Автоматизация учета продажи товаров на примере супермаркета «Семейный»

  Приёмка товаров по  количеству и качеству осуществляется  в соответствии с инструкциями  «О порядке приёмки продукции  производственно-технического назначения  и товаров народного потребления  по качеству», если в договорах  поставки, стандартах и ТУ не  предусмотрен другой порядок  приёмки товаров.

   Приёмка товаров  по количеству - это сверка массы,  числа мест, единиц фактически  поступивших товаров с показателями  сопроводительных документов (счёт-фактура,  товарно-транспортная накладная). Приёмку  товаров производят в определенные  сроки, указанные в инструкциях.  Недостачу оформляют коммерческим  актом.

  Приёмка товаров по  качеству - это выявление качества  и комплектности товара, соответствия  тары, упаковки, маркировки установленным  требованиям, а так же сопроводительным  документам (сертификат качества, санитарный  сертификат, ветеринарный сертификат). Приёмку товаров производят в  установленные инструкциями сроки.  При обнаружение недоброкачественных товаров приёмку приостанавливают и составляют коммерческий акт.

  Технологическая карта  - это форма документации, которая  отражает пооперационную разработку  выполнения того или иного  процесса с указанием технических  средств, затрат времени и труда  на его выполнение. Технологические  карты приёмки товаров должны  содержать графики поступления  товаров в течение дня, последовательность  выполнения операций, количество  работников, занятых разгрузкой  и приёмкой товара.

2.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи

 За последние двадцать  лет значительно возрос объём  и оборот информации во всех  сферах жизнедеятельности человека, и процесс накопления, обработки  и использования знаний постоянно  ускоряется. В настоящее время  все предприятия испытывают настоятельную  потребность в расширении аналитических  работ, связанных с разработкой  перспектив развития, комплексной  оценкой эффективности применения  различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных  управленческих решений.

 В магазине «Семейный»  внедрена и автоматизированна система управления товарным запасам, благодаря чему повышается их оборачиваемость. Программное обеспечение для автоматизации

    1 р.м. Microinvest Склад Pro , программа для учета в супермаркете

    2 р.м. Microinvest Склад ProLight , рабочее место кассира в супермаркете

    1 шт. MicroinvestБаркод Принтер Pro , для печати ценников и этикеток в супермаркете

    1 шт. Microinvest Архиватор Pro , для архивирования базы

Торговое оборудование

    3 шт. Принтер этикеток: Elicom TP330L

3 шт.Scaner: MetrologicMK9590

2 шт.Фискальных принтеров: Elicom FP

1 шт. PCServer

    2 шт. PCCassa

2 шт. ВесыElicomEVLLE4

При помощи ЭВМ в магазине «Семейный» автоматизирован учет поступления  и продажи товаров, учет расчетов с поставщиками и покупателями, операций по расчетному счету, количественно-суммовой учет. В общем объеме учетных работ  эти задачи имеют значительный удельный вес. Их автоматизация позволяет  сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и  может быть выдана на печать детальная  информация о количестве поступления  и продажи конкретного товара по каждому документу в случае несовпадения величины запаса с данными  машинного учета.

  Исходной информацией  для учета являются первичные  документы. При ручном учете,  а также частичной автоматизации  обработки информации каждое подразделение оптового предприятия (бухгалтерия, отдел закупок и продаж и др.) по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Создание в каждом подразделении своей собственной информационной базы приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и стоимости ее обработки.

  Главное назначение  автоматизированной системы обработки  информации (АСОИ) в данном случае  – повысить эффективность выполнения  основных функций бухгалтера, поскольку  функционирование блока выписки  документов связано с очень  большим информационным потоком.  Кроме того, АСОИ призвана улучшить  оперативность принятия решений,  повысить производительность труда,  снизить количество вычислительных  ошибок при помощи автоматизации  процесса обработки информации, содействовать эффективному и  безопасному хранению и доступу  к информации.

  Целью АСОИ является  создание единой информационной  сети, позволяющей эффективно хранить,  обрабатывать и информацию по  учету складских операций и  реализации продукции.

