Учет и аудит движения основных средств

При оформлении перемещения  основных средств между филиалами  акт приема-передачи выписывается в  двух экземплярах материально-ответственным  лицом, передающим активы, подписывается  главным бухгалтером, утверждается руководителем Компании (филиала) (Приложение А). Первый экземпляр с распиской  получателя и сдатчика передается в  бухгалтерию филиала, передающего  основные средства. Второй экземпляр  вместе с технической документацией  передается филиалу-получателю. Одновременно из бухгалтерии филиала-поставщика в филиал-получатель и бухгалтерию Исполнительной дирекции электронной почтой передается извещение на переданные основные средства.

При безвозмездной передаче основных средств с баланса Компании на баланс других юридических лиц акт выписывается в трех экземплярах на все передаваемые объекты комиссией, назначенной приказом Президента Компании либо уполномоченного им лица. Акт подписывается представителями двух сторон и утверждается единственным акционером Компании. Далее один экземпляр акта передается в бухгалтерию Исполнительной дирекции, второй экземпляр передается в бухгалтерию филиала Компании для формирования бухгалтерских записей. Третий экземпляр вместе с технической документацией передается юридическому лицу, принимающему основные средства.

В акте приемки-передачи основных средств обязательно должны указываться  следующие данные:

а) наименование основных средств;

б) инвентарный и заводской  номера основных средств;

в) дата приобретения основных средств;

г) первоначальная стоимость  основных средств;

д) балансовая стоимость основных средств;

е) сумма начисленной амортизации  основных средств;

ж) сумма переоценки основных средств.

При первичном вводе в  эксплуатацию построенного объекта  акт приемки-передачи основных средств  ОС-1 составляется на основании Акта приемочной (рабочей) комиссии по форме, утвержденной постановлением Правительства  Республики Казахстан от 15.10.2001г. №1328. Акт приемки-передачи основных средств  ОС-1, после его оформления с приложенной  технической документацией (технический  паспорт, чертеж и пр.), утверждается руководителем Компании или лицом, на то уполномоченным, и затем передается в бухгалтерию. На основании полученных документов бухгалтер делает запись в инвентарную карточку учета  основных средств, после чего передает техническую документацию материально-ответственному лицу, за которым закреплено это  основное средство.

Накладная на внутреннее перемещение  основных средств (Приложение Б) применяется  при передаче основных средств от одного материально-ответственного лица другому внутри структурного подразделения  Компании. Разрешение на передачу выдается Первым вице-президентом (директором филиала) Компании, либо уполномоченным лицом. Выписывается акт на внутреннее перемещение основных средств в двух экземплярах лицом, передающим основное средство. Первый экземпляр с подписями получателя и отправителя передается в бухгалтерию Исполнительной дирекции (филиала) как основание для формирования бухгалтерских записей, второй остается у материально-ответственного лица, передающего основные средства, как основание для передачи основного средства. В накладной указываются все данные по передаваемому объекту, а также указывается причина перемещения.

Акт приемки-передачи отремонтированных, реконструированных и (модернизированных) основных средств (Приложение В) применяется  для оформления приемки-передачи основных средств из капитального ремонта, реконструкции  и модернизации. Акт составляется и подписывается приемочной комиссией, назначенной Первым вице-президентом Компании (директором филиала), и утверждается Первым вице-президентом Компании (директором филиала). При выполнении работ хозяйственным способом акт выписывается в одном экземпляре, а при выполнении ремонта, модернизации, реконструкции подрядным способом, акт выписывается в двух экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию Исполнительной дирекции (филиала) для внесения информации о произведенном ремонте, реконструкции или модернизации в инвентарную карточку, а второй экземпляр передается подрядной организации. В технический паспорт соответствующего объекта основных средств материально-ответственным лицом вносятся необходимые изменения в характеристику объекта, связанные с модернизацией, реконструкцией. Приемопередаточная документация при выполнении ремонтов основных средств оформляется в объеме и по формам, предусмотренных «Правилами организации подготовки и проведения ремонтов электросетевых объектов ОАО «KEGOC», утвержденных приказом от 02.04.01г. № 120 (с последующими изменениями и дополнениями, утвержденными соответствующими приказами).

