Хранение бухгалтерских документов

 

1.3. Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов.

За организацию хранения учетных документов, регистров учета и бухгалтерской отчетности отвечает руководитель организации (Федеральный закон от 06.12.11 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). А их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер. 

За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность — штраф на должностных лиц составит от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ. Минимальный штраф по этой статье составляет 5000 руб.

 

1.4. Момент исчисления сроков хранения документов

По общему правилу началом срока хранения документов считают 1 января года, следующего за годом, в котором они закончены делопроизводством. Однако для ряда документов срок хранения начинает исчисляться в порядке, отличном от общего правила. Например, исключение из общего правила составляют книга покупок и книга продаж. Начало срока их хранения (не менее четырех лет) определяют от даты последней записи (а не с 1 января следующего года). Об этом сказано в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (ред. от 24.10.2013) "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость". 

В частности, пятилетний период хранения начинает течь:

1. для договоров (на оказание аудиторских услуг, кредитных, хозяйственных, имущественного страхования) — с момента истечения срока действия;
2. для договора о материальной ответственности — с момента увольнения материально ответственного лица;
3. для свидетельств о постановке на учет в налоговой инспекции — с момента снятия организации с налогового учета. 

2. Условия хранения

2.1. Варианты организации хранения документов

Для хранения документов организация может воспользоваться одним из 3 способов хранения:

• внеофисное хранение документов, т.е. передать документы специализированной архивной компании;
• создать свой собственный архив (Право организации на создание архива закреплено в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».);
• часть документов предать по договору хранения в надёжный архив, а часть хранить самостоятельно.

Внеофисное хранение документов, о котором упоминалось выше, представляет собой эффективный способ организации бухгалтерского архива, который предусматривает передачу бухгалтерских документов на хранение в профессиональный архив, оснащенный современным оборудованием (архивные стеллажи, системы контроля доступа и противопожарной безопасности).

Основными преимуществами данной технологии являются:

1. снижение непрофильной нагрузки на бухгалтера;
2. защита от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации;
3. сохранность важных документов;
4. снижение издержек, связанных с оснащением собственного архива и его последующим обслуживанием;
5. высвобождение офисных площадей.

Если же организация хранит документацию у себя, то можно создать внутренний архив, удовлетворяющий всем нормативным требованиям, установленным для специализированных архивов. В качестве основных источников опасности для документов выделяются огонь, вода, прочие физические и химические воздействия.

Нейтрализовать данные воздействия можно путем установления следующих требований к условиям хранения:

• в местах хранения должна быть оборудована противопожарная сигнализация;
• стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в местах хранения таким образом, чтобы расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) было более высоты нижнего уровня двери входа в архивохранилище, что необходимо для снижения вероятности порчи документов при его подтоплении. Хранение документов на полу или подоконниках не допускается;
• в местах хранения должна присутствовать естественная или искусственная вентиляция с целью обеспечения нормального уровня влажности воздуха, а также снижения концентрации вредных веществ;
• хранение архивных документов должно осуществляться в темноте с целью исключения их выгорания. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, стеллажах закрытого типа;
• в местах хранения не реже одного раза в год должны проводиться влажная уборка шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок) без использования химических средств, агрессивных в отношении бумаги;
• в местах хранения запрещаются пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение;
• в местах хранения не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла с целью исключения тепло- и влагообмена с документами.
• если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи, с чем не исключено их выцветание. Кроме того, для этих целей вместо стеллажей можно воспользоваться и глухими шкафами.
• оконные проемы целесообразно оборудовать металлическими решетками, особенно если помещение хранилища располагается на первом или в цокольном этаже здания, кроме того, лучше установить в архиве и металлическую дверь. Такие меры позволят организации избежать несанкционированного проникновения в помещение архива.
• бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Документы с грифом «коммерческая тайна» держат в сейфах.

Третий способ совмещает в себе преимущества и недостатки двух первых, поэтому он подходит не каждой организации.  Выбор способа хранения бухгалтерских документов, как правило, зависит от финансовых возможностей предприятия, объема хранимой документации и темпов увеличения ее количества, требований службы безопасности и отраслевой специфики предприятия.

При этом также отметим, что остались нерассмотренными документы в электронной форме, переход на которые позволяет организовать их хранение в компьютерной базе данных. Данный переход, как представляется, и будет задавать основной вектор развития архивного дела, что позволит снизить затраты на хранение документов. Ну а пока в организации не произошла полная замена бумажных документов на электронные, предлагаем организовать ведение журналов регистрации документов и посещений архива в электронном виде, что автоматизирует получение отчетов на основании информации, содержащейся в них. 

Универсального решения в отношении того, как организовать хранение документов, не существует. При любом способе организации их хранения возникают риски утраты документов, которые нужно анализировать в каждом конкретном случае.

2.2.Организация учета архивных документов.

Обеспечить безопасное хранение документов — является основной задачей архива. Но от этого не будет, ни какой практической пользы, если в определенный момент времени вы не сможете найти нужный документ.