  Сотрудники оптовых  предприятий более половины рабочего  времени затрачивают на выполнение  многочисленных трудоемких учетно-технических  операций обработки информации, связанных с оперативным учетом  поступления, продажи и запасов  товаров. Выполнение элементарных  процедур обработки данных не  требует специальных знаний. По  мере роста объема информации  доля таких работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени  на выполнение таких важных  творческих работ, как изучение  конъюнктуры торговли, определение потребности в товарах, контроль, анализ и регулирование поставок и запасов товаров и т.п.

  Автоматизация оперативного  управления торговыми процессами  требует тщательной проработки  состава переменной и постоянной  информации. Данные, характеризующие,  например, товары, оптовых покупателей  (постоянная информация), должны  обеспечить как автоматизацию  обработки заказов, оперативного  учета поступления и продажи  товаров.

  Магазину в первую  очередь очень важно выбрать  надежных и постоянных поставщиков.  Менеджеры магазина выбирает  поставщика, формируют заказы, в  которых перечисляются наименования  товаров и заказываемое их  количество. Если указанное наименование  товара ранее не поставлялось, оно пополняет справочник номенклатуры  товаров. На основе маркетинговых  работ постоянно изучается рынок  поставщиков, в результате чего  могут появляться новые поставщики  и исчезать старые. Поступившие  товары на складе принимает  кладовщик. Он должен проверить  качество и количество поступившего  на склад товара. Затем он собирает отборку товара по наименованию и отправляет в операторскую, где оператор принимает товар по накладной и вносит данные в компьютер. После этого товар отправляют в торговый зал, где его раскладывают на торговые полки продавцы по залу.

2.4 Работа кассира.

  Очень важно сделать  так, чтобы покупатель ушел  с магазина довольным приобретенной  покупкой и обслуживанием. Для  этого нужно чтобы все сотрудники  магазина были вежливыми и  приветливыми. Могли помочь покупателю  приобрести нужный товар, проконсультировать. Особое внимание уделяется работе  кассира, так как он должен  произвести неизгладимое впечатление  на покупателя, для того, чтобы он не пошел к конкуренту, а вернулся снова и снова именно в наш магазин.

  Свой рабочий день  кассир начинает с прихода  в магазин за 15 минут до открытия. Он включает компьютер, вставляет  кассовую ленту в кассовый  аппарат, затем запускает программу  1С Бухгалтерии. Пересчитывает  наличные в кассе и в сейфе.  Начинает обслуживание покупателя: проводит товары через сканер, на экране монитора появляется  товар, его название, штрих-код,  количество и цена. Кассир говорит  сумму, дает сдачу и проводит  чек. Оплата может производиться  как наличными, так и кредитом. В этом случае, когда нужно  провести оплату кредитной картой, кассир выбирает терминал соответствующий  банку к которому принадлежит кредитная карта, проводит картой по терминалу или использует чип, вводит сумму, клиент вводит пин-код и проводит платеж. Терминал выдает два чека, один отдается покупателю, на другом он должен расписаться и этот чек остается у кассира для отчета. Проводит оплату кредитом.

  При отключении электроэнергии  в магазине кассир должен открыть  аварийную кассу и продолжить  обслуживание покупателей. Если  покупатель приобрел товар, но  по каким- либо показателям  он его не устраивает его,  кассир с разрешения старшего  продавца может обменять или  вернуть деньги за него. В конце  рабочего дня кассир считает  кассу, делает возвраты и снимает  Z- отчет. Затем снимает отчет  с терминала, по которому производились  операции. После чего отключает  компьютер. Сдает выручку старшему  продавцу.

1. Общие положения

1.1. Продавец-кассир относится  к категории специалистов. 
1.2. Продавец-кассир назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании / директора магазина.  
1.3. Продавец-кассир подчиняется непосредственно директору магазина/ заведующему секцией.  
1.4. На время отсутствия продавца-кассира его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации. 
1.5. На должность продавца-кассира назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее или среднее профессиональное образование, стаж работы по специальности не менее года, знание контрольно-кассовой машины, ПК,  в том числе уметь пользоваться компьютерными программами учета товаров, наличие медицинской книжки. 
1.6. Продавец-кассир руководствуется в своей деятельности: 
- законодательными актами РФ, в т.ч. Законом о защите прав потребителей; 
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; 
- приказами и распоряжениями руководства; 
- настоящей должностной инструкцией.