Затраты на ремонт, производимые в целях сохранения и поддержания  технического состояния объекта, первоначальную стоимость основных средств не увеличивают, а признаются как текущие расходы  в момент их возникновения. Увеличение первоначальной стоимости объектов основных средств производится в случае улучшения состояния объекта, повышающего его первоначально оцененные нормативные показатели: срок полезной службы, производственную мощность и т.д. Заключение об отнесении затрат на капитализацию или на ремонт дается приемочной комиссией по основным средствам в акте приемки-передачи отремонтированных, реконструированных и (модернизированных) объектов (Приложение В).

Аналитический учет основных средств ведется в бухгалтерии  Исполнительной дирекции АО «KEGOC» в инвентарных карточках, которые открываются на каждый инвентарный объект. Инвентарные карточки ведутся в электронном виде. Инвентарные карточки заполняются в бухгалтерии Исполнительной дирекции на основании актов приемки-передачи основных средств, технических паспортов и других документов (Приложение Г).

Присвоенный инвентарный  номер сохраняется за инвентарным  объектом на весь период нахождения его  на предприятии, под этим номером  он проходит во всех первичных документах и учетных регистрах. При выбытии  объекта его инвентарный номер  не должен присваиваться другому  поступившему объекту.

Все основные средства, закрепленные за материально ответственными лицами в разделе цехов (отделов) предприятия, заносят в инвентарные списки основных средств. (Приложение Д) Списки находятся у материально ответственных  лиц и используются ими для  оперативных целей. Данные о стоимости  основных средств в списках и инвентарных карточках должны соответствовать. По месту нахождения учет основных средств может вестись во вторых экземплярах инвентарных карточек, которые выписывает бухгалтерия. Данные картотеки бухгалтерии и картотеки по месту эксплуатации основных средств должны быть тождественны.

Согласно Типовому плану  счетов от 23.05.2007 №185 для учета основных средств предназначена группа счетов 2410 «Основные средства».

Основные средства на предприятии  детализируются по видам. Вид основных средств – это объединение  активов, одинаковых по характеру и  использованию в деятельности организации. В зависимости от детализации  по видам основных средств открываются  синтетические счета:

2411 - Земля

2412 - Здания и сооружения

2413 - Машины и оборудование, передаточные устройства

2414 - Транспортные средства

2415 - Прочие основные средства

На счете 2411 «Земля» учитываются  земельные участки, которые находятся  в собственности Компании либо переданы Компании в постоянное землепользование. Инвентарным объектом является каждый земельный участок, на который выдан  «Акт на право собственности на земельный  участок (право постоянного землепользования)»

На счете 2412 «Здания и  сооружения» учитываются архитектурно-строительные объекты, назначение которых состоит  в создании условий для труда, жилья и хранения материальных ценностей. Инвентарным объектом считается  каждое отдельно стоящее здание.

А также учитываются инженерно-строительные объекты, предназначенные для процесса производства путем выполнения функций, не связанных с изменением предметов  труда: отстойники, прудынакопители, обводные канавы, скважины, нефтегазохранилища, дамбы, нефтеловушки, закрытая коллекторно-дренажная сеть, учебнотренировочный комплексы (полигоны), эстакады, навесы, ограждения на подстанциях, автомобильные дороги, железнодорожные подъездные пути, берегоукрепительные берегозащитные сооружения; резервуары, цистерны, баки и др. емкости и т.д. Инвентарным объектом является каждое отдельное сооружение со всеми удобствами, составляющими с ним одно целое.

На счете 2413 «Машины и  оборудование, передаточные устройства»  учитываются:

- линии электропередачи  и ответвления от них;

- сети водопроводные,  тепловые, канализационные; спутниковые,  радио и радиорелейные сети  связи; внутренние газопроводы  и трубопроводы и пр.

- силовые автотрансформаторы  и трансформаторы, реакторы, трансформаторы  тока и напряжения, коммутационные  аппараты, компрессоры.

- цифровое электронное  оборудование коммутации и передачи  данных, оборудование цифровых систем  связи, цифровая измерительная  техника связи.

- оборудование каналообразования всех типов (КЛС, ВОЛС, ЛЭП и т.п.), оборудование радиорелейных линий связи, аналоговое оборудование передачи дискретных сигналов (телемеханики и др.);

- компьютеры, принтеры, сканеры,  плоттеры, маршрутизаторы, коммутаторы, концентраторы, модемы, устройства резервного копирования и восстановления данных, ксероксы, источники бесперебойного питания;

- приборы диагностики,  лабораторные и измерительные,  приборы коммерческого учета  и установки для обработки  трансформаторного масла.

