Совершенствование учета расчетов с покупателями и заказчиками (на примере ТОО «ПСК Алау ЛТД»)

     В долгосрочных активах дебиторская задолженность показывается в разрезе следующих статей:

-   счета к получению;

-   векселя полученные;

-   задолженность по внутригрупповым операциям между основным хозяйствующим субъектом и дочерними предприятиями;

-   задолженность должностных лиц субъекта;

-   прочая дебиторская задолженность.

При анализе необходимо выяснить, правильно ли отражены по статьям  баланса соответствующие остатки  задолженности. Для этого по данным регистров аналитического учета и счетам, предназначенным для отражения расчетов, считают остатки по каждому виду расчетов на начало проверяемого периода с остатками по соответствующим статьям баланса, а затем анализируют каждый вид расчетов.

     Анализ состояния дебиторской задолженности следует начинать с анализа материалов инвентаризации расчетов с дебиторами. Анализ расчетов с покупателями, подотчетными лицами, работниками предприятия и другими дебиторами осуществляется в выявлении по соответствующим документам остатков и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах. Устанавливаются причины и виновники образования дебиторской задолженности, давность её возникновения, реальность получения (т.е. имеются ли акты сверки расчетов либо письма, в которых дебиторы признают свою задолженность). Не пропущены ли сроки исковой давности (3 года), какие меры принимаются для взыскания задолженности. Организуются и проводятся встречные проверки в торговых и снабженческих организациях.

       Результаты инвентаризации расчетов оформляются актами, поэтому в ходе анализа проверяются все акты инвентаризации. В акте следует проанализировать наименование проинвентаризированных счетов и суммы дебиторской задолженности, безнадежных долгов, дебиторскую задолженность, по которой истекли сроки исковой давности. На основании анализа составляется справка, в которой приводятся наименования и адреса дебиторов, суммы задолженности, указано, за что она числится, с какого времени и на основании каких документов. По суммам дебиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности, в справке указываются лица, виновные в пропуске этих сроков. Просроченная дебиторская задолженность отображается в соответствии с рисунком 1.

Рисунок 1 - Просроченная дебиторская  задолженность

 

       Анализ имеющихся на предприятии материалов инвентаризации расчетов дает возможность сосредоточить внимание на более тщательной проверке расчетов, по которым установлены расхождения , неувязки, неясности.

      Чаще всего в хозяйственной деятельности предприятия встречаются расчеты с покупателями и заказчиками за товары, работы и услуги. Эта статья занимает поэтому наибольший удельный вес в общей сумме дебиторской задолженности, показанной в балансе предприятия. При анализе этой дебиторской задолженности необходимо обратить внимание на следующее:

-  имеются ли договора на поставку продукции (выполнение работ, услуг) и правильность их оформления;

-  правильно ли получены суммы за отгруженные товароматериальные ценности;

-   правильно ли списана дебиторская задолженность на себестоимость продукции (работ, услуг) и дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Дебиторская задолженность, по которой  срок исковой давности истек, списывается  по решению руководителя предприятия  и относится соответственно на счет средств резерва по сомнительным долгам.

При анализе необходимо проверить  обоснованность создания резервов по сомнительным долгам, правильность их использования и списания с баланса  дебиторской задолженности с  истекшим сроком исковой давности. Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу  в зависимости от финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки погашения в полной и частичной сумме.

При анализе нужно установить, не завышен ли размер резерва по сомнительным долгам и восстановлена ли неиспользованная его величина

Затем проводится анализ прочей дебиторской  задолженности. Остатки на начало и  на конец года по этой статье должны соответствовать остаткам подраздела бухгалтерского баланса. Нужно проанализировать правильность отражения хозяйственных  операций на этих счетах, показанных в  журнале-ордере №8, и обобщенных ежемесячными итогами в Главной книге.

Особое внимание при анализе  нужно обратить на правильность отражения  хозяйственных операций на счете 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность  работников». На этом счете учитывается  информация о дебиторской задолженности  работников по суммам, выданным в подотчет на административно-хозяйственные  и операционные расходы, а также  на служебные командировки; по возмещению материального ущерба; по предоставленным  работникам займам и прочим операциям.

