Учет кассовых операций по расчетным счетам

При обеспечении полной сохранности  документов кассовую книгу можно  вести автоматизированным способом».

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Руководители организации обязаны  оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей организации не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут ответственность в установленном законодательством порядке.

Хранение в кассе наличных денег  и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.

В организациях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся  у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.

В организациях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых центральными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о материальной ответственности и на которых распространяются все права и обязанности, установленные настоящим Порядком для кассиров.

В малых организациях, не имеющих  в штате кассира, обязанности  последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности.

В сроки, установленные руководителем  организации, а также при смене  кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения.

В условиях автоматизированного ведения  кассовой книги должна проводиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Ответственность за соблюдение Порядка  ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки (не реже одного раза в два года).

Денежные средства, хранящиеся в  кассе, учитывают на активном синтетическом счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит - выбытие денежных средств из кассы.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты  следующие субсчета:

•    1 «Касса организации»;

•    2 «Операционная касса»;

•  3 «Денежные документы» и др. На субсчете 1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.

На субсчете 3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе  организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы.

Для обособленного учета наличия  и движения наличной иностранной  валюты к счету 50 «Касса» открывают  соответствующие субсчета.

Инвентаризацию кассы проводят внезапно. Выявленные излишки приходуются.

Д50 К90 – в случае недостач при  отсутствии виновного.

Д94 К50 – на сумму недостачи. в случае выявления виновных лиц.

    Учет  денежных документов

Находящиеся в кассе организации  почтовые и вексельные марки оплаченные авиабилеты, марки государственной  пошлины и другие денежные документы учитывают на субсчете 3 «Денежные документы» счета 50 «Касса» в сумме фактических затрат на их приобретение.

Учет поступления и выбытия  денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале-ордере № 3. По окончании отчетного периода остатки по журналу-ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов.

 

2. Учет операций по расчетным счетам

Предприятие имеет хозяйственные  связи с поставщиками материалов, покупателями продукции или потребителями услуг и находится с ними в расчетных отношениях. Расчетные отношения основаны на обязательствах покупателей оплатить стоимость полученных материалов ценностей, выполненных работ и услуг в установленные сроки, а также на праве поставщика востребовать платеж от покупателя. Расчетные отношения возникают также с бюджетом страны, с органами, осуществляющими социальное страхование и обеспечение и т.д. Четкая организация расчетов способствует ускорению оборачиваемости оборотных средств, позволяет предприятию избежать уплаты пени и неустоек.

В основном расчеты между организациями  осуществляются безналичным путём  с помощью банковской системы.

Для оформления открытия расчетного счета предприятие представляет в банк следующие документы:¹

1. заявление устного образца;
2. карточка с образцами подписей, распорядителей средств и оттиском печати, заверенная нотариально;
3. нотариально заверенные копии устава, учредителя договора, регистрационного свидетельства;
4. копия свидетельства о поставке на налоговый учет;
5. справка из внебюджетных фондов о регистрации.

Иностранные  фирмы и совместные организации  предоставляют дополнительно свидетельство  о внесение их в реестр организаций  с иностранными инвестициями.

После проверки документов в оригинале устава делается отметка с указанием номера счета, которая заверяется печатью банка. Экземпляр карточки хранится у контролера. В случае реорганизации, изменения названия организации, других изменений в банк передается новое заявление об открытие счета.

Обособленным  подразделением по ходатайству головной организации могут быть открыты  в их регионе расчетные субсчета или текущие счета. На расчетном  субсчете подразделение осуществляет операции, разрешаемые головной организацией. Текущие счета предназначены только для операций, связанных с выдачей наличных денег обособленным подразделениям.

Согласно ст. 23 НК РФ налогоплательщики  обязаны  в 10-дневный срок сообщить в налоговый  орган об открытии или закрытии расчетного счета в банке. Нарушение установленного срока  влечет за собой взыскание штрафа в размере 5 тыс. руб. (ст. 118 НК РФ).

Расчетные документы  на списание (перечисление) денежных средств  с вновь открытого счета не принимаются к исполнению  кредитным  организациям до получения от налогового органа информационного письма.

Операции  по расчетным счетам банки производят с согласия и по поручению владельцев счетов. Без согласия организации  в бесспорном порядке списываются  денежные средства по инкассо в соответствие с решением Государственного арбитража, народного суда, налоговых или финансовых органов ( недоимки, пени по налогам и сборам), списание таможенными органами сумм таможенных платежей и пеней, в иных случаях, предусмотренных договором между банком и клиентом ( п. 2 ст. 854 ГК РФ).  В безакцептном порядке оплачиваются счета энергоснабжающих,  теплоснабжающих и водопроводно-канализационных организаций.

