Создание базы данных «Архив предприятия»

Министерство образования  и науки Российской Федерации                     Федеральное государственное бюджетное  образовательное учреждение ВПО  «ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

 

Кафедра Мировая экономика

 

Допускаю к защите

Руководитель
	подпись
	В.В.Надршин
	И.О.Фамилия

 

Создание базы данных «Архив предприятия»

наименование темы

 

Курсовая работа

по дисциплине

 

Информационные системы

 

 

Выполнил  студент группы		Эубзс-12-1
		Шифр группы		подпись		И.О.Фамилия
Нормоконтроль						В.В.Надршин
				подпись		И.О.Фамилия

 

 

Курсовая работа защищена с оценкой

Иркутск 2013г.

Министерство образования  и науки Российской Федерации                     Федеральное государственное бюджетное  образовательное учреждение ВПО  «ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

 

 

 

ЗАДАНИЕ

на  курсовую работу

 

 

 

По курсу

Информационные системы

Студенту

(фамилия, инициалы)

Тема проекта

Создание базы данных «Архив предприятия»

Исходные данные

Создать БД в Access «Архив предприятия». Две основных и 4 вспомогательные таблицы создать с помощью Конструктора, определив необходимые поля и типы данных, связать таблицы с помощью Схемы данных, создать параметрически универсальные запросы, форму по главной таблице и  отчеты на основе созданных запросов.

Рекомендуемая литература

Ломтадзе В.В., Шишкина Л.П. Практическая информатика – Иркутск: Изд-во ИрГТУ, 2012. – 200 с.

Дата выдачи задания

«

»

2012 г.

Дата представления работы руководителю

«

»

апреля

2013 г.

Руководитель курсовой работы

В.В.Надршин

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

Введение 4

1. Технология баз данных 5

2. СУБД Access 9

3. База данных «Архив предприятия» 11

3.1 Описание таблиц. 11

3.2 Форма 13

3.4 Отчет 14

Заключение 16

Список  литературы 17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Современная жизнь немыслима без  эффективного управления. Важной категорией являются системы обработки информации, от которых во многом зависит эффективность  работы любого предприятия или учреждения. Такая система должна:

−  обеспечивать получение общих и/или детализированных отчетов по итогам работы;

−  позволять легко определять тенденции изменения важнейших показателей;

−  обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенных задержек;

− выполнять точный и полный анализ данных.

        Наиболее популярным программным продуктом, обеспечивающим переработку данных, является СУБД Microsoft Access, входящий в пакет Microsoft Office. 

           В данной курсовой работе рассматривается создание базы данных «Архив предприятия». Эта БД позволяет узнавать все сведения о документах которые хранятся в архиве данного предприятия, дату выдачи документа, кому он был выдан, когда возвращен и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Технология баз данных

 

Понятие баз данных

 

База данных - это организованная структура, предназначенная для  хранения информации. В современных  базах данных хранятся не только данные, но и информация.

С понятием базы данных тесно связано  понятие системы управления базой  данных. Это комплекс программных  средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнение ее содержимым, редактирование содержимого  и визуализации информации. Под визуализацией  информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи.

Системы управления базами данных позволяют объединять большие  объемы информации и обрабатывать их, сортировать, делать выборки по определённым критериям и т.п.

 

Три модели баз  данных

 

Ядром любой базы данных является модель данных. Модель данных — это совокупность структур данных и операций их обработки. 
По способу установления связей между данными различают иерархическую, сетевую и реляционную модели.

Иерархическая модель

 
        Иерархическая модель позволяет строить базы данных с древовидной структурой, где каждый узел содержит свой тип данных (сущность). На верхнем уровне дерева в этой модели имеется один узел — корень, на следующем уровне располагаются узлы, связанные с этим корнем, затем узлы, связанные с узлами предыдущего уровня и т.д. 
При этом каждый узел может иметь только одного предка (см. рисунок 1.1).

Поиск данных в иерархической  системе всегда начинается с корня. Затем производится спуск с одного уровня дерева на другой, пока не будет  достигнут искомый уровень. Перемещения  по системе от одной записи к другой осуществляются с помощью ссылок. 
       Основные достоинства иерархической модели — простота описания иерархических структур реального мира и быстрое выполнение запросов. Однако не всегда удобно каждый раз начинать поиск нужных данных с корня, а другого способа перемещения по базе в иерархических структурах нет.

Организация

Филиалы

Отделы

Оборудование

Сотрудники

Начальник

Прочие устройства

Компьютеры

 

 

Рисунок 1.1 Иерархическая древовидная структура модели БД

Сетевая модель данных. БД, в основе которой лежит сетевая модель данных отличается большей гибкостью по сравнению с иерархической. Для этого в ней существует дополнительная возможность устанавливать дополнительно к вертикальным иерархическим связям горизонтальные связи. Это облегчает процесс поиска нужных элементов данных, так как уже не требует обязательного прохождения нескольких иерархических ступеней.

Сетевая структура данных представляет собой произвольный граф. Пример простой сетевой структуры показан (см. рисунок. 1.2)

Студент 1

Преподаватель 1

 

 

 

111111111111

Студент 2

Преподаватель 2

Студент 3

Преподаватель 3

Студент 4

 

 

Рис.1.2. Пример взаимосвязей между  элементами сетевой структуры

 

 

Реляционная модель

 

Реляционная модель (от англ. relation — отношение) была разработана в начале 70-х годов XX в. Коддом. Простота и гибкость этой модели привлекли к ней внимание разработчиков, и уже 80-х годах XX в. она получила широкое распространение. Таким образом реляционные СУБД оказались промышленным стандартом. 
      Реляционные БД характеризуются простотой структуры данных, удобным для пользователя табличным представлением (см. рисунок 1.3).

Таблица – это основной объект реляционной БД, который предназначен для хранения информации. Она состоит из столбцов и строк.

В таблице БД каждый столбец  называют полем.      

 Каждый столбец в таблице должен содержать только один определенный тип информации (например, дату выдачи, тип документа и т.д.).

Все данные, помещенные в  одной строке, называют записью. Каждая запись содержит полный набор данных об определенном объекте.

Каждое поле записи имеет  фиксированную длину. Отсюда следует, что и любая запись в таблице  имеет определенную длину.

Каждая запись характеризуется  своим порядковым номером. Нумерация  записей ведется автоматически  и начинается с первой.

Запись представляет собой строчку таблицы и содержит совокупность значений признаков, описывающих один объект.

Для удобства работы с таблицами  БД было введено понятие имени поля.

Под именем поля записи будем понимать какую-либо последовательность букв и/или цифр, начинающуюся с буквы.

Таким образом, каждая строчка  таблицы определяет запись, которая  характеризуется уникальным номером, а у каждого столбца есть свое уникальное внутри таблицы имя, которое  и называют именем поля таблицы

 

 

 

 

Код  продавца	Наименование	…
1	ТД Гранд
2	ООО Барроко
3	ЧП Весна
…

Код покупателя	Наименование	…
1	ООО Гермес
2	АО Фокус
3	ИЧП Геракл
…

 

 

 

 

Код  продавца	Код  покупателя	Код  товара	Цена	Количество
1	1	201	102	120
1	2	89	37	300
2	3	167	431	1000
…

 

 

 

 

Рис. 1.3. Схема реляционной модели данных

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. СУБД Access

 

Краткое описание СУБД Access

Access - это одна из систем управления базами данных (СУБД).

База данных (БД) хранит совокупность данных и объектов, относящихся к определенной задаче. Она помогает упорядочить информацию и позволяет быстро делать выборку. В качестве данных может быть любая информация, хранящаяся на диске компьютера: сочетания символов, слова, файлы, рисунки и др. Методы ввода и хранения данных определяют структуру базы данных.

СУБД Access позволяет создавать реляционные базы данных, в которых данные хранятся в виде таблицы.

В СУБД Access таблицы с данными, их индексы, формы, отчеты хранятся в файлах с расширением .mdb (Microsoft Access database).

 

Два режима отображения  объектов баз данных Access

Все объекты баз  данных Access, кроме макросов и модулей, можно отображать в двух режимах: в режиме таблицы и режиме конструктора.

 

Режим конструктора в СУБД Access

Режим конструктора обеспечивает большие возможности  при создании таблицы, запроса, формы  или отчета. Например, в этом режиме можно задать ширину каждого поля с тем, чтобы сделать объект более  компактной.

 

Режим таблицы  в СУБД Access

В режиме таблицы  можно добавлять, редактировать, просматривать  или выполнять другую работу с  данными таблицы. Каждая строка таблицы  представляет собой отдельную запись, каждый столбец — поле.

 

Поле в таблице  базы данных

Поле — это  наименьший элемент информации, хранящийся в базе данных, который рассматривается  как единое целое. Полем также  называют клетку таблицы, образуемую пересечением строки и столбца. В поле может  находиться один или группа символов, текст, рисунок, звуковой файл или другая информация. Каждое поле имеет свое уникальное имя. В таблице не могут  быть поля с одинаковым именем. Все  поля таблицы относятся к одному объекту.

 

Задумка базы данных

Приступая к созданию базы данных, нужно знать назначение БД и какие сведения она будет  содержать. Следует определиться, из каких она будет состоять таблиц, какие будут отчеты и формы, как они будут взаимосвязаны, и как будут взаимосвязаны столбцы в таблицах.

При придумывании таблицы следует руководствоваться  следующими принципами: таблица должна содержать все необходимые сведения, но они не должны дублироваться. Данные следует разбить на наименьшие логические единицы.

 

Типы данных в  базе данных для Access

Текстовый (Text) — используется для полей, содержащих комбинации символов и цифр (не более 255 символов).