Автоматизация документооборота

         В соответствии  с распоряжением главного бухгалтера, все сотрудники бухгалтерского  отдела обязаны принимать к  учету только те документы, которые  оформлены надлежащим образом. В  ином случае предусматривается  персональная ответственность работника за нарушение данного правила. Проект графика документооборота подается на рассмотрение руководителю предприятия и утверждается приказом по организации.

         Цель создания  графика бухгалтерского документооборота  – разработка и контроль маршрутов движения каждого документа. Оптимизация процесса документооборота состоит в том, чтобы наладить четкую отслеживаемую связь между сотрудниками отделов и служб при следовании каждого документа, и исключить его неверный путь.

          В этой связи основными принципами графика движения документов является:

• соблюдение строгой организации движения каждого документа, для исключения возвратов, повторов или утери;
• пребывание документа в определенном отделе или службе должно быть однократным;
• быстрота и четкость обработки поступившей информации;
• оперативное согласование документов до момента его подписания руководителем.

          Для  каждого отдельного документа  разрабатывается свой путь, что  отражается в соответствующей  инструкции.

          Общими этапами движения для всех документов учета являются:

• создание, формирование документа при проведении хозяйственных и финансовых операций;
• перемещение документа в бухгалтерскую службу, для контроля своевременности, правильности и полноты составления;
• проверка бухгалтером законности проведенной операции, корректности заполнения форм, достоверности отраженных сведений, их взаимосвязь, логичность, а также отсутствие арифметических неточностей;
• трехэтапная обработка документа: таксировка показателей, которая заключается в переводе натуральных, трудовых измерителей в денежное выражение, подбор (группировка) экономически однородных документов, котировка (или указание) корреспондирующих счетов по осуществленным операциям;
• архивирование и хранение документов после внесения сведений в учетные регистры.

          Результатом  организованного в соответствии  с графиком документооборота  становится:

1. существенное ускорение прохождения первичными документами всех этапов, от момента создания, обработки и до постановки на учет;
2. равномерное распределение учетной деятельности в течение рабочего времени;
3. повышение производительности труда работников бухгалтерской службы;
4. усиление контроля всех процессов учета;
5. усовершенствование процесса автоматизации учета;
6. возрастание эффективности учетной работы предприятия в целом.

         Начальный  этап составления графика документооборота  базируется на установлении:

• перечней исходных документов, которые должны быть исполнены;
• списка ответственных и назначенных лиц, которые допускаются к составлению и обработке определенных видов документов, а также промежуточному контролю правильности и своевременности оформления и подачи данных в бухгалтерскую службу;
• схемы взаимодействия подразделений и отделов предприятия;
• графика движения внутреннего документооборота бухгалтерии, в котором устанавливаются сроки начисления налогов и составления отчетных документов;
• порядка следования каждой формы документа от исполнителя к исполнителю или определенному отделу, где установлен срок подачи учетной информации конечному потребителю;
• типовых методик и технологий обработки документов.

          Должностные  инструкции сотрудников содержат  пункты относительно создания  и подачи первичных документов  оправдательного характера, в соответствии  с установленным графиком документального  оборота. Каждое назначенное или ответственное лицо, задействованное в процессе движения документов, получает на руки выписку о своих обязанностях и ответственности в случае невыполнения требований положения. Все маршруты следования каждого документа подлежат контролю.

          Использование разработанного графика документооборота в бухучете становится причиной повышения эффективности учетной работы организации. При проведении анализа схем движения документов выявляют несоответствия отдельных участков, и в последующем планировании предпринимают меры для корректной работы: сокращают сроки, упрощают процесс обработки, устраняют возвраты, повторную обработку бумаг и т.п.

           Подразделение  или лицо, нарушившее сроки обработки  или подачи документа на любом  из этапов, провоцирует цепную реакцию отставания остальных инстанций, ослабление контроля, сдвиги по срокам выполнения операций и пр. Проверка правильности оформления документов и внесенных данных должна осуществляться регулярно и тщательно, так как некорректная первичная информация может отразиться на правильности проведения хозяйственных операций.

          Составление  графика документального оборота  в бухгалтерском учете может  быть оформлено в виде схемы, перечня или таблицы, с подробным  перечнем работ по движению  бумаг. В документе определяется роль каждого лица и подразделения (отдела), участвующего в обработке учетной информации, схема их взаимодействия, сроки представления, постановки документа на учет и сдачи в архив.

 

 

6. Автоматизация документооборота

 

           В процессе автоматизации документооборота можно условно выделить четыре стадии: бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный и безбумажный документооборот.

          Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был доминирующим. Для регистрации бумажных документов использовались большие журналы или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.

         Когда появились компьютеры, они заменили журналы и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК.

         Бумажный документооборот с использованием автономных ПК означает, что ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, на данном этапе и возникает понятие электронного документа, т.е. такого документа, который хранится исключительно в компьютере, или, как говорят, "на машинных носителях". Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде.

         Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединенные в локальную сеть, служат для подготовки, передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Подготовка проекта документа ведется в электронном виде (пункт 1), затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение (пункт 2). Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку (пункт 3). После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям (пункт 4). Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.

 

Заключение

 

          Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами. Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции.

           Под документооборотом следует понимать создание или получение от других организаций первичных документов, их принятие к учету, обработку и передачу в архив. Документооборот на предприятии регламентируется графиком. График документооборота составляет главный бухгалтер и подписывает руководитель. Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. Бархатнова А. Сроки хранения  документов и последствия их утраты // Финансовая газета. - 2011. - № 44.

2. Бертяков А., Сумин А. Автоматизация  документооборота // Финансовый директор. - 2014. - № 7-8.

3. Бухгалтерская (финансовая) отчетность: Учеб. пособие / Под ред. проф. В.Д. Новодворского. - М.: ИНФРА-М, 2013. - 254 с.

4. Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина  Е.Н. Бухгалтерский учет в организациях. - М., 2012. - 720 с.

5. Елгина Е.Б. Первичные документы. - М.: Статус-кво, 2011. - 452с.

7. Кузнецова Т.В. Ведение контроля  за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря // Секретарское дело 2012. №1. 3-5.

8. Кузнецова Т. В.. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2013.

9. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: ЗАО «Бизнес-школа - «Интел-синтез» 2011 - 324 с.

10. Храмцовская Н.А. Что такое  «документ»? /Делопроизводство и  документооборот на предприятии/ N7, июль 2012 г.

13. Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации  и защите информации»

15. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99. Утверждено приказом МФ РФ от 06.07.99 г. №43н.

16. Типовая инструкция по делопроизводству  в Федеральных органах исполнительной власти, утверждённая приказом Федеральной архивной службы Росси от 27.11.2000 / №68

17. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство  и архивное дело .Термины и  определения (утверждено постановлением  Госстандарта России от 27.02.1998 №28)