Бухгалтерский учёт денежных средств в кассе

1.3  Требования  к хранению денежных средств  на предприятии и ответственность  за их несоблюдение

Требования  к кассовому работнику организации. В соответствии с постановлением Минтруда РФ от 31 декабря 2002г. № 85⁶ в Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, включены:

• кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров);
• работы: по приему и выплате всех видов платежей; по расчетам при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг (в том числе не через кассу, через кассу, без кассы через продавца, через официанта или иного лица, ответственного за осуществление расчетов); по обслуживанию торговых и денежных автоматов; по изготовлению и хранению всех видов билетов, талонов, абонементов (включая абонементы и талоны на отпуск пищи (продуктов питания) и других знаков (документов), предназначенных для расчетов за услуги.

Порядком  ведения кассовых операций установлено, что:

• кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям (пункт 33 Порядка);
• кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам (пункт 34 Порядка);
• на предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности (пункт 35 Порядка);
• в случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц (пункт 35 Порядка);
• на предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя предприятия (решению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности и на которых распространяются все права и обязанности, установленные Порядком ведения кассовых операций для кассиров (пункт 36 Порядка);
• на малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности (пункт 36 Порядка).

.

Согласно  пункту 3 указанных требований для  обеспечения надежной сохранности  наличных денежных средств и ценностей  помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:

• быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;
• располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна кассового помещения оборудуются внутренними ставнями;
• иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;
• закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;
• оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;
• иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке, прочно прикрепленным к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;
• располагать исправным огнетушителем.

Согласно  указанным Рекомендациям руководителям  предприятий при приеме на работу и назначении на должности, связанные  с ведением кассовых операций, обслуживанием  средств охранно-пожарной сигнализации, охраной и транспортировкой денежных средств, либо периодическому привлечению  лиц к указанным выше работам  рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские  учреждения для получения сведений об этих лицах, имея в виду, что к  ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке денежных средств не допускаются лица:

• ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;
• страдающие хроническими психическими заболеваниями;
• систематически нарушающие общественный порядок;
• злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.

При транспортировке  денежных средств и ценностей  из учреждений банков или сдаче в  них руководитель предприятия должен предоставить кассиру охрану и, в  случае необходимости, - транспортное средство⁷.

При транспортировке  денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного  средства запрещается:

• разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;
• допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия для их доставки;
• следовать пешком, попутным или общественным транспортом;
• посещать магазины, рынки и другие т.п. места;
• выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставления денег и ценностей по назначению.

Согласно  пункту 39 Порядка ведения кассовых операций ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

В соответствии со статьей 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях⁸ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от четырехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда.

 

2. Организация и ведение учета денежных средств на примере ООО «Луч»

2.1. Финансово-экономическая характеристика  ООО «Луч»

 

 

ООО «Луч»  расположено по следующему адресу: г. Волгоград, ул. Костромская, 1.

Предприятие зарегистрировано Администрацией Советского района г. Волгограда 24.12.1995 г. за № 1320.

Директором  ООО «Луч» является Черемшин Павел Борисович.

Основными видами деятельности предприятия являются:

- производство  хлебобулочных изделий;

- производство  кондитерских изделий;

- производство  макаронных изделий.

Приоритетный  вид деятельности для ООО «Луч» - производство хлебобулочных изделий, доля которого в общем объеме предприятия составляет 86%.

Продукция производится на 4 пекарнях.

Реализацию  своей продукции ООО «Луч» осуществляет как через собственные торговые точки, расположенные в городе Волгоград, Камышин и Котово, так и через магазины независимых хозяйствующих субъектов.

 

 

 

 

 

 

2.2. Учет денежных средств в ООО  «Луч»

 

 

Учет  денежных средств в кассе ООО «Луч» осуществляется, руководствуясь следующими формами первичных документов:

• договор о полной индивидуальной ответственности кассира;
• приходный кассовый ордер (форма № КО-1приложение 4 );
• расходный кассовый ордер (форма № КО-2приложение 3);
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3приложение 6);
• расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);
• платежная ведомость (форма № Т-53);
• кассовая заявка (форма № 408027);
• карточка депонента;
• авансовый отчет (форма № АО-1);
• доверенность (формы М-2 и М-2а);
• объявление на взнос наличными (форма № 0402001);
• кассовая книга (форма № КО-4);
• журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);
• отчет кассира;
• справка-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6);
• книга учета выданных и принятых кассиром денежных средств (форма № КО-5);
• препроводительная ведомость к сумке с денежной выручкой (форма № 0402006);
• акт о проверке денежных средств кассы (форма № КМ-9);
• акт инвентаризации денежных средств в кассе (форма № ИНВ-15);
• инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма № ИНВ-16);
• кредитная карточка.

Для ООО «Луч»  банком установлен лимит остатка  наличности в кассе в размере 1000 руб.

Денежные  средства при наличии в расходном  кассовом ордере одной подписи выдавать запрещено.

Кассовые  ордера регистрируются в журналах регистрации.

В организации  ведется кассовая книга.

Отчеты кассира  бухгалтером проверяются.

На предприятии  имеется список лиц, которым разрешено  выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию.

Срок, на который  они выдаются, установлен - 1 месяц.

Прием наличных денег, поступающих с расчетного счета в банке от покупателей, заказчиков и т.д. в кассу предприятия, производится по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1), которые  выписывает работник бухгалтерии, подписывает  главный бухгалтер предприятия. О приеме денег лицу, внесшему деньги, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового  аппарата. Квитанция вручается работнику  или прикладывается к выписке  банка. До передачи в кассу приходный  ордер регистрируется в журнале  регистрации приходных и расходных  документов (форма № КО-3).

Выдача  наличных денег из касс предприятий  производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще  оформленным другим документам (платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписываются руководителем и главным бухгалтером предприятия. (информация взята из Положения о бухгалтерии ООО «Луч»).

На следующих  страницах приведены примеры:

оформленных расходного и приходного кассовых ордеров  ООО «Луч».

лист из кассовой книги за 18 июля 2010 г.

выписка из журнала регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров.

Синтетический учет.

Ниже  приведены бухгалтерские проводки, отражающие в учете операции поступления  наличных денежных средств в кассу от работников организации

Счет Дт	Счет Кт	Описание проводки	Сумма проводки	Документ-основание
50.01	70	Возврат в кассу излишне выданных сумм оплаты труда от работников организации	Излишне выданная сумма оплты труда	Приходный кассовый ордер. Форма №  КО-1
50.01	71	Возврат в кассу неизрасходованных  подотчетных сумм от работника организации	Неизрасходованная сумма	Приходный кассовый ордер. Форма №  КО-1 Авансовый отчет
50.01	73.1	Поступление в кассу от работников организации в счет расчетов по выданным займам	Сумма погашения займа	Приходный кассовый ордер. Форма №  КО-1
50.01	73.2	Поступление денежных средств в кассу от работников в счет погашения материального ущерба	Сумма материального ущерба	Приходный кассовый ордер. Форма №  КО-1

 

Ниже  приведены бухгалтерские проводки, отражающие в учете операции поступления  наличных денежных средств в кассу от контрагентов и физических лиц, не являющихся работниками организации