Документация по бухгалтерскому делу

 Документы, отнесенные  к одной системе документации, имеют общие правила работы с ними – подготовки, согласования, утверждения, регистрации, исполнения. Общие правила работы с документами, входящими в одну систему документации, обусловлены типовыми управленческими функциями. Объединение документов в системы документации сокращает количество локальных нормативных актов, регламентирующих работу с документами. Отнесение различных видов документов к системам документации – важный подготовительный этап при построении процессов делопроизводства и документооборота. Цель этой работы:

• привести документы организации к единому стандарту разработки и оформления;
• сократить количество видов документов, используемых в организации;
• выявить типовые операции обработки документов и автоматизировать их;
• организовать оптимальное хранение документов различных видов;
• настроить права доступа к документам различных видов.

 Организация работы  с различными системами документации  основана на методах унификации, которая включает приведение множества видов документов к оптимальному минимуму (унификация видов документов) и установление типовой композиции текстов документов (унификация структуры текстов).

 Унификация – это наиболее эффективный метод устранения неоправданного многообразия документных форм и сокращения избыточной информации в документах. Унифицированные документы не требуют особого напряжения при восприятии, облегчают и ускоряют работу, как автора, так и исполнителя документа.

 Объектом исследований  соответствующих направлений специального  документоведения должны быть  специфические функции отдельных  видов документации. Бесспорно, наиболее  развитым и единственным конституированным направлением специального документоведения является управленческое документоведение.

Именно управленческое документоведение сформировалось из теории и практики делопроизводства и архивоведения, в котором документы рассматриваются в тесном взаимодействии друг с другом и образуют системы документации. К объекту изучения управленческого документоведения предлагается отнести три блока управленческой документации - общий, экономический и кадровый, которые предназначены для реализации управленческих функций, начиная с ведомства и заканчивая небольшой предпринимательской структуры (см. рис. 1).

Рис. 1. Составляющие управленческой документации

Общий блок включает организационно-распорядительную, первично-учетную, отчетно-статистическую и информационно-справочную системы  документации. Экономический блок управленческой документации на уровне предприятия может включать бухгалтерско-учетную, плановую, ценовую виды документации, содержащие свои подклассы и некоторые другие системы документации, способствующие выполнению управленческих функций на уровне отдельной организации или корпорации.

Выделение в отдельный  блок кадровой документации, позволяет  более четко систематизировать документацию работников кадровых служб, унифицировать и стандартизировать ее виды, начиная с обеспечения функций учета работников, подготовки организационно-распорядительной документации, ведения личной документации, отчетно-статистических документов и заканчивая созданием исполнительной документации.

Можно сделать вывод, что  в практике делопроизводства традиционно сложились следующие системы документации:

• организационно-правовая;
• организационно-распорядительная;
• договорная;
• регламентная;
• информационно-справочная;
• планово-отчетная;
• финансово-бухгалтерская;
• кадровая.

 Перечисленные системы  документации используются практически  во всех организациях. Однако  это не полный перечень, поскольку  здесь не учтена отраслевая специфика, которая отражается, в первую очередь, в проектной, технической, конструкторской документации.

3. Организационно – правовая и распределительная документация

Организационно-правовые документы  являются правовой основой деятельности организации. На основании этих документов осуществляется деятельность организации  в целом, отдельных подразделений  и каждого отдельно взятого работника. Организационно-правовые документы взаимосвязаны информацией, содержащейся в них: организационной структурой предприятия, перечнями видов деятельности, должностей, сфер ответственности.

Виды организационно-правовых документов:

• устав – свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения. Общие уставы утверждаются, как правило, высшими органами государственной власти, уставы отдельных организаций – их учредителями либо соответствующими министерствами и ведомствами. Уставы имеют общественные организации (добровольные спортивные общества, творческие союзы и др.). Уставы имеются у большинства международных организаций;
• учредительный договор – договор, заключаемый между учредителями юридического лица при его создании. В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава. В силу толкования ст. 52 ГК РФ, учредительные договоры по своему статусу относятся к учредительным документам, что косвенно подтверждается ст. 70 и 83 ГК РФ, а также прямо указано в ст. 89 и 122 ГК РФ;
• структура и штатная численность – правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность. Составление документа, определяющего структуру и штатную численность организации, может быть предусмотрено Уставом (Положением об организации);
• штатное расписание – это нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности. Штатное расписание отражает существующее или планируемое разделение труда между работниками, описанное в должностных инструкциях;
• положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности;
• должностная инструкция – документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника.

Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения  для своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в  его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители по функции. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй – у  руководителя подразделения, третий – у работника.