  2. Должностные обязанности  продавца-кассира

Продавец-кассир выполняет  следующие должностные обязанности: 
2.1. Обслуживает клиентов на кассе и ведет кассовые документы. 
2.2. Обеспечивает сохранность денежных средств. 
2.3. После закрытия магазина для клиентов сверяет наличные в кассе, в случае ошибки выявляет и устраняет ее; заполняет книгу кассира-операциониста.  
2.4. Контролирует запасы кассовой ленты для ККМ, приходных и расходных ордеров, шпагата, пломб и сопроводительных ведомостей для инкассации.  
2.5. Следит за наличием достаточного количества товара в торговом зале и при необходимости пополняет его. 
2.6. Помогает покупателям при выборе товара, дает консультации покупателям по ассортименту товаров, предлагаемых к продаже в магазине, по потребительским свойствам и особенностям товаров. 
2.7. Принимает участие в стимулировании продаж определенных видов товара, в рекламных акциях магазина: обращает внимание покупателей на заданный товар путем размещения его на самых просматриваемых местах, путем дополнительных консультаций покупателей по особенностям и преимуществам данного товара и иным способом. 
2.8. Следит за наличием ценников на товар, их верным размещением и правильным указанием всей информации в ценнике (наименование товара, цена, вес и т.д.). Продавец наклеивает ценники, подготовленные и переданные ему товароведом или директором: после приемки и расстановки товара; после обновления цен; в случае обнаружение несоответствия ценника требованиям правил торговли; в других случаях по указанию директора или товароведа. 
2.9. Участвует в инвентаризации. 
2.10. Разрешает спорные вопросы с покупателями в отсутствие представителей администрации. 
2.11. Участвует в проводимых для продавцов занятиях (обучении) по повышению уровня знаний по свойствам и особенностям продукции, мерчендайзингу товаров, работе на кассе и других знаний и навыков, необходимых в работе. 
2.12. Участвует в проводимых в магазине собраниях коллектива. 
2.13. Информирует директора магазина обо всех внештатных ситуациях в своей работе. 
Продавец обязан выполнять иные, не описанные в данной должностной инструкции, распоряжения администрации, вызванные производственной необходимостью.

3. Права продавца-кассира

Продавец-кассир имеет право: 
3.1. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями. 
3.2. Докладывать вышестоящему руководству о всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции. 
3.3. Требовать от руководства обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей. 
3.4. Принимать решения в пределах своей компетенции.

  4. Ответственность продавца-кассира

Продавец-кассир несет материальную ответственность за сохранность  вверенных ему для продажи  и работы имущества и других материальных ценностей и денежных средств. 
Кроме того, продавец-кассир несет ответственность: 
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей. 
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации. 
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

 Программа "1С Торговля  и Склад 7.7"

  «1С Торговля и cклад» представляет собой компоненту «Оперативный учет» системы «1С Предприятие» с типовой конфигурацией для автоматизации складского учeтa и торговли. Компонента «Оперативный учет» прeднaзнaчeна для учeтa наличия и движения материальных и денежных средств.

  «1С Торговля и склад»  прeднaзнaчeна для учeтaлюбыx видов торговых действий. Благодаря гибкости и настраиваемости, система способна выполнять все функции учeтa — от вeдeния справочников и ввода первичных дoкументoв до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.

 «1С Торговля и склад»  автоматизирует рaбoтунa всех этапах деятельности предприятия.

  Типовая конфигурация  пoзволяeт:

    вести раздельный  управленческий и финансовый  учет

    вести учет  от имени нескольких юридических  лиц

    вести партионный учет товарного запаса с вoзмoжнoстью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней)

    вести раздельный  учет собственных товаров и  товаров, взятых нa реализацию

    оформлять закупку  и продажу товаров

    производить автоматическое  начальное заполнение дoкументoвнa основе ранее введенных данных

    вести учет  взаиморасчетов с покупателями  и поставщиками, детализировать  взаиморасчеты по отдельным договорам

    формировать необходимые  первичные документы

    оформлять счета-фактуры,  автоматически строить книгу  продаж и книгу покупок, вести  количественный учет в разрезе  номеров ГТД