Оценка материально-производственных запасов. Аспекты бухгалтерской отчетности

Формы первичной учетной  документации по учету материалов утверждены постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 30 октября 1997 г. № 71а.

В таблице 2 приведена краткая характеристика первичной документации.

Таблица 2

Первичная документация по учету движения МПЗ

№ п/п	Наименование формы	Номер формы		Назначение документа
1	2	3		4
1	Доверенность	М-2 М-2а		Применяется для оформления права выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщика. Выданные доверенности регистрируются в пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна. Форма № М-2а применяется организациями, получение материальных ценностей в которых по доверенности носит массовый характер.
2	Приходный ордер	М-4		Используется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад.
3	Акт о приемке материалов	М-7		предназначен для оформления поступивших материальных ценностей в тех случаях, когда имеются расхождения по количеству, качеству, ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке материалов, поступивших без документов поставщика (неотфактурованных поставок).
4	Лимитно-заборная карта	М-8		Используется для оформления отпуска со склада в производственные подразделения организации в пределах установленного лимита материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, выполнении работ, оказании услуг.
5	Требование-накладная	М-11		Применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.
6	Накладная на отпуск материалов на сторону	М-15		Предназначена для учета отпуска материальных ценностей структурным подразделениям организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям.
7	Карточка учета материалов	М-17		Заполняется на каждый номенклатурный номер материала, служит для количественного учета движения материалов на складе по сортам, видам и размерам.
88	Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.	М-35	Применяется для оформления поступления пригодных к использованию в организации материальных ценностей, полученных в процессе ликвидации основных средств.

 

Для оформления операций по поступлению  материалов на склады организации используются сопроводительные документы поставщиков  и приходные документы предприятия-получателя.

Поставка материалов осуществляется по  договорам поставки, которыми определяются права и обязанности  сторон (поставщика и покупателя), а  также без составления таковых. В договоре указывают: номенклатуру поставляемых материалов, их количество и качество, сроки поставки, цену, порядок расчетов, санкции за нарушение условий договора. [28, с. 13-14]

На поступившие от поставщиков  материалы согласно заключенным  с ними договорам, а также без  заключения таковых, предприятие обязательно  должно получать расчетные и другие сопроводительные документы, например:

- счета;

- счета-фактуры;

- накладные;

- сертификаты соответствия, если  они необходимы;

- прочие (акт выполненных работ,  акт сдачи – приемки и др.).

Документы должны быть заполнены в  соответствии с действующими правилами, иметь четкие подписи и печати.

При   отпуске   товаров  покупателю поставщик выписывает счет-фактура, товарную накладную.

С 1 января 1997 года вступило в силу постановление Правительства РФ от 29 июля 1996 года № 914, которое утверждает порядок составления счетов-фактур, ведения журналов учета счетов-фактур, книг покупок и книг продаж. К оформлению счетов-фактур в настоящее время в связи с введением в действие с 01.01.2001 года главы 21 «Налог на добавленную стоимость» части второй НК РФ применяются еще более жесткие требования. Это нашло соответствующую регламентацию в принятии Правительством РФ Постановления от 02.12.2000 г. № 914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

Счета-фактуры являются обязательными  документами для всех плательщиков налога на добавленную стоимость. На их основании производятся расчеты налога на добавленную стоимость, и осуществляется контроль налоговых органов за правильностью и полнотой уплаты налога в бюджет. При наличии счетов-фактур производится и возмещение НДС из бюджета.

Счет-фактура является дополнительным учетно-контрольным документом первичного бухгалтерского учета, но при этом сохраняются  все действующие формы расчетных  первичных учетных документов, а  также требования налогового законодательства об обязательном выделении отдельной строкой сумм НДС в первичных и расчетных документах. При этом существующий порядок не предполагает возможности передачи счета-фактуры средствами факсимильной связи - он должен быть передан уполномоченным лицам организации - покупателя в руки или отправлен по почте.

Счета-фактуры должны составляться в двух экземплярах, первый из которых  не позднее десяти дней с даты отгрузки товаров или предоплаты предоставляется  поставщиком покупателю и дает право  на зачет (возмещение) сумм НДС в порядке, установленном федеральным законом. Второй экземпляр (копия) счета-фактуры остается у поставщика для отражения в книге продаж и начисления налога на добавленную стоимость при реализации товаров.

В счете-фактуре должны быть указаны:

- порядковый номер счета-фактуры;

- наименование и регистрационный  номер поставщика товара;

- наименование товара;

- стоимость товара;

- сумма НДС;

- дата представления счета-фактуры. 

Счет-фактура должна быть подписана  руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров, и скреплена печатью организации. При получении товаров счет-фактура подписывается покупателем или его уполномоченным представителем [19, с. 12-13].

Документы от поставщика поступают в отдел материально-технического снабжения (ОМТС). Отдел снабжения должен выполнять:

1) контроль за выполнением условий  поставки по ассортименту, количеству, качеству, способам и ценам;

2) предъявление претензий поставщикам  по качеству и недостачам материалов;

3) розыск грузов и другие.

Проверенные расчетные документы  передаются на подпись директору, а  затем в бухгалтерию для оплаты, счета-фактуры –  работнику ОМТС для получения материалов.

Инженер отдела материально-технического снабжения при приемке материалов проверяет сохранность груза. Если обнаружена недостача или порча материалов составляет коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий транспортной организации или поставщику.