Гражданским кодексом предусмотрено, что клиент может  дать распоряжение банку о списании денежных средств со счета по требованию третьих лиц (например, расчеты по инкассо – банк производит операцию на основании инкассового поручения, выставленного поставщиком клиента). Банк принимает эти распоряжения, если указанные в них данные позволяют идентифицировать лицо, имеющее право требовать списания средств со счета. Порядок списания средств по требованию третьих лиц оговаривается в договоре банковского счета. Не допускается  ограничение прав клиента  на распоряжение денежными ресурсами, находящимися на счете, за исключением наложения ареста на денежные средства либо приостановления операций по счету в случаях, предусмотренных законом. Наложение ареста представляет собой временное прекращение операций по списанию средств с банковского счета.  При этом договор на расчетно-кассовое   обслуживание не расторгается.

Документы по безналичным  расчетам  плательщика,  получателя и обслуживающих их банков должны быть тщательно заполнены с указанием  обязательных реквизитов:

• идентификационные номера организаций;
• название и местонахождение;
• коды расчетных и корреспондентских счетов.

В соответствие с планом счетов бухгалтерского учета  финансово-хозяйственной деятельности предприятий  и инструкцией по его применению для обобщения  информации о наличии и движение денежных средств  на расчетном счете организации используется балансовый счет 51 « расчетные счета». Сальдо счета 51 указывает на наличие свободных денег на расчетных счетах организации на начало  и конец месяца; оборот по дебиту характеризует суммы,  поступившие на расчетные счета, а по кредиту – суммы, перечисленные со счетов. Учет движения денежных средств на счете 51 может быть организован с использованием субсчетов.

Операции, записываемые по кредиту счета 51, отражаются в  журнале – ордере №2. Обороты  по дебету записываются в разных журналах-ордерах и в ведомости №2. Основанием для заполнения журнала-ордера №2 и ведомости №2 служат банковские  выписки.

Суммы с одинаковыми  корреспондирующими счетами каждой выписки складываются и записываются в журнал-ордер и в ведомость итогами.

Обязательное  условие для заполнения регистров - использование одной строки для  каждой выписки независимо от того, за какой период она составлена. Количество занятых строк журнала-ордера №2 и ведомости №2 за каждый месяц  должно быть одинаковым и равно количеству полученных за этот период выписок из банка. Как в журнале ордере №2, так и в ведомости №2 суммы записываются в разрезе корреспондирующих счетов с дебетом и кредитом счета 51. Наличие этих показателей за каждый отчетный день и месяц позволяет счетным работникам анализировать источники поступления денежных средств на расчетный счет предприятия, контролировать целевое использование средств, исполнение обязательств перед бюджетом и прочими хозяйственными органами согласно утвержденному календарному графику финансовых платежей.

Каждое предприятие, учреждение, организация может иметь  в банках расчетные (текущие, бюджетные, депозитные, аккредитивные, ссудные, валютные и другие) счета, об открытии которых  ежеквартально информируются налоговые  органы.

На расчетный  счет предприятия поступает выручка  за реализованную продукцию, авансовые  платежи, ссуды банка, дебиторская  задолженность, наличные деньги из кассы  и т.д.

С расчетного счета производятся безналичные  платежи, выдаются наличные деньги на выплату заработной платы, командировочные, хозяйственные и представительские расходы. Выдача наличных денег производится согласно квартальному кассовому плану, который сдаётся в банк. На расчетном счете сосредотачиваются свободные денежные средства и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, краткосрочные и долгосрочные ссуды, получаемые от банка, и прочие зачисления.

Выдачу денег, а также безналичные  перечисления с расчетного счета  банк осуществляет, как правило, на основании приказов владельца расчетного счета или с его согласия на оплату (акцепта). В исключительных случаях банк производит принудительное списание денежных средств с расчетного счета. Например, по приказам финансовых органов перечисляются просроченные налоги и сборы и т.п. Кроме того, банк может по собственной инициативе списывать денежные средства, например, за пользование банковским кредитом (процент за кредит), суммы за расчетно-кассовое обслуживание и др.

Расходы по оплате услуг банка относятся  на затраты предприятия, плата банка за использование ими временно свободных средств предприятия - во внереализационные доходы.

Акцепт – согласие на оплату. Первичными документами, на основе которых производятся операции на расчетном счете, являются платежные поручения, чеки, объявления на взнос наличными, платежные требования-поручения.