Деловое совещание

 

ВВЕДЕНИЕ 

Деловое совещание – это  общепринятая форма делового общения  по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного  осмысления и решения. Суть делового совещания заключается  в  том,  чтобы  обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых  разных мнений. Чаще всего деловые совещания проводятся: при необходимости принятия коллективного решения  на  основе  равного  права каждого высказывать и обосновывать свое мнение; если  решение   вопроса   затрагивает   интересы   одновременно   нескольких структурных подразделений организации или фирмы; если  для  решения  важного  вопроса  необходимы  мнения   различных   групп работников.

Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят  большой вред, так как тратят дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы. В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы. Требуется заблаговременно оповещать участников совещания о его проведении и знакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманы заранее. Начинать совещание нужно вовремя и сразу согласовывать с его участниками правила совместной работы. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.

Целью данного реферата является – изучение основных аспектов делового совещания, поиск решений выше изложенных проблем и выявление негативных факторов, возникающих при проведении делового совещания. Объект реферата –  исследование стилей и речевых моделей  при проведении совещания.

Данная тема является актуальной в современном обществе, так как  большинство компаний и фирм сталкиваются с такими проблемами, как: правильно  поставленная цель на совещании, ход  работы, количество участников, продолжительность  совещания, правильно-поставленная речь при изложении своего материала  и т.д. Эти и другие проблемы рассмотрим подробнее.

Работа имеет следующую  структуру: введение, две главы, заключение и список литературы.

В первой главе рассматривается  понятие и сущность делового совещания, а также классификация и виды совещаний, которые существуют на данный момент.

Во второй главе рассматриваются  основные правила проведения деловых  совещаний, какие задачи ставит перед  собой руководитель. Также затрагивается  аспект о стилях делового совещания.

По результатам исследования данной темы был вскрыт ряд проблем и сделаны выводы о необходимости дальнейшего изучения/улучшения состояния вопроса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА I ДЕЛОВОЕ СОВЕЩАНИЕ КАК ОДНА ИЗ ФОРМ  ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

 

1.1 Понятие и сущность делового совещания

Деловое совещание является одной из форм делового общения, цель которого – коллективное  обсуждение, осмысление проблем и вопросов предприятия (организации) и принятие соответствующего решения.¹ Во время совещания между подчиненными и руководителем происходит обмен информацией, принимаются управленческие решения. Совещания помогают связать то, чем занимается отдельный сотрудник, с работой других работников предприятия. Процесс управления при этом отношении сводится к трем основным стадиям: сбор и переработка информации, координация деятельности всех служб предприятия и всех его сотрудников, и принятие решения.

Кроме того, что деловое  совещание является способом привлечения  коллективного разума к выработке  оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии, оно может решать важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссы, приобретают культуру общения и т. п.

Для некоторых предприятий  деловое совещание – это единственная возможность видеть и слышать  руководителей высших уровней управления. Для руководителя деловое совещание  – возможность показать свой талант руководителя.

Деловое совещание – один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию  режима  работы  всего коллектива. Потребность проведения совещаний очевидна. Они необходимы  для ускорения процесса принятия  решений  и  повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями  и  опытом, для более быстрого  доведения конкретных задач до исполнителя,  но самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания и, как следствие, на весь коллектив.

Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. В ряде случаев деловые совещания созываются слишком часто и готовятся плохо; к их проведению привлекают слишком много лиц, причем непременно «первых» руководителей; необоснованная продолжительность совещаний снижает их результативность; наконец, решения, которые принимаются на деловых совещаниях, часто неудовлетворительно оформляются, а в процессе выполнения плохо контролируются, что существенно снижает их эффективность, в связи с чем возникает необходимость в повторном совещании по тем же вопросам.

Учет специфики отдельных видов совещания, соблюдение алгоритма его проведения, знание определенных технологий способно превратить эту форму делового взаимодействия в наиболее эффективный инструмент решения управленческих задач.

 

1.2 Классификация  деловых совещаний

Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим основным признакам. По назначению:

• вырабатывающие и принимающие решения;
• разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;
• подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;
• оперативные (диспетчерские).

По периодичности (частоте) проведения:

• разовые;
• регулярные;
• периодические.

По количеству участников:

• узкий состав (до пяти человек);
• расширенные (до двадцати человек);
• представительные (свыше двадцати человек).

По степени стабильности состава участников совещания:

• с фиксированным составом;
• с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;
• комбинированные.

По принадлежности:

• партийные (и других общественных организаций);
• административные;
• научные и научно-технические;
• объединенные.

Кроме того, выделяют виды деловых совещаний. Каждый вид совещания определяется целью. Разные виды совещания требуют различной подготовки, условий и технологии проведения. Необходимо также сформировать адекватные ожидания у участников, чтобы обеспечить их подготовленность².

