Формирование системы внутренней отчетности организации

-прибыль (или убыток) от  деятельности данного сегмента  составляет не менее 10% суммарной  прибыли (или убытка) всех сегментов;

-активы данного сегмента  составляют не менее 10% суммарных  активов всех сегментов.

Если ни одно из условий  не выполняется, то происходит укрупнение сегмента. Если же хотя бы одно из условий  присутствует, то сегмент следует  рассматривать как отчётный.

Шаг 3 является последним  в процессе формирования отчётных сегментов. Он связан с определением доли их совокупной выручки в общей выручке организации. Если эта доля составляет меньше 75 %, то сегменты считаются отчётными, если - 75 %, то должны быть выделены дополнительные отчётные сегменты.

После выделения отчётных сегментов необходимо решить в каком формате представлять информацию об их деятельности. Положением выделяются два понятия об информации по сегментам: «первичная» и «вторичная». Решение о том, какая из них должна быть первичным, в конечном счёте зависит от организационной и управленческой структуры организации, от построения системы внутренней отчётности.

Если риски и прибыли  организации определяются главным  образом различиями в производимых товарах, работах, услугах, то первичным  признаётся раскрытие информации по операционным сегментам, а вторичным  – по географическим.

Если прибыли и риски  организации определяются главным  образом различиями в географических регионах деятельности, то первичной  признаётся информация по географическим сегментам, а вторичной – по операционным сегментам.

В любом случае в составе  первичной информации по отчётному  сегменту раскрываются следующие показатели:

-общая величина выручки,  в т.ч. полученная от продажи внешним покупателям и от операций с другими сегментами;

-финансовый результат;

-общая балансовая величина  активов;

-общая величина обязательств;

-общая величина капитальных  вложений в основные средства  и нематериальные активы;

-общая величина амортизационных  отчислений по основным средствам  и нематериальным активам.

Вторичная информация в этом случае будет представлена данными  о деятельности операционных сегментов. Они выделяются дополнительно и  должны удовлетворять одному из двух условий:

-выручка от внешних  продаж этого сегмента составляет  не менее 10% общей выручки организации;

-величина активов этого  сегмента составляет не менее  10% величины активов всех операционных  сегментов.

Если операционные сегменты выделены, в бухгалтерской отчётности по ним представляется следующая  вторичная информация:

-выручка от продаж  внешним покупателям;

-балансовая величина  активов;

-величина капитальных  вложений в основные средства  и нематериальные активы.

Если же организационная  и управленческая структура организации, а также система внутренней отчётности не основываются ни на производимых товарах, работах, услугах, ни на географических регионах деятельности, то порядок формирования первичной и вторичной информации по сегментам определяется решением руководства организации.

Внутренняя  отчётность может и должна представляться организациями, не только имеющими дочерние и зависимые общества, но и составляющими сводную отчётность. Подобно тому, как результаты финансового учёта обобщаются во внешней финансовой отчётности, заключительным этапом управленческого учёта является формирование внутренней отчётности.

 

2.3 Условия и  принципы построения внутренней  сегментарной отчётности

В результате обработки информации управленческого учёта составляются внутренние (сегментарные) отчёты, которые  создаются бухгалтером-аналитиком и предъявляются как администрации  предприятия, так и менеджерам всех уровней управления. Основной целью  составления отчётности является обеспечение  необходимой информацией всех заинтересованных внутренних пользователей.

Зарубежные источники  содержат различные рекомендации по составлению сегментарной отчётности. На их базе можно сделать некоторые  выводы:

1. Внутренний отчёт должен  быть адресным и конкретным. Он  не принесёт желаемых результатов,  если:

-информация собирается  главным образом для учёта  объёма продаж или определения  затрат и не связана с информационными  запросами конкретных управляющих,  возглавляющих центры доходов  или центры затрат;

-будет адресован не  конкретному менеджеру, а его  более высокому руководителю;

-будет содержать расплывчатую  информацию по общим вопросам. Эффективный управленческий контроль  предполагает наличие конкретной  отчётной информации.

2. Для принятия управленческих  решений полезна оперативная  информация. Нельзя допустить, чтобы  созданные бухгалтером-аналитиком  отчёты легли на полку. Следовательно,  отчёт должен быть интересен  менеджеру, поэтому его следует  подать в «заманчивой упаковке».

При составлении внутренних отчётов следует учитывать психологические  особенности менеджера. Так, необходимо знать, какую форму представления  информации он предпочитает (табличную  или графическую), каковы его планы  и пожелания, стиль работы и т.д.

3. Не стоит слишком  углубляться в прошлое, полезнее  искать информацию, использование  которой позволит улучшить дальнейшую  работу центра ответственности. 

Нередко при разработке сегментарной отчётности бухгалтер-аналитик ошибочно увлекается ретроспективным анализом в ущерб будущим оценкам. При  этом основной упор делается на допущенные в прошлом оценки, выявление их причин, проведение ревизий, а не на разработку плана дальнейших эффективных  действий. Это снижает качество управленческого  контроля.

4. Не следует слишком  часто менять форматы внутренних отчётов.

5. Не следует перегружать  отчётность расчётами. Управляющему  нужен минимальный объём данных, но эти данные должны быть  систематизированы так, чтобы  на основе содержащейся в них информации руководитель смог принимать оптимальные управленческие решения и осуществлять конкретные действия.

Нет никакой пользы от того, что управляющий центра ответственности  с калькулятором в руках производит над отчётом о деятельности своего подразделения дополнительные вычисления. Гораздо важнее обдумать мероприятия  и решения, которые вытекают из анализа  уже приведенных в сегментарной отчётности данных. Раздел, касающийся плановых или прогнозных величин, рекомендуется заполнять не бухгалтеру, а самому менеджеру.

