Инвентаризация в системе бухгалтерского учёта

Третья стадия учетного процесса заключается в составлении установленных форм бухгалтерской (финансовой) отчетности на основе данных бухгалтерского учета. Отчетность представляет собой совокупность показателей, приведенных в определенную систему и характеризующих производственно-хозяйственную деятельность предприятия (организации) и его имущественное и финансовое положение за определенный период (квартал, полугодие, год).

Наконец, четвертой стадией учетного процесса является использование учетной и отчетной информации в анализе финансово-хозяйственной деятельности предприятия (организации).

 

Раздел ІІ. Сущность, виды и порядок оформления инвентаризации в системе бухгалтерского учёта

2.1. Инвентаризация как способ первичного наблюдения

 

  Инвентаризация имеет большую роль для правильного определения затрат на производство продукции, выполненных работ и оказанных услуг, для сокращения потерь товарно-материальных ценностей, предупреждения хищений имущества. С помощью инвентаризации выявляются  ошибки допущенные в учете, принимаются на учет не учтенные  хозяйственные объекты, контролируется сохранность хозяйственных  средств, которые числятся у материально ответственных  лиц. Целью инвентаризации является выявление фактического наличия имущества с  данными  бухгалтерского  учета,  проверка  полноты отражения финансовых обязательств в учете.

    Инвентаризация  проводится в соответствии с  Положением о бухгалтерском учете  и отчетности в РФ и Основными  положениями по инвентаризации  основных средств, товарно-материальных  ценностей, финансовых средств и  расчетов (Приказ Министерства Финансов  РФ от 13 июня 1995г. №49 «Об утверждении  методических указаний по инвентаризации  имущества и финансовых обязательств) [1].

Основными задачами инвентаризации являются:

1. установление фактического  наличия хозяйственных ресурсов;

2. контроль за сохранностью основных средств, материальных ценностей и денежных  средств путем сопоставления  их  фактического  наличия  с данными бухгалтерского учета;

3. выявление сверхнормативных  и неиспользуемых материальных  ценностей с целью их реализации, а также  материальных  ценностей,  полностью или частично потерявшие  свои качества;

4.  поверка   состояния   складского   хозяйства,   условий   хранения материальных ценностей  и эксплуатации машин,  оборудования,  зданий и других основных средств;

5. проверка  реальности  дебиторской  и  кредиторской  задолженностей, незавершенного  производства,  расходов  будущих  периодов,  резервов предстоящих расходов  и других статей баланса.

Инвентаризации проводятся в обязательном порядке:

•   При смене собственника или реорганизации предприятия 

          (учреждения);

•   При ликвидации предприятия  (учреждения);
•   Перед составлением годовой отчетности;
•   При  смене  руководителя  предприятия   (учреждения)  или  другого

         материально ответственного лица;

•   При смене материально ответственных лиц;
•   При установлении фактов хищения, ограбления или злоупотребления, а

         также порчи ценностей;

•   После пожара или стихийных бедствий;
•   По решению контролирующих, судебных и других уполномоченных 

          на  то органов;

•   При передаче имущества предприятия, учреждения в аренду;
•   При выкупе, продаже, а также преобразовании государственного или

    муниципального предприятия в акционерное общество или товарищество.   

Все эти случаи обязательного проведения инвентаризации предусмотрены   Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от

24.12.2010) "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации [2] .

 Инвентаризация должна  проводиться в конкретные периоды, установленные в зависимости  от вида и характера имущества. Эти периоды (периодичность) предусмотрены  Положением о бухгалтерском учете  и отчетности Российской Федерации:

1)основных средств - не  менее одного раза в два-три  года, а библиотечных    

  фондов - не реже одного раза в пять лет;

2)капитальных вложений - не менее одного раза в год  перед составлением 

   годового отчета и баланса, но не ранее 1 декабря отчетного года;

3)незавершенного производства  и полуфабрикатов собственной  выработки –

  перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября  

   отчетного года;

4)незавершенного капитального  ремонта и расходов будущих  периодов - не 

   менее одного раза в год;