Сначала проводится сплошная проверка авансовых отчетов и приложенных  к ним документов, анализируются  записи в накопительных ведомостях и данные авансовых отчетов, утвержденных распорядителями кредитов. Выясняется, кому выданы авансы.

При анализе следует обратить внимание на следующие моменты:

-  определен ли руководителем предприятия круг лиц, которым предоставлено право, получать деньги под отчет;

-  не выдаются ли подотчетным лицам авансы сверх установленных размеров;

-  не получают ли деньги под отчет лица, не отчитавшиеся по ранее полученным суммам;

-  не допускается ли оплата через подотчетных лиц расходов, которые могли быть оплачены непосредственно из кассы предприятия;

-  имеется ли на авансовых счетах отметка руководителя о целесообразности произведенных расходов;

-  своевременно ли отражаются в учете расходы из подотчетных сумм.

     Следующим этапом анализа должен быть анализ по возмещению материального ущерба, прежде всего нужно проанализировать расчеты по недостачам и хищениям и установить соблюдались ли сроки и порядок рассмотрения случаев недостач и потерь, как обеспечивается их взыскание и т.д. Особенно следует уделить внимание изучению факторов списания недостач и потерь на затраты на производство или на результаты деятельности предприятия.

      В соответствии с действующим законодательством недостача материальных ценностей в пределах норм естественной убыли списывается на затраты на производство, а сверх норм естественной убыли, а также потери от порчи ценностей, брака, допущенного при производстве относятся на виновных лиц.

Следует отметить, что недостача  в пределах естественной убыли может  быть списана на расходы производства лишь в случае её выявления при  проведении инвентаризации и при  составлении комиссионного акта на списание, утвержденного руководителем.

Далее нужно проанализировать полностью  ли отнесены на виновных лиц суммы  по недостачам, растратам и хищениям, правильно ли оформлены и выведены результаты инвентаризации денежных средств  и товароматериальных ценностей  на затраты производства, когда виновные лица не установлены.

Далее анализируется правильность ведения расчетов с работниками  предприятия по предоставленным  им займам, за товары, проданные в  кредит, и прочим операциям.

Затем анализируются данные счетов 1280 «Прочая дебиторская задолженность», на котором отражаются арендные обязательства к поступлению. Излишне перечисленные суммы в бюджет и внебюджетные организации; суммы претензий, предъявленных поставщиком, транспортным организациям и иным юридическим лицам за обнаруженные несоответствия, недостачи товароматериальных запасов сверх норм естественной убыли, штрафы, пени, неустойки, а также суммы превышения стоимости реализации собственных акций над номинальной стоимостью.

Анализ правильности и своевременности  оформления материалов по претензиям о недостачах и хищениях имеет  очень большое значение, так как  практика показывает, что неправильное или с нарушением сроков оформление материалов делается иногда сознательно  с целью не допустить к привлечению виновных к материальной ответственности.

При анализе важно, не только констатировать факты недостач и  порчи, но и выяснять причины их возникновения. Практика показывает, что основными  причинами ущерба (недостачи, растраты, хищения денежных средств и материальных ценностей) являются необеспеченность весоизмирительной аппаратурой, плохое состояние складских помещений, несоблюдение условий хранения товароматериальных ценностей, нарушение правил приемки и отпуска их, отсутствие должного контроля за их сохранностью, несвоевременное и формальное проведение инвентаризаций.

При анализе прочей дебиторской  задолженности важно проверить: наличие задолженности работников предприятия за пользование инвентарем; отпущенные без предварительной  оплаты материальные ценности, несданную  спецодежду и т.д.

Объектом анализа здесь  служит не только бухгалтерские записи, но и заключенные договора с поставщиками и подрядчиками. Особое внимание нужно  уделить на сомнительную задолженность  по авансам с точки зрения причин её возникновения и виновных лиц. Реальной считается задолженность  в случае, если она подтверждена заинтересованными сторонами актами сверки взаимных расчетов.

