Етикет службового листування

Під час підготовки та оформлення документа склад обов`язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його опрацювання.

          Дата. Датою підготовленого листа є дата його підписання, яка має збігатися з датою реєстрації  вихідної кореспонденції  в службі діловодства.

         Реєстраційний номер (індекс). Реєстраційний номер – це порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються ( звичайні вихідні листи, вихідні листи з грифом обмеженого доступу «ДКС» та інш.). Реєстраційний індекс документів складається з реєстраційного номера та індексів, що застосовуються в установі  (індекси за номенклатурою справ, структурного підрозділу, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності тощо). Але такий порядок реєстрації ( порядковий номер – індекс)  характерний здебільшого для вхідних документів. У вихідного  документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності, наприклад:                                              01-11/250, де 01-11 – індекс справи за номенклатурою, 250 – порядковий номер.

            Адресат. Вихідна кореспонденція адресується установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У випадку, коли адресатом  документа виступає установа або її структурні підрозділи без зазначення посадової особи то їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

                                                              Міністерство закордонних справ України

 

            При направленні документа посадовій  особі, найменування установи та  її структурного підрозділу пишуться  в називному відмінку, а посада  і прізвище адресата – у  давальному, наприклад:

                                                                                                                                                                                                                                                                Національний банк України

                                                                          Фінансово-економічне управління

                                                                                  Начальнику управління

                                                                                  Іванову І.І. (ініціал імені)

 

            У разі якщо документ направляється  керівникові установи або його  заступнику, найменування установи  входить до складу найменування  посади адресата, яке наводиться  в давальному відмінку, наприклад:

                                                                            Голові Державної митної служби

                                                                            Іванову І.І. (ініціал імені)

            Вихідний документ не повинен  мати більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед найменуванням 2-го, 3-го, 4-го адресатів не ставиться. У разі  надсилання документа  більше ніж чотирьом адресатам  складається список на розсилку  із зазначенням на кожному  документі тільки одного адресата.

            Як зазначалося вище реквізит  адресат може включати адресу, порядок і форма запису відомостей  про яку повинні відповідати  Правилам надання послуг поштового  зв`язку, затвердженим постановою  Кабінету Міністрів України від 05.03.2009 р. №270.Повна адреса зазначається  у разі надсилання  документа  разовим кореспондентам, наприклад:

 

                                                                             

                                                                          Міністерство фінансів України

                                                                           вул. М. Грушевського, буд.12/2,

                                                                          м. Київ,01008

            У разі коли документ направляється  фізичній особі спочатку зазначається  у називному відмінку прізвище, ім`я та по батькові ( ініціали  чи ініціал імені), потім поштова  адреса, наприклад:

                                                                             Петрук Володимир Іванович

                                                                             вул. Маяковського, буд. 7, кв.24,

                                                                              м. Київ, 02120

            При направленні службових листів  постійним кореспондентам та  органам законодавчої і виконавчої  влади їх поштова адреса на  листах  не зазначається.

Правила службового етикету зобов´язують пам´ятати таке:

• краще не торкатися проблем особистого характеру, не розповідати про себе, коли вирішуєш ділові питання;
• дискусія - це мистецтво. Треба обстоювати власну позицію, вдаючись винятково до об´єктивних фактів. Нетактовно казати: "Ти тугодум", "Егоїст", "Цинік" - це епітети, а не аргументи, до того ж найчастіше спірні. Аргументом не може також слугувати підвищений або іронічний тон. У будь-якій дискусії слід уникати узагальнень;
• недоречні й образливі зауваження на зразок: "Як примітивно ти міркуєш!" (це може стати початком сварки);
• у приятельській дискусії неприпустимі й нетактовні вигуки: "Брехня!", "Вас важко зрозуміти" (одразу зникає бажання спілкуватися). Можна те саме сказати інакше: "А мені здається, що...", "Я не зовсім вас зрозумів..." тощо. [7,407]

Згідно з нормами і правилами етикету службових взаємин не можна:

• обговорювати зовнішній вигляд співробітника;
• починати розмову про те, що може залишитися незрозумілим бодай одному із присутніх. Неввічливо спілкуватися в присутності товаришів по службі натяками, зрозумілими лише частині присутніх;
• розповідати сенсаційні, але поки недостовірні новини;
• переривати, коли хтось говорить, особливо якщо це співробітник похилого віку;
• підказувати слова речникові, закінчувати за нього фразу, виправляти припущені ним стилістичні помилки;
• привселюдно виправляти неправильно вимовлене кимось іноземне слово;
• неприпустимо керівникові (начальникові) робити будь-які зауваження літньому співробітникові (молодому можна, але тільки в приятельській формі, м´яко, неначе між іншим);
• дізнаватися, хто скільки заробляє;
• висловлювати побажання співробітниці будь-якого віку "взяти шлюб". Така неделікатність трапляється часом і на роботі;
• жадати пояснень, якщо хтось, посилаючись на зайнятість, відмовляється від участі в незапланованих заходах;
• те, що довелося почути випадково, піддавати подальшому обговоренню;
• запитувати професійної поради в лікаря, юриста, котрого випадково зустріли на вулиці, в транспорті;
• говорити про свої успіхи або таланти - нехай це зроблять інші.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Висновок

Листування відіграє важливу роль в нашому житті. Для людини необхідно знати головні принципи листування. В якій сфері ми не працювали, нам обов’язково ці знання стануть в пригоді.

Листами почали користуватися наші предки ще в давні часи. Листи мають не тільки інформаційне але й правове значення.

Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Мета їх, пояснити, переконати, проінформувати і спонукати адресата до певної дії.

Не слід відповідати на листа нашвидкоруч, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно заспокойтеся, подумки чітко сформуйте, що саме ви маєте написати, й лише потім викладайте думку на папір.

Вміння правильно за всіма критеріями написати службового листа - це справжнє мистецтво, для того щоб осягнути всі тонкощі і таємниці потрібно прикласти багато зусиль.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

\

Список використаних джерел:

1. Зубков М. Г. "Мова ділових паперів" − Харків - 2004. - 288с.
2. Чмут Т.К., Чайка Г.Л. "Етика ділового спілкування" − 2003. - 223с.
3. Бибик С.П., Сюта Г.М. "Ділові документи та правові папери" − Харків - 2006. -493с.
4. Денисюк О. М., Правдюк Н.Л. "Професійна етика" - 2011. - 252с.
5. Корніяка О. "Мистецтво ґречності" − К.: Либідь,1995.
6. Паламар Л.М., Кацавець Г. М. "Мова ділових паперів: Практичний посібник." - 4-е вид. - К.: Либідь, 2000. - 296с.
7. Глущик С. В. та ін. "Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. Закладів" - К. АСК., 2002. - 400с.