Таким образом, встает вопрос о том, как обеспечить учет документов в архиве минимальными средствами, чтобы иметь возможность отыскать необходимый документ в любой момент времени.

Выделим основные пункты организации документов: 

1. Нумерация.

1. Если планируется хранить документы в отдельных помещениях, то стеллажи и шкафы нумеруются слева направо от входа, а если они располагаются параллельно стене с входом в несколько рядов, то нумерация осуществляется сначала по каждому ряду в направлении от входа. Полки в стеллажах и шкафах нумеруются сверху вниз. Отсеки в стеллажах и шкафах нумеруются по направлению удаленности от входа. Нумерация стеллажей (шкафов) производится буквами русского алфавита. При достижении буквы Я нумерация продолжается таким образом: АА, АБ и т. д.
2. Нумерация полок осуществляется латинскими цифрами: I, II и т. д.
3. Нумерация отсеков на полках производится арабскими цифрами: 1, 2 и т. д.
4. Нумерация наносится непосредственно на стеллажи, шкафы или их элементы водоустойчивой краской, чернилами, маркерами или на таблички, надежно прикрепляемые к элементам стеллажей и шкафов.

2. Книга учёта.

1. Учет архивных документов осуществляется в книге учета поступлений и выбытий архивных документов, открываемой на каждое место хранения.
2. Для целей облегчения поиска в архиве необходимых документов данная книга должна содержать следующие графы:

• наименования документов.

• период, к которому относятся документы;
• момент времени, до которого нужно обеспечить хранение;
• код места хранения документов (например, Г-III-2);
• дату принятия документа на хранение;
• дату выбытия документа;
• подпись лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения;
• комментарий.

В данной книге отражаются записи о передаче документов на архивное хранение и безвозвратном выбытии документов из места хранения (в последнем случае заполняется графа «Дата выбытия документа», которая содержится в записи, сделанной в момент поступления документа на хранение). В графе «Комментарий» отражается информация, которая может быть полезной по усмотрению лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения (например, в случае изъятия документов следует указать лиц, изъявших документы).

Книга учета поступлений и выбытий архивных документов делится на разделы таким образом, чтобы в одном разделе книги содержались документы одного наименования (одного подразделения, работника) с целью облегчения их поиска. Также допускается для каждого наименования документов (подразделения, работника) заводить отдельную книгу учета поступлений и выбытий архивных документов. В результате становится возможным быстро определить место расположения нужного документа .

Книга учета поступлений и выбытий архивных документов хранится у лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения.

2.3.Ответственность за ненадлежащее хранение бухгалтерских документов

В первую очередь, ответственность за организацию хранения документов организации, включая первичные учетные документы, несет руководитель. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет также главный бухгалтер учреждения.

Документация может быть утеряна в результате стихийных бедствий или противоправных действий третьих лиц. Если документы пропали в результате чьих-либо неправомерных действий (например, хищения), то этот факт должен быть подтвержден правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами. При пожаре это может быть справка органов пожарного надзора.

В случае утраты первичных учетных документов руководитель организации, в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте, назначает своим приказом комиссию по расследованию причин утраты.

Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, под которыми понимается:

1. отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета;
2. систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

Ответственным за сохранность документов является главный бухгалтер. Именно он вправе принимать решение о выдаче подобных документов работникам структурных подразделений предприятия.

Что касается ответственности за невыполнение правил хранения бухгалтерских документов, то она может быть и административной, и налоговой. Отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения и влечет штраф в размере от 5000 до 15000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Административный штраф в данном случае может назначаться как за нарушение архивных требований о хранении документов (ст. 13.20 КоАП — 300-500 руб.), так и за грубое нарушение правил бухучета, если из-за отсутствия документов искажена бухгалтерская отчетность (ст. 15.11 КоАП — 2000-3000 тыс. руб.).

3. Движение документов

3.1. Выдача документов

Выдача документов ведётся, учётных регистров, бухгалтерской отчётности из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера. Для такой цели имеет смысл организовать ведение журнала посещений.

Он может включать следующие графы:

1. дату посещения;

2. фамилию, имя и отчество посетителя;

3. наименования временно изъятых документов. (Если в организации возможно образование документов с одинаковыми наименованиями разными подразделениями или должностными лицами для удобства их дальнейшего поиска разрешается включение в наименования документов или выделение в качестве отдельной графы наименования подразделения или должности лица, к которым относятся временно изъятые документы);
4. период времени, к которому относятся временно изъятые документы;
5. код места хранения временно изъятых документов;
6. дату возврата документов;
7. подпись посетителя. Заполняется с целью подтверждения посетителем своего посещения и временного выноса указанных документов;
8. подпись лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения. Заполняется с целью контроля над соответствием данных, указанных посетителем, фактическим обстоятельствам;
9. комментарий. Посетитель или лицо, ответственное за организацию хранения документов в месте хранения, может оставить информацию, которую сочтет нужной (например, о предполагаемом сроке возврата временно полученных документов).