Организационно-распорядительные документы издаются уполномоченным лицом для инициации, утверждения или квалификации какого-либо события (факта, действия) текущей деятельности организации и (или) предписания отдельным лицам или подразделениям совершить определенные действия.

Помимо общей  цели (предписание) организационно-распорядительные документы объединены общей содержательной структурой документа, а также общим алгоритмом их подготовки, согласования, утверждения и условиями их последующего хранения.

Виды организационно-распорядительных документов:

• приказ – в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными;
• решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.  Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия;
• постановление  – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил;
• распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.  

Договорная документация регулирует хозяйственные и иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности. Договорная документация объединяется общим подходом к подготовке и дальнейшему сопровождению, учету и хранению этих документов. Договорные документы взаимосвязаны как условиями взаимоотношений, так и выполнением обязательств по этим условиям всеми сторонами договора, поэтому договорная документация содержит цепочки документов: «договор – дополнительное соглашение к договору – сопроводительные документы (спецификации, акты, накладные, счета-фактуры)».

К договорной документации относятся:

• типовая форма договора;
• договор, заключенный организацией;
• дополнительное соглашение к договору;
• другие документы, сопровождающие договор (спецификация, накладная, счет-фактура, акт выполненных работ).

Регламентные документы  – это локальные нормативные акты, в которых описываются процессы деятельности организации, закрепляется функциональное распределение зон ответственности за подразделениями и отдельными работниками при выполнении отдельных операций, а также содержатся требования к взаимодействию подразделений при последовательном выполнении операций.

 Регламентные документы  объединены общей содержательной  структурой, едиными требованиями к их подготовке, согласованию, утверждению и хранению. Совокупность регламентных документов представляет собой регламентную базу организации. Регламентные документы не должны пересекаться по содержащейся в них информации и противоречить друг другу. Регламентные документы классифицируются по нескольким уровням, в которых документы одного уровня являются дополнением к документам другого уровня. Так выстраиваются цепочки регламентных документов (см. рис 2).

Рис. 2. Выстраивание цепочки регламентных документов

Виды регламентных документов:

• политика – совокупность способов ведения бухгалтерского учёта –  первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.

Основы формирования (выбора и обоснования) и раскрытия (придания гласности) учётной политики предприятия  впервые были раскрыты в ПБУ 1/94 «Учётная политика предприятия», утверждённом Приказом Минфина России от 28.07.1994 № 100;

• положение – это нормативно-правовой документ, регламентирующий деятельность подразделения.  В нем закреплено следующее: Общие положения бухгалтерии, ее основные задачи, функции, права,  обязанности бухгалтерии и взаимоотношения с другими структурными подразделениями организации (цехами, отделом кадров, экономическим отделом  и т.д.);
• инструкция – документ, в котором закреплены обязанности, права и производственные полномочия работника;
• правила – требование для исполнения неких условий (норма на поведение) всеми участниками какого-либо действия, за выполнение которого предусмотрено поощрение, а за невыполнение наказание;
• порядок (регламент) – документ, который перечисляет и описывает по порядку этапы (шаги), которые должен предпринимать участник или группа участников для выполнения бизнес-процесса, как правило, с указанием требуемых сроков выполнения этапов (шагов);
• методика – совокупность приемов, методов обучения чему-либо, методов целесообразного проведения некоей работы, процесса, или же практического выполнения чего-либо;
• стандарт – общепринятый, исторически сложившийся набор правил;
• технологическая карта – это стандартизированный документ, содержащий необходимые сведения, инструкции для персонала, выполняющего некий технологический процесс или техническое обслуживание объекта.

Информационно-справочные документы  имеют вспомогательную функцию  по отношению к другим документам и предназначены для передачи сведений от одного адресата другому  или фиксации информационных данных. Информационно-справочные документы объединены назначением (вспомогательной функцией) и общим подходом к регистрации: они не регистрируются централизованно, отдельные документы могут вообще не регистрироваться, в остальных случаях их регистрируют авторы документов.

Виды информационно-справочных документов:

• служебная записка – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения;
• объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка  оформляется на стандартном листе  бумаги и адресуется конкретному  должностному лицу;

• служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой;
• протокол – это документ, который содержит записи хода обсуждения вопросов, а также принятия решений на заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах и собраниях;
• акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий;
• заявление - это документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения;
• справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера;

• сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу;
• список – документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке, составленный в целях информирования или регистрации. Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуждаются в утверждении. Текст списка излагается в виде перечисления объектов, нумеруемых арабскими цифрами, или в табличной форме;
• перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление пр<span class="List_0020Paragraph__Char" style=" font-family: 'Times New Roma