Установив достоверность  дебиторской задолженности, проанализировав  данные, отраженные в первом и во втором разделе баланса предприятия, нужно проанализировать состав и структуру дебиторской задолженности, дать оценку с точки зрения её реальной стоимости, распределить дебиторскую задолженность по срокам образования, определить качество и ликвидность этой задолженности. В таблице 3 дан анализ и структуры дебиторской задолженности за 2011-2012 г.г

 

Таблица 3 - Анализ состава и структуры дебиторской задолженности за 2010-2012 г.г

 

Состав дебиторской задолженности					Изменения
	Сумма	%	Сумма	%	Сумма	%
Счета к получению	11 365	65,86	9 478	35,58	- 1 887	-30,28
Задолженность работников	2 938	17,03	1 183	4,44	- 1 755	- 12,59
Прочая дебиторская задолженность	-	-	940	3,53	940	3,53
Авансовые платежи	2 952	17,11	15 034	56,44	12 082	39,34
И Т О Г О :	17 255	100	26 635	100	9 380

 

Проанализировав данные таблицы 3 можно сделать выводы, что дебиторская  задолженность увеличилась на 9380 тыс. тенге или на 23,1%, что показано на рисунке 2. Существенные изменения произошли в структуре дебиторской задолженности. Удельный вес расчетов с покупателями и заказчиками за товары, работы и услуги сократился с 65,86% до 35,58% Удельный вес авансовых платежей наоборот увеличился на конец отчетного периода с 17,11% до 56,44%

 

 

Рисунок 2 – Увеличение дебиторской задолженности за 2010-2012гг.

Хотя и незначительно, но всё же оказывало влияние на состав и структуру дебиторской  задолженности , полученные и авансовые платежи. Если на начало 2010 года расчета прочей дебиторской задолженности не было, то к концу 2012 года сумма от полученных векселей составила 940 тысяч тенге, т.е. удельный вес этой суммы в общей сумме задолженности составил 3,53%. Состав дебиторской задолженности показан на рисунке 3.

 

 

 

            Рисунок 3 - Состав дебиторской задолженности

 

 

     На финансовое положение предприятия влияет не само наличие дебиторской задолженности, а её размер, движение и форма, т.е. то, чем вызвана эта задолженность. Возникновение дебиторской задолженности представляет собой объективный процесс в хозяйственной деятельности при системе безналичных расчетов, так же как и появление дебиторской задолженности. Дебиторская задолженность не всегда образуется в результате нарушения порядка расчетов и не всегда ухудшает финансовое положение. Поэтому её нельзя в полной сумме считать отвлечением собственных средств из оборота, т.к. её служит объектом банковского кредитования и не влияет на платежеспособность предприятия. Исходя из этого, различают нормальную и неоправданную дебиторскую задолженность.

     К неоправданной дебиторской задолженности относится задолженность по претензиям, возмещению материального ущерба (недостачи, хищения, порчи ценностей) и задолженность по расчетным документам, срок оплаты которых истек. Неоправданная дебиторская задолженность представляет собой форму незаконного отвлечения оборотных средств и нарушение финансовой дисциплины. Поэтому особое внимание при анализе уделяется именно неоправданной дебиторской задолженности.

       После общего анализа состава и структуры дебиторской задолженности необходимо проанализировать и дать оценку её с точки зрения реальной стоимости. Это связано с тем, что не вся дебиторская задолженность может быть взыскана. Возвратность её определяется на основе прошлого опыта и текущих условий. Бухгалтерский риск состоит в том, что прошлый опыт может быть неадекватной мерой будущего убытка, или что текущие условия могут быть не полностью учтены. В результате убытки могут быть существенными. Необходимо знать реальность и правильность определения вероятности возврата дебиторской задолженности. Расчет процента не возврата долгов производится по средним данным за несколько лет. Например, если процент не возврата долгов составил в