Автоматизация бухгалтерского учета денежных средств

2.2.Автоматизация бухгалтерского  учета  денежных средств

В настоящее время автоматизация  бухгалтерского учета реализуется  путем использования персональных компьютеров. В малых и средних  организациях системы бухгалтерского учета, как правило, базируются на одном  персональном компьютере, в больших  организациях они формируются в  виде компьютерной  сети.  При  сетевой  форме организации бухгалтерского учета диски сервера, называемые файл серверами, доступны всем рабочим станциям, а диски отдельных рабочих станций обычно закрыты для доступа других  станций.

       Выбор  аппаратных и программных средств  компьютера для ведения бухгалтерского  учета представляет некоторые  трудности. Поэтому уместно привести  рекомендации специалистов. Выбор  аппаратных средств для целей  бухгалтерского учета из имеющихся  на рынке персональных компьютеров  должен осуществляться на основе  критерия «эффективность стоимость». Под эффективностью при этом  следует понимать ведение бухгалтерского  учета с заданной полнотой  и точностью, а также сдачу  бухгалтерской  отчетности  в  заданные  сроки.

       Бухгалтерии  предприятия следует приобретать  IBM PCсовместимые компьютеры на  базе процессоров не ниже четвертого  поколения. Системный блок компьютера, который служит его главным  управляющим центром, должен быть  оснащен микропроцессорами фирм Intel и AMD с оперативной памятью  не ниже 64 Мбайт. Это позволит  установить на компьютере операционные  системы типа Windows 98, Windows 2000 фирмы  Microsoft и современные многопрофильные  бухгалтерские программы. Более  мощная операционная система  WindowsХР нуждается в оперативной  памяти в 96 Мбайт. Кроме того, следует иметь в виду, что Windows 98 и Windows 2000 предоставляют возможность  работы в Интернете. Наиболее  популярной рабочей программой, которой оснащаются современные  компьютеры, является MicrosoftOffice, включающая  в себя текстовый редактор Word, редактор электронных таблиц Excel и другие важные расчетнооформительские  программы. Версия MicrosoftOffice 2000—2003 требует  оперативной памяти объемом 64—  96 Мбайт. Учитывая все эти обстоятельства, общий объем оперативной памяти  целесообразно иметь в размере   128  Мбайт  и  более.

      Для ввода  и вывода разного рода информации, а также для восстановления  компьютера после всевозможных  сбоев системный блок компьютера  оснащается дисководом для дискет  размером 3,5 дюйма. Они имеют объем  памяти 1,44 Мбайт или 2,88 Мбайт и  используются бухгалтерами для  архивного хранения информации. Такое хранение является обязательным, потому что в работе компьютеров  возникают сбои. Однако дискеты  крайне ненадежны и малы по  объему записываемой на них  информации.

        В  связи со значительным ростом  объема бухгалтерской документации  и программных средств в настоящее  время все большее распространение  получают устройства для приема  информации с компактдисков СБЯОМ.  Они используются для установки  и обновления программного обеспечения;  поиска информации в базах  данных, архивах, справочниках, энциклопедиях  и т.п.; запуска и работы программных  продуктов. Компактдиски имеют  объем 500—800 Мбайт и практически  не изнашиваются. Недостатком является  их односторонняя направленность  — только считывание. Скорость  считывания с таких дисков  зависит от дисководов СБЯОМ.  Скорость передачи данных в  них обычно кратна 150 Кбайт/с и  маркируется следующим образом: 8х, 12х, 16х,  24х,  Збх,  52х.

       Системный  блок компьютера достаточно легко  модернизировать, наращивая оперативную  память, добавляя или заменяя  жесткий диск и другие компоненты. Модернизация может существенно повысить характеристики компьютера и обеспечить более мощное программное обеспечение. При этом затраты могут оказаться незначительными по сравнению со стоимостью приобретения нового компьютера более высокого класса.

       Монитор  персонального компьютера предназначен  для вывода на экран текстовой  и графической информации. У его  экрана бухгалтер проводит значительную  часть своего рабочего времени  — 5—7 часов в день. Поэтому  требования к ним должны быть  особенно высокими с точки  зрения комфортности и безопасности  для здоровья. Как считают специалисты  в области аппаратных средств,  при выборе монитора следует  иметь в виду, что его цена  должна составлять от 50% до 70% стоимости  всей компьютерной системы.

