Методы бухгалтерского учета

2.2.Понятие  документооборота

     Под документооборотом  понимается движение документа  от момента их составления  или получения от других организаций  до сдачи в архив. 

 Четкая организация  документооборота обеспечивает  полноту и  своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.

       Основные этапы  документооборота:

• составление и оформление документов;
• движение документов по рабочим местам;
• прием документов в бухгалтерии;
• обработка документов в бухгалтерии;
• сдача документов в архив.

           Процесс  документооборота регулируется  графиком, который вставляет главный  бухгалтер и утверждает руководитель  предприятия.

        График должен  устанавливать на предприятии  рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в  подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии. График может  быть  оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подведением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их представления и подразделения предпринял, куда представляются документы,

            Работники предприятия, которые имеют дело с прохождением учетной документации, создают и представляют документы, [вязанные с их деятельностью, в соответствии с графиком.

            Ответственность за соблюдение  графика документооборота, а также  ответственность за своевременное  и доброкачественное создание  документов и их передачу несут  лица, составившие документ. Контроль за процессом документооборота на предприми осуществляет главный бухгалтер.

        В условиях  рыночной экономики большое значение  имеет охрана экономической информации, содержащейся в документа, от конкурентов. Для ее защиты необходимо разработать и соблюдать схему движения охраняемой информации, использовать программу дезинформации конкурентов, заботиться о материальной заинтересованности сотрудников, чтобы уберечь их от искушения похищать и продавать секреты предприятия. Руководство должно проводить политику взысканий и поощрений, направленную на профилактику возможных нарушений.

       Руководители  предприятия должны предусмотреть  в контрактах, соглашениях и договорах четко выраженные письменные обязательства сотрудников о неразглашении коммерческой тайны, продумать организацию движения информационных потоков документообороте, определить степень их секретности, предусмотреть вопросы защиты коммерческой тайны в документах.

       В настоящее  время законодательство РФ предусматривает  ответственность главного бухгалтера за разглашение коммерчесской информации предприятия.

         Переход  на компьютерную форму организации  бухгалтерского учета выдвигает  задачи защиты информации от  чужого вторжения. К средствам  защиты относят идентификацию  субъектов и объектов, разграничение  доступа к информации на  компьютере, регистрацию действий.      

     В процедуре идентификации  используются ключи, пароли, средства  анализа индивидуальных характеристик (голос, отпечатки пальцев и др.). Только идентифицировав себя, сотрудник получает доступ к вычислительной системе, где необходимо предусмотреть три уровня защиты: аппаратуры, программного обеспечения и данных.

Основные  направления совершенствования  документооборота.

     Документация предприятий и их обработка составляют около 50% объема учетных работ, поэтому снижение затрат по составлению и обработке документов является резервом сокращения времени по ведению бухгалтерского учета.

   На практике различают  три направления совершенствования  документооборота: 

• использование документов с заранее заполненными постоянными реквизитами (фирменные бланки) и широкое применение компьютерных программ с разовым вводом исходных данных и многократным получением выходной информации;
• сокращение количества выписываемых и обрабатываемых  документов в результате применения накопительных. многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унификации документов.

     Унификация документов  представляет собой установление  единой формы первичных документов  для отражения в них однородных  хозяйственных операций. Постановлением  Правительства РФ от 8 июля 1997 г.  № 35 “О первичных учетных документах”  на Госкомитет РФ по статистике  возложены функции по разработке  и утверждению альбомов унифицированных  форм первичной документации  и их электронных версий. Унификация  сокращает работу по ведению  учета и упрощает работу с  документами.

     Совершенствованию документации  способствует и стандартизация, под которой понимается установление  одинаковых форм и размеров  документов одного названия. Стандартизация  облегчает хранение документов  в архиве, способствует его быстрому  усвоению, позволяет рационально  использовать бумагу.

• Третье направление совершенствования документооборота – рационализация его путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применение прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота.