Этапы обработки первичной бухгалтерской документации

8. Хозяйственная деятельность организации сопровождается оформлением первичной бухгалтерской документации, которая подтверждает совершение сделок. На основании документов ведется бухгалтерский учет, рассчитываются налоги, составляются отчеты.

Для этого предварительно должна быть выполнена обработка первичной бухгалтерской документации:

• счетов-фактур;
• товарных накладных;
• актов выполненных работ;
• платежных поручений;
• выписок из банковских счетов;
• товарных чеков;
• приходных, расходных ордеров.

Этапы обработки  первичной бухгалтерской документации

Бухгалтерское обслуживание в работе с первичной документацией заключается в том, что специалист заполняет документы по доходам и расходам организации для последующей обработки. Это сложная работа, требующая внимательности и определенных знаний.

Штатный бухгалтер организации  или специалист из компании, которая  выполняет аутсорсинг бухгалтерских услуг, должен:

• принять первичные документы в полном объеме;
• сгруппировать их по видам хозяйственных операций;
• внести данные в регистры бухгалтерского учета;
• сформировать бухгалтерские и налоговые отчеты.
• Все документы должны быть правильно заполнены. Для многих из них обязательно заверение печатью. Чтобы бумаги получили юридическую силу, следует указать дату, а также::
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и финансовом выражении;
• указание ответственных лиц;
• личные подписи должностных лиц (с расшифровкой).

Могут быть дополнительно  обозначены реквизиты, которые не являются обязательными: номер документа, основание  для сделки и другие данные, имеющие  значение для проведения хозяйственных  операций в отдельно взятых случаях.

Если компания заказывает бухгалтерские услуги в специализированной фирме, то необходимо передать документы уполномоченному сотруднику. Отправка сопровождается оформлением акта приема-передачи. Специалист проводит работы по обрабатыванию первичной бухгалтерской документации, проверяет оформление бумаг, вносит информацию в компьютерную программу и возвращает документы клиенту. При условии расторжения договора база должна быть передана заказчику.

При формальной проверке выявляется полнота и правильность заполнения всех реквизитов, обязательных на первичных документах. Особое внимание при этом обращается на: дату заполнения документа; наличие неоговоренных исправлений, подчисток, дописок в тексте и цифр; подлинность подписей должностных и материально ответственных лиц (все денежные документы не подлежат исправлению и подчистке)

Арифметическая проверка заключается в проверке правильности подсчетов сумм в документах. В ходе проверки выявляются ошибки при суммировании ряда чисел в процессе составления аналитических и систематических регистров учета в показательной бухгалтерии (финансовой отчетности). Арифметическая и логическая проверка нередко дополняют друг друга.

9. В процессе учетной регистрации данных бухгалтерских документов проводится их таксировка, группировка и контировка (проставление корреспонденции счетов).Таксировка – это определение денежной оценки хозяйственных операций зафиксированных в документе. Для проведения таксировки в документах проставляются цены, определяют суммы. Многие поступившие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели, поэтому их необходимо перевести в денежный измеритель.Группировка – предусматривает объединение документов по однородным признакам и за определенный период. Ее целью является подготовка сводных данных за какой-либо период. Группировку проводят по однородности содержания хозяйственных операций, в разрезе материально-ответственных лиц и структурных подразделений, а также отдельно по поступлению (приходу) и расходованию материальных ценностей и денежных средств. Отдельные документы группируют в зависимости от отраженных на них хозяйственных операций и по источникам финансирования поступления (приобретения) ценностей, работ, услуг и по расходу (списанию) ценностей, денег, погашению задолженности и т.п.Группировка документов производится в сводных группировочных (накопительных) ведомостях таким образом, чтобы получить необходимые данные для составления бухгалтерских проводок. Группировка документов в различных группировочных (накопительных) и сводных ведомостях обличает дальнейшую учетную обработку полученных данных, например, их разноску в соответствующие регистры бухгалтерского учета.Контировка – это указание в документе взаимосвязи между счетами, она обозначается на самих документах проставлением корреспонденции счетов исходя из содержания хозяйственных операций. После проставления корреспонденции счетов документы используются для записи операции по счетам в учетные регистры. От правильности указанных корреспондирующих счетов зависит правильное отражение операций в бухгалтерском учете и получение достоверной информации о хозяйственной деятельности предприятия.После контировки документов оформленные операции отражаются на счетах синтетического и аналитического учета. Порядок отражения хозяйственных операций на счетах зависит от формы бухгалтерского учета. При упрощенных формах, форме учета Журнал-главная книга и мемориально-ордерной форме корреспонденцию счетов составляют: непосредственно на документе; в регистрационном журнале; в Журнале - Главная книга; в специальном регистре бухгалтерского оформления – мемориальном ордере (проводке, контировке).Учетные регистры – это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. По существу, они являются носителями данных о хозяйственных операциях, полученных из соответствующих первичных и сводных документов.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных  документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской  отчетности.Совокупность учетных регистров, используемых в организации для отражения хозяйственных операций в определенной последовательности и группировке соответствующими приемами записей, образуют форму бухгалтерского учета.Объединяет эти формы единство учетных принципов: подтвержденные первичными документами хозяйственные операции находят отражение в учетных регистрах без всякого исключения способом двойной записи на счетах бухгалтерского учета в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным Приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 г . № 94н.