        По  принципу действия современные  мониторы можно разделить на  две группы: мониторы на основе  электроннолучевой трубки (ЭЛТ); плоскопанельные  мониторы на основе жидких  кристаллов (ЖКмониторы). Целесообразно,  чтобы монитор обладал следующими  характеристиками:

- диагональ экрана, определяющая  величину изображения, для монитора  на ЭЛТ, — не ниже 17 дюймов, для ЖКмонитора — не ниже 15 дюймов (у первого рабочая зона  изображения меньше площади экрана, а у второго — равна  ей);

- размер зерна или ЖКячейки, обусловливающий четкость изображения,  не больше  0,28  мм (лучше  0,26  мм);

- максимальное разрешение  изображения, характеризующее количество  точек на поверхности экрана  по горизонтали и вертикали,  не меньше 1024 точки на каждой  из 768 строк, а лучше 1280 на 1024;

- частота вертикальной  развертки VertikalFrequency (VF) на максимальном  разрешении  не  ниже  75—85  Гц;

- яркость экрана для  ЖКмонитора в пределах 150—200 кд/м2.

«Мышь» является манипулятором  для ввода информации и управления работой компьютера. Качество «мыши» зависит от ее разрешения, которое  измеряется в dpi (число отсчетов на дюйм). Нормальным считается разрешение  в  пределах  200—900  dpi.

       С удаленным  компьютером возможна сетевая  связь через специальное устройство  — модем, который подсоединяется  к компьютеру и телефонной  сети. По мнению специалистов, для  систем с бухгалтерскими программами  следует выбирать модемы со  скоростями передачи данных в  пределах 14 400—36  000  бит  в  секунду.

Программы, используемые в  бухгалтерском учете на компьютере, принято подразделять на четыре класса: системные; прикладные; инструментальные; комбинированные.

       Системные  программы носят универсальный  характер и предназначены для  использования многих вспомогательных  и управленческих задач. Они  обеспечивают гарантированную работу  прикладных программ. Среди них  особое место занимают операционные  системы, которые осуществляют  режим диалога с пользователями, управление компьютером и его  ресурсами, а также подключают  к работе прикладные программы.  С бухгалтерскими профаммами  в настоящее время работают  операционные системы Windows 98, Windows 2000, Windows XP.

Прикладные программы  в свою очередь подразделяются на шесть классов: мини-бухгалтерия; интегрированная  система бухгалтерского учета; инструментальная система (конструктор); комплекс автоматизированных рабочих мест (АРМ); программы для  ведения отдельных  участков учета; заказные  системы.

Мини-бухгалтерия. Программы  этого класса предназначаются для  организаций с малым количеством  основных средств и небольшой  товарной номенклатурой. Путем оформления и обработки бухгалтерских проводок они обеспечивают ведение аналитического и синтетического учета, упрощенного  натурального учета, Главной книги, оборотной ведомости, некоторых  журналов  ордеров  и  ведомостей.

Интегрированная система  бухгалтерского учета. Программы этого  класса гарантируют выполнение тех  же функций, что и программы класса мини-бухгалтерии, но дополняют их множеством аналитических признаков натурально-стоимостного и инвентарного учета за счет усложнения процедур обработки проводок и использования  информации, необходимой для расширенного  аналитического учета.

       Инструментальная  система (конструктор). Программы  этого класса могут обеспечить  выполнение всех функций, необходимых  пользователю, при условии, что  пользователь сам сможет конструировать  требуемые функции. Для этого  нужен квалифицированный персонал, способный осуществлять  конструирование.

       Комплекс  автоматизированных рабочих мест. Программы этого класса предназначаются  для бухгалтерий, имеющих выделенные  участки учета: учет основных  средств, учет товарно-материальных  ценностей, учет банковских и  кассовых операций, учет готовой  продукции, учет расчетов с  дебиторами и кредиторами и  т.д.

Программы для ведения  отдельных участков учета. Программы  этого класса составляют подмножество программ класса «Комплекс автоматизированных рабочих мест», имеющих самостоятельную  ценность в решении отдельных  учетных  задач.