6. Отчёты должны охватывать  главное: то, что приближает всех  работников к выполнению плана.  Отчёт, содержащий информацию, не  нужную менеджеру, снижает качество  управленческого контроля.

7. Не всё поддаётся  записи. Кроме составления письменных  отчётов управленческий контроль  предполагает проведение бесед  бухгалтера-аналитика с управляющими  всех уровней.

Периодичность составления  внутренней отчётности, её точность, подробность  и сроки представления индивидуальны  для каждого предприятия, зависят  от объекта и целей управления. При решении всех этих вопросов администрация  предприятия руководствуется принципом  экономичности, в соответствии с  которым затраты на подготовку сегментарной отчётности не должны превышать экономический  эффект от её использования.

К формам отчётности разных подразделений предъявляются различные  требования, в зависимости от того, к какому виду центров ответственности  эти подразделения относятся.

В основе составления отчётов  по центрам затрат лежит принцип  контролируемости, из которого вытекают два следствия:

-детальность отчётов уменьшается по мере увеличения уровня руководителя, которому они представляются;

-отчёты вышестоящему руководству не являются результатом суммирования отчётов нижестоящим менеджерам.

Такой подход называют иногда управлением по исключениям. Его  суть состоит в следующем: менеджеру, стоящему выше, нет необходимости  проверять подробности отчётов, составленных на более низком иерархическом  уровне управления, до тех пор, пока не возникнет какая-либо управленческая проблема.

Любая внутренняя отчётность (в том числе формируемая и по центрам затрат) должна содержать информацию об отклонениях фактических показателях от плановых, что позволяет реализовать на практике принцип управления по отклонениям. Управление по отклонениям способствует:

-оперативному выявлению факторов роста прибыли или причин возникновения убытков по каждому подразделению или продукту. Ими могут быть условия производства, ограниченность производственных мощностей, ассортимент продукции, политика ценообразования, запасы на складе, количество работающих и их профессиональный уровень, наличие и стоимость сырья, технологические особенности и т.п.;

-установлению ответственности за возникшие неблагоприятные отклонения. В рамках затронутой нами проблемы наибольший интерес представляет анализ отклонений, возникающих по отдельным структурным подразделениям, хотя они могут рассчитываться и по предприятию в целом, и по отдельным видам продуктов.

Всегда следует помнить, что в конечном счёте все затраты  контролируются кем-то. Например, менеджер отвечает за общехозяйственные затраты, на которые не могут воздействовать начальники цехов (например, заработная плата администрации с начислениями, расходы на освещение и отопление общезаводского характера и т.д.).

Эти затраты являются общими для всех отделов и поэтому не контролируются их начальниками. Аналогично начальники отделов несут ответственность за общецеховые затраты, на которые бригадиры не способны воздействовать (амортизация оборудования, освещение и отопление и т.д.).

Кроме того, администрация  может принять дополнительное решение  о том, что определённые менеджеры  не должны нести ответственность  за некоторые затраты, которые в  принципе они могли бы контролировать.

Рассмотрим две статьи затрат, контролируемых менеджерами: расход электроэнергии и оплата телефонных услуг. Контроль расхода электроэнергии на рабочих местах менеджеров всех уровней требует в свою очередь организации системы контроля за тем, чтобы работники выключали свои компьютеры в конце рабочего дня.

Контроль расходов за пользование  телефоном предполагает введение системы  кодирования междугородной и  международной телефонной связи  для регистрации и оплаты личных звонков.

Мероприятия, позволяющие  осуществить контроль этих затрат, оказываются весьма дорогостоящими, да и сами затраты невелики. Поэтому  в данном случае администрации выгоднее признать их неконтролируемыми для  менеджеров, по крайней мере, по двум причинам:

- незначительность этих  затрат;

- соблюдение принципа  экономичности.

Выгоды, которые могли  бы быть получены, например, от экономии электроэнергии, должны быть выше дополнительных затрат на их получение, т.е. на установление в каждом отделе измерительных приборов и контролирующих систем, составление  и обработку дополнительных отчетов  и т.д. В любом случае во внутреннюю отчетность включаются лишь контролируемые затраты.

В основе составления отчетов  по центрам прибыли также лежит  принцип контролируемости.

 

3. Составление сегментарной отчётности на примере банка «ВТБ-24»

 

Рассмотрим деятельность банка ВТБ-24, который имеет в своём составе головное московское отделение и 4 филиала на правах структурных подразделений в г. Красноярске. Все подразделения осуществляют банковскую деятельность.

Расходы и доходы могут  быть идентифицированы с деятельностью  каждого структурного филиала, поэтому  эти структурные подразделения  можно рассматривать как центры прибыли. Более того, деятельность банка можно рассмотреть отдельно по видам услуг, так как каждый вид услуг имеет свою смету и по каждой подводят итоги деятельности. Во главе каждого центра ответственности стоит специально назначенный руководитель.

Смета затрат рассчитывается перед началом года. При этом учитывается  деление всех затрат на постоянные и переменные. К переменным относится  заработная плата сотрудников банка, стоимость услуг и банковских продуктов.

К постоянным затратам относятся  расходы на маркетинг, административно-коммерческие расходы, прочие расходы. Они планируются  по структурному подразделению в  целом с учётом уровня, достигнутого в предыдущем отчётном году, ожидаемых  темпов инфляции, других факторов, а  затем распределяются между отдельными видами услуг, которую производят филиалы пропорционально их доле в объёме производства.

В таблице 1 представлен бюджет продаж на год банка ВТБ-24.

Таблица 1

Бюджет продаж на год