5)готовой продукции на  складах - не менее одного раза  в год перед

   составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного

   года;

6)малоценных и быстроизнашивающихся  предметов - не менее одного раза  в

   год;

7)нефти и нефтепродуктов - не реже одного раза в месяц;

8)сырья и прочих материальных  ценностей - не менее одного раза  в год перед

   составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного

   года;

9)финансовых средств, финансовых  документов, ценностей и бланков  

   строгой отчетности - не менее одного раза в месяц;

10)расчетов с банками (по  расчетному счету, валютному счету, другим 

     счетам, ссудам, кредитам и т. п.) - по мере получения выписок банков, а

     по переданным в банк на инкассо расчетным документам - на первое

     число каждого месяца;

11)расчетов по платежам  в бюджет - не менее одного раза  в квартал;

12)расчетов с дебиторами  и кредиторами - не менее двух  раз в год;

13)остальных статей баланса - на первое число месяца, следующего  за

     отчетным годом.

К сожалению, эти требования часто не выполняются, в результате чего после увольнения материально ответственных лиц нередко вскрываются значительные суммы недостач материальных  и  денежных  средств,  иски  на взыскание которых впоследствии к виновным не предъявляются, и  списываются эти суммы в конце года в большинстве случаев на финансовые результаты,  что делать категорически запрещено.

Выборочные инвентаризации  и  контрольные  проверки  в течение года    дисциплинируют работников предприятия, позволяют своевременно  вскрыть нарушения, злоупотребления  и  факты хищения, содействуют  сохранности имущества предприятия.  Там,   где   материально ответственные лица чувствуют жесткий контроль за своей работой со  стороны работников бухгалтерской службы, вероятность  злоупотребления  и  фактов хищения имущества сводится к минимуму.

  В целях  усиления  ответственности  лиц  за  сохранность  вверенных  им материальных ценностей  и  денежных  средств  администрация предприятия заключает письменные договоры  о  полной ответственности  с  работниками, достигшими 18-летнего возраста, занимающими должности или  выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением,   обработкой,   продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе  производства  переданных им ценностей.

Назначение, увольнение, перевод  и  перемещение работников, с которыми  заключается или заключены письменные  договоры   о  полной материальной   ответственности, производятся по  согласованию    с главным   бухгалтером    (лицом, его заменяющим).

Связь инвентаризации с другими элементами метода бухгалтерского учета. Составные элементы метода бухгалтерского учета обеспечивают  проведение наблюдения за объектами, их  измерение,  группировку  и  обобщение  учетных данных.

Элементы метода бухгалтерского учета:

• документация;
• инвентаризация;
• оценка;
•     калькуляция;
•     счета и двойная запись;
•    бухгалтерский баланс и отчетность.

Все перечисленные элементы  метода  бухгалтерского  учета  представляют собой единую систему.  Бухгалтерский учет может  выполнить  предназначенные ему функции в системе управления производством только в том случае, если он будет применять все эти элементы, во-первых, в совокупности;  во-вторых,  в последовательности, предопределенной  методологией сбора, регистрации, систематизации  и  передачи   информации   о   хозяйственной   деятельности предприятия.

Документация должна  обеспечить  непрерывное  отражение  в  специальных носителях информации всех хозяйственных операций,  но  иногда  изменения  в составе хозяйственных средств не поддаются регистрации в тот момент,  когда они произошли. Например,   уменьшение  величины  материальных  ценностей  в результате их хранения или перевозки вследствие особых естественных свойств этих ценностей.

   Все  эти   факты   выявляются   и   регистрируются   путем   проведения инвентаризации. Инвентаризация не может проводиться без оценки, т.к. в результате оценки мы получим фактическое наличие средств или изменений в их объеме в денежном выражении, вместо натурального.

    Но  в  основе  денежной  оценки  лежит   калькулирование.   Калькуляция позволяет  определить  фактическую  себестоимость  объектов   в   связи   с потребностью  выявить отклонения  индивидуальных  затрат  от общественно необходимых.