      Заказные  системы создают под требования  заказчика, они не подлежат  тиражированию. Могут принадлежать  любому из перечисленных классов.

На основе этой упрощенной классификации рассмотрим прикладные программы бухгалтерского учета, присутствующие сегодня на нашем рынке, и  дадим  их  оценку.

      Все имеющиеся  компьютерные бухгалтерские программы  работают с тем или иным  видом журнала хозяйственных  операций по традиционной схеме:  первичные документы — журнал  хозяйственных операций — промежуточные  документы — баланс и отчетность. Формирование журнала хозяйственных  операций у них осуществляется  по разному. Самый простой для  программы вариант и самый  сложный для бухгалтера — это  вариант, когда его составление  бухгалтер берет полностью на  себя. Другие варианты формирования  журнала хозяйственных операций  предполагают использование целого  ряда вспомогательных и справочных  данных, вплоть до автоматического  написания отдельных блоков. Таким  образом, реализуются способности  пользователей разной квалификации  и опыта.

Большинство прикладных бухгалтерских  программ составляется на базе одного  из  двух  принципов:

1) как универсальная программа  с механизмом настройки на  конкретные особенности предприятия  (1С, Инфо Бухгалтер и др.);

2) как программа с фиксированным  количеством готовых решений  и ситуаций с механизмом параметрических  настроек (Галактика, Парус и др.).

Универсальные программы  дешевле и проще в разработке, однако они требуют дополнительных усилий квалифицированных специалистов при их настройке. По оценкам профессионалов, стоимость такой настройки соизмерима со стоимостью самой программы, т.е. составляет 100%.

Программы с фиксированным  количеством готовых решений  и ситуаций при разработке обходятся  существенно дороже универсальных, но зато затраты на их настройку  много ниже и составляют примерно 25% их стоимости.

К сожалению, имеющееся программное  обеспечение в области бухгалтерского учета, с точки зрения практического  бухгалтера, страдает  следующими  существенными  недостатками:

- сложность изложения  инструкций для пользователей;

- ограниченный выбор программ  бухгалтерского учета для самых  простых пользователей, в том  числе для предпринимателей, ведущих  учет самостоятельно;

- малый выбор программ  бухгалтерского учета для самых  подготовленных профессионалов, занимающихся  поисковыми исследованиями и  проблемами оптимизации финансового  результата и минимизации налоговых  платежей;

- недостаточный охват  направлений коммерческой деятельности  и отраслей хозяйствования;

- недостаточная совместимость  программ с международными стандартами  бухгалтерского  учета и американской бухгалтерской системой учета GAAP.

      Первый недостаток (сложность программных инструкций) постепенно преодолевается. Среди  прикладных программных продуктов  в настоящее время большое  место занимают специализированные  программы, предназначенные для  решения некоторых частных задач  бухгалтерского учета, в том  числе для расчетов заработной  платы; учета материальных ценностей;  ведения книг продаж и покупок;  учета НДС; составления первичных  бухгалтерских документов; оформления  отчетности, анализа правильности  ее составления; защиты отчетности  в налоговой инспекции и др. Эти программы многочисленны  и строятся в основном по  блочному принципу. Они охватывают  самые разнообразные участки  работы бухгалтерии.

      Инструментальные  программы предназначены для  бухгалтеров высокой квалификации, владеющих техникой программирования. Они позволяют создать собственную  программу бухгалтерского учета  в организации.

Комбинированные программы  включают в себя признаки всех трех предыдущих типов бухгалтерских  программ. Практическое большинство  имеющихся прикладных программ в  той или иной степени являются комбинированными, поэтому их деление  следует считать достаточно условным.

      Две очень  крупные проблемы предстоит решить  специалистам в области  программирования  для  бухгалтеров:

1) на базе экономических  принципов и в рамках плана  счетов составить комплексную  программу бухгалтерского и налогового  учета, позволяющих строить бухгалтерский  и налоговый балансы;

2) на основе бухгалтерских  моделей соединить в комбинированной  программе бухгалтерский учет  с серьезным детализированным  комплексным анализом  результатов  хозяйственной  деятельности.