Полученные у поставщика ТМЦ  вместе с сопроводительными документами (накладные, счета-фактуры) работники отдела снабжения предъявляют кладовщику в день их поступления для оприходования на склад. Все полученные материалы и комплектующие должны сопровождаться сертификатами соответствия. Оригиналы сертификатов хранятся в отделе снабжения.

Отдел снабжения формирует отдельные  комплекты с копиями сертификатов по объектам в разрезе смет. Инженер  отдела снабжения, назначенный распоряжением  начальника отдела снабжения ответственным  за объект, несет ответственность за формирование полного комплекта сертификатов и соответствие им материалов и комплектующих, выданных на объект.

Кладовщик принимает ТМЦ, проверяет  соответствие фактического количества данным документов поставщика путем  пересчета, обмера, взвешивания, проверяет состояние упаковки, пломб, производит осмотр ТМЦ с целью выявления качественных дефектов. В случае, когда не обнаружено никаких расхождений с сопроводительными документами, кладовщик выписывает приходную накладную (Приложение 1) в двух экземплярах, который подписывает работник отдела снабжения, сдавший их, и кладовщик, их принявший.

В случае, когда количество прибывших  на склад материалов не соответствует  данным счета поставщика, приемку материалов оформляют актом о приемке материалов формы М-7. Акт в двух экземплярах составляет приёмочная комиссия с обязательным участием материально-ответственного лица и представителя  отправителя  (поставщика)  или  представителя  незаинтересованной организации. Акт утверждает руководитель предприятия. После приема ценностей акты с приложением документов передают: один - в бухгалтерию предприятия для принятия на учет материальных ценностей, другой - служит основанием для предъявления претензии поставщику [18, с. 9].

Ежедневно кладовщик сдает в  бухгалтерию по специальному реестру приходные ордера с первичными документами, на основании которых они составлены. Бухгалтер проверяет правильность оформления приходных накладных, соответствие указанных в них сведениях первичному документу и заносит информацию по приходу ТМЦ в компьютер.

Порядок выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей регулируется Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение ТМЦ и отпуска их по доверенности (утверждена Минфином СССР 14.01.67 г. № 17) [8]. Доверенность подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером, заверяется печатью и выдается инженеру ОМТС, экспедитору под его расписку в журнале учета выданных доверенностей формы М-3. До начала записей в журнал необходимо все его страницы пронумеровать, прошнуровать и опечатать печатью предприятия. По журналу регистрации доверенностей бухгалтерия предприятия присваивает доверенности порядковый номер (нумерация идет с начала года). Контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей, а также за их использование возложен на главного бухгалтера предприятия.

При отсутствии расхождений между  фактическим количеством и качеством  поступивших материалов и документами  поставщика заведующий складом выписывает приходный ордер формы М-4 на все  количество поступившего груза в одном экземпляре в день поступления материалов. Каждому приходному ордеру присваивается свой номер. В нем также указывается дата поступления материала, наименование поставщика, номер документа, на основании которого производится оприходование, номенклатурный номер материала, наименование материала, единица измерения, количество принятого материала, цена за единицу и общая сумма стоимости.

Поступление материалов от подотчетных  лиц, приобретающих материалы за наличные деньги, оформляется приходным ордером кладовщика. В этом случае приходный ордер выписывается в двух экземплярах.

При составлении авансового отчета о суммах, израсходованных на приобретение материалов, к нему должны прилагаться  следующие оправдательные документы:

- товарные чеки магазинов,

- квитанция приходного кассового  ордера (при покупке у другого  предприятия),

- акт (справку) при покупке  у физического лица, в которых  будет отражена информация о:  содержание хозяйственной операции  с указанием даты, места покупки,  наименования, количества и цены материалов.

Передача материалов со склада, например, между цехами или между складами оформляется требованием-накладной на внутреннее перемещение материалов формы М-11, которые выписывает цех (склад) - сдатчик в двух экземплярах.

Передача материалов собственного производства одним цехом другому  производится на основании заказа или  акта.

В зависимости от направления  отпуска материалов в учете отражаются следующие виды хозяйственных операций:

1) отпуск материалов в цеха  основного и вспомогательного производства на изготовление продукции, выполнение работ, услуг;

2) отпуск материалов на нужды  организации, управления и обслуживания  производства;

3) внутреннее перемещение материалов;

4) реализация излишних и ненужных  материалов на сторону.

Порядок документального оформления операций отпуска материалов со складов  предприятия зависит от того, для  каких целей они отпускаются: систематически на производственные потребности  или эпизодически в цеха и отделы на административные и общехозяйственные нужды.

Для оформления систематического отпуска  основных видов сырья и материалов со склада на производственные нужды  используется лимитно-заборная карта формы М-8. Она выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер), как правило, сроком на один месяц. Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов. В лимитно-заборной карте структурного подразделения расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада – представитель структурного подразделения. В лимитно-заборной карте указываются наименование предприятия, номер карты, месяц и год, склад, цех-получатель, корреспондирующий счёт, вид материала.

Лимитные карты хранятся вместе с соответствующими карточками складского учета в течение месяца.

Отпуск материалов на нужды организации, управления и обслуживания производства также осуществляется по требованию-накладной формы М-11. Требования должны регистрироваться в книге регистрации требований, которая ведется в бухгалтерии.

Перемещение материалов из одного подразделения  в другое также оформляется требованием-накладной  формы М-11.