На счете 2414 «Транспортные  средства» учитываются технические  устройства, предназначенные для  перемещения людей и грузов.

На счете 2415 «Прочие основные средства» учитываются:

- шкафы, столы, подставки,  тумбочки, стулья, кресла, диваны т.д.

- библиотечные фонды

- многолетние насаждения  независимо от их возраста (живые  изгороди, полезащитные насаждения, многолетние насаждения цветов, плодовые и ягодные насаждения, виноградники).

- предметы производственного  назначения, служащие для выполнения  или облегчения производственных  операций; оборудование, способствующее  охране труда; вместилища для  хранения жидких, сыпучих и других  материалов; предметы производственного  назначения, механизированные и  немеханизированные орудия ручного  труда, электроинструмент и станочное  оборудование; кондиционеры.

- предметы конторского  и хозяйственного обзаведения:  сейфы, видео и аудио аппаратура, телевизоры, холодильники, ковры, зеркала,  жалюзи и т.д.

Эти счета по отношению  к бухгалтерскому балансу активные, поэтому по их дебету отражаются поступления, а по кредиту - выбытия основных средств.

Основные средства учитываются  по балансовой стоимости и по этой стоимости они показываются в  разделе «Долгосрочные активы»  бухгалтерского баланса.

Счет 2930 «Незавершенное строительство», где ведется учет объектами, которые  могут быть идентифицированы и которые  находятся в процессе строительства  и проектирования. К ним относятся  любые выполненные объемы строительства  с фактически понесенными затратами: подготовка территории, выполненные  строительно-монтажные работы, сданное  в монтаж оборудование, проектно-изыскательские и предпроектные работы.

Поступления объектов основных средств путем строительства, приобретения и изготовления являются капитальными вложениями.

Для контроля и выявления  себестоимости капитальных вложений применяется счет 2930 «Незавершенное строительство». На этом счете учитываются:

1)  суммы, уплачиваемые организациям за осуществление работ по договору строительного подряда и иным договорам;

2)  затраты на подготовку строительного участка;

3)  затраты на установку и монтажные работы;

4)  затраты на оплату труда работников, непосредственно связанные со строительством и приобретением актива;

5)  регистрационные сборы, государственные пошлины и другие аналогичные платежи, произведенные в связи с получением прав на объект основных средств;

6)  себестоимость тестирования работы актива;

7)  иные затраты, непосредственно связанные с сооружением и изготовлением объекта основных средств, в частности, начисленные до принятия объекта основных средств к учету вознаграждения по заемным средствам, если они привлечены для строительства.

Перечисленные затраты на строительно-монтажные работы учитываются  нарастающими итогами с начала и  до конца строительства и реконструкции  объекта. Затраты на проектно-изыскательские работы отражают в суммах, оплаченных проектным и другим организациям за выполнение этих работ. Если затраты  по проектно-изыскательским работам  относятся к нескольким строящимся или реконструируемым объектам, то их распределяют пропорционально сметной  стоимости этих объектов.

Строительно-монтажные работы могут осуществляться подрядным  и хозяйственным способами.

При подрядном способе  организация выступает в роли заказчика, а производство строительно-монтажных  работ ведет по договору специализированная подрядная строительная организация. При этом следует иметь в виду, что, согласно Налоговому кодексу, облагаемым оборотом при осуществлении строительных, строительно-монтажных работ, ремонтно-строительных работ по возведению и ремонту  зданий является стоимость выполненных  и принятых заказчиком к оплате работ.

Если по условиям договора строительство здания осуществляется подрядной организацией и при  этом заказчик обязуется обеспечить подрядную организацию строительными  материалами, то передача заказчиком подрядчику названных строительных материалов, ранее приобретенных с налогом  на добавленную стоимость, производите  по ценам без учета налога на добавленную  стоимость. В дальнейшем, по мере принятия к оплате актов выполненных работ, налог на добавленную стоимость, ранее отнесенный в зачет по строительным материалам, использованным на строительство, подлежит исключению из зачета и включению  в стоимость строящего (построенного) объекта. При этом у подрядчика стоимость  таких строительных материалов в  акте выполненных работ указывается  отдельной строкой и в облагаемый оборот в целях исчисления налога на добавленную стоимость не включается.