11. В первичные учетные документы можно вносить исправления. Для изучения этого вопроса необхо­димо руководствоваться приказом МФ РФ «Положение о документах и документообороте в бухгалтер­ском учете» от 29 июля 1983 г. № 105.В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговорен­ные исправления не допускаются.Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.В приходных и кассовых ордерах исправления не допускаются. Порядок исправления ошибок в банковских документах устанавливается правилами Государственного банка РФ.Согласно Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.Записи в первичные документы и учетные регистры производят вручную или на машинах в зависи­мости от формы и системы учетных записей. Записи должны быть сделаны аккуратно и четко, без под­чисток и зачеркивания цифр и текста. Однако большой объем экономической информации в бухгалтер­ском учете обусловливает появление различных ошибок, которые допускаются как в первичных доку­ментах, так и в учетных регистрах.При большом количестве записей в учетных регистрах для обнаружения ошибок в них используется сплошная проверка записей. Она состоит в том, что все записи в учетных регистрах, в которых обнару­жена ошибка, последовательно сверяются с документами или другими учетными регистрами, в которых отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставится специальный значок (V) для то­го, чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие — нет.Выборка — способ выявления ошибок при несовпадении итогов синтетического и аналитического учетов. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетиче­ского счета. Затем подсчитывают итоги выборки и сравнивают с данными синтетического счета.При неправильно составленных проводках ошибки выявляются путем их просмотра и ознакомле­ния с первичными документами, на основании которых были составлены проводки.После того как ошибки найдены, производят их исправление специальными способами. Среди по­следних наиболее распространены три: корректурный метод, дополнительная и сторнировочная записи.Корректурный способ применяется для исправления ошибок в документах (кроме кассовых и банковских) до подведения итогов в них. Исправление производится путем зачеркивания неправильных и надписывания правильных записей, заверенных подписью исправляющего с оговоркой «Исправлено». Ошибочная запись суммы или текста зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать ошибочно написанное. Затем вписывается правильная сумма или текст с указанием даты исправления и подписи должностного лица, сделавшего исправление. В зависимости от исправлениСогласно п. 5 ст. 9 Закона № 129-ФЗ исправления в первичные учетные документы могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Запрещается вносить исправления в кассовые и банковские документы. Для исправления ошибочных записей в первичных учетных документах и учетных регистрах применяется три классических способа.Корректурный способ заключается в следующем. Допущенную ошибку следует зачеркнуть одной чертой (так чтобы можно было прочитать неправильную запись) и написать сверху правильный текст или сумму. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа или внизу и заверяют подписью лица, внесшего исправление, по согласованию с участниками хозяйственной операции и с указанием даты внесения исправлений.Способ дополнительной проводки применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке или учетных регистрах указана сумма операции меньше, той что является фактической. Для исправления такой ошибки составляется дополнительные бухгалтерские проводки на разность между правильной и заниженной суммами операции.Способ «красное сторно» применяется когда в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов. При этом неправильная старая запись аннулируется путем ее повторения красным цветом и совершается новая правильная запись, но уже обычными чернилами. В практике встречаются три вида ошибок, которые должны быть исправлены путем сторнирования.1. Бухгалтерская проводка и записи по счетам сделаны необоснованно, так как хозяйственная операция не имела места. Такая ошибка может быть исправлена одной «красной» проводкой и записью в учетные регистры, которые «погасят» неправильные записи.2. Бухгалтерская проводка и записи по счетам сделаны на основе первичного документа и соответствуют сумме операций. Сумма ошибочно отнесена не на тот счет. Для исправления составляются две проводки. В первой проводке красным цветом повторяется неправильная корреспонденция. Во второй проводке дается правильная корреспонденция.3. Когда проводка составлена правильно, но сумма операции завышена. В этих случаях делается запись красными чернилами на сумму завышенияя существует три вида оговорок: «Исправленному верить», «Вписанному верить», «Зачеркнутое не читать».

4. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 835 «О первичных учетных документах» функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий возложены на Госкомстат России. Содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации при этом согласовываются комитетом с Минфином России и Минэкономики России.

Госкомстатом России в  развитие упомянутого постановления  Правительства России утверждены Порядок  применения унифицированных форм первичной  учетной документации, а также  альбомы унифицированных форм первичной  учетной документации для некоторых  объектов бухгалтерского учета. В таблице  приведен перечень этих постановлений.

