации через нормы ее концентрации предложил в свое время В.В. Цаплин: минимальные нормы концентрации - хронологическая (год и более), производственная (предприятие и выше), географическая (район, город и выше), предметно-вопросная (объект). Остаются специфические критерии оценки документов с повторяющейся информацией: характер повторения, вид и форма повторения, степень полноты повторения информации первичного документа во вторичном.

Языковую ценность документов, как подчеркнул В.Н.Автократов, повышают незафиксированные в словарях неологизмы, индивидуальные авторские речевые новообразования, диалектные явления, жаргон, сленг, факты смешения языков, неучтенные словарями архаизмы и историзмы. Критерий значения имеющейся в документе информации в силу своей специфики (совокупности ряда аспектов), вероятно, станет объектом особого внимания исследователей в будущем.

Критерий времени и  места образования документов рассматривается  с точки зрения исторической значимости пространственно-временных характеристик  акта документирования, т.е. участия, причастности организации к событию, одномоментности  события и акта документирования.

Критерий вида документа  предполагает диалектическое единство содержания и формы документа. Отсюда возможность отбора определенных видов  документов исходя из объема информации, ее ценности. В современных условиях происходит изменение в составе  видов, разновидностей документов, возникновение  новых. Исследования документоведов показывают необходимость стандартизации и  унификации как самих документов, так и их цепочки потиповым  управленческим функциям. В настоящее  время появляются документы, соединяющие  в себе информацию ранее самостоятельных  документов, например, бизнес-план. Создаются  «безноминальные» документы: информация, сведения, данные перечисляются без  указания вида документа.

Критерий подлинности  подразумевает оценку документа  с точки зрения его юридической  силы и как документ - подлинник - оригинал. В настоящее время срок исковой давности применим не только к документам, имеющим практическое значение, но и к документам постоянного  срока хранения (например, договоры, контракты и др.). Поэтому применение критерия юридической силы к таким  документам целесообразно в комплексе  с другими критериями.

Критерий подлинности  дополняет критерий значения информации документа. Подлинник подлежит первоочередному  приему на хранение. Однако возникла новая  проблема: широкое внедрение ЭВТ  привело к появлению аутентичных  документов, т.е. экземпляров подлинника, которых может быть сколь угодно много (распечатка практически не ограничена). Отбор лучшего по качеству документа  производится на основании критериев  внешних особенностей. О юридической  базе решения этой проблемы можно  говорить с появлением Закона РФ «Об  информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г.

Критерий внешних особенностей документа предполагает учет форм передачи содержания, его удостоверения и  оформления, а также физического  состояния. Изменение техники подготовки управленческих документов вносит новый  аспект, связанный больше с контролем  за качеством передачи текста, а  не с оценкой признаков, подтверждающих ценность.

Сохраняет свое значение комплексное  применение критериев. Очередность  применения определяется объективными факторами: спецификой документов (их комплексов), сохранностью (полнотой комплекса) документов, целями отбора. Субъективный фактор - личная точка зрения эксперта - должна быть проверена (подтверждена) коллективным мнением.

В современных условиях диапазон методов, применяемых в экспертизе и комплектовании, расширяется. Представляется, что необходимо будет искать генетическое сходство комплексов документов (историко-сравнительный  метод); изучать прежнюю структуру  учреждений, состав документов, т.е. гипотетически  реконструировать фонды, документы, а  от них идти к решению современных  задач (актуалистический метод); анализировать  документы с точки зрения их происхождения  и содержания (источниковедческий метод); классифицировать учреждения и документы, сводить их в систему (структурный  метод); мысленно воспроизводить структуру, функции, документы объектов (метод  моделирования); искать оптимальное  решение, рассматривать цепь вариантов  отбора (метод мысленного эксперимента); анализировать документы с точки  зрения полноты информации по определенным функциям (функциональный метод); изучать  повторение информации, информационную плотность документных комплексов в едином информационном пространстве (информационный метод); использовать прогностические оценки документов на основе конкретного знания о ценности документов, схожих с изучаемыми, или  своих знаний о приоритете ценности (метод экспертных оценок); дедуктивно использовать принципы, критерии оценки документов в конкретной ситуации (аксиоматический  метод); отбирать однородные объекты  на основе статистического метода (метод  статистического анализа); осуществлять выборочный отбор массовых документов (выборочный метод); применять методы отбора информации о социальных фактах (методы социологии) и др.

Методический аспект, т.е. приемы и методы использования теоретических  положений экспертизы и комплектования, в практике оценки и отбора документов учреждений, организаций, предприятии  государственной и негосударственной форм собственности, может быть как общим, так и иметь специфику для последних.

Сложившаяся система нормативно-методических пособий по отбору документов (списки источников комплектования, перечни  документов, методические рекомендации, памятки и др.) в целом сохраняется. Есть и новые моменты. Так, списки источников комплектования получили дополнение - списки возможных источников комплектования; их структура принимает все более  общий характер (широкое понимание  отрасли). Отражая принцип целостности, списки источников комплектования включают особые и типовые организации, определяемые в соответствии с критериями: функционально-целевого назначения, масштаба деятельности и  вида организации, полноты отражения  информации о деятельности в фондах других организаций и по принципу выборочно. Целесообразно наряду с  действующими формами применение повидовой  выборки и, при отсутствии массовости объектов, индивидуального подхода  к каждому объекту; групповой  выборки с учетом возможного изменения  представлений о территориальных  границах и однородности генеральной  совокупности организаций; целевого отбора в его классическом виде (выбор  объектов по определенному признаку); хронологического и регионального  отбора. При этом на первое место  выходит определение соотношения  генеральной и выборочной совокупности организаций.

Представляется, что перечни  документов должны иметь компактную типовую часть (обязательную для  всех организаций) и дополнительную, специфическую (для организаций  или их групп). При этом просматриваются  уровни типовой документации (органы управления и «рядовые» организации). Основное внимание Государственной  архивной службы должно быть обращено на документы постоянного срока  хранения. Архивистам, на наш взгляд, следует иметь в виду коммерческую тайну и возможное нежелание  собственников (негосударственных  организаций) передать все ценные документы  на госхранение. Это предполагает наличие  в перечнях дополнительного набора документов (менее ценных) организации-автора и дублетных документов в других фондах, которые в таких случаях  следует принять на хранение. Надо сохранить в целях улучшения  качества отбора и отметку ЭПК.

Необходимость разработки пособий  по определенным видам документов или  их комплексам ясна. Особого внимания заслуживают аспекты применения автоматизированных технологий при  отборе, что также должно быть отражено в методических рекомендациях как специальное направление или дополнение традиционных приемов.

Изложенные теоретико-методические положения экспертизы ценности документов и комплектования архивов не претендуют на всеобщность и окончательность, а отражают один из взглядов на проблему. Процесс уточнения, развития применительно  к ней идет постоянно, как и  эволюционный процесс во всем архивоведении.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ХХІ В. 

 

По мнению большинства  исследователей основные проблемы которые  стоят перед экспертизой ценности документов в ХХІ в. это разработка новых перечней и совершенствование  экспертизы ценности документов новых  видов учреждений возникших лишь в последние годы, и поэтому  задачи отбора документов в этих учреждениях  до конца не решены.

К изучению вопросов отбора на хранение документов негосударственных  организаций приступили практически  сразу же в момент их появления-образования. Еще в 1991 г. началось исследование темы: «Отбор на государственное хранение документов, образующихся в деятельности организаций и предприятий нового типа» - теперь «негосударственных организаций».

В 1993 г. изданы методические рекомендации «Отнесение организаций  и предприятий нового типа к числу  источников комплектования государственных  архивов». Однако следует все же отметить, что рекомендации появились  в результате исследования, которое  шло практически параллельно  самому процессу создания негосударственных  организаций, уточнения и развития законодательной базы их деятельности. Следовательно, охватить все вопросы, требующие решения, данные рекомендации не могли. Было взято главное - принципы определения тех организаций, которые  явятся источниками комплектования государственных архивов. Aвторы  рекомендаций попытались раскрыть критерии определения источников комплектования, формы приема документов на хранение, его организацию и методику, однако за их рамками остались два очень  важных вопроса: детальное освещение  непосредственно экспертизы ценности документов и распределение документов по сети архивов. Показать состав ценных документов было невозможно в силу отсутствия самого предмета анализа - комплекс документов еще только формировался. Подробно говорить о распределении  документов по сети архивов также  было невозможно в силу становления  ГАС России.