Одним из видов делового совещания является информационное (инструктивное). Его цель – информирование персонала о решениях, принятых руководством, передача информации по вертикали — сверху вниз, на нижние этажи организации. Оно предполагает, что планы уже составлены, решения приняты, и на совещании нужно только сообщить сотрудникам, что от них ожидается, убедиться, что каждый понимает свою задачу, ответить на вопросы, которые могут возникнуть. Также выделяют проблемное совещание, которое направлено на обсуждение проблем и поиск их решения. Стратегическое (совещание по развитию) рассматривает перспективные вопросы развития, на них обсуждается инновационные проекты, планирование дальнейших действий. На  итоговом совещании подводят итоги выполненной работы, достигнутых организацией в течение определенного времени, в продвижении к поставленным целям. Последнее выделяют оперативное совещание. Отличительной особенностью является их регулярный характер, непродолжительность и специально отведенное время — как правило, начало рабочего дня и недели. Несмотря на негативное отношение персонала, польза проведения регулярных совещаний несомненна.

 Во-первых, это своеобразная  остановка в пути для того, чтобы оценить степень достижения  поставленных задач, выявить проблемные  точки и направление дальнейшего  развития.

 Во-вторых, проведение  оперативных совещаний на регулярной  основе позволяет повысить управляемость  коллективом и авторитет руководителя  за счет интенсификации³ контактов и использования принципа обратной связи.

 В-третьих, проведение  совещаний улучшает дисциплину  в коллективе, стимулирует к работе, позволяя равномерно распределить  нагрузку, поскольку каждую неделю  исполнителям необходимо отчитаться  по данным поручениям. Это хороший  повод публично поощрить достижения  отдельных сотрудников, а также  указать на недочеты в работе.

 Наконец, оперативные совещания являются эффективным инструментом формирования здоровой корпоративной культуры, таким образом, предотвращаются и устраняются слухи, конфликты и разобщенность между подразделениями компании.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА II ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОГО СОВЕЩАНИЯ

 

2.1 Основные задачи и цели проведения делового совещания

  Прежде  всего,  каждый  руководитель  до  проведения  совещания   должен определить основные цели, которые он  собирается  достичь  с  помощью  этого метода работы. Совещания  могут  проводиться  для  решения  производственных задач, обучения и воспитания подчиненных, видимости  интенсивной  работы  (о чем могут свидетельствовать  частые  совещания), проявления руководителем собственных качеств       (организованности, коммуникабельности, целеустремленности и т.д.). Четкая постановка  цели  наполовину  гарантирует успех совещания.

   Также, руководитель  должен  определить  вид совещания,  которое он планирует  проводить.  Это  может  быть  информационное  или  инструктивное, оперативное или проблемное совещание.

 Информационное или  инструктивное совещание служит  для передачи  служебной информации. Их целесообразно использовать в случае  отсутствия  времени  для письменных  распоряжений   или   при   желании   руководителя   эмоционально воздействовать  на  подчиненных.  Если  позволяет  время,  информацию  лучше предоставить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается  меньше времени.  Кроме  того,  прочитанная  информация   усваивается   лучше,   чем воспринятая на слух.

Целью оперативных совещаний  является  получение  руководством  информации  о текущем  состоянии  дел,  принятие  оперативных  решений   и   контроль   их использования.

    Проблемные совещания  - это совещания, направленные  на поиск оптимальных решений,  вынесение  на  обсуждение  хозяйственных   проблем,   рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение  инновационных проектов.

    Следующей задачей  в проведении совещания является выбор времени. Психологами было замечено, что совещания, проводимые  строго  по  графику  с заранее указанной датой и часом,  являются  более  продуктивными.  При  этом рекомендуется планировать совещания на первую половину рабочего дня. Внеплановые  совещания  рекомендуется  проводить  как  можно  реже.  Они отрывают сотрудников от основной работы, резко  снижают  культуру  служебных отношений, часто ведут к нарушению плановых сроков.

Чтобы достичь целей, необходимо должным образом подготовить  совещание и провести его. Есть несколько обязательных элементов, без которых цели совещания не будут достигнуты

 Подготовка совещания  начинается с определения целесообразности его проведения. Когда решается вопрос о необходимости совещания, руководитель должен подумать о задачах, которые нужно решить на нем (такая форма работы, как совещание, более продуктивна, чем другие). Совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций, принятии решения по комплексным вопросам.

При решении вопроса о  составе участников очень внимательно  нужно подойти к формированию списка, как по количественному, так и по качественному составу. К участию в совещании необходимо привлечь тех должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме. Что касается количества участников совещаний, то оптимальный вариант — совпадение количества участников совещания с количеством активно участвующих в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора участников — компетентность именно в вопросах повестки дня. Определив состав участников, надо назначить день и время его проведения. Только при соблюдении всех этих аспектов руководитель с его фирмой достигнет именно той цель, которую он поставил перед собой в самом начале проведения делового совещания.

2.2 Правила проведения делового совещания

Существует несколько  общих правил, которые помогут  сделать деловые совещания эффективными и направленными на решение поставленной задачи, а не на межличностные отношения⁴:

1. Надо определиться с тем, какое это совещание – плановое, внеочередное – и какова его цель.

2. К совещанию надо готовиться заранее. Инициатор и ведущий показывает пример другим и задает тон. При этом надо не только самому готовиться, но и заранее сообщить участникам, что от них требуется. Если совещание внеочередное, следует направить информацию о дате и времени в письменном виде (используя внутреннюю сеть, например). Если же информация передается устно, надо убедиться, что сотрудники ее услышали.