Применение оценки и калькуляции в  бухгалтерском  учете  позволяет  все объекты учета и изменения выразить в едином  измерителе  -  в  рублях.  Это свойство  результатов  измерения  в  едином  стоимостном  измерителе  широко используется в инвентаризации.

Результаты  инвентаризации  необходимо  отражать.  Для этого применяются  счета.  Они  необходимы  для  группировки  и  текущего   учета состояния, и движения каждого вида хозяйственных  средств, и  источников  их образования. Так  в  бухгалтерском  учете  выявленные  излишки  и  недостачи имущества находят свое отражение на счетах.

Чтобы  иметь  реальное  представление  о  результатах  инвентаризации, необходимо обобщить и соизмерить данные. Периодическое обобщение информации по годовой инвентаризации должно  быть  отражено  в  годовом  бухгалтерском отчете, а текущие - в отчетности  того  месяца,  в  котором  была окончена инвентаризация. Системное обобщение и соизмерение информации  в  балансе  и отчетности  является  завершающим  этапом  бухгалтерского  учета,  в   ходе которого отражают полученные  в  его  системе  наиболее  общие  стоимостные показатели о тех измерениях и результатах в деятельности предприятия.

Инвентаризация  преследует  ряд  задач   и   целей. Существуют случаи, когда инвентаризация  должна  проводиться  в  обязательном порядке. Как мы видим, роль инвентаризации очень велика т.к.  с  ее  помощью проверяется правильность данных  текущего  учета  материальных  и  денежных средств, выявляются ошибки, допущенные  в  учете,  принимаются  на  учет  не учтенные хозяйственные объекты,  контролируется  сохранность  хозяйственных средств, которые  числятся  у  материально  ответственных  лиц.   А  также инвентаризация тесно связана с  другими  элементами  метода  бухгалтерского учета. Поэтому, говоря о методе, всегда имеется  в  виду,  что  это  именно система, т.е. упорядоченная система  отдельных  приемов,  а  не  какие-либо случайные  способы  действия.  Каждый  предыдущий   элемент   обеспечивает применение  последующего. Поэтому проведение   инвентаризации   должно осуществляться  в  строгом   единстве   с   остальными   элементами   метода бухгалтерского учета.

 

 

 

 

 

2.2  Виды инвентаризации

 

Все проводимые на предприятии инвентаризации делятся по ряду признаков. В зависимости от полноты охвата имущества инвентаризации бывают  полные и частичные.

Полная инвентаризация охватывает все имущество и финансовые обязательства предприятия, она является весьма трудоемкой работой и поэтому проводится один раз в год, обычно перед составлением  годового  отчета по состоянию на первое января или на дату, близкую к концу отчетного года.

Частичная  инвентаризация  охватывает  какой-либо  один   вид   средств предприятия,  например,  только  денежные  средства  в  кассе  или   только материалы на определенном складе. Она должна проводиться  систематически в течение года, так как обеспечивает сохранность  имущества  предприятия, дисциплинирует материально ответственных лиц, позволяет своевременно  обнаружить нарушения,  злоупотребления  и  факты   хищения.   Там,   где  материально ответственные лица чувствуют жесткий контроль за своей работой  со  стороны работников  бухгалтерской  службы,  вероятность  злоупотреблений  и   фактов хищений сводится к минимуму.

Сплошная  инвентаризация  охватывает  проверку  всего  без   исключения наличного имущества, предъявленного конкретным материальным лицом.

Выборочная - это инвентаризация, при которой проверяются только некоторые (на выборку) ценности у конкретного материально ответственного лица.

В  зависимости  от  основания  проведения  инвентаризации  могут   быть плановые и внеплановые. Внеплановые проводятся внезапно, сроки их  проведения не должны быть  известны  материально  ответственным  лицам.  Иногда  могут проводиться по требованиям ревизора, органов народного контроля,  финансовых и следственных органов. Плановые    инвентаризации     проводятся в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности и Основными положениями по инвентаризации: продовольственных товаров на складах и базах  2  раза  в  год,  расчетов с финансовыми органами по взносам налогов и других платежей  раз  в  квартал, расчетов с разными дебиторами и кредиторами 2 раза в год.