Форму №1 «Бухгалтерский баланс»

Форму №2 «Отчет о прибылях и убытках»

Форму №3 «Отчет об изменениях капитала»

Форму №4 «Отчет о движении денежных средств»

Форму №5 «Приложения к  бухгалтерскому балансу»

10. Документооборот – это движение документа от момента его составления через все стадии учетной обработки до передачи на хранение.Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью их оформления и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Как установлено п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборотаОсновными этапами документооборота являются:- составление и оформление документов;- движение документов по рабочим местам;- прием документов в бухгалтерии;- обработка документов в бухгалтерии;- сдача документов в архив. При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:-первичные учетные документы, принимае­мые бухгалтерией, должны иметь все обязатель­ные реквизиты;-при приеме документов должна осуществ­ляться проверка правильности арифметических вычислений;-документы должны быть оформлены в соот­ветствии с требованиями законодательных и нор­мативных актов (например, в накладных на полу­чение товаров должна быть выделена сумма налога на добавленную стоимость для возможно­сти принятия налога к возмещению);-все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их со­ставление, с указанием даты исправления:-по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополне­ния к нему, накладная или акт о выполнении, счет-фактура, платежное поручение).На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер ус­танавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами (работники отдела снаб­жения, лица, ответственные за реализацию (маркетологи)). В официальном порядке до их сведения доводятся правила оформления первич­ных документов и сроки предоставления данных документов в бухгалтерию (часто это положение не включается н общий график документооборота, в результате чего задержка в приеме документов составляет несколько месяцев). Рекомендуется составить соответствующий приказ руководителя по организации, в котором также устанавливается ответственность за непредставление вовремя документов в бухгалтерию (выговор, лишение премии и др.). Итак, как было отмечено выше, работники предприятия, которые имеют дело с прохождением учетной документации, создают и представляют документы, связанные с их деятельностью, в соответствии с графиком.Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие документ. Контроль за процессом документооборота на предприятии осуществляет главный бухгалтер….

12. планом счетоа наз-ся систематизированный перечень синтетич счетов и их

субсчетов в основу построения кот положена класс-я счетов по эк-му

содержанию. С целью облегчения работы со счётным планом каждму счёту

присваивается шифр. Шифры  синтетич счетов двухзначные, а субсчетов 3-

хзначные. Действующий план счетов БУ фин-во-хоз-ной деят-ти организации

утверждён приказом Минфина  РФ от 31 окт 2000г. №94н. На его базе разработан

и утверждён приказом Минсельхозпрома РФ от 13 июня 2001г. №654 план счетов

БУ фин-хоз деят-ти организации АПК. В дополнение к плану счетов

разрабатываются инструкции, в кот даётся хар-ка содержания и назначения

каждого счёта и его  корреспонденция с др счетами. Все счета разбиты на 8

разделов. Забалансовые счета приведены в приложении к плану счетов. План

счетов содержит след разделы: 1.внеоборотные активы 2. произ-ые запасы 3.

затраты на пр-во 4. готовая  продукция и товры 5. денежные средства 6.

расчёты 7. капитал 9. фин-е рез-ты.

Настоящая Инструкция устанавливает  единые подходы к применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и отражению фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. В ней приведена краткая характеристика синтетических счетов и открываемых к ним субсчетов: раскрыты их структура и назначение, экономическое содержание обобщаемых на них фактов хозяйственной деятельности, порядок отражения наиболее распространенных фактов. Описание счетов бухгалтерского учета по разделам приводится в последовательности, предусмотренной Планом счетов бухгалтерского учета.Принципы, правила и способы ведения организациями бухгалтерского учета отдельных активов, обязательств, финансовых, хозяйственных операций и др., в том числе признания, оценки, группировки, устанавливаются положениями и другими нормативными актами, методическими указаниями по вопросам бухгалтерского учета.По Плану счетов бухгалтерского учета и в соответствии с настоящей Инструкцией бухгалтерский учет должен вестись в организациях (кроме кредитных и бюджетных) всех форм собственности и организационно-правовых форм, ведущих учет методом двойной записи.На основе Плана счетов бухгалтерского учета и настоящей Инструкции организация утверждает рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических (включая субсчета) счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета.План счетов бухгалтерского учета представляет собой схему регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности (активов, обязательств, финансовых, хозяйственных операций и др.) в бухгалтерском учете. В нем приведены наименования и номера синтетических счетов (счетов первого порядка) и субсчетов (счетов второго порядка).Для учета специфических операций организация может по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации вводить в План счетов бухгалтерского учета дополнительные синтетические счета, используя свободные номера счетов.Субсчета, предусмотренные в Плане счетов бухгалтерского учета, используются организацией исходя из требований управления организацией, включая нужды анализа, контроля и отчетности. Организация может уточнять содержание приведенных в Плане счетов бухгалтерского учета субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета.Порядок ведения аналитического учета устанавливается организацией исходя из настоящей Инструкции, положений и других нормативных актов, методических указаний по вопросам бухгалтерского учета (основных средств, материально-производственных запасов и т.д.).