Учет операций подотчетных лиц

 

Под хозяйственными расходами подразумевают расходы учреждения на приобретение канцелярских или хозяйственных товаров, материальных ценностей, ГСМ, на оплату мелкого ремонта,

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1 – выданы работнику денежные средства под отчет из кассы.Работник, получивший денежные средства под отчет, должен за них отчитаться. Для этого ему необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1 (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

ДЕБЕТ 08 (07, 10, 41) КРЕДИТ 71 – оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом. При покупке ценностей в розничной торговле работник должен представить в бухгалтерию товарный чек или накладную и чек контрольно-кассовой машины.

ДЕБЕТ 20 (23, 29) КРЕДИТ 71 – списаны расходы подотчетного лица, необходимые для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.Если денежные средства выдаются для осуществления расходов, связанных с управленческой деятельностью, то сделайте проводку:

ДЕБЕТ 25 (26) КРЕДИТ 71 – оплачены подотчетными лицами общепроизводственные (общехозяйственные) расходы.Если денежные средства выдаются для осуществления расходов, связанных с продажей готовой продукции или товаров, сделайте запись:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71 – затраты подотчетных лиц, связанные с продажей готовой продукции (товаров), учтены в расходах на продажу.

Если подотчетное  лицо оплатило расходы непроизводственного  характера (например, расходы на осуществление  спортивных мероприятий, отдыха, развлечений  и т. п.), сделайте в учете запись:

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 71 – затраты подотчетного лица непроизводственного характера учтены в составе прочих расходов.Такая же проводка делается, если расходы подотчетного лица связаны с получением организацией прочих доходов (например, работник оплатил ремонт основных средств, предоставленных организацией в аренду).

Если работник израсходовал сумму большую, чем  ему выдано из кассы, то эту сумму  ему необходимо возместить.

Такую операцию отразите записью:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1– возмещены работнику затраты, превышающие сумму денежных средств, выданных из кассы.

Если работник возвращает неизрасходованные суммы  в кассу организации, сделайте в  учете запись:

ДЕБЕТ 50-1 КРЕДИТ 71– оприходованы денежные средства, не израсходованные работником и возвращенные в кассу организации.

Пример

Работнику ООО  «Пассив» Петрову выдали из кассы  под отчет 7850 руб.

Ситуация 1

На подотчетную  сумму Петров приобрел материалы. Стоимость  материалов – 7080 руб. (в том числе  НДС – 1080 руб.).

Бухгалтер «Пассива»  должен сделать записи: 

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1 – 7850 руб. – выданы денежные средства Петрову под отчет;

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71 – 6000 руб. (7080 − 1080) – оприходованы материалы;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 – 1080 руб. – учтен НДС по оприходованным материалам на основании счета-фактуры поставщика;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19 – 1080 руб. – принят к вычету НДС по материалам;

ДЕБЕТ 50-1 КРЕДИТ 71  – 770 руб. (7850 − 7080) – возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.

Ситуация 2

Петров оплатил  расходы на заправку картриджей к  принтерам. Расходы Петрова составили 1180 руб. (в том числе НДС – 180 руб.).

Бухгалтер «Пассива»  должен сделать записи:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1 – 7850 руб. – выданы денежные средства Петрову под отчет;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71 – 1000 руб. (1180 − 180) – отражены расходы на заправку картриджей;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 – 180 руб. – учтен НДС по услугам (на основании счета-фактуры организации, оказавшей эти услуги);

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19 – 180 руб. – принят к вычету НДС по услугам, связанным с заправкой картриджей;

ДЕБЕТ 50-1 КРЕДИТ 71 – 6670 руб. (7850 − 1180) – возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.

 

 

          Компенсация расходов  командировочных расходов Российской Федерации предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:  
 
1) сохранение за командированным работником на период командировки места работы (должности) и среднего заработка; 
2) возмещение расходов по проезду к месту назначения и обратно; 
3) возмещение расходов по найму жилого помещения; 
4) выплата суточных за время нахождения в командировке; 
5) возмещение иных расходов, произведенных работником с разрешения или с ведома работодателя. 
Средний заработок за время нахождения в командировке. 
За время нахождения в командировке (в том числе за время нахождения в пути) за работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. 

Расчет суточных.Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Это положение установлено пунктом 14 Инструкции о служебных командировках в пределах СССР, утвержденной Приказом Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 года №62 (далее - Инструкция №62). Отметим, что данная Инструкция применяется в части, не противоречащей ТК РФ.

Согласно  пункту 4 Инструкции №62 срок командировки работников определяется руководителем  организации и не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Для специальных командировок работников, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, предельный срок командировки не должен превышать одного года.

При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного  средства из места постоянной работы, командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани) .

 

 

Пример учета командировочных расходов.

Пример 1.Работник выезжает в служебную командировку на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время отправления поезда - 20 ноября, 23 часа 59 минут.

В данном случае первым днем командировки будет считаться 20 ноября.

Пример 2.Производственная организация для заключения договора поставки отправила своего сотрудника в командировку на завод – изготовитель. Срок командировки составляет с 5 апреля 2012 года по 10 апреля 2012 года. Приказом по организации установлено, что суточные по командировкам на территории Российской Федерации установлены в размере 500 рублей в сутки.

Работником  получено под отчет 12 500 рублей, в том числе суточные – 3 000 рублей.

Обращаем  Ваше внимание, что выдача работнику  денежных средств под отчет на командировку производится на основании  Приказа руководителя о направлении  работника в командировку (форма  №Т-9, утвержденная Постановлением Госкомстата  Российской Федерации от 5 января 2004 года №1).

Авансовый отчет по командировке представлен  работником 13 апреля 2012 года на сумму 13 200 рублей. Перерасход связан с оплатой проезда.В бухгалтерском учете организации данные хозяйственные операции отражены следующим образом:

Корреспонденция счетов		Сумма, рублей	Содержание операции
Дебет	Кредит
71	50	12 500	Выданы в подотчет командировочные  расходы
После утверждения авансового отчета
26	71	13 200	Отражены командировочные  расходы
71	50	700	Выдана работнику сумма  перерасхода по командировке

 

 

Пример 3

Работник  ООО «Пассив» С.С. Петров направлен  в командировку в Самару на 8 дней. Расходы Петрова на приобретение авиационных билетов составили 9440 руб. (в том числе НДС – 1440 руб.), по найму жилого помещения – 5900 руб. (в том числе НДС – 900 руб.). Петров получил в гостинице счет-фактуру. Приказом руководителя «Пассива» утверждены нормы суточных при командировках  по территории России – 500 руб. Петрову  выданы суточные в сумме 4000 руб. (500 руб./дн. × 8 дн.). Сумма аванса, выданного Петрову  для оплаты расходов в командировке, составила 22 000 руб.

Ситуация 1

Петров  направлен в командировку для  заключения договора о покупке материалов. Бухгалтер «Пассива» должен сделать  записи:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1 – 22 000 руб. – выдан аванс на командировку;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 – 2340 руб. (1440 + 900) – учтен НДС по командировочным расходам;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19 – 2340 руб. – произведен вычет по НДС;

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71 – 17 000 руб. (9440 + 5900 + 4000 – 900 – 1440) – расходы по командировке учтены в себестоимости приобретенных материалов;

ДЕБЕТ 50-1 КРЕДИТ 71 – 2660 руб. (22 000 – 17 000 – 1440 – 900) – возвращена сумма неиспользованного аванса в кассу организации.

Ситуация 2

Петров  направлен в командировку для  заключения договора о продаже готовой  продукции «Пассива». Бухгалтер  «Пассива» должен сделать записи:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1 – 22 000 руб. – выдан аванс на командировку;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 – 2340 руб. (1440 + 900) – учтен НДС по командировочным расходам;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19 – 2340 руб. – произведен вычет по НДС;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71 – 17 000 руб. (9440 + 5900 + 4000 – 1440 – 900) – списаны расходы по командировке;

ДЕБЕТ 50-1 КРЕДИТ 71 – 2660 руб. (22 000 – 17 000 – 1440 – 900) – возвращена сумма неиспользованного аванса в кассу организации.

 

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер  № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Ежемесячно итоги из журнала  – ордера №7 переносятся в главную  книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим  счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книги переносятся  в баланс.

Движение документов представлено в приложении 4.

Для получения  информации о наличии и движении средств предприятия, выданных под  отчет или возвращенных в кассу  предприятия, не только по счетам, но и  в более детальных разрезах, предназначено  ведение аналитического учета. Аналитический  учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Для обозначения  объектов (подотчетные лица) аналитического учета в 1С: Бухгалтерии используется термин субконто. Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информацию о расчетах с подотчетными лицами.

 

В ООО  «Стройкерамика» счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетом: Дебет 71 Кредит 50 «Касса» – выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы; возмещены сотруднику затраты, превышающие  сумму денежных средств, выданных из кассы.

Счет 71 кредитуется  в корреспонденции со счетами:

- Дебет  10, 41, 08, 07 Кредит 71 – оприходовано  имущество, приобретенное подотчетным  лицом.

- Дебет  20, 25, 26 Кредит 71 – списаны расходы  по командировке, необходимые для  нужд производства.

- Дебет  91-2 Кредит 71 – затраты подотчетного  лица непроизводственного характера  учтены в составе прочих расходов;

Дебет 91-2 Кредит 71 – списан НДС по расходам непроизводственного характера.

- Дебет  28 Кредит 71 – списаны расходы  по командировке, связанной с  возвратом и транспортировкой  бракованной продукции.

- Дебет  19 Кредит 71 – учтена сумма НДС  по расходам подотчетных лиц;  Дебет 68 Кредит 19 – произведен  налоговый вычет.

- Дебет  44 Кредит 71 – списаны расходы  по командировке, связанной с  продажей готовой продукции (товаров).

- Дебет  94 Кредит 71 – отражена сумма недостачи  по вовремя невозвращенному авансу; Дебет 70 Кредит 94 – удержана сумма  неизрасходованного аванса из  зарплаты сотрудника.

- Дебет  50 Кредит 71 – оприходованы денежные  средства, неизрасходованные сотрудником  и возвращенные в кассу организации.

 

 

 

                              

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава  2.  Расчетная часть.

 

Задание 1. Группировка  объектов бухгалтерского учета.

Имущество предприятия  по видам (вложениям) и по источникам образования (обязательствам).

На основании  приведенных в таблице 1 данных об имуществе, капитале и обязательствах фирмы «Комет» по состоянию на 1.03.2000 г. произведите группировку объектов бухгалтерского учета по их составу и размещению и по источникам образования (обязательствам). Результаты группировки представьте в